证照管理办法(经典版)

证照管理制度

文件类别：程序制度

文件编号：YM-QP-SC-001-A

版次：A

生效日期：201X0601

机密等级: ■机密□一般

归口管理部门：

合计页数：含封面和目录共页

撰写：XX---网赢项目组

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证照管理办法（试行）

目录

第一章总则 (2)

第二章管理部门与职责 (3)

第三章常规管理 (3)

第四章意外处理 (7)

第五章附则 (7)

第一章总则

第一条为规范公司证照管理工作，维护公司合法权益不被侵犯，根据有关法律法规，结合集团公司现状，制定本办法。

第二条本办法适用于集团公司及其全资子公司、分公司和事业部。控股公司、参股公司可参照执行。

第三条证照是公司主体法律地位的合法凭证，是公司开展生产和经营活动的合法依据。

公司证照是指经政府行政部门核发给公司的、证明公司合法经营的有效证明文件，分为主体资格证明文件和其他资质证明文件。

主体资格证明文件包括企业法人营业执照、企业分支机构营业执照、企业法人组织机构代码证、企业非法人组织机构代码证、注册商标。

其他资质证明文件包括行政许可证证明文件，资质证明文件，权属证明文件，认证、认可证明文件，公司生产经营必须的其他证明文件。

第四条证照的管理内容应包括证照的申领、登记事项或内容的变更、备案、年检、注册（续展或到期换证）和注销及证照使用过程管理等。

第二章管理部门与职责

第五条集团公司法律事务部门为集团公司证照的归口管理部门，负责统筹协调集团公司证照的申领、使用和管理。

第六条集团公司证照管理部门应依据政府行政部门的规定，及时办理有关证照和后续管理工作，确保集团公司及所属子公司、分公司及其他分支机构经营活动的合法性。

第七条集团公司业务部门根据集团公司发展需要，负责相应资质证明文件的申领和管理。

第三章常规管理

第八条集团公司证照管理部门将主体资格证明文件变更、备案、年检、注册（续展或到期换证）和注销等工作纳入日常管理。

其他资质证明文件，由业务部门参照本办法相关条款制定必要的管理制度。

第九条证照的申领、登记事项或内容的变更、备案、年检、注册（续展或到期换证）和注销等事项应由证照所在单位向集团公司证照管理部门或相关业务部门提出，并提供符合申报要求的相关文件。

第十条集团公司董事会秘书处应自董事会会议（或董事会临时会议）决议

表决通过之日起五日内，提供信息，将涉及主体资格证明文件的变更、备案等方面的议案决议文本（原件）提供给集团公司证照管理部门。

第十一条主体资格证明文件的申领程序如下：

（一）新设分公司（含其他分支机构，下同）或筹备法人单位的，新设分公司或筹备机构应在确定名称前向集团公司证照管理部门提出名称预先核准；

（二）新设分公司或筹备机构向集团公司证照管理部门提出办理公司登记，并提供符合工商登记所需的全部文件；

（三）集团公司证照管理部门应在收到申请人提交的全部文件后予以受理，并于受理之日起五个工作日内，向政府工商行政管理部门提请。

第十二条业务部门应依据生产经营需要，按政府有关部门的要求，自行制定其他资质证明文件的申领办法和申领程序，并负责后续管理工作。

第十三条证照的使用可分为使用证照原件（正本、副本）和使用证照复制件或复印件。

第十四条集团公司及所属单位的证照应明确专人管理，证照原件及其复制件、复印件未经批准不得外借或对外提供，证照使用应履行登记手续。

第十五条使用证照原件的单位或部门不得在使用过程中擅自留存复制件或复印件，使用复制件或复印件的单位和部门应一事一用，因故未使用的复制件、复印件应交回。

第十六条对外使用的证照的复制件、复印件由集团公司证照管理部门统一编码，证照复制件、复印件应加注用途并加盖证照专用章。

第十七条使用证照的单位或部门应妥善对证照的保管，不得伪造、变造、涂改、转让、转借和损坏证照。

第十八条集团公司部门需使用证照的，由相应部门向集团公司证照管理部门提出；所属单位需使用证照的，由相应单位的办公室向集团公司证照管理部门提出。

第十九条集团公司证照的正本，应按要求确定存放位置，除证照管理外不得携带外出。

第二十条证照副本的使用单位或部门应向集团公司证照管理部门说明使用用途和使用期限，履行相关手续后方可携带外出。

第二十一条主体资格证明文件的复制件或复印件应依照以下规范使用：

（一）办理担保、对外投资洽谈、商务合同、参加投标等业务的，应有必要的支持性文件，经集团公司证照管理部门审核同意后方可领取复制件或复印件；

（二）其他资格证明文件复制件或复印件的使用，由业务部门自行规范，并制定相应的管理制度；

（三）办理银行、税务、关联证照年检等常规业务的，可在集团公司证照管理部门直接领取复制件或复印件。

第二十二条其他资格证明文件的使用，由资格证明文件所在单位自行规范。

第二十三条集团公司证照管理部门应建立证照管理台帐，并按以下要求对主体资格证明文件进行管理：

（一）集团公司证照管理部门应在取得证照或证照年检、变更后十个工作日内将相关信息记录在证照管理台帐上，具体记录内容如下：

1.证照名称；

2.注册地、注册机构名称；

3.注册日期、注册号；

4.有效期限；

5.副本数；

6.年检情况；

7.变更记录；

8.证照存放地、管理部门；

9.申领所需材料的复印件件数、名称、完好程度；

10.需要登记的其他项目。

（二）记录内容可根据证照的不同性质作相应的调整。

第二十四条其他资格证明文件的台帐，由资格证明文件所在单位自行建立与规范使用。

第二十五条申领其他资质证明文件的业务部门应在申领完成后五个工作日内到集团公司证照管理部门办理备案，备案内容包括证照原件（正本、副本）影印件各一份、申领所需的材料一套、相关管理制度及由上述材料衍生的其他材料。

后续管理产生的文件，集团公司证照管理部门认为需要备案的，相关业务部门应在每年12月31日前报集团公司证照管理部门备案。

第二十六条证照的申领、登记、变更、备案、年检复核、注册（续展或到期换证）和注销的相关资料，应按下列规定进行归档：

（一）业务部门应对所管理证照形成的材料及衍生资料及时建立档案；

（二）对建档的资料应进行分类、编目、登记、统计和必要的加工处理，做到定位存放、妥善保管、方便利用；

（三）档案的保管应做到帐、档一致；档案如有丢失、被盗等情况，应立即上报、妥善处理。