如何高效管理你的时间

如何高效管理你的时间

现代管理大师---彼德.德鲁克：

不能管理时间，便什么都不能管理。

----《管理的艺术》

第一部分对时间管理的理解

一、什么是“时间管理”

就是一个团队或集体在制定了明晰的战略目标基础之上，为了目标的最终顺利实现，在时间方面进行的具有科学性、计划性、合理性的安排与布置，以达到快速的行动和高效的流程。

二、时间管理的重要性

1、优秀的企业文化要求我们必须时刻注重优化流程，提高工作效率，注重时间管理

2、发展的公司，要求必须关注时间的科学使用

3、科学的时间管理是我们提高工作效率的基础

4、合理的安排时间，具有计划性的工作，使我们的做事情井井有条，不再盲目

5、合理的时间管理，是综合能力的一种体现，是我们对上班族最基本的要求。（业务能力、沟通能力，时间管理能力）

三、常见的时间陷阱

1、由于沟通不良或不足，导致走弯路、出错、返工。

2、文件/废纸/杂物多；文件存放系统混乱，文件找不到

3、交办工作时，没有明确最后期限。

4、不速之客的干扰；常被电话打断工作。

5、繁多、冗长、低效的会议。

5、缺乏细致的实施计划。

6、过于注重细节；追求完美

四、时间管理的几个关键

1、明确目标

明晰的目标是时间管理的前提

一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的：

具体的（specific）

可衡量的（measurable）

可达到的（attainable）

相关的（relevant）

基于时间的（time-based）

时间管理的目的：最短的时间想达到的目标

2、做好计划和统筹

所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果

在以下五个方面：

1)将有联系的工作进行分类整理。

2)将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。

3)按排列顺序进行处理。

4)为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。

5)由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按

什么次序进行，哪些是可以同时进行的工作。

那么有人会问：究竟该怎样做计划呢？大致的步骤如下：

确定工作及生活目标分解步骤确定关键指标确定年度工作项目及目标按季度、月度、周度分解年度目标出台日工作清单定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。

3、要事第一，分清工作轻重缓急

●忙人的告白：

因为我们不知道究竟什么对我们最重要,所以每件事好像都很重要；因为每件事好像都很重要，所以我们不得不每件事都做；

有些人看到我们每件事都做,所以，他们期望我们什么都做；

每件事都做让我们非常忙碌,所以我们没有时间去考虑：究竟什么对我们最重要？

●时间管理四象限

1、既重要

又紧急2、重要但

不紧急

3、不重要

但紧急4、不重要

不紧急

紧急不紧急

重要限时完成的重要会面或

工作影响深远的事情做计划、中长期规划

工作沟通与协调

思考工作方法和流程的改进向上司或公司提建议

不重要有些电话

有些信函、报告

有些无谓之请托、邀约

大部分会议

许多迫在眉睫的小事

符合别人期望的事忙碌琐碎的小事

有些文件资料之处理有些交际应酬

4、合理地分配时间

80/20法则

80／20法则的支配。根据这一法则，20%的努力产生80%的结果，20%的客户带来了80%的销售额，20%的产品或者服务创造了80%的利润，等等。

这意味着，如果你有10件工作要做，其中2件的价值比另外8件加起来还要大。

还有一个有趣的现象，虽然完成每项工作所需要的时间大致相同，但是，其中一两项工作的价值却是其他任何一项的5～10倍。

通常情况下，在你所列的清单上，某项工作的价值会超过其

他9项的总和。毫无疑问，这项工作就是你要首先吃掉的那只“青蛙”。

人们总是容易在一些事情的处理上拖拖拉拉，不幸的是，大多数人拖延不做的正是那最重要、最有价值的10%或20%的工作，也就是那些“举足轻重的少数事情”。相反，他们终日为80%毫无价值的事情而忙碌，为“无足轻重的多数事情”而奔波。

5、与别人的时间取得协作

任何人类的组织，不论大小，都有其周而复始的节奏性、周期性；而我们作为社会或是团体组织中的一员，毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情况下，我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。

认清并适应组织的节奏性与周期性是成功的要素。你也许拥有全世界最伟大的广告构想，但是如果你在各公司都已经做完广告预算后才提出你的构想，你可能就不会有太好的运气，可能要等到几个月后，你的构想才会被慎重考虑，甚至可能会一不小心扔到垃圾桶里去！同样地，当我们需要到某一部门协助办某件事情，也需要提前与该部门人员进行预约，双方共同达成一个有关时间、人员安排等等的约定。否则，突如其来的打扰会令对方措手不及，甚至有可能将你拒之门外！大家想想，我们是不是也在经常抱怨外部的打扰（电话、来访等）、突发事件！既然如此，我们是不是也应该站在对方的角度考虑问题，严格要求自己，提前做好计划与安排，与他人的时间取得协作，少一份慌乱，多一份从容！

6、制定规则、遵守纪律

我们在成长的过程中，常被各种纪律所束缚，“没有规矩、不成方园”，因为有纪律，我们才有秩序。在时间管理中，我们同样强调纪律与规则。

世界著名的音乐家莫扎特通常被描述成轻率而任性的天才，然而他从15岁到过世为止，终其一生的作曲数量都是非常固定的，甚至可以用代数程式来计算。历史学家梅尔·克朗兹勃呆在办公室里的每个早上都写10封信杰出的演说学家乔·查伯纳教授要求手下的电话行销人员每个星期一、二都要打13个电话，星期三、四则是12个，星期五则是用来打电话给这个礼拜没有联络上的人。

很多作家固定在每天某个时段工作，而且在停笔前必须完成一定的字数。这个方法很有效，假如你养成每天写1000字的习惯，连续一个月后，写1000字便易如反掌。接着你可以增加字数到大概1200字，过十几天后，或许可再增加几百字。

因此，我们说，制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面：●在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。

●即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目

标。

●由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得

联系，将影响缩小在最小范围内。

第二部分做到有效的时间管理我们应该有哪些改变