房地产企业建设工程类资料管理

房地产企业建设工程类档案管理和归档的探讨

成都扬帆档案管理咨询有限公司陆会

关键词：房地产企业工程档案管理

中华人民共和国原建设部发布的《建设工程文件档案整理规范》从2002年5月1日起施行，其编号为GB／T50328－2001。近几年，我在档案整理过程中，依据档案法律法规，重点对房地

产企业的工程类文件档案的管理归档工作进行了一些探索和研究。

1、房地产企业工程类档案的内涵、管理现状和存在风险

1.1房地产企业工程类档案的内涵

指与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的

文件，并依据国家对建设工程归档的一系列要求，归档形成的实体档案。

1.2当前房地产企业工程类档案的管理现状

1.2.1没有专门的档案进行专业化的管理

出现此类问题一是大部分房地产企业的管理层或决策者对档案不够重视。为了节约成本，都

是让工程内业岗位或行政人员兼任。二是档案学专业的毕业生从事私营（民营）企业档案管理工

作的非常少。一些大学档案专业的学生在大三左右就已经基本上被国有大中型企业相中了，所以

真正进入人才市场进行流通的档案学人才就微乎其微了。

1.2.2档案实体管理混乱,查找利用率低

大部分房地产企业产生的大量档案没有进行鉴定、分类、归档、组卷、编目，没有形成整套

的档案管理流程，都是堆放或乱放。没有编制档案检索目录或借助于管理载体(专业的档案管理

软件)，导致档案的查找率非常低，存在查找麻烦，利用困难的问题。

1.2.3档案载体的信息化建设还有待提高

当前,大部分房地产企业的档案管理还停留在“一个盒子、一个柜子、一把锁子、一个房子”的阶段，即用案卷盒装好，放在文件柜中，然后放在办公室内锁起来，档案载体的信息化建设还

有待提高，同时也是一个很漫长的过程。

1.2.4档案管理的经费得不到保障，档案管理工作没有列入年度工作计划当中

在企业的运营中，老板可以为聚一次餐或请一次客花去上万元的经费，但是对于档案管理的经费（购买档案软件、改善硬件设施、人员在职培训等）却是一省再省，一压再压，总是以经费紧张或没有预算等借口，减少档案管理经费，有的甚至在年度的工作计划和经费开支中就根本没有档案业务费用这一栏，导致大部分企业的档案管理工作一直处于很低的水平，发挥不了所存档案的作用。

1.3当前房地产企业档案管理现状存在的风险

1.3.1档案信息的不安全性

没有一个系统的档案管理框架、没有一个档案专业人员、没有一个档案管理的整体思路，那么在档案的保管过程中出现信息失泄密就不可避免；同时，一些关乎企业生死存亡的重要档案信息也是岌岌可危。

1.3.2在法律纠纷中走麦城

法律一直是讲究以事实说话，以证据定论的。由于我们在日常的企业经营中没有认识到档案的作用，那么在关键时刻也只能是无据可争，败走麦城了，这方面的实例真是举不胜举。

1.3.3在遭遇重大自然灾害时，档案资料损毁不可避免

中国是世界上自然灾害频发的国家之一，如何在重大或特大的自然灾害过程中更好地抢救和保护档案信息载体，维护档案信息的安全性和完整性，是每个企业管理者都应该考虑的问题。此次5.12大地震,其档案资料的损失是毁灭性的，也是无法用金钱来衡量的。

2、房地产企业工程类档案管理要点

2.1工程类档案的归档范围

根据GB／T50328－2001《建设工程文件档案整理规范》和各地区关于建设工程档案的整理规范,其归档范围如下:

2.1.1综合性文件

包括项目建议书批复及项目建议书(立项报告)、建设用地系列材料、征地拆迁安置、用地申请报告、国有土地使用权出让合同等有关协议、工程地质、水文地质勘察报告等等。

2.1.2土建、安装质量保证资料

包括开工报告、竣工工程申请验收报告、钢材质量证明单、单位工程质量竣工验收记录、主体结构分部工程质量验收报告、安装材料、设备合格证、试验单汇总表等等。

2.1.3土建工程竣工文字材料

包括图纸会审记录、工程定位测量资料、地基处理记录、钢材、水泥等材料的出厂证明文件及检测报告、土壤各种试验报告、商品混凝土出厂合格证、隐蔽工程检查记录等等。

2.1.4给排水、电气（强、弱电）、消防、通风、空调、电梯、装修（装饰、幕墙）工程文字材料

包括开工报告、竣工工程申请验收报告、设备、产品质量合格证、各专业隐蔽工程检查记录、工程质量事故处理记录等等。

2.1.5竣工图

包括综合图(建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等平面布置)、各专业（建筑、结构、给排水、电气[强、弱电]、消防、通风、装修[装饰、幕墙]）竣工图。

2.1.6建设工程声像档案

2.1.7电子文档

2.2工程类档案的归档质量要求

2.2.1归档的工程档案应为原件。

2.2.2工程档案的内容及其浓度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

2.2.3工程档案的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

2.2.4工程档案应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

2.2.5工程档案的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

2.2.6工程档案中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mmX210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。

2.2.7工程档案应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

2.2.8所有竣工图均应加盖竣工图章。

2.3工程档案整理中的重点环节

重点环节为工程图纸的叠存，其具体叠法依据GB10609.3-89的《技术制图复制图的折叠方法》进行，统一折叠成A4幅面（297mmX210mm），图标栏露在外面。

2.4工程档案的立卷原则、方法及遵循要求

2.4.1立卷原则