一种实用的数据提取方法

一种实用的数据提取方法

一、使用场景

假如有一套格式统一的报表，需要由多个单位填报，并分别各自上报一个报表的电子表格文件。使用者需要将多个单位报表的某一张表里面的某一个或多个数据提取出来形成一个列表，以便于查看、对比和分析。

在以上情况下，可否实现对数据的自动提取，而不用一个一个文件打开再复制粘贴？答案是肯定的！

二、基本原理

电子表格（WPS和Excel）都可以实现对存储数据的自动提取。例如，在“D:\新建文件夹\久其导出\”目录下存储有“肥城.XLS”文件。现需要对其中的“Z01 资产负债表(企财01表)”中的其他应收款（即C18单元格）的数据提取出来。如下图：

在上述情况下，在电子表格的单元格中输入公式“='D:\新建文件夹\久其导出\[肥城.XLS]Z01 资产负债表(企财01表)'!C18”就可以实现数据提取。如下图：

三、应用举例

央企每年都会使用久其软件进行年度财务报表的上报和汇总，在对它们进行年审的过程中，在后期汇总阶段，存在较多的数据需要进行查找和核对，比如，在将各单位的数据加总后，发现某两个应该相等的数据不相等或者数据出现异常，此时如果再一个个文件打开对比查看是否相等，将会十分费时费力。（虽然久其软件具有较强的数据汇总和勾稽关系自动检查功能，但是在实际使用过程中，还是会发现有些勾稽关系不能够检查到位，需要人工去核对。）

在此种情况下，如果使用数据提取方法进行对比，将会十分便捷。具体操作如下：

1、导出数据

将久其报表中各单位的报表批量导出，存储在一个文件夹中（久其软件具备报表批量导出功能）。

2、进行数据提取公式的编辑。

以存储在“D:\新建文件夹\久其导出\”目录下的各单位报表的“Z01 资产负债表(企财01表)”中的其他应收款的数据为例，如下图，在C

列依次输入各单位报表的文件名，在D2单元格粘贴工作表的名称，在E2单元格输入要提取的数据的单元格位置。在D3输入公式“="='D:\新建文件夹\久其导出\["&C3&".XLS]"&$D$2&"'!"&$E$2”，然后向下填充公式，即得到如下图所示的数据提取公式。

3、数据提取

将D列的公式粘贴到word中，然后再将word表格粘贴到Excel，既可以自动提取出所需要的各单位的其他应收款数据。如下图：

有了上述公式编辑表格之后，如果需要提取其他数据，只需在相应的单元格中粘贴或输入要提取数据所在的工作表和单元格位置，即可实现提取公式的自动编辑，相当方便。如：需要提取会计报表附注的其他应收款数据，则在上面公式编辑表格中的D2、E2单元格分别

输入“QCF25 其他应收款(附注25表)”和“b20”即可。待提取数据的报表和提取公式编辑表如下图所示：

以上所述数据提取方法是我在年报审计汇总的数据核对过程中在汇总公式编写的基础上自己试探而来，并实际使用，感觉还是比较有用，尤其是在对很多家单位数据汇总后，如果发现汇总数据存在错误或勾稽关系不对，需要找出是哪家单位的数据存在错误的情况下。

希望能够为大家的工作带来一点帮助！