商务信函写作能力

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商务信函写作能力

篇一：商务信函写作

商务英语写作辅导资料

主题：对unit11商务信函(businessLetters)知识点的补充

学习时间：20XX年6月10日－6月16日

内容：

商务信函的内容

1.essentialsofagoodbusinessLetter

一封好的商业信函必须具备以下要素：

1)clearthinking（思路清晰）

2)exactnessofexpressions（表述准确）

3)Terseness,combinedwithcourtesy（简洁得体）

2.TheFormatsofabusinessLetter（重点掌握）

典型的商务信函包括三部分：开头部分、正文部分和结

尾部分。

1)开头部分：

(1)信头(Letterhead)是指发信人的地址和写信日期。正式信函的信头一般印制机构或公司的名称、地址、电话号码、传真号、电子邮件地址等，也有信头是临时打印的。收信人一看信头就知道信函来自何方，何时发出，便于回信。

(2)Yourref:Le/x;

ourref:bL/Rp

一般的商务信函都有编号，便于查询，也有信函不加编号。信函编号臵于信

(3)日期(Date)英文书信的日期一般在信的右上角，信头之下。年份应完全写出。正式信函中的月份一般要用英语的全称，如January,February等。月份在非正式信函中可以缩写，如一月Jan.。信函日期有两种：英式的按日、月、年次序书写，如：12thDecember,20XX；美式的按月、日、年次序书写，如：november21,20XX

(4)收信人地址(InsideAddress)写在信的左上角，从信纸的左边的顶格写起，低

于写信人的地址和发信的日期一、两行。

致某公司某人的信内地址写法如下：

收信人姓名

头衔

机构的名称

街道号码及名称

城市名、州名称及邮编

所在的国家名称

例如：

2)正文部分：

(1)称呼(salutation)：指对收信人的称呼用语，自成一行，写于低于信内地址的

一、两行的位臵。它是正文的开头，起着礼貌的问候作用。一般而言，在称呼后用姓氏，如：

Dearmr.Richard,DearDoctorsmith,etc.写给姓名未知的人时用Dearsir/madam，或者gentlemen/Ladies

(2)bodyoftheletter：此部分是信函中最重要的部分，它传递中心思想，表达发信人的意愿、建议和要求。书写正文时应使用完整的句子且层次分明。一封商业信函的正文一般包括以下三个基本部分：

简要说明：

开头：写此信的背景。

细节：举出具体的事实和数字。

对应：所期望的行动。

3)结尾部分：

(1)结束客套语(complimentaryclose)：通常，书信的

正文结束的客套语应与开头相对应。如英文的开头称呼是Dearsir（敬启者）不称呼对方的姓名，则结尾的客套语应

是Yoursfaithfully（拜上）

(2)签名(signature)：无论是亲手书写还是由秘书打印的书信，发信人均在信函的结尾的落款处签字。正式的信函若无签字不仅会严重的失礼，而且失去法律的效力。私人信函无本人签字则失礼。

(3)抄送(cc)：有抄送对象则写，若无，则不必写这项。抄送通常臵于落款的左下端。

(4)附件(enclosureorencl.)：有则写，若无，则不必

写这项。附件臵于抄送的下

方。

(5)再启(postscript,orp.s.)：如果信写好后正要寄发时，突然得到某种相关的信息，或想起一件重要的事需要在信中提及，那么，则在信的底端写上附言或再启。

商务信函的格式（重点掌握）

商务信函有不同的类型的格式，其中常用的格式有两种：缩进式和齐头式。后一种是现代商函中都采用的格式。现分别介绍如下：

1.缩进式(Indentedformat)：在此格式中，日期和结束的敬语从纸张的中间写起；每一段开始缩进四至五个空格。例如：

2.齐头式(Full/blockformat)：这种格式现在使用的范围十分广泛，因为它快捷、效率高，而且能反映进行的商业活动的积极方式。由于能节省打字的时间，信件的所有内容都从左边开始。例如：

练习题：

bankofchinahopestoenterintobusinessrelationshipwith newYorkbank.bothsideshavedecidedtomeetinhotspringho tel.butnowthemanagerofbusinessdepartmentofbankofchi nacan’

tgoforitbecauseofunexpectedaccidents.pleasewriteafo rmalbusinesslettertoexplainthistothedelegatefromnew Yorkbankandcancelit.

答案：

篇二：商务信函段落写作

1.您是一家大型的连锁零售公司，希望与一家能够提供适合青年人消费市场的各类毛衫的制造商合作。您在参观对方公司上个月在伦敦举办的男士毛衫展销会的展台时，对展销的一系列毛衫很感兴趣。因为您公司的订单经常是很大的，所以希望能够得到净价20%的优惠。希望如果对方觉得对以

上条件感兴趣，并且能够一次性供货1000件，则请将对方

公司将产品目录和价目表寄予您。