关于加强公司宿舍管理的通知

管字【2015】第31号

关于加强公司宿舍管理的通知

公司各部：

为进一步关爱员工生活，为员工提供良好的生活环境，减轻员工负担，提高员工满意度，增强员工归属感，坚持以人为本，践行“为员工创造机会”使命。加强宿舍管理职责、规范宿舍管理程序，建设宿舍良好、清洁、整齐的环境，提升物资使用效率，结合公司实际，决定加强公司宿舍管理工作，现就相关事宜通知如下：

一、关于入住对象

1、公司所有在职员工，在合肥未有产权房屋者；

2、经公司批准的专业技术人才及其家属；

3、其他相关人才。

二、关于宿舍物资

1、宿舍内物资：公寓床、衣柜、书桌、椅子、窗帘、鞋柜、空调、花洒、面盆等。

2、宿舍楼公共物资、资产：电视机、洗衣机、热水器、休息椅等。

三、管理职责分工

1、人事行政部

（1）负责公司宿舍整体规划；

（2）负责员工入住申请审批和入住手续的办理、入住宿舍保证金代收代缴；

（3）负责员工宿舍的分配、调换、退宿管理；

（4）负责宿舍公共卫生与安全秩序的监督检查；

（5）负责员工宿舍水、电、网络等使用情况公示、通知，费用的代收代缴；

（6）负责员工宿舍内卫生环境和安全监督检查；

（7）负责联系协调宿舍、公共区域各类物资日常维护保养、维修更换等；

（8）负责组织开展入住员工座谈会，收集入住员工意见，解决入住员工关切问题；

（9）负责定期在OA、微信群通报入住情况、卫生环境检查情况，设备维护维修保养情况、宿舍及公共区域资产情况等内容；

（10）负责宿舍管理制度的制定、修正和监督执行；

（11）其他有关宿舍管理的工作。

2、安全生产部

（1）负责生产系统住宿员工申请、调换、退宿等的初审；

（2）负责宿舍消防、治安等安全管理；组织开展消防应急疏散演练等工作；

（3）负责员工宿舍用水、用电安全管理工作等；

（4）协同人事行政部宿舍财产管理、宿舍卫生环境管理、宿舍文明管理、宿舍检查监督等工作；

（5）其他有关宿舍管理的工作。

3、工程环保部

（1）负责宿舍、公共区域设备物资的维修保养、更换安装；

（2）负责公共区域暖通、供水、排水管网、供热管网、供电管网的日常巡查、维护保养联系等；

（3）负责公共区域消防（含烟感、喷淋、消防栓、灭火器、排烟系统、手报等）系统、消防给水、送水系统维护保养联系等；

（4）协同人事行政部宿舍财产管理、宿舍卫生环境管理、宿舍文明管理、宿舍检查监督等工作；

（5）其他有关宿舍管理的工作。

4、财务部

（1）负责员工入住宿舍保证金的收取与退还；

（2）负责宿舍水、电、网络费用的收取、员工损坏宿舍物资费用的收取5

（3）协同人事行政部宿舍财产管理、宿舍卫生环境管理、宿舍文明管理、宿舍检查监督等工作；

（4）其他有关宿舍管理的工作。

四、管理程序

（一）宿舍的申请、退宿、搬离、调宿程序

1、宿舍申请审批流程：

（1）符合条件的员工至人事行政部提出申请、填写《XX公司员工宿舍入住申请审批表》。

（2）员工所在部门领导审核。生产系统员工需经安全生产部联合会签。

（3）人事行政部审核批准.

（4）宿舍管理员办理入住登记手续、代收入住宿舍保证金200元、告知入住须知、发放宿舍钥匙，并进行宿舍水卡的发放。

（5）财务收缴、备案员工入住宿舍保证金明细。

2、退宿申请审批流程：

（1）员工退宿应至宿舍管理员处提出退宿申请、并填写《XX公司员工退宿申请审批表》。

（2）宿舍管理员审核退宿员工宿舍设备情况，出现设备损坏时确认并履行经济责任。责任不明时，由宿舍全员共同承担。

（3）人事行政部审批员工退宿申请。

（4）财务部退还经审批的退宿员工的入住宿舍保证金200元。

（5）员工无宿舍物资责任后，宿舍管理员办理退宿登记、收回宿舍钥匙、监督搬离。

（6）超过期限仍未办理退宿者，人事行政部出具《XX公司离职员工宿舍物资清退通知单（附表5）》、并及时清退其宿舍物资。

（7）保安员根据经人事行政部审批的退宿申请审批表，允许物资出厂。

3、调宿申请审批流程：

（1）符合调宿条件者至宿舍管理员处提出申请、并填写《XX公司调宿申请审批表》，注明调换原因。

（2）员工所在部门领导审核。生产系统员工调宿需经由安全生产部联合审核。

（3）人事行政部审核批准。

（4）宿舍管理员确认调宿员工是否存在损坏宿舍物资的经济责任并及时履行，登记后办理调宿手续。

（二）住宿相关费用管理程序

1、住宿相关费用

包括水费、电费、网络费、设备维修费。

2、水、电费用缴纳程序

（1）各宿舍发放水卡，宿舍用电无实体卡。

（2）宿舍管理员每星期一公示、通知员工宿舍水费剩余情况。

（3）员工自行至宿舍管理员处办理充值，代收、备案充值费用。

（4）宿舍管理员按月度向财务部缴纳员工水费。

3、员工宿舍网络费用缴纳程序

（1）人事行政部统一协调网络建设。

（2）信息中心负责网络维护。

（3）员工自行至人事行政部办理网络开通和费用缴纳事宜。

（4）宿舍管理员不定期公示、通知各宿舍网络费用剩余情况。

（5）宿舍管理员代收网络费用后，按月度缴纳至财务部。

4、宿舍设备维修及维修费用缴纳程序

（1）设备出现损坏时，员工自行至宿舍管理员处报修；

（2）宿舍管理员根据《XX公司宿舍装修及设备价格清单》出具宿舍物资维修缴费单。

（3）人事行政部审批。

（4）宿舍管理员代收宿舍物资维修费用后，人事行政部及时落实物资维修和更换安装。

（5）宿舍管理员按月度缴纳宿舍物资维修费用至财务部。

（三）宿舍物资管理程序

1、人事行政部统一配置宿舍内物资，包括床、衣柜、书桌、椅子、窗帘、鞋柜、洗衣机、热水器等，并依据购置成本制定《XX公司宿舍装修及设备价格清单》。

2、员工宿舍物资出现破损时，人事行政部判定是否正常损耗。非正常损耗时，人事行政部确定经济责任人，执行宿舍设备维修费用缴纳程序。正常损耗行为，人事行政部直接安排维修、更换。

3、工程环保部负责各类物资的维修保养、更换安装。

（四）宿舍卫生和安全管理程序

1、人事行政部依据公司实际制定《XX公司员工宿舍管理制度》，规定员工文明住宿要求、卫生清洁要求、安全管理规范。

2、人事行政部制作宿舍应急疏散图，并安排员工入住前消防安全培训。

3、各部门依据《XX公司员工宿舍管理制度》管理本部门住宿员工。安全生产部配合负责宿舍公共区域消防、治安及宿舍内电器等安全管理；