2016电算化讲义(第三章)

第三章会计软件的应用
1.章节内容：
2.考情分析
主要体现为实务操作题，也可以出现在单选题、多选题和判断题中，至少60分。

本章是非常重要的关键性章节，学习效果的好坏将直接决定能否通过该科目的考试！
在无纸化考试系统中，实务操作题会给出真实的会计软件操作环境，完成题目给定的操作任务。

系统会记录操作路径，按步骤自动判分。

客观题一般考查软件操作的具体规范或者注意事项。

3.学习方法
（1）务必要下载真实的会计软件，不能仅使用模考系统练习；
（2）反复勤加练习，熟练掌握软件功能界面、菜单位置；
（3）把握初始化设置对日常处理和期末处理的影响。

第一节会计软件的应用流程
一、系统初始化
（一）系统初始化的特点和作用
系统初始化是系统首次使用时，根据企业的实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程。

【思考】自行开发的会计软件，需要系统初始化吗？
【特点】
1.系统初始化是会计软件运行的基础。

2.系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。

3.系统初始化将对系统的后续运行产生重要影响，因此系统初始化工作必须完整且尽量满足企业的需求。

（二）系统初始化的内容
1.系统级初始化
系统级初始化是设置会计软件所公用的数据、参数和系统公用基础信息，其初始化的内容涉及多个模块的运行，不特定专属于某个模块。

系统级初始化内容主要包括：
（1）创建账套并设置相关信息（系统管理）；
（2）增加操作员并设置权限（系统管理）；
（3）设置系统公用基础信息（T3→基础设置）。

2.模块级初始化
模块级初始化是设置特定模块运行过程中所需要的参数、数据和本模块的基础信息，以保证模块按照企业的要求正常运行。

模块级初始化内容主要包括：
（1）设置系统控制参数；
（2）设置基础信息；
（3）录入初始数据（初始化）。

二、日常处理
（一）日常处理的含义
日常处理是指在每个会计期间内，企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程。

（二）日常处理的特点
1.日常业务频繁发生，需要输入的数据量大；
2.日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同。

三、期末处理
（一）期末处理的含义
期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务。

主要包括成本及费用的计提、分摊、期末结转业务，以及试算平衡、对账和结账等工作。

（二）期末处理的特点
1.有较为固定的处理流程；
2.业务可以由计算机自动完成。

四、数据管理（系统管理）
（一）数据备份
数据备份是指将会计软件的数据输出保存在其他存储介质上，以备后续使用。

数据备份主要包括账套备份、年度账备份等。

（二）数据还原
数据还原又称数据恢复，是指将备份的数据使用会计软件恢复到计算机硬盘上。

它与数据备份是一个相反的过程。

数据还原主要包括账套还原、年度账还原等。

【例题·判断题】系统初始化的部分设置可以在系统使用后进行修改（）。

『正确答案』√
『答案解析』系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。

【例题·单选题】下列属于会计软件日常处理特点的是（）。

A.会计软件运行的基础
B.在系统初次运行时一次性完成
C.在每个会计期间内重复发生
D.由计算机自动完成
『正确答案』C
『答案解析』选项AB为系统初始化的特点，选项D为期末处理的特点。

第二节系统级初始化
一、创建账套并设置相关信息
（一）创建账套
账套是指存放会计核算对象的所有会计业务数据文件的总称，账套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿、会计报表等等。

一个账套只能保存一个会计核算对象的业务资料，这个核算对象可以是企业的一个分部，也可以是整个企业集团。

建立账套是指在会计软件中为企业建立一套符合核算要求的账簿体系。

在同一会计软件中可以建立一个或多个账套。

（二）年度账管理（账套主管）
在用友T3中,用户不仅可以建立多个账套,而且每个账套中还可以存放不同年度的会计数据。

年度账管理包括年度账的建立、清空、恢复、输出和结转上年数据等。

年度账与账套是两个不同的概念。

一个账套中包含了企业所有的数据,把企业数据按年度进行划分,称为年度账。

年度账可以作为系统操作的基本单位,因此设置年度账主要是考虑到管理上的方便性。

会计软件、账套、年度账的关系：
（三）设置账套相关信息
建立账套时需要根据企业的具体情况和核算要求设置相关信息。

账套信息主要包括账套号、企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币等。

【例题·实务操作题】建立账套
（1）账套信息
账套号：886；账套名称：北京A科技有限公司；采用默认账套路径；启用会计期：2014年1月；会计期间设置：1月1日至12月31日。

（2）单位信息
单位名称：北京A科技有限公司；单位简称：A科技；单位地址：北京市海淀区知春路
（3）核算类型
记账本位币：人民币（RMB）；企业类型：工业；行业性质：2007年新会计准则；账套主管：赵淼；按行业性质预置科目。

【提示】由于尚未添加用户，此处账套主管暂时选择“demo”，后面讲解用户管理后，再修改账套主管。

考试时，用户在前，建账在后。

（4）基础信息
该企业有外币核算,进行经济业务处理时,需要对客户、供应商进行分类。

（5）分类编码方案
科目编码级次：4222；其他：默认。

（6）数据精度
采用系统默认值。

（7）系统启用
“总账”、“固定资产”、“工资管理”、“购销存”、“核算”模块启用时间为“2014年1月1日”。

【提示】
1.各子系统的启用会计期间必须大于等于账套的启用时间。

2.建立账套时也可以不启用账套，而是以后以账套主管的身份进入“系统管理”，根据实际需要启用相应的子系统。

3.一个账套可以设定多个账套主管。

账套主管自动拥有该账套的所有权限。

（四）账套参数的修改
1.账套建立后，企业可以根据业务需要对某些已经设定的参数内容进行修改。

2.如果账套参数内容已被使用，进行修改可能会造成数据的紊乱，因此，对账套参数的修改应当谨慎。

二、管理用户并设置权限
（一）管理用户
用户是指有权登录系统，对会计软件进行操作的人员。

管理用户主要是指将合法的用户增加到系统中，设置其用户名和初始密码或对不再使用系统的人员进行注销其登录系统的权限等操作。

在用友T3中，只允许以系统管理员（admin）的身份管理用户。

（二）设置权限
在增加用户后,一般应该根据用户在企业核算工作中所担任的职务、分工来设置、修改其对各功能模块的操作权限。

通过设置权限,用户不能进行没有权限的操作,也不能查看没有权限的数据。

在用友T3中只允许以两种身份注册进入系统管理,一是以系统管理员（admin）的身份;二是以账套主管的身份。

【例题·实务操作题】设置增加操作员，并设置权限。

操作员资料如下表所示。

编号姓名口令所属部门权限
101 赵淼 1 财务部账套主管
102 王毅 2 财务部现金管理、总账出纳签字
103 刘丽 3 财务部公用目录设置、固定资产、工资管理、总账、应付管理、应收管理、核算、采购管理、销售管理、库存管理
【提示】
1.操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。

2.所设置的操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。

3.新建账套的账套主管，应在新建账套时指定。

三、设置系统公用基础信息
设置系统公用基础信息包括设置编码方案、基础档案、收付结算信息、凭证类别、外币和会计科目等。

（一）设置编码方案
设置编码方案是指设置具体的编码规则,包括编码级次、各级编码长度及其含义。

其目的在于方便企业对基础数据的编码进行分级管理。

级次是指编码共分为几级,级长是指每级编码的位数。

设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、存货分类、成本对象、结算方式和地区分类等。

编码符号能唯一地确定被标识的对象。

（二）设置基础档案
1.部门档案
2.职员信息
3.往来单位信息：客户、供应商
4.项目信息
项目是指一个特定的核算对象或成本归集对象。

企业需要对涉及该项目的所有收入、费用、支出进行专项核算和管理。

【例题·实务操作题】
1.设置部门档案，部门档案资料如下表所示。

部门编码部门名称部门属性
1 管理中心管理部门
101 综合部综合管理
102 财务部财务管理
103 人事部人事管理
2 销售中心市场管理
3 采购中心采购供应
【提示】输入一个职员的档案信息之后,必须按“回车键”或者单击“增加”按钮至出现空白行才能保存。

3.设置客户分类及档案。

客户档案
4.设置供应商分类及档案。

供应商分类
供应商档案
003
深圳兴盛有限公
司
深圳兴盛02 66666
建设银
行
66666
深圳市新华
区
华茂路6号【提示】必须先选择末级分类,然后才能输入客户（供应商）档案。

5.设置项目目录。

项目目录及设置
项目大类工程
核算科目1604在建工程
项目分类
1.自建工程
2.外包工程
项目目录
101 办公楼
（所属分类：1.自建工程）
102 研发楼
（所属分类：1.自建工程）
【提示】项目大类名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。

如：在建工程按具体工程项目核算，其项目大类名称应为“工程”项目，而不是“在建工程”。

项目信息与会计科目信息要通过科目的辅助核算建立联系。

（三）设置收付结算方式
目的是建立和管理企业在经营活动中所涉及的货币结算方式,方便银行对账、票据管理和结算票据的使用。

【例题·实务操作题】设置结算方式。

A科技采用的结算方式如下表所示。

结算方式
结算方式编码结算方式名称
1 现金
2 转账支票
3 现金支票
4 银行汇票
（四）设置凭证类别
设置凭证类别是指对记账凭证进行分类编制。

用户应该设置凭证类别限制条件和限制科目,两者组成凭证类别校验的标准。

在会计软件中,系统通常提供的限制条件包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制等。

凭证类别的限制科目是指限制该凭证类别所包含的科目。

用友T3中,系统提供五种常用分类方式供选择：记账凭证；收款、付款、转账凭证；现金、银行、转账凭证；现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；自定义凭证类别。

【例题·实务操作题】设置凭证类别，A科技公司采用“收款凭证、付款凭证、转账凭证”类别。

如下表所示。

类别限制类型限制科目
收款凭证借方必有1001,1002
付款凭证贷方必有1001,1002
转账凭证凭证必无1001,1002
（五）设置外币
为了处理外币辅助核算,便于会计核算软件进行日常外币业务核算和期末处理汇兑损益,会计核算软件提供了外币币种和汇率设置功能。

【例题·实务操作题】设置A科技公司外币及汇率。

资料如下：
币符：USD；币名：美元；
汇率小数位：2； 1月份美元记账汇率：4.6
折算方式：外币*汇率=本位币
（六）设置会计科目
设置会计科目就是将会计核算所使用的会计科目录入到会计核算软件中。

设置会计科目是填制会计凭证、记账、编制报表等各项工作的基础。

1.增加、修改或删除会计科目
【提示】
1.增加会计科目时，应遵循先设置上级会计科目，再设置下级会计科目的顺序。

会计科目编码、会计科目名称不能为空。

增加的会计科目编码必须遵循会计科目编码方案。

各级科目编码必须唯一。

2.删除会计科目时应遵循“自下而上”的原则，即必须先从末级会计科目删除。

删除的会计科目不能为已经使用的会计科目。

3.科目一经使用，只能增加同级科目，不能在该科目下增设下级科目。

4.指定会计科目是指指定出纳专管的科目，指定科目后，才能执行出纳签字，才能查看现金或银行存款日记账。

5.辅助核算一般设置在末级科目上。

某一会计科目可以同时设置多种相容的辅助核算。

2.设置科目属性
（1）会计科目编码
会计科目编码按照会计科目编码规则进行。

在对会计科目编码时,一般应遵守唯一性、统一性和扩展性原则。

（2）会计科目名称
从会计软件的要求来看,企业所使用的会计科目的名称可以是汉字、英文字母、数字等符号,但不能为空。

（3）会计科目类型
按照国家统一的会计准则制度要求,会计科目按其性质划分为资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类共六种类型。

用户可以选择一级会计科目所属的科目类型。

如果增加的是二级或其以下会计科目,则系统将自动与其一级会计科目类型保持一致,用户不能更改。

（4）账页格式
一般可以分为普通三栏式、数量金额式、外币金额式等格式。

（5）外币核算
用于设定该会计科目核算是否有外币核算。

（6）数量核算
用于设定该会计科目是否有数量核算。

如果有数量核算,则需设定数量计量单位。

（7）余额方向
用于定义该会计科目余额默认的方向。

一般情况下,资产类、成本类、费用类会计科目的余额方向为借方,负债类、权益类、收入类会计科目的余额方向为贷方。

（8）辅助核算
一般包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算等。

【项目核算】功能类似明细科目,但弥补了明细会计科目设置过多不利运行等缺陷,并能够重复使用下挂到各个科目下。

例如：按照产品类别核算成本、收入，只需要在对应科目上挂“存货”核算项目。

假如某公司生产甲、乙、丙、丁等多类产品，而每大类旗下还有多种具体型号不同的产品。

如果是不采用项目核算，一般情况下，我们设置会计科目体系如下：
5001 生产成本
500101 直接材料
50010101 甲类产品
50010101001 甲01产品
50010101002 甲02产品
……
500102 直接人工
50010201 甲类产品
50010201001 甲01产品
50010201002 甲02产品
……
500103 制造费用
50010301 甲类产品
50010301001 甲01产品
50010301002 甲02产品
……
假如产品有200种，那么就需要设置3×200=600（个）科目，而通过项目核算设置，则只需要设置3个科目。

（9）日记账和银行账
用于设置会计科目是否有日记账、银行账核算要求。

【例题·实务操作题】会计科目的相关操作。

1.增加明细科目；删除“6901以前年度损益调整”科目。

2.设置相应科目的辅助核算性质
3.将“库存现金”指定为现金总账科目, 将“银行存款”指定为银行总账科目。

如下表所示。

会计科目表
第三节账务处理模块的应用
【功能描述】账务处理模块是以凭证为数据处理起点,通过凭证输入和处理,完成记账、对账、结账、账簿查询及打印输出等工作。

目前许多商品化的账务处理模块还包括往来款管理、部门核算、项目核算和管理及现金银行管理等一些辅助核算的功能。

一、账务处理模块初始化工作
【提示】属于“模块级初始化”。

（一）设置模块控制参数
在用友T3软件中,对于以上控制参数是在信息门户“总账”模块下的“设置——选项”中完成的。

在此路径下可以完成对“凭证”、“账簿”、“会计日历”和“其他”的设置。

【例题·实务操作题】设置账务处理模块控制参数：
支票控制
其他默认
（二）录入会计科目初始数据
会计科目初始数据录入是指第一次使用账务处理模块时，用户需要在开始日常核算工作前将会计科目的初始余额以及发生额等相关数据输入到系统中。

1.录入会计科目期初余额
【例题·实务操作题】录入会计科目期初余额。

相关的科目期初余额，以及辅助账期初余额资料见下表。

会计科目及期初余额表
410402 提取任意
盈余公积
所有者权益
410403 应付股利所有者权益
410404 未分配利润所有者权益贷50000
应收账款期初余额
日期客户摘要方向金额
2013-12-20 前进中学销售应收款借100000
2013-12-25 大连志明销售应收款借58500
2013-12-30 长春鸿翔销售应收款借141500
日期供应商摘要方向金额
2013-12-10 北京科瑞购货欠款贷253800
2013-12-15 上海力源购货欠款贷349000
2013-12-20 深圳兴盛购货欠款贷351000
日期部门个人摘要方向金额
2013-12-10 财务部王毅出差借款借5000
2.录入会计科目本年累计发生额
（1）年初建账：
年初余额=期初余额
（2）年中建账：
年初余额+/-本年累计发生额=期初余额
【提示】
（1）一般只需要对末级科目录入期初余额，系统会根据下级会计科目自动汇总生成上级会计科目的期初余额。

（2）如果设置了数量核算、外币核算，以及辅助核算，则应该先录入数量和单价、本币和外币、辅助账数据。

（3）在期初余额录入完毕后，用户应该进行试算平衡。

（4）期初余额未录入完毕，仍可以输入记账凭证，但是不能记账。

（5）一经记账，则不能再录入、修改期初余额。

二、账务处理模块日常处理
（一）凭证管理
1.凭证录入
（1）凭证录入的内容
①凭证头
凭证类别、凭证编号、制单日期、附件张数
②凭证体
摘要、科目、金额、辅助信息
（2）凭证录入的输入校验
①会计科目是否存在，即会计科目是否是初始化时设置的会计科目；
②会计科目是否为末级科目；
③会计科目是否符合凭证的类别限制条件；
④发生额是否满足“有借必有贷，借贷必相等”的记账凭证要求；
⑤凭证必填内容是否填写完整；
⑥手工填制凭证号的情况下还需校验凭证号的合理性。

【例题·实务操作题】根据1月份发生的经济业务，以103的身份填制凭证，登陆时间：2014年1月31日。

凭证附件张数统一为1。

（1）1日，采购中心周阳购买了500元的办公用品，以现金支付。

（2）2日，收到泛美集团投资资金200000元存入工行。

（转账支票号ZPS001）
（3）3日，财务部王毅从工行提取现金8000元，作为备用金。

（现金支票号XP001）
（4）6日，生产车间领用A 材料100千克计450000元用于生产甲产品，B材料200千克计200000元用于生产乙产品。

（5）8日，所有在途物资全部入库。

（见下表）
科目代码科目名称辅助核算科目类型方向币别核算/账页格式期初余额
1402 在途物资资产借225000
140201 A材料数量核算资产借账页格式：数量金额式192000
计量单位：千克资产借400 140202 B材料数量核算资产借账页格式：数量金额式33000
计量单位：千克资产借50
（6）13日，财务部王毅出差归来，报销差旅费5000元（原借款）。

（7）26日，以工行存款支付短期借款利息1000元。

（现金支票号XP004）
（8）31日，甲产品完工入库400件，计160000元。

（9）31日，生产中心王萍出差借款5100元，以现金支付。

（10）31日，接受外部捐赠的无形资产，价值120000元。

（11）31日，结转制造费用（甲商品所占比例60%，乙商品所占比例40%）。

（12）31日，结转期间损益。

（13）31日，按本月利润的25%计提所得税，将所得税费用转入本年利润。

（14）31日，结转本年利润。

（15）31日，按净利润10%提取法定盈余公积金，并将利润分配明细科目余额转入到未分配利润明细科目中。

【提示】
1.采用序时控制时，凭证日期应大于总账系统启用日期，但不能超过业务日期。

2.不同行的摘要可以相同，但不能为空。

3.金额不能为“零”，红字以“-”号表示。

4.可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。

5.不能确定的辅助核算信息可不输入。

6.第11-15笔业务在期末处理时讲解。

2.凭证修改
（1）凭证修改的内容
①凭证类别、编号不能修改。

②若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能修改至上一张凭证的制单日期之前。

③其他系统传递的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。

（2）凭证修改的操作控制
①修改未审核或审核标错的凭证
②修改已审核而未记账的凭证：取消审核，进行修改
③修改已经记账的凭证：不得提供对已记账凭证的修改功能
④修改他人制作的凭证
【潜规则】在用友软件中，提供了“反记账”的功能，因此也会涉及第③种情况。

但在客观题考查中，应按照如下规范进行作答：
会计软件应当提供不可逆的记账功能，确保对同类已记账凭证的连续编号，不得提供对已记账凭证的删除和插入功能，不得提供对已记账凭证日期、金额、会计科目和操作人的修改功能。

【例题·实务操作题】修改“付”字0004号凭证，将发生额改为5000元。

3.凭证审核
①审核人员和制单人员不能是同一人；
②审核凭证只能由具有审核权限的人员进行；
③已经通过审核的凭证不能被修改或者删除，如果要修改或删除，需要审核人员取消审核签字后，才能进行；
④审核未通过的凭证必须进行修改，并通过审核后方可被记账。

【例题·实务操作题】以账套主管的身份重新注册信息门户，审核已填制的记账凭证。

4.凭证记账
（1）记账功能
在会计软件中，记账是指由具有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照会计软件预先设计的记账程序自动进行合法性校验、科目汇总、登记账目等操作。

（2）记账的操作控制
①期初余额不平衡、不能记账；
②上月未结账，本月不可记账；
③未被审核的凭证不能记账；
④一个月可以一天记一次账，也可以一天记多次账，还可以多天记一次账；
⑤记账过程中，不应人为终止记账。

【例题·实务操作题】对上述凭证进行记账操作。

5.凭证查询
在会计业务处理过程中，用户可以查询符合条件的凭证，以便审核、修改凭证，并随时了解经济业务发生的情况。

在用友T3软件中，有两种凭证查询方式。

查询方式1
·菜单“总账-凭证-查询凭证”
·可以查询所有凭证，包含未记账和已记账凭证
·不能修改
查询方式2
·在“填制凭证”窗口中查询
·只能查询未记账的凭证，不能查看已记账的凭证。

·可以修改
（二）出纳管理
出纳主要负责现金和银行存款的管理。

1.现金日记账、银行存款日记账及资金日报表的管理
在用友T3中,可执行“现金——现金管理——日记账”命令,查询现金日记账、银行存款日记账和资金日报表。

2.支票管理
支票管理功能主要包括支票的购置、领用和报销。

在用友T3中,可执行“现金——票据管理——支票登记簿”命令实现对支票的管理。

使用支票管理功能需进行下面的设置:
（1）“银行存款”科目指定为“银行总账科目”。

（2）在“总账——设置——选项——凭证页签”设置中,勾选“支票控制”复选框。

（初始化已做）
（3）结算方式功能中对需要使用支票登记簿的结算方式打上标志,即在“票据管理标志”复选框上打勾。

3.银行对账
（1）银行对账初始数据录入
在首次启用银行对账功能时,需要事先录入账务处理模块启用日期前的银行和企业账户余额及未达账项,即银行对账的初始数据。

从启用月份开始,上月对账的未达账项将自动加入到以后月份的对账过程中。

【例题·实务操作题】录入“100201工行存款”科目银行对账期初数据。

单位日记账调整前余额3602100元。

银行对账单调整前余额为3604100元。

未达账一笔,系银行预收企业未收2000元（2013年12月27日,转账支票,票号ZSP06,借方金额）。

（2）银行对账单录入
对账前，必须将银行对账单的内容录入到系统中。

录入的对账单内容一般包括入账日期、结算方式、结算单据字号、借方发生额、贷方发生额,余额由系统自动计算。

【例题·实务操作题】手工录入银行对账单。

如下表所示。

1月份银行对账单
（3）对账
银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。

①自动对账：业务发生日期、结算方式、结算票号、发生金额。

【注意】发生金额相同是对账的基本条件。

②手工对账：为了保证对账更彻底,更正确,用户可以用手工对账来进行调整。

【例题·实务操作题】对“100201工行存款”科目进行自动银行对账。

（4）余额调节表的编制
在对银行账进行两清勾对后,计算机自动整理汇总未达账和已达账,自动生成“银行存款余额调节表”。

调整后，银行存款日记账和银行对账单的余额应该相等。

用户可以在系统中查询余额调节表,但不能对其进行修改。

【例题·实务操作题】查询“100201工行存款”的银行存款余额调节表,要求查看详细信息。

如果余额调节表显示账面余额不平,查看以下方面:
（1）“银行期初录入”中的“调整后余额”是否平衡? 如不平衡查看“调整前余额”、“日记账期初未达项”及“银行对账单期初未达项”是否录入正确。

如不正确进行调整。

（2）银行对账单录入是否正确? 如不正确进行调整。

（3）“银行对账”中勾对是否正确、对账是否平衡?如不正确进行调整。

4.出纳签字（补充）
出纳签字针对涉及现金及银行存款的凭证（也即收款凭证和付款凭证）,必须经由出纳签字后才能允许记账。

凭证录入/修改
→出纳签字→审核→记账，出纳签字和审核签字没有先后顺序。

需要出纳签字的,应先进行如下的操作:
（1）在总账系统的选项中设置“出纳凭证必须经由出纳签字”选项。