连锁超市订单中心管理办法

连锁超市订单中心管理办法

关于成立订单管理中心的建议办法

为了减少门店的缺货，提高门店的到货率，在公司信息部已决定订单中心的技术基础上，特建议公司成立订单管理中心，以管理门店的各类订单及做好物流中心（即：原总部）的采购订单以及它们的库存控制。

一、现订货流程中的问题

1、配送商品订货流程模型上的错误：现在公司

执行了十年的配送商品订货流程是抄自于南通时代超

市，此订货流程在当今连锁超市业中，已几乎无人使用，

其根源在于它本身是一个逻辑错误的订货方式。原因细

解如下：

1)流程：门店对配送商品每周订一次货，订货时间

为每周日，门店订货的依据是前期的商品销售情况，根

据日均销售计算出下一周的销售量，然后参照当前库存，

得出订货量。该订单发到物流中心后，在之后的7天内，

物流中心把货送到门店。

2)根据上述流程得出，7天内送到的货是7天之后

销售的，但计算的销售量是预估在该7天中产生的。所

以此订货模型逻辑有错误。

3)所以，该错误的管理流程如果得不到更改，让门

店配送商品缺货率降低，只能是水中捞月。

2、直配商品缺货率极高的原因：

1）因公司市场占有率低，合作供应商规模较小，采购部过于追求费用，等因素使供应商对本

公司合作意愿度低，是造成缺货首要因素。

2）门店人员流动性大，订货人员年龄结构偏大，对商品不熟悉，对计算使用不熟练，是主要

因素。

3）门店对对供应商的情况掌握不够，对商品的起送量、送货周期，送货路线等不了解是其关

键因素。

4）所以，在公司没有专业指导人员的情况下，直配商品的缺货率高的现象将长期存在。

3、采购体系工作失衡：

1）配送商品订货管理一直是由公司采购部负责，此项工作很大程度上拖累了采购部的工作，

采购部的核心工作是寻找适公司各门店销售的商

品，即：开拓品项。但是为了管理门店订货，采

购部周一、周二要花大量的人力用于订货，周四、

周五对供应商缺货的商品还要进行控制信息的调

整，即把正常经营的商品改进控不让门店订货，以保证采购部所谓的较高到货率。如果供应商有货了，采购部又把商品控制状态改为正常，同时分货给门店，无论门店要货与否。这之间不但造成大量矛盾，还浪费采购体系大量人力，尤其是宝贵的采购主管的工作时间。

2）采购订单到货率低是缺货的根源，从全年统计来看，淡季期间，采购订单履约率（不含生鲜，仅指杂百类）也就50%－70%之间，旺季期间下降5－20%，春节期最高仅7%。所以，源头缺货严重，自然会影响门店的到货情况，从而直接影响销售。

3）因此，在没有一个专业化、中性的订货管理团队的情况下，采购的订货负担及订货与分货弊端是不能很好的得以解决

4、物流中心工作被动

1）物流中心在当前的工作流程中一直处于被动地位，因为它归属营运体系，但从事的却是采购工作和门店工作中的下游工作，缺少对上游工作的了解，经常因得不到相应的信息造成，仓位暴满或空仓。

2）所以，协调物流与门店、及供应商的中间部门――订货管理组是极需的。

5、库存调剂困难

1）连锁超市最大的优势就是商品的库存相互调剂，但公司采购部目前的调剂是在门店周期

订货之后，发现各门店库存不均衡，才做出调剂

指令，但，根据物流中心的配送流程，门店间商

品调拨最快也需7天左右，如果遇到盘点，最慢

需一个月以上。这极大的影响了门店的到货能力，

错过的最佳销售时间。

2）所以，没有一个专业性的、计划性的，前瞻性的、严密地调拨工作是不能很好的解决门店

的库存调剂问题

二、组织结构

1、订单中心可以按如下结构组建

1）组织架构图

主管1名

食品专生鲜专针百专员

2）职能分管

（1）主管：主要负责订单组的日常管理，直接负责于营运管理部。另外，负责10课与11课商品的订货与库存管理。

（2）食品专员：主要负责12、14、15、16及18课的订货与库存管理。

（3）生鲜专员：主要负责20、21、22、23、24课的订货与库存管理。

（4）针百专员：主要负责31、32、33、34、60、61、62、65课的订货与库存管理。

3）职员来源与部门职能调整

（1）为不增加公司人员负担，订货组的人员可从如下部门抽调：营运部门抽调一名，生鲜部抽调一名，采购抽调二名组成。

（2）原采购部部门的订货权限可以取消，同时，可核减采购部、生鲜部人员编制，尤其是助理人员的编制。（注：采购部因绝大部分时间用

于订货，在订货工作转交后，人员特别是采购主

管的主要工作将得到极大的解放，对助理人员需

求降低。）

2、机构职能

1）负责公司所有的采购订单；

2）负责监督、指导门店的直配及库配商品订货；

3）负责监督、指导门店订货参数的设置；

4）负责监督、指导、审核门店的促销商品

5）负责审核库配、直配、团购、库存调整的订货申请单和退货申请单；

6）负责检查门店库存，发布并实施每周库存调剂计划，解决门店库存积压；

7）负责每月制定并推动实施管理门店的退货计划；

8）负责控制配送中心的库存及周转；

9）负责协调门店与物流中心的商品流与电子流；

10）负责培训门店的订货人才。

三、各类订单的管理流程

1、门店配送商品周期订货

1）订货周期调整

除针织、百货中可以直通的商品保持7天订货一次外，其余门店订货原周期为7天一次，现有必要改为3天一次，即：物流中心3天向门店发一次货，原因如下：周期订货的到货率主要决定于周日的首单满足率，采购部此后周一到周六的补货仅能满足15－25%，并且此数量不一定在本周能到门店，因为物流中心根据货量情况，会把它们排到下周送到门店。

另外，周期缩短有助于降低门店的库存量，给降低公司的资金占用量有极大的帮助。

2）订单流程调整

门店在订货日内，以订货申请单的形式录入系统，公司订货管理组在规定的时间内对其订单进行审核，审核主要针对数量过大，数量不足，零库存未订货三类因素进行，对订量不足的要求门店补订，数量过大的要求门店修正。修正无误后，给予确认。物流中心对确认后的订单进行出票打配送单，给门店配货，配送周期为3天内完成（含订货日在内）。

2、物流中心商品采购订单