录音录像档案数字化要求规范

录音录像档案数字化技术规

1 围

本标准规定了录音档案和录像档案数字化的技术和管理要求。

本标准适用于以模拟信号形成的录音录像档案进行数字化转换及数字化成果的管理。2 规性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 2887 计算机场地通用规

GB/T 2900.75-2008 电工术语数字录音和录像

GB/T 12628 硬磁盘驱动器通用规

GB/T 20530-2006 文献档案资料数字化工作导则

GB/T 26163.1-2010 信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分原则GB/T 26225 信息技术移动存储闪存盘通用规

DA/T 1 档案工作基本术语

DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规

DA/T 18 档案著录规则

DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规

DA/T XX 档案信息系统运行维护规

ISO/TR 13028:2010(E) 信息与文献档案数字化实施指南（Information and documentation —Implementation guidelines for digitization of records）

3 术语和定义

GB/T 2900.75-2008、GB/T 20530-2006、DA/T 1、DA/T 18界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

数字化digitize

经采样、量化、编码将模拟信息变换成数字信息的信息处理。

[GB/T 2900.75-2008，定义A.01.70]

3.2

采集capture

将视频或音频容数字化并形成数据文件的过程。

3.3

录音录像档案数字化digitization

of audio-visual records

对录音档案和录像档案进行数字化加工处理，使其在保持档案在联系的基础上，转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字副本，并按照档案的在联系，建立起与目录数据和元数据的可靠关联的处理过程。

4 总则

4.1 录音录像档案数字化工作的开展应遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530提出的要求和建议。

4.2 录音录像档案数字化成果包括数字化采集产生的录音录像档案数字副本、存储档案目录数据及数字化过程中捕获的必要元数据的数据库、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。档案目录数据、元数据与录音录像档案数字副本之间应建立正确、可靠的关联。

4.3 应加强录音录像档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全，应避免或减少各环节操作对档案实体的破坏。

4.4 应采取有效的管理和技术手段，确保录音录像档案数字化成果质量。

4.5 开展涉密档案数字化时，应按照涉密档案相关的管理和技术要求进行。

5 录音录像档案数字化工作的组织

5.1 机构及人员

5.1.1 应建立专门的录音录像档案数字化工作组织机构，以支持对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保录音录像档案数字化工作的顺利开展。

5.1.2 应配备具备相应素质和技术水平的工作人员，并通过科学规的管理制度对工作人员进行规化管理。为强化录音录像档案数字化工作的安全保障，应加强对外聘工作人员的审核。

5.2 基础设施

5.2.1应配备专用的录音录像档案数字化加工场地。加工场地的温湿度、洁净度等环境条件应与录音录像档案库房环境接近，有利于录音录像档案的保护。场地应进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、数字化采集、音视频文件处理、质量检查等工作区域。场地应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理系统。

5.2.2 应合理规划、配备和管理录音录像档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足档案数字化工作的需要。

5.3 管理制度

5.3.1 应制定科学化、规化的录音录像档案数字化管理制度，并在数字化工作过程中严格执行，以使数字化工作质量和档案安全得以有效保障。

5.3.2 录音录像档案数字化管理制度建设应从岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理等方面的制度建设进行。岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的目标和职责，形成明确的岗位业务流程规、考核标准、奖惩办法等；人员管理制度主要对人员的安全、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规；场地管理制度主要对工作场地基础设施及环境、网络、监控设施、现场物品及证件等的管理进行规；设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规，确保设备安全、科学、高效运行。

5.4 工作流程控制

5.4.1 录音录像档案数字化包括确定数字化对象与制定总体方案、档案出库、数字化前处理、建立数据库、模拟信息采集、音视频处理、档案入库、数字化成果验收等环节。

5.4.2 应依照相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规等，对数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量。

5.4.3 应加强对录音录像档案数字化工作的全流程安全管理，及时对模拟信息采集、音视频处理等各个环节产生的数据进行备份。

5.4.4 应建立完善的问题反馈机制，对录音录像档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。及时获取数字化成果后续管理和利用过程中的效果反馈，提高数字化工作质量。

5.5 工作文件管理

5.5.1 应针对录音录像档案数字化全过程，建立完善的管理工作文件，以此加强对数字化工作的管理。

5.5.2 录音录像档案数字化工作文件主要包括数字化工作方案、档案原件数字化审批书、档案出入库交接单、档案数字化流程单、质量检查情况登记单、数据验收单、项目鉴定验收报告、数字化成果移交清单等，采取委托外部机构实施时，还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、协议等。数字化工作各环节应准确、完整地填写工作文件。

5.5.3 应加强对数字化工作文件的管理，明确档案数字化工作过程中形成的工作文件的整理、归档、移交等管理要求。在数字化工作完成的同时建立起完整、规的记录。

5.6 委托外部实施

5.6.1 录音录像档案数字化工作如需委托专业数字化加工企业实施，档案部门应从企业性质、股东组成、安全、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质；按照GB/T 20530-2006第5章的要求考查数字化加工企业的技术能力；从规章制度的建立建全程度等方面考查加工企业的管理能力；遵照政府采购法相关要求确定录音录像档案数字化项目承担企业。