浅谈报销中存在的问题及对策

浅谈报销中存在的问题及对策

综合组覃帮银王卫侠

江苏某钢铁集团有限公司一司机，利用其为办公室采购招待用品的职务便利，伪造财务报销凭证，模仿公司财务主管、办公室主任等七人的签字，三年时间侵吞公司资金45万余元；2009年摩根士丹利开除了一名名叫麦克·麦金泰尔的经纪人，原因是他捏造了共计4109美元的虚假收据，其中包括价值3301美元的10张餐馆收据；小说《杜拉拉升职记》中，也描写过一个典型的费用报销舞弊案例，销售部大区经理岱西伙同部门行政助理伊萨贝拉，通过伪造签名、涂改报销单据等方式，虚报费用20多万元……稍稍留意一下，就会发现由于财务报销本身的特殊性以及审核不严等，给了某些人可乘之机，导致短期内敛财数十万的案例屡见不鲜。财务报销实乃财务风险的高发环节，应引起足够重视。

目前，维抢修中心财务工作的主要内容就是在制造费用科目下对经营活动中发生的各种费用进行报销，这是会计核算的第一步，涉及大量原始单据，而这些单据的真实性、准确性、完整性、合法性对保证会计信息质量至关重要，是防范财务风险、保证财务安全的重要领域。本文旨在结合笔者工作过程中发现的财务报销中存在的一些问题，通过原因分析，给出一些解决办法或建议。

财务报销中的常见问题主要表现在以下几个方面：就差旅费而言，不符合乘机标准、住宿费超标、同时取得住勤补助与出差补助，出租车机打发票连号；就费用报销单而言，需要开具增值税专用发票却没有开具，购买物品填写笼统，比如只写“办公用品”，却没有明细清单或者清单有涂改痕迹，报销事由里有“烟、酒、礼品”等敏感字样；就借款审批单而言，还款不及时，与备用金的管理规定相违背。另外，共同存在的问题还有假票。

分析这些问题产生的原因，无外乎两个方面，一是报销人员非财务专业，缺乏必要的财务知识，一是主观方面故意为之。就前一原因导致的问题相对容易解决，可以通过培训，普及财务知识来解决，比如假票问题，可以公布发票查询网站，由报销人自己查询，在发票背面备注“已查询”；后一问题则较难杜绝，只能通过教育使报销人员提高认识，营造规范的报销环境，建立良好的沟通机制来解决。具体地，可以从以下几个方面来做一些工作。

首先，针对经常出现的问题，财务人员可以进行汇总，然后对负责报销的人员进行集中培训。比如增值税专用发票的开具，除了下发《关于取得增值税专用发票事项的通知》，最好有个解读，把公司经常购买的物品列个需开具专票的清单。增值税专用发票由于能够抵扣，要引起足够重视。通过签订合同，统一采购能够避免这类问题。但零星采购时有发生，还是应该注意能抵扣的项目尽量取得专票，不能因为怕麻烦不开。以一笔3000元的电焊条采购为例（适用17%的税率），其中含税510元，如果取得专票，这部分费用是可以扣除的，如果取得的是普通发票，则由于不能抵扣会增加成本。该项措施的实施，离不开负责报销人员的配合，一些反复出现的问题，会计或出纳会在群里提醒大家，负责报销的人员最好花时间看一下，这样碰到问题就不用一遍遍问了，最主要是给大家的工作带来很多便利。比如需要开具明细清单没开的，需要找商家补开，费时费力，其实细心一些，这种情况是可以避免的。

其次，建立良好的沟通机制，使内控落到实处。其实目前的各项工作，都能在内控流程里找到依据，各业务部门也基本按照流程在执行。但由于各部门之间缺乏有效的沟通，使得流程之间的衔接出现漏洞。比如一些低值易耗品（如打印机），财务已经凭票报销，而且已经领用，却没有对应的低值易耗品台账。由于与人事部门沟通不畅，出现员工休假财务人员不知，这些员工按照差旅费报销休假费用。针对这种情况，财务部门应与各业务部门加强沟通，比如定期进行有财

务人员参与的固定资产盘存、低值易耗品的账实核对，与人事部门就员工休假、出差进行经常性沟通。如果能够通过适用性分析，确立适用的内控流程，并严格按照流程来开展各项工作，就不至于在内控、内审来检查时，才发现存在很多问题，内控、内审检查只是流程更加完善的手段之一。

最后，特别需要提请注意的是业务招待费的报销。由于附件较少，领导签字可能不会留意，而财务默认领导已经知晓该项费用的发生并认可，从而导致业务招待费的报销成为风险防范中的薄弱环节。针对这种情况，除可以增加“业务招待费审批单”，每月将报销费用汇总，报告给主管领导，建立费用报销中的沟通机制，从而对一些虚报、高报、伪造签字或未经授权批准的费用，及时发现查处外，还可以进行费用分析，及时发现费用的异常或不合理之处，以期达到发现报销舞弊、加强费用控制的效果。对报销人来说，在知道公司存在这些控制措施后，也会有震慑作用。

财务报销的过程中，每个环节、每道手续的审核、签字都很重要，只有每一个环节和手续所涉及的人员都认真负责、严格把关，不同部门之间加强沟通，才能不断完善报销制度，保证财务安全。