管理体系的有效运行和管理提升

管理体系的有效运行和管理提升

王顺书

2012级经济管理

关键词：管理体系内部审核有效运行持续改进

摘要：通过对管理体系的宣贯、培训，岗位职责的细化确定，管理制度的建立及有效运行，使管理体系得到有效运行，通过对各种信息的收集、分析、利用及管理的标准化、精细化，使管理体系得到持续改进。

根据“十二五”时期中央企业改革发展总体思路，为进一步加强企业管理，夯实发展基础，分公司开展了主题为“强基固本、控制风险，转型升级、保值增值，做强做优、科学发展”的管理提升活动。

2013年我有幸参加公司、分公司组织的“质量、职业健康安全与环境管理体系”的内部审核工作，通过对近10项目的内部审核，在看到公司在体系运行取得成绩的同时也看到公司在质量、职业健康安全与环境管理体系运行中还存在一些不足，根据审核发现，结合公司管理提升活动，谈谈对“质量、职业健康安全与环境管理体系”有效运行及持续改进。

一、管理体系的宣贯、培训

目前，公司对体系的认识参差不齐，有不知道体系是什么的；有认为体系是增加工作量，影响工作效率的；有认为质量只是质量部的事的；有认为审核中审核组发现了问题就是体系运行无效的。

所谓管理体系，就是“建立方针和目标并实现这些目标的体系”，建立并运行管理体系是为了提高现场管理水平，持续稳定地改进产品质量的，体系运行越完善，越能提高工作效率，减少工作量。

质量不不仅指产品质量,也可指过程和体系的质量，涉及多个方面：产品，服务，个人，过程，工作等，质量不仅是指产品质量，也可以是某项活动或过程的工作质量，还可以是质量管理体系运行的质量。质量的衡量依据主要有三项：一是体现顾客价值，追求顾客满意和顾客忠诚；二是降低资源成本，减少差错和缺陷；三是为顾客提供卓越的、富有魅力的质量，从而赢得顾客，在竞争中获胜（卓越质量理念）。

管理体系是一种方法和工具，是一个持续改进的过程，没有最好，只有更好；审核组在审核中发现的问题，如果需用很大的精力来改进，且改进后对今后工作意义不大（如工程要完工），审核组就不会写入报告；如果审核中发现工作中做得较好的，审核组就会提出更高的要求。

管理体系的宣贯、培训，需要公司每年组织各项目部相关人员进行培训，更需要项目部内部组织培训，学习：

各部门应组织学习与工作职能相关的2013版《管理手册》和《程序文件》，熟悉文件的要求和相关职责内容，进一步理顺部门工作内容，加深对体系的认识，将体系的管理方法、管理标准应用于日常工作和管理活动中；每年至少组织学习一次《管理手册》和《程序文件》；新进部门人员需组织学习。并做好学习记录。

体系管理部门应对部门负责人、主要管理人员、作业队负责人、技术主管、技术员、主要作业人员进行体系应用培训，每年至少组织培训一次，人员更换频繁时组织培训。并做好培训记录。

二、岗位职责的制定

现有的项目部部门工作中出现职责不清、相互推诿及扯皮或越职现象。体系要求制定出各部门（人员）工作岗位职责、权限。工作中根据岗位职责、权限进行。

对各部门岗位职责进行确定、检查部门职责符合性及有否漏项，对岗位职责进行分配、评审、审批。定期进行有效性、符合性评审（至少1年1次）并做好评审记录，工作出现漏项时由项目部作工作安排（一次性工作采用口头安排，经常性工作采用文件安排）下次评审进行改版。

三、管理制度的建立及运行

目前，项目部在制度的建立及运行中，有的项目部基本没有管理制度；有的项目部建立了管理制度，但制度建设不系统、不全面；有

的项目部管理制度写的看着很好，但可操作性不强；有的项目部管理制度执行力度不够，管理制度成摆设，出现两张皮现象。

项目部需根据法律法规、公司、分公司、业主、监理的相关要求，各部门对照部门职责对管理制度进行理顺、确定（管理职责、目标、管理规定、工作流程序、考核、表格等）并进行评审、审批。定期进行有效性、符合性评审（至少1年1次）并做好评审记录，工作中严格执行管理制度，出现漏项及不符合的条款时，由主管部门提出修改意见，并组织评审，经主管领导审批后下文执行，并在下次评审时进行改版。

体系要求建立文件化的管理体系，并提倡：

1）管理法制化：建立和强化科学的、切合实际的、有效和有约

束力的文件化管理体系、在内部形成法制化管理机制，在制度面前人人平等，要做到只有制度的修订和完善，没有“下不为例”。

2）工作程序化：建立文件化的管理体系，要做到任何一件事情都有工作标准和优化的程序，任何人做同一类性质的工作都形成预期的、相同的结果（管理和作业可复制）。最大限度地避免或降低随意性。

3）考核目标化：确定客观公正的考核方法，要做到每一项工作都有明确的目标和考核准则（可测量的指标或可比较的平台）。通过考核使员工在受到激励的同时也明显地感受到压力，主动寻找机会增强自身能力、知识和经验，识别自己在某项活动中将会遇到的约束，并利用自己的能力去突破这种约束和克服困难，取得理想的结果。

4）记录格式化：在有利于信息利用、考核、责任追溯、提供免责证据的前提下，识别必须/应该建立和保存的记录，实践表明，记录格式化是保证信息完整、简洁明了、填写和整理方便的有效途径。

即：

1）凡事有人负责：每一项工作均应责任明确、接口清晰，应做到权责对等，最大限度地避免或减少有责无权、有权不负责、超权限或不履行应尽义务、踢皮球现象。

2）凡事有章可循：“千个师傅千个法、条条大道通北京”不是标准和规范化管理所提倡的，完成每一项工作一定会有满足组织某一阶段特定条件的最优先方案，因此，充分识别可能遇到的困难并策划好完成每一项工作的实施计划/方案，是避免随意性、提高工作效率、实现预期的保证。

3）凡事有人考评：每一项工作均应策划和设置监测/见证点，均应及时对其过程能力、结果进行评估，“纠偏”和考评有机结合，将会有效降低“废返”概率。

4）凡事有据可查：建立/收集“免责”证据是每一位员工做好记录的源动力，建立/收集/整理有利于向相关方（包括潜在顾客）提供信任的证据和保存可利用的信息是做好记录的源动力，只有二者的有机结合，才能够使记录完整、准确、简洁明了、不流于形式、便于追溯。