时间管理

25年跟踪调查发现：
3％的人，25年来几乎都不曾改变自己的人生目标，他们始终朝着同一 个方向不懈地努力，25年后，他们几乎都成了社会各界顶尖成功人士 ，他们不乏白手创业者、行业领袖、社会精英； 10％的人，大都生活在社会的中上层。他们的共同特点是，那些短期 目标不断地被达到，生活质量稳步上升，他们成为各行各业不可缺少 的专业人才，如医生、律师、工程师、高级主管等等； 60％的人，几乎都生活在社会的中下层面，他们能安稳地生活与工作 ，但都没有什么特别的成绩；
☆ 要点：与过去比较，确定改进；收集相关信息，评估影响因素；调整初步目标
☆ 针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则
4.分为关键目标和日常目标并明确达成标准
☆ 要点：关注关键领域，维持一般领域；定好标尺 ☆ 针对点：分清既定目标群中的主次；定位要达到的标准
5.制定相应行动方案
☆ 要点：分析实现目标所需解决的问题 ☆ 针对点：考虑怎样做、技术路线问题
D • • • •
将信件初步分类及处理 参观展览 安排一场员工足球赛 复印文件
创造时间第三招：
组织得当
5－S Practice 五常法
英 语
Structurise
意 义
例
子
常组织
Clean up the trash 把垃圾清掉 Find the document you want within 30 second 30秒内就可找到要找的文件 Responsibilities of personal hygiene 个 人清洁卫生责任 Transparency of storage 贮藏的透明度 Apply the “5- S practice”Method 每天运用五常法
剩下的27％的人，他们都几乎生活在社会的最底层；他们的生活都过 得很不如意，常常失业，靠社会救济，并且常常在抱怨他人，抱怨社 会。
有位著名的诗人曾说过，你是自己命运的主人，是自己灵魂的领航人 ，要过什么样的人生就全看你自己。
每周计划:
1. 2. 3. 4.
行动
Today: The Critical Moment
时间管理的含义：不断的督促自己改变工作 方式和生活习惯、有效地使用时间、务求提 高工作效率和生活素质、使人生更丰富和更 有意义。
时间是什么？
• 过去、现在、未来
•让你的时间里发生该发生的事
• 无法管理时间便无法管理一切
二“时间杀手”
Time Killers
影响时间效率的因素
1、电话
2、打扰者、突然来访者 3、会议（预约、没预约） 4、争吵、发火
制定计划的一般过程
1.围绕最终目标，明确当前目标范围
☆ 要点：计划方向与最终目标一致；初步锁定当前目标区域 ☆ 针对点：明确当前做什么；估算当前能做到大致什么程度
2.根据SMART原则，制定初步目标
☆ 要点：使当前目标逐步成为好的工作目标
☆ 针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则
3.根据历史数据，现实情况，修订目标
时间管理
讲师： 孙 华 北 时间： 3月17日
Contents
目 录
一、时间含义
二、时间杀手 三、创造时间
附、崔西时间管理黄金法则
一 “时间含义”
Whats Time
年收入 100万元 60万元 20万元 10万元 8万元 5 万元 3万元 2万元
每秒钟的价值 0.03170979元 0.01902587 元 0.00634195 元 0.00317097 元 0.00253678元 0.00158549元 0.00095129元 0.00063419元
怎样做好计划
计划工作的着眼点 计划的基础与关键——目标 计划的内容 计划制定的一般过程
特别提示
计划锦囊
设定目标的SMART原则
Specific ——目标要具体 Measurable ——目标必须是可衡量的 Attainable——目标是可能实现的 Relevant——目标是切合实际的 Trackable（Time bound ）——可跟进，要设定时间表
挪出一段时间，专门处理眼前的问题（最困难的是处理堆 积如山的杂物）； 如果杂物确实很多的话，那就不妨采用所谓的“腊肠方法” （分成几段）； 清掉可以不要的东西（如书本、杂志、旧报告等）； 把不是很贵重的书架集中放到办公室的一个角落； 把零散的文件统一收集在一个档案夹或盒子里。
处理文书
时间管理的关键：
• 提高事件掌握度，可以提高自我价值
• 区分优先顺序：20%的重要事情产生 80%的结果
• 做对的事情比把事情做对更重要
创造时间第一招：
做好规划
为什么要做计划
“上君，尽人之智；中君，尽已之智；下 君，尽已之力” ---商鞅 “谋和断是哈佛职业经理的两大职能”
---哈佛职业经理箴言
“如果说远见不是管理的全部的话，那 它至少是管理的核心部分” ---法约尔
哈佛的调查
哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查。 对象是一群智力、学历、环境等条件都差不多的年轻人，调 查结果如下： 27%的人 60%的人 10%的人 3%的人 没有目标 目标模糊 有比较清晰的短期目标 有比较清晰的长期目标
计算
你的每秒价值多少呢？
一寸光阴一寸金
项目
睡眠
一日三餐 交通 电话 看电视、上网 看报、聊天
平均 80岁寿命
1年为1寸 结余
26.7年
22.5年 20年 18.3年 13.3年 8.3年 6.6年 3.3 年
1-20岁、60-80岁——忽略不计，余40 每天耗时
8小时
5、缺乏目标、时间计划、优先计划
6、杂乱的办公室和工作桌、个人的无序性 7、无效率的代表、委托人 8、作无用的尝试 9、同一时间，想法、尝试过多 10、不现实的时间期望 11、无效的的通讯 12、下属的训练和发展不充分 13、拖延、犹豫、作白日梦
14、不会说“不”
15、努力不彻底、或改变努力
16、自己做缠人过多的细节 17、员工不足或工作不力 18、社会的、闲在的谈话 19、缺少自律 20、保持优越感 21、错误的倾听 22、缺少反馈 23、争议、个人问题
2.5小时 1.5小时 1小时 3小时 3小时
40年耗时
13.3年
4.2年 2.5年 1.7年 5年 5年 1.7年 3.3年
刷牙、洗脸、洗澡 1小时
休假、白日梦、
闹情绪、身体不适
2小时
我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？
今天，你的时间如何安排？ 科学or非科学？！
每个人的时间资产有限
保存方法
扔掉 保存在比较远的地方
中
把它保存在工作区域 的中间部分
高
保存在工作最接近的 地方，甚至随身携带
讨论：如何使办公室成为省时工作站？
杂乱无章的办公室：
你会因此无法控制工作； 生产率下降； 分心、疲劳、紧张；
使同事或其他目睹桌面状况的人对你留下不好的印象。
清理办公室
五个简单步骤；
创造时间第二招：
要事第一
（确定优先顺序）
时间矩阵图
有效的行动（写五项有关时间安排在下表格内）
重 要
不 重 要
工作
重 要 性
高
• 处理危机
低
• 传真或邮寄文件 • 回答一般电话查询 • 准备今天早上开会用的茶点 B
高 • 出差
• 处理投诉 • 面试高职位员工 A
急 切 性 低
C
• • • • • • • 参加一般工作会议 准备季度工作报告 制定下年度预算案 初步评估应征者 文件归档 清理废物 订购下月往北京机票
今日：关键时刻
Daily Implementation
每日实施
墨非定律
( 1 ) 凡是可能出错的都会出错； ( 2 ) 每次出错的时候，总在最不可能出错的地方； ( 3 ) 不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限； ( 4 ) 不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算； ( 5 ) 您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。
6.落实责任人、奖惩
☆ 要点：落实每个目标由谁负责、由谁执行、由谁协调、由谁检查，并明确
相应的奖惩措施
☆ 针对点：责任到位；奖罚分明
7.制订进度表
☆ 要点：各项行动方案的时间问题、资源供给情况、成本等 ☆ 针对点：约束条件
8.分配资源
☆ 要点：分配需要的资源、需要投入的时间和投入的量 ☆ 针对点：资源保证
计划的内容
“如何做”——实现目标的行动方案（途径、方法等） “如何分工”——各成员分别做什么，分别承担什么样的责任 “何时做”——准备时间、起止时间、进度安排 “涉及范围”——涉及哪些部门、哪些地理范围 “投入多少资源”——成本、费用、代价
“应变措施”——考虑应付意外的对策
24、忧虑、恐惧、焦急
25、不充分的计划、错误的变更 26、等待 27、记忆本身
28、差的记忆
29、对结果行为的迷惑 30、疲劳、讨厌
31、责备其它 32、压力、紧张 33、不充分的工具与设备 34、公司策略 35、不充分的登记系统 36、过多的文案工作、邮件、读物 37、宠物、外界活动 38、不耐烦、草率 39、不懂该做先做的事
耶鲁大学设定目标七步骤
（1）先拟出您期望达到的目标； （2）列出好处：您达到这目标有什麽好处? （3）列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍； （4）列出所需资讯：思索需要那些知识、协助、训练等； （5）列出寻求支持的对象； （6）订定行动计划：一定要有一个行动计划； （7）订定达成目标的期限。
9.审定计划 ☆ 要点：评价计划的完整性和可行性 ☆ 针对点：计划与最终目标的必然联系
特别提示
“计划无须事无巨细”、“凡事计划则不如无计划” “不需要大小事都周密计划，不必具体计划那些无关紧要 的事”。只须周密计划好最紧要的 20％，其余的80％事情 只要有备忘就足够了！
计划锦囊
计划的基础和关注核心是目标。 好的目标要符合SMART原则。 目标要有主次之分和优先顺序。 目标设定最后期限，专人负责。 防火重于救火，预先评估问题。
Systematise
常整顿
常清洁 常规范 常自律
Sanitise
Standardise
Self-discipline
“常组织”活动概要
常用程度 低 使用频率（必需的程度）
过去一年都未使用过的物品 过去一年只使用过一次的物品 过去的二至六个月只使用过一次的 物品 一个月使用数次的物品 一周使用一次的物品 每天都要使用的物品 每小时都要使用的物品
时间杀手
电话 会议 打扰 官僚作风 沟通不足 资源不足 文件及信件处理 交通拥挤、堵塞 欠缺周详计划 不分轻重缓急 过分专注细节 不能自我约束 不懂说“不” 善忘 不懂授权 欠缺组织 健康欠佳 犹豫不决
三 “创造时间”
Making Time 时间是稀缺商品，“创造时间”是不可 能的，但你一定能够在有限的时间里做更 多的事情。
三、时间管理不是去管理时间，而是自我管理

抛弃陋习 引进新的工作方式和生活习惯 制定目标 妥善计划及分配时间 权衡轻重、权力下放 自我约束、持之以恒 速度与效果并重
做我们希望做的事，Байду номын сангаас免做我们不希望做的事
Definition of time management: to continually urge oneself to change his/her working styles and living habits and to effectively use time so as to improve his/her work efficiency and quality of living and to live a more enriching and meaningful life.
计算你个人的时间资产
一、“做我们希望做的事”，时间管理会使我们
在工作中，利用时间更有效 在有限的时间里做更多的工作 平衡我们花费在工作中的时间，留出更多的时间给我们自己和家人 成为时间的主宰，使生活感到轻松
二、“避免做我们不希望做的事”，时间管理使我们
减少可能被浪费的时间 避免忘记去做重要的事 避免仓促上阵，失去主动 避免因迟到而失信于人 避免天天在时间的压力下度过人生