浅谈企业信息化与管理的必要性

浅谈企业管理与信息化建设的必要性（陕北矿业包头运销公司杨志强）【内容摘要】：管理的本质是让企业的各项经营活动保持平衡并获取利润，信息化是为这种平衡提供一个环境、或者说是工具。

随着经济全球化和信息化的迅速发展,企业信息化建设的需求日益紧迫, 我国已有许多企业开展了信息化建设实践,但成功率不高,究其原因,在很大程度上是由于缺乏正确的信息化理念的指导。

信息化给企业能带来什么？这是一个讨论了很多次的问题。

信息化可以给企业带来管理提升与财务效益，管理提升与财务效益两者不相冲突，是因果的关系，管理提升能促进财务效益。

本文主要分析了信息化建设与企业管理的必要性，并将存在的主要问题和建议的措施作简单介绍。

关键词：企业信息化内部管理信息化的体现企业的信息化有三个层面的内容，第一个层面是数据的信息化，第二个层面是流程的信息化，第三个层面是决策的信息化。

据不完全统计，我国企业中实现上网的只占所有企业的20-30％，全部实现CAD、OA、MIS系统的企业不足10％，作为企业电子商务最核心的ERP系统，目前已实现的企业仅占2.9％。

我国加入WTO，如何提高企业信息化水平，提高国际竞争力，成为各方关注的焦点。

一、信息化对企业内部控制的影响1. 对内部控制环境的影响。

控制环境是对建立和实施企业内部控制具有重要影响的各种要素的总称。

控制环境的构成要素是多方面的，主要包括：企业的治理机制、组织结构和权责分派体系、企业管理者的素质、品行和管理哲学、企业文化、人力资源政策和实务等。

2. 对目标设定的影响。

内部控制是一个人为制造的系统，而设定目标是任何一个人造系统的首要环节。

企业信息化虽对企业产生深远的影响，但并未改变其总体目标，只是在各项内控活动内容和具体目标范围上会有所拓展。

3. 对风险管理诸要素的影响。

风险是普遍存在的，企业在日常的生产经营总会面临着来自内部或外部的风险。

特别是信息化条件下，企业间竞争愈演愈烈，企业的经营风险也在不断增加，内部控制的执行显得非常必要。

可见，事件识别、风险评估、风险回应这三个风险管理要素是提高企业内控效率和效果的关键。

在信息化的条件下，信息技术的应用，改变了企业的业务流程，降低了传统方式下人工错弊的风险。

但是，与此同时，信息系统的应用，将使得企业信息的采集、处理和运用更加依赖信息技术和信息系统的实施效果。

而信息系统条件下，信息在生成和传输的过程中又产生了新的风险，这些都增加了信息化条件下内部控制执行的难度。

因此，在信息化条件下，企业应该特别关注与信息、信息系统方面的事件识别、风险评估和风险回应。

因为在信息化条件下，信息系统失灵导致重要信息的遗失或泄漏，都将给企业造成不可估量的损失。

这就要求企业建立起良好的信息技术治理机制，减少引起带来损失或灾难的可能性。

从另外一个角度来说，企业也应该积极利用信息技术，作为事件识别、风险评估和风险回应的有效工具。

利用信息化条件下的高数据处理能力，企业可以搜集和处理大量涉及企业风险方面的有关数据、信息，设立风险识别和评估模型系统，为企业风险的识别和评估提供基础。

而且，企业可以利用信息系统强大的数据处理功能支持，构建起自身的数字神经系统，提高企业对数字等相关数据的敏感度，对相关数据的异常变动可能存在的问题做出一个积极、有效、及时的风险回应。

4. 对控制活动的影响。

控制活动是企业为了保证管理指令能够得到有效执行而制定实施的控制政策与程序。

由于控制活动必须根据企业的业务流程情况和具体的控制点进行设置，而企业信息化极大影响了企业的业务流程和具体控制点，因此，控制活动必然受到企业信息化的直接影响。

信息化环境下的控制活动分为两部分：自动化业务控制和信息系统控制。

自动化业务控制是指以计算机程序为主要方式的信息系统中，业务的经营控制都是由计算机程序自动完成的。

自动化业务控制的对象仍然是企业的生产经营过程，但其形式和手段均发生了较大变化。

信息系统控制是企业对信息系统作为一个整体而为保证其系统正确性、完整性和安全性而采取的控制措施，其对象是企业的信息系统，包括计算机软硬件资源、应用系统、数据和相关人员等信息系统的组成要素。

自动化业务控制和信息系统控制对控制活动有着不同的要求，使得对传统的控制活动均产生了变化。

5. 对信息和沟通的影响。

为识别、评估和回应风险而有效地管理组织并实现其目标，组织的各个层次都需要信息。

管理层建立信息系统来获取、捕捉、处理、分析和报告有关的信息，将他们转变为行动的指南。

信息是沟通的基础，沟通须满足各个团体和个人的预期，使他们能有效地执行其职责。

6. 对监督的影响。

监督是对企业风险管理要素的存在、运行和结果进行适时评估的过程。

在这个过程中，内部控制要适应变化的环境，在企业得到贯彻落实，就需要对内部控制的监督。

二、当前企业管理信息化存在的主要问题长期以来，政府十分重视企业管理信息化工作，将此作为“以信息化带动工业化”战略中的重大举措，大力推动企业，尤其是国有大中企业，积极采用企业资源计划(ERP)、供应链管理(SCM)和客户关系管理(CRM)等先进信息化管理系统。

为指导该项工作的健康发展，2001年我们在江苏省计划发展委员会的支持和参与下，对省内100多家大中型企业管理信息化的应用现状和今后打算进行了问卷调查，并对重点企业进行了深入地实地考察。

1．相当数量企业对实施先进信息化管理系统的重要性认识不足，实施此类系统的主动性不强，系统实施仍然处于自发状态，存在一定盲目性。

2．企业改制和现代企业制度建设进程比较缓慢，企业的落后管理模式与信息化管理系统的先进管理理念相冲突，观念更新、企业业务流程重组和组织重组的任务非常繁重。

3．企业信息化管理系统的软件市场较为混乱，市场制度建设滞后；软件价格高，对环境要求高，超出相当数量企业的经济承受能力和管理基础环境；软件商的服务与企业的要求有较大差距，在实施过程中，企业需要依赖于软件商提供更全面和完善的服务，但大多数软件商提供的服务仍然停留在“以我为主”的理念，缺乏实施信息化管理系统的专业咨询机构。

这样，在系统实施过程中企业缺少可依赖和可靠的指导者、权益维护者和风险分担者，不利于系统的推广应用。

此外，还缺乏软件开发人才和应用人才。

4．政府对信息化管理系统应用的引导和支持不够系统、不够有力。

存在多头管理的情况，计委、经贸委、科技管理部门等都分别有自己的鼓励和扶持政策，相互协调不够。

三、推进企业管理信息化的措施和途径针对上述情况，为实现企业管理信息化的战略目标，应进一步明确推动先进信息化管理系统应用的最终目标是提高企业的竞争力，而政府的推动应侧重于营造有利于系统应用的行业和社会环境，这是设计政策措施的总体思路。

政府推动企业管理信息化的措施和途径有以下几个个方面：1.进一步明确推动企业管理信息化的战略意义，将推动系统应用纳入发展规划，并切实加以落实。

2.政府适当投入，建立并逐步完善支持系统应用的宣传、交流、研究的信息沟通系统。

3.建立并逐步完善支持先进管理系统应用的培训系统。

为此，可以采用选拔、委托，授权中介机构或直接组织等形式，利用社会资源，并需要精心规划和设计。

4.建设系统应用的示范工程。

注意对示范工程的跟踪评价并引入滚动机制，确保示范工程的示范性。

5.要有直接的政策激励(直接政策激励通常包括政府补贴、政府采购、税收优惠和贷款安排等)。

这类激励政策可能在短期内产生较明显的效果，但亦可能产生负面效应，因此只能将其作为推动系统应用的辅助手段。

此外，要采取措施确保有限资源的合理使用。

6.加快企业改制和现代企业制度建设步伐。

先进软件系统在企业的有效应用直接要求企业在战略、组织、文化等深层面的变革与之相适应，重要的是要保证事业责任心强、注重学习、勇于和善于领导变革的领导者走上岗位，并使他们具备推动变革必要的权力和影响力。

7.积极推进企业管理现代化和提高管理系统建设水平。

政府对企业，特别是国有企业在管理现代化方面的投入应给予充分肯定，除财务指标外，企业管理系统建设方面的进步亦应考虑作为其业绩考核的一个重要方面8.充分认识和遵循先进信息化管理系统应用的规律。

“一把手”要有高度的责任感和使命感，要积极试点推进企业首席信息执行官制度。

四、企业信息化在管理中的体现企业的根本是追求生存和发展,相应地,能推断出企业信息化的价值是追求企业的生存和发展。

更进一步,能推断企业信息化的最终目的是维持企业的正常运转及建立、保持乃至增强企业的竞争优势。

信息化在管理提升上主要体现在以下几个方面：1.维持企业的正常运转。

在经济全球化、信息化及以顾客为中心的环境下,企业要满足顾客日益增长的对商品个性化的需求并做出快速反应,必须具备对信息的快速搜集、处理和利用的能力,这就要借助以IT技术为基础的信息化。

借助于信息化,企业能够实现内外网络化,信息顺畅,大企业敏捷化,中小企业也有机会在全球范围内开展生产和经营。

随着信息化的发展,其将成为企业正常运转的基本支撑。

2.基础管理。

所谓的基础管理也就是一个企业编码是否完整与规范，组织结构是否健全，权限的分配是否合理等等这些基础性的问题。

3.信息共享。

很多企业在上信息化的时候，一个初衷就是销售能够看到成品库存的数据，生产能够看到材料数据，管理者能够查询到基本的报表，这些初衷均来源于信息不共享。

信息不共享会造成企业的信息孤岛，导致业务流不能顺畅，部门之间推诿责任。

4.流程管控。

基础管理不规范，信息不共享是导致流程不畅的重要原因，流程不畅还有一个原因就是在流程执行的过程中，关键控制点没有管起来。

企业在销售开单的时候，对于客户的信用问题不设定标准，就容易造成坏账，这就是关键控制点没做好的一个很简单的例子。

关键管控针对的是企业存在的普遍问题。

在约束理论之中，有一个非常著名的瓶颈定义，即整体产出是由其中的关键瓶颈决定的，同样，企业的内部运营是否健康，也是由关键瓶颈决定的，这些瓶颈就是流程作业中的关键问题。

5.精细作业。

精细作业实际上是对流程管控的深化。

我们在谈到精细的时候，需要从两方面去理解：一、企业业务的更细致化的体现，比如生产的工序转移的作业；二、企业的行业与个性化的业务操作层次的诉求，注意，并不完全是管理控制层次的诉求。

信息化让企业做到精细作业实际上难度很大，试想通过系统在各车间实现工单的转移，可以解决部分信息统计与共享问题，但往往会增加业务操作量而引起员工的抵触。

6.集中控制。

这主要是针对于企业的跨区域管理而产生的管理提升，随着企业的发展壮大，企业需要对跨区域的分子公司的人财物实行集中监控，我们熟悉的集团财务、集团业务、分销、连锁等都属于此类范畴。

7.建立、保持乃至增强企业竞争优势。

根据波特竞争模型,信息化有可能使企业在与竞争力量的对比中改善竞争态势。

但如上所述,当信息化成为一般企业的基本支撑时,信息化并不必然能建立、保持乃至改善企业的竞争态势,所以最关键的是要借助于信息化,使企业建立、保持乃至增进其核心竞争力从而达到目的,只有这样,信息化才可能使企业更好地赢得发展。