行政部管理制度

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行政部管理制度

行政部主要负责档案管理、人事管理、内务管理、低值易耗品与办公用品管理、行政会议管理、车辆管理及其他日常事务，为推动公司有效运转，本着规范公司内部运营，创造并维护有秩序的工作环境特制定本制度。

一、档案管理制度

（一）建档原则

1、公文承办部门或承办人员应保证所经办文件的系统性、完整性，结案后须及时交专（兼）职文书人员归档。

2、经办人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

（二）归档范围

1、重要的会议材料，包括：会议通知、决议、领导人的讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请求、批复、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签定的合同、协议等文件材料。

5、本公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件材料。

6、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

7、本公司历史大记事以及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

8、其他需要存档的材料。

（三）档案的管理

1、存档前将档案进行分类，不同的档案分开放。

2、建立电子档案台账，为每一类别档案分别编号，每一份档案需有唯一编号，便于查找。

3、每存一份档案，都应在《档案登记表》里注明入档信息，档案移交人和档案接收人（档案管理员）双方需分别在登记表上签字确认交接信息。

4、借阅档案需经部门负责人同意，借出档案必须在《档案借阅登记表》上登记，注明归还时间。

5、档案管理人员离职时，应将所有档案进行清点交接后才能办理离职手续。

二、人事管理制度

（一）人员的招聘与裁员、辞退

1、人员招聘

（1）行政部根据各部门需要提出人员招聘计划，经总经理审批后，可采取特招、定招或面向社会公开招聘等几种方式招聘新员工。

（2）行政部负责组织相关部门对应聘人员进行面试、考核，面试、考核信息一并呈报总经理审批。

（3）各部门负责人负责新员工入职培训，新录用员工须进行1—3月的试用期考查，试用期工资为所实习岗职的基本工资。试用期满，经公司考核合格者，本着自愿的原则应与公司签订劳动用工聘用合同协议书，期限为一年，期限满如本人愿意，公司需要可续签。

2、裁员与辞退

（1）公司因业务不济及经营内容转向或其他原因需要减员时，公司应提前一个月通知被裁人员。

（2）有以下情况者公司有权辞退或解除聘用合同：

①员工因健康状况差无法承担工作；

②聘用合同期满无需续聘；

③严重损害公司形象和利益者；

④严重违反公司的规章制度，经教育仍不改正的；

⑤有违法行为的。

（二）人事档案的建立

1、办公室文秘人员须为每员工建立个人档案。

2、建档内容：

（1）入职申请表，个人简表，本人一寸免冠登记照片，领取办公固定资产，相关证件（身份证、学历证、职称证、各种获奖证复印件）。

（2）本人工作考核鉴定、出勤情况统计、工作业绩统计等资料。

（三）考勤制度

1、根据公司实际情况，实行每周六天工作制，国家节假日是否放假或者放几天按公司实际情况灵活安排。即：每位员工每周只能在周二或周三选择一天作为休息日，其他时间为工作日，且必须保证公司各部门每天都有人员在岗。

2、员工休息必须提前填写休息单，经部门负责人签字同意后，交行政部留存。部门负责人未签字的休息单，行政部有权拒收，未经部门负责人同意擅自休息，视为旷工。

3、公司规定工作时间为：上午9:00—12:00，中午13:30—17 :30。上下班实行办公室签到制，迟到早退一次给予批评警告，二次乐捐50元，以此类推叠加；每月累计迟到早退五次扣除半月工资，旷工一天扣除三天工资，每月累计旷工三天及以上者，给予开除处理。

4、每天早上9:00公司例行早会，每周二全体员工赶8:30公司安排锻炼。

5、因公司工作需要，员工在规定工作时间以外为公司工作而又未能补休的应视为加班工作。

6、员工是否需要加班原则上由部门负责人根据工作需要而定，并报请总经理批准。

7、员工加班后，部门负责人安排了补休或自己申请了补休则不能算作加班。

8、员工加班后未能补休者，可在当月内补发加班津贴。津贴标准根据公司经济状况由总经理确定。

（四）请假制度

1、职工因病或需处理私事可申请请假。原则上每月病假在两天内视其病因决定工资发放，超出两天按实际的超出天数扣发工资，事假按实际天数扣发工资。

2、请假程序及办法。

（1）病假、事假需提前一天向部门经理请假；婚假、产假、年休假需提前一周向部门经理请假，部门经理根据部门人员调整班务，但在班务无法安排正常工作的情况下，部门经理需与请假人商量调整请假期。

（2）请假或调休都需填写请假单，请假或调休不超过1天的由部门经理批准，超出1天必须报总经理审批。

（3）调休需经部门经理同意，未经部门经理同意私自调班造成托班双方各扣工资50元。

（4）请假均需按要求以书面形式提前申请，并记录考勤，所有请假单都需签字确认生效。若遇特殊情况不能及时办理请假手续，需通过电话获得相关领导批准后，方可请假，并在上班后1天内补办请假手续。

三、内务管理制度

1、工作人员上班时须佩带胸卡，着工装，衣冠整洁，打扮大方得体，精神饱满。

2、爱护办公设施设备，保持工作环境及办公设备的清洁卫生，不得随意乱扔垃圾、乱吐痰，不得在办公场所的墙壁或门窗上乱刻划、乱张贴。

3、工作时间在办公场所不得高声喧哗、唱歌、喝酒，不得吵骂争斗、说脏话，做不文明的事。

4、未经上级允许，不得随意搬移办公设备，改动办公设施，不得使用为客户准备的纸杯子，不得公司物品私用，不得用公司电话打私人电话，损坏公物照价培偿。

5、每位员工要爱护公司办公设备（如：打印机、电脑、投影仪、空调、电话、扫描仪等），若出现人为损坏，照价赔偿。

6、保持办公桌整洁、规范。各部门文件栏按规定统一摆放，任何个人不得私自移动，文件栏内的文件需统一分类编排顺序，用文件夹整理好后放置。

7、每天各部人员下班前，每人必须认真做好自己办公桌的清洁卫生，整理好办公资料，关好窗帘，关闭电器电源之后方能离去。

9、全体员工均不得做损害公司形象和公司利益的事，不得做有损他人利益的事。不得侵公利私，不得弄虚作假，应诚实劳动，合法创收。

10、每周五做公司大扫除，整理整顿办公环境。大扫除结束行政部进行检查，检查不合格部门和员工，责令整改，直到检查通过为止。

11、行政部进行不定期抽查，以上不符合规定的情况一经发现，登记在内务抽查情况记录表中，若一个月内被提醒整改三次以上者，将被罚款50元。

12、公司提供员工午餐，订餐数量以早会点名到场人数为准，发生以下情况，应