档案管理系统用户操作手册

汾西矿业集团公司

档案（信息化）管理系统

用

户

操

作

手

册

1、系统应用价值

2、产品的特点

3、系统档案库结构

4、系统基本操作

1、系统应用价值

购买档案管理系统主要用来解决以下问题：

1.档案没有管理，档案散落在每个职工手里，没有档案管理部门，并且每年有200份

以上的文件产生。

2.有档案管理部门，但没有计算机管理，查询利用还是手工操作。

3.原始纸质档案占用大量的空间。在现在大城市空间紧张，房价越来越高的今天，，

如何节省档案占用的空间？

4.档案的保管成为问题，南方太潮湿、北方干燥都成为档案管理的难题，如何能保证

档案信息不随着时间的流逝而消失。

5.有计算机管理档案，但没有实现联网，档案信息被困在“信息孤岛”中，无法得到

有效利用。

6.有了计算机管理档案了，但系统维护非常困难，出现问题找开发厂商，几个月也没

有回音。

7.上了计算机系统，但查询起来还是比较慢，不能达到预期的目的。

8.实现计算机联网了，但其它系统的数据无法与档案管理互通。造成数据的重复录入

和查询利用困难。

9.档案管理系统也联网了，与其它系统的数据也可以互通了，但档案的全面信息的保

存没有实现。如档案的产生过程（例如审批过程），并没有记录到档案中，而这些对于档案信息保持完整也是必须的。

10.上面的问题都解决了，是不是就没有问题了？也不一定！联网了、数据互通了，只

是解决了档案的一般性管理。它并没有解决档案全部问题。如档案的保密特性，每个重要的单位都有非常保密的档案，和无法用价值衡量的珍贵档案，这些是在当前市场竞争中非常重要的“软实力”了。怎样绝对的防止丢失和不能扩散，如果只是实现的一般意义上的权限管理及加密，显然是不够的。我们需要一个更加严密的监控系统监控整个单位的档案发生及保管过程。举一个例子：战场上侦查敌情，过去有飞机已经不错了，现在使用上了卫星，敌人的一举一动就一目了然，胜利就有了可靠的保证！结合档案管理，每个职工手头的档案并没有随着一般的档案管理系统的使用得到严密的控制，丢失、泄密时有发生，而且不被人察觉，造成的损失是巨大的，有时是不可弥补的。

对于以上问题的解决，我们都有对应的软件部件给予解决，并且量体裁衣，让客户明明白白的上系统，实实在在的解决问题。

2、产品特点

1. 数据库树形结构技术:

数据库树形结构技术是我们系统的独有优势，针对某一具体档案管理类型，树形扩展深度没有限制，提供了复杂文、档资料的管理平台。

支持档案管理

类型深度扩充

档案管理中可能出现个

性的地方均可灵活定制

2.平台化的档案管理软件：

档案类型、库类型结构、录入显示字段、录入界面、报表、网页输出字段、档号生成规则、字段值设置、档案库关联都可以根据用户实际情况自定义，以上所列最大程度上涵盖了单位档案管理中的个性化要求，都是无需二次开发。这在相当程度上体现了用户档案管理的灵活性。

3.独有的强大的报表输出功能

报表输出是用户使用最为频繁的操作，所以需要对这个部分给予最充分的重视，对每个功能考虑周全。需要提供的功能如下：

竖排：在打印档案的脊背条中，汉字需要竖着排列。

插入图像：可以把档案文件通过扫描或直接保存的图像电子文件与条目信息打印在一起。这样图文并茂的打印很受用户的欢迎。

上下脚标：在科技档案中，需要打印出上下脚标的形式。

行距列距调整：可以改变信息打印的行距和列距参数。

超长处理：打印题名字段时，如果长度超出表格的范围，系统自动判断，然后把余下的内容打印在下面的表格，同时序号和其它字段内容作相应的调整。

对齐方式：可以实现打印的上下对齐、左右对齐等。

关联打印：可以打印关联的数据，这样在同一个打印中可以打印多个档案库内容。

分组排序打印：可以对档案的记录进行分组及排序操作，最后打印出符合的编目。

插入表格、文字、线段：可以插入表格、文字、及线段，包括斜线，其中表格可以插入行列，并且不影响其它的行列内容。

自动产生编目：可以根据用户的选择自动产生编目信息，并且产生的形式非常贴近档案的格式，这样以后只要稍微修改一下就可以使用，避免从头做起。

UNDO：功能当操作失误时可以恢复之前的状态。

拷贝粘贴：可以把做好的编目格式“拷贝粘贴”到其它编目中避免重复劳动。

格式的转出和引进：可以把做好的编目格式另存为一个文件，并且在需要的时候引进到系统中来。

行高可变：每一行的数据可以根据需要自动改变高度，以适应数据的多寡。

多页格式定义：可以定义多页打印格式，即使是再复杂的报表也可以轻松输出。

4.独有的多种查询功能

全文检索：可以在百万条数据中几秒中快速查找出需要的数据。

直接查询：直接输入检索词进行查询，快速方便。

条码查询：可以根据档案实体上的条码，经过条码扫描扫描直接查询。

组合查询：包含复杂的逻辑关系查询，例如并且、或者、不，这些组合的逻辑关系可以通过我们特殊排列的树形结构，形象地表现出来，避免了由于复杂的逻辑关系造成的混乱，化繁为简为用户提供了方便。

模糊查询：这种查询方式其实包含在所有查询中，模糊查询在我们的系统作为一个必备项，包含在所有查询中。

关键词查询：这个在我们的系统中对应的是全文检索，只有输入一个、或者几个关键词就可以查询到所要的信息，如同互联网查询一样。并且速度非常快，同时对电子文件中数据一样可以查询到。

多线程查询，用户在查询的时候还可以做其他的事情，如浏览已经查询到的信息等。

对于网络版本支持多用户同时查询，支持的数量只与硬件的配置有关，也就是硬件配置高，每个用户访问的速度就快。对于查询要求苛刻的用户，我们还以提供群集技术，对档案数据采取多服务器共同服务的办法，分担每个服务器的任务，保证用户的查询要求。

网格查询，可以实现跨地区分布查询，也就是档案不需要集中管理，各自保存在各自的地点，包括数字化的后的档案信息。系统可以在整个档案“网格”中查询，保证了档案信息的查全