浅谈博物馆藏品总帐保管

浅谈博物馆藏品总帐保管
On museum registration
撰文/周露茜
在博物馆藏品管理中，总帐是指藏品的总登记帐，是严格按照国家文物局制定的统一格式和要求进行登记后，并受到国家有关法律保护的帐册。

文物藏品档案是文博行业和考古研究各项业务活动的物质基础。

只有记录详实可靠的文物藏品内容，才能准确的表达它的价值，为科研和陈列提供第一手的资料。

为了使文物保管工作朝着正规化、科学化方向发展，博物馆保管部不但在保管好文物的基础上下足功夫，文物总帐的保管也是重中之重。

一、藏品总帐登录的规范性
馆内藏品的日常管理工作需要具备极其细致、严谨的工作态度，总帐管理人员应具备高度的责任感和使命感。

由于总帐本身所带有的某种法律意义上的作用，决定了总帐管理人员所登录的总帐犹如法庭上的证言，必须详尽而准确。

博物馆藏品是国家宝贵的历史文化遗产，因此藏品登记是博物馆保管部门对藏品实行有效管理的备案依据。

从1964年
起，
国家文物事业管理局就印制了统一的帐本格式，内容包括：
1.登记日期：年、月、日，是反映藏品被登录总帐的时间，使用阿拉伯数字。

总登记号：藏
品的总号，也是唯一的一个号。

3.类别：指文物归属的类别，比如青铜类、陶器类。

4.名称：藏品定名，藏品定名是直接表述藏品的主要内容、特点、通称。

5.年代：文物制作和形成的时间，必须按照其所属的考古文化期、历史朝代或历史时期而定。

6.数量：指馆藏文物单件数量的计量，内容包括计数单位和单件实际组成数量。

藏品的数量计量一般以“件”为单位。

A .单件藏品按一件计算，编一个总登记号；B.成套藏品，按不同情况分别处理，如一个青铜壶，它有壶身和壶盖，应
该以一件计算，但是实际数量计两件。

7.尺寸：是指该件文物单件的长度、面积、体积和重量，其计量单位一律采用国家计量总局公布的统一法定计量单位。

8.质地：此栏指文物的基本构成成分，例如纸质，毛质，绢本，如果遇到一件藏品是由多种质地构成的话，应该详细标注。

9.完残情况：指文物现在的完整、损伤
、残
藏品保管总帐系统登录界面
藏品保管总帐系统文物登记录入界面
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缺或污染件等具体情况，此栏对明确文物保管的责任和妥善保护都很重要，一方面直接关系到文物的价值，另一方面也直接涉及到库房人员的岗位责任问题。

各类文物藏品也都有常用的残破术语。

10.来源：是指此件文物所搜集的方式和来自个人或单位，包括征集、收购、调拨、捐赠、旧藏等等。

11.入馆凭证：此栏是填写收入文物凭证上的编号而非藏品号，如1983年第6批第4号。

12.注销凭证：是拨出文物凭证上的编号，如（1983）拨字第3号。

13.级别：指对该藏品的定级，一级品、二级品、三级品、参考品。

14.备注：一般填写文物的收购价格、捐赠奖金和补充说明该件文物的附加内容。

藏品登记是认识藏品的一种重要途径，也是业务研究必不可少的依据。

总帐登记员在登录前要认真核对藏品卡内容是否有误，准确无误地把内容填进相对应的帐本空格内，必须使用不易褪色的墨水笔认真填写。

字迹端正，不错不漏，帐面要保持整洁，切忌抄而不校，一经登入，就必须保证录入帐面与藏品相符，如果发现错误也不能随意更改，如必须更改，应严格按照登记帐册相应规范进行改动。

任何原因对总帐进行更改后都要在帐面上相关区域内备注。

只有正式编号的藏品，才能入库保管，因此只有及时、准确、完整的做好帐册登记，才能为保管工作打下坚实的基础。

文物的注销是指某件正式藏品，由于主观或客观的原因，当它不再需要作为该馆的藏品存在时，通过一定程序，将它加以注销，终止其收藏。

藏品登记帐在未经过国家文物管理局以及馆领导的审核批准的情况下，任何人不能私自涂改，随意废置。

藏品注销后必须在总帐上注明原因，文物卡上也要注明废置原因，并
加盖注销章后放在规定的地方存
藏品保管总帐系统文物进出库统计界面
藏品保管总帐系统文物信息修改界面
藏品保管总帐系统文物模糊检索界面图藏品保管总帐系统文物精确检索界面6上海文博探索与分析／文博论坛
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放，即使已经注销的文物所使用过的号码不能再次重复使用，文物的编号一经确定后就具有唯一性和永久性，更不能直接采用该文物原来的编号，以免造成帐面混乱现象发生。

值得一提的是，很多帐册上的内容都已经模糊不清，遇到无法辨别的内容情况下，不但可遵照上级主管领导意见，也可以去查看相关的文号，找到最终解决方法，以便更全面的掌握帐册内容。

二、藏品总帐管理的科学性
保管部由于其工作的特殊性，各岗位人员不能随意调动、变更。

各岗位分工合理，职责分明。

鉴于总帐所特有的重要性，藏品总帐应该设立两人或两人以上进行统一管理，其他库房人员不得兼职。

总帐管理人员应在文物登录帐册前期做好记录工作，以便随时查阅。

总帐工作内容包括：月报表、年度报表以及参考品（参考品就是指不具备馆藏标准，但又有陈列和参考价值的文物）、代管品的统计工作。

藏品统计表是根据每个库房文物数据报表的增加或减少，来进行统计核算。

藏品计件要分清件数与号数，如果有实际件数要详细注明，这样才能确保统计数据的准确。

统计完毕后要经部门主任审核签字确认后上报馆领导和有关部门。

藏品总数的核对和统计，是反映一个博物馆的社会地位，也是博物馆藏品质量高低的反映。

博物馆藏品种类多，文物数量大，帐册应按顺序编号，帐册封面上注明藏品号的范围（即总登记号的范围）。

帐本摆放规范，要做到提用方便，以便查阅。

藏品统计的内容很多，包括馆藏各类文物、各级藏品的库存、藏品的实际数量的增加、减少，文物来源的统计等。

藏品统计表目前没有统一的格式，是按照各个博物馆藏品的要求而自行设定，只要能反映出各类统计内容所希望达到的目的为原则。

年度统计表就是对本年度的文物接收情况的真实反映，一级品、二级品、三级品数量的变化，其中还
要对文物的来源（征集、捐赠、升级、调拨、
移交等等内容）数据进行分门别类的详细统计，
所有藏品数字的变动应该经过核对，准确无误
后方可制表上报。

总帐人员除了完成相关总登记帐所展开的
日常工作外，还承担着各级各类藏品档案的管
理,必须妥善保管好部门的相关历史资料和历
年的工作资料（包括部门小结、小组小结、月
报表、年度报表、外借文物凭证存根等等一系
列单据），以及各类辅助帐册，并进行系统地整
理、归档，逐年逐月按类别科学摆放。

每周定
期向有关部门提供文物管理情况简报，及时反
映库房情况，以加强保管部门与其它部门的信
息流通与业务合作，也为馆领导开展工作提供
有利依据。

如何规划一套既高效又符合博物馆
的总帐管理方法必定能起到规范化决定性的作
用，只有进行科学的管理才能真正的使保管工
作得以顺利的完成。

三、藏品总帐信息化管理的必要性
随着计算机技术的突飞猛进，信息时代正
在改变着我们的工作、生活、思维、学习等等
各个方面。

因此藏品总帐登记不再只限于手抄
的形式，原始帐册在经过了无数次的翻阅后，
在一定程度上有所损坏，为了保护原有帐册外，
纸质帐本已经远远满足不了日常工作需求，因
此采用藏品信息化管理更能提高藏品的保管水
平和可利用价值。

电子藏品总帐的建立更有利于藏品的保护
和管理，信息化系统能更加便捷地在工作中为
文物研究部门提供帮助，因此建立一个更好的
系统平台，对于提用和科研工作大有益处。

建
立电子总帐的前期，总帐人员要充分考虑到这
个系统的实用性，可行性。

结合工作特点提出
合理化建议，选择适合本馆需要的电子藏品保
管总帐模式，以得到最大限度的应用。

在使用
过程中需要持有及时发现问题，合理解决问题
65上海文博
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wenbo
的态度，不断改进，使之更加完善。

本馆现有藏品电子总帐系统包括：用户、操作、检索、统计、帮助五大板块。

保管部所使用的藏品总帐系统必须具有独立的，唯一的。

文物研究工作中会随着专家深入的研究而不断提出的某种新理论与观点而改变原来的文物属性。

包括：定名、出土年代等等。

而藏品所持编号属永久唯一编号。

因此无论在学术上有任何疑义，将不会改变总帐本身。

电子总帐管理是由系统操作员、系统审核员和系统查询员三部分组成，而操作员就是负责总帐录入内容和修改工作；审核人员负责后期审核，确定登录内容准确无误后发布，再次确保了总帐的安全性；库房保管员乃系统查询人员，在电子藏品总帐的权限设定中，为每个保管员设有特定的登录名和密码，保管部的所有人员都有权查阅其中的内容，但不具备修改的权利。

电子总帐的录入界面是根据藏品总帐的分类而设计定位的，内容必须与总帐保持一致，一经登录后，不得随意更改，如需更改，必须在备注栏里注明改动原因，注明修改人姓名和修改时间，任何对电子总帐的改动，都必须经过最后审核后方可生效。

电子藏品总帐具备两大显著优势：
一、检索信息效率飞速提升。

可有效避免采用手工查询取得藏品信息所造成的速度缓慢、
耗时过长的弊病。

检索分模糊检索和精确检索两大板块，可以根据需求自由选择，通过任何一个或多个选项来进行查询。

举例说明：如举办一次明代瓷器展，在系统关键字一栏中搜索明—瓷器，所有符合这个条件的内容都会出现在界面中，然后可以根据展览的需要分类筛选，挑选出符合主题的藏品，此方法不但提高了工作效率，并可确保各类藏品在展览前期准备工作实施中及时、准确、无误地就位。

二、数据的统计更加便捷，可以通过需要统计的选项自动生成表格，导出数据，使用者可以根据屏幕上显示的内容直接打印，或根据自己的需求，只选择其中的一部分进行打印。

既避免了人工统计时出现的错误的几率，又能做到更加精确化。

藏品统计是保管工作中一项不容忽视的重要内容，为馆领导指导全馆的科研、陈列、展览、宣传等工作，提供准确可靠的数据和信息。

数字化的管理手段为整合藏品相关数据，提高管理效率和数据的利用率，寻求了新的突破口，开创了全新的格局。

总之，为了适应社会的发展，紧跟时代前进的步伐，博物馆的保管工作也在不断的发展和改进，我们的藏品总帐保管工作要摈弃一些单一传统的做法，寻求更科学、更合理、更可行的管理方法，也应开拓新思路，才能更有效的管理好国家的宝贵财产。

藏品总登记帐
总登记号
分类名称时代件数单位实际数量
尺寸大小
质地完残情况
来源入馆凭证
注销凭证
级别备注
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