采购管理制度

采购管理制度

（试用版）

第一条目的

为了加强采购工作的管理，降低采购成本，提高采购工作效率，特制定本制度。

第二条范围

本制度适用公司所有物品（原材料、辅料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品等）的采购。

第三条职能

一、市场营销部根据销售任务编制销售计划并下发相关部门（总经理办公

室、副总经理办公室、生产部、财务部、采购部）。

二、生产部根据市场营销部销售计划及公司固定资产投资计划、设备运行状

况及生产经营需要编制原材料、辅料、固定资产需求清单。

三、行政人事部负责编制公司劳保用品、办公用品采购清单。

四、各物资需求部门根据实际情况申报采购单交副总经理签署意见，报总经

理批准后交相关部门采购。

五、行政人事部负责办公用品的采购。

六、采购部门负责原材料、辅料、备品备件、固定资产、劳保用品等的采购。

七、财务部负责日常采购的价格审查。

八、仓库负责对原材料、辅料的验收，生产部负责备品备件、设备及专用工

具、维修、劳务等的验收。

九、采购经办人负责索要采购发票（收款收据）、办理结算。

第四条采购操作流程

一、物资采购申请与审批

（一）申购部门根据实际需要以及库存情况申请采购计划，报副总经理签署意见。

（二）经副总经理审核签署后报总经理审批后执行。

（三）采购单应注明采购物品的名称、规格型号、数量、质量技术要求、交货日期及用途等。

（四）已审批的采购单分别交采购部、仓库各一联。

二、采购比价

采购部门在采购前须货比三家，确保价廉物美、质量保证。

三、采购实施与验收

（一）公司的采购业务根据类别统一由采购部门、行政人事部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购，否则不得报销，特殊情况除外。

（二）申购部门根据实际需要及库存情况编制“材料采购单”，先由副总经理签署意见，上报总经理审批后再交采购部执行。

（三）采购部根据已审批的采购单组织采购，除零星采购外，大批量采购业务及固定资产采购必须先与供货方签订采购合同。

（四）采购物资运到公司时，先由仓库根据采购单进行核对验收，经确认无误后办理入库，并开具“入库单”；固定资产、专用工具及备品

备件需由申购部门进行验收，固定资产无需开具“入库单”。验收

不合格的物资不得办理入库，及时汇报采购部门处理。

四、结算

（一）采购按规定索要发票，不能取得的，必须索要收款收据。

（二）采购人员报销时需按要求填写报销单，并附上发票或收款收据、入库单；供应商结算的，需提供发票或收款收据、入库单。否则财务

不予报销。

（三）先转账后发货的，均需由采购部门填写“资金使用申请表”，报财务部审核，并经总经理批准后，出纳人员方可付款；索取相关票据

后，连同入库单一起交财务；采购时需现金结算的需从财务借款支

付，填写借款单，经有关负责人签字批准后，再由出纳支付现金。

索取发票后再按报销流程进行报销。

（四）财务部在对采购物资结算付款时，应当认真核对“采购单”或“采购合同”、“资金使用申请表”，账目结算不清或未按合同规定期

限付款的不得办理相关手续。

（五）出纳员在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得

办理付款手续。

第五条采购工作管理

一、未按规定程序审批采购的，由相关责任人自行负责处理，已与供货方签

订销售合同的，导致公司因不能履约而造成的经济损失按《员工手册》

第十一章第二条第16点规定执行。特殊情况需电话或微信、QQ申请，

事后补办手续。

二、未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，差额部分由采

购人员自行承担。如发现采购人员与供应商串通抬高价格，从中谋取私

利的，经查实后采购人员承担差额损失，损失金额达10000元以上的并

作开除处理。

三、未按规定时间采购到位，影响正常运行的，扣罚50元/次；给公司造成

严重经济损失的，按《员工手册》第十一章第二条第16点规定执行。特

殊情况除外。

四、申购部门必须依据实际需要编制采购单，否则造成资金大量积压，扣罚

经办人50-200元/次，部门负责人附连带责任，扣罚20-100元。采购人

员在采购前必须确认采购单上的物资相关信息，填写不规范导致无法确

认申购物资相关信息的，采购部门有权拒绝采购，否则一切后果由采购

人员的承担。

五、采购单须经申购部门负责人签字，无签字的，审批人不得予以审批，否

则扣罚相关责任人20元/次。

六、采购人员必须对采购物资的质量、数量、货款结算安全负责，若因玩忽

职守，造成公司经济损失的，按《员工手册》第十一章第二条第16点规

定执行。

七、财务部必须认真履行审核监督责任，对审核不严或不及时向总经理汇报

有关事情真相，所造成公司经济损失的，扣罚10-100元/次。

八、相关验收人员必须按采购合同或采购单规定对采购物资进行质量验收，

发现不符的，及时报告采购部门处理。否则扣罚10-100元/次。

九、仓库根据采购合同或采购单对验收质量合格的采购物资进行数量核对，

若有不符，及时报告有关部门处理。对仓管员的工作失误，未按本办法

规定操作，造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的，扣罚

10-100元/次。

第六条附则

一、本制度最终解释权归行政人事部。

二、本制度自公布之日起执行。