第4章 办公自动化及其应用_OfficeXP的应用
教程_第4章 办公自动化与OFFICE
大学计算机基础教程
2.快捷菜单 2.快捷菜单
在窗口的不同区域右击鼠标，可弹出相应对象的快捷菜单。 按Shift+F10键，也可弹出快捷菜单。
如图所示：
3. 个性化菜单
使用个性化菜单，单击“工具” “自定义”命令， 使用个性化菜单，单击“工具”→“自定义”命令，出现 自定义”对话框。打开“选项”选项卡， “自定义”对话框。打开“选项”选项卡，在该选项卡中 可以设置菜单的显示方式，如图所示。 可以设置菜单的显示方式，如图所示。
4．1 办公与办公自动化 ．
办公自动化简称OA，是把计算机应用技术、通信 技术和各种先进办公设备有机地结合起来，并不断 提高办公效率和办公质量，使办公系统具有高效率 的综合处理各种信息能力的一门科学。 办公自动化是迅速发展的综合多种学科和技术的 综合多种学科和技术的 新学科。它涉及的技术非常广泛。计算机的软、硬 新学科 件技术是办公自动化的主要支柱，信息的采集、存 储和处理都要依赖于计算机技术。办公自动化是对 文字、数据、图形、图象和语音等多种信息进行综 合处理的过程。
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软件包中不同软件的共性： 软件包中
软件包中各个软件之间的共性： 启动与退出操作一致 窗口界面及通用元素一致 菜单项及工具按钮一致 帮助功能一致
4.3
Office的使用 的使用
4.3.1 Office的启动与退出 Office的启动与退出
软件的启动方法有多种： 1.通过“新建Office文档”或“打开Office文档”菜单启动 Office 激活“开始 开始”菜单按钮，系统将弹出带有“打开Office文档” 开始 和“新建Office文档”的菜单。 2.直接启动 直接启动Office软件 直接启动 在Windows界面上,激活“开始 开始”菜单按钮。 开始 (1)选择“程序 程序”子菜单 程序 (2)在Microsoft Office的级联菜单中直接选择要想使用的软 件名称,如Microsoft Word,即可启动相应的Office软件模块。 3.如果在桌面上建立了常用软件的快捷图标，可双击该图标 启动。
Office办公软件在办公自动化中的实际应用
Office办公软件在办公自动化中的实际应用办公自动化是利用计算机技术和信息网络技术来提高办公效率和管理水平的一种方式。
Office办公软件是办公自动化的重要工具之一，它包括了Word文档处理、Excel表格处理、PowerPoint演示等功能模块，提供了一系列的工具和功能来帮助用户完成各种办公任务。
下面将介绍Office办公软件在实际办公自动化中的应用。
在文件处理和管理方面，Office办公软件提供了强大的文档处理功能，可以用来创建、编辑和格式化各种类型的文件，如合同、报告、信函等。
用户可以使用Word来进行文字编辑和排版，Excel来进行数据处理和统计，PowerPoint来制作演示文稿。
这些工具可以帮助用户提高文件处理效率，减少手工操作的错误和繁琐过程，提高文档质量和一致性。
在数据处理和分析方面，Office办公软件提供了强大的数据处理和分析功能。
Excel可以用来进行各种复杂的数据处理和分析，包括数据筛选、排序、统计、图表分析等。
用户可以使用Excel中的各种函数和公式来进行数据计算和处理，进行数据图表的创建和呈现，从而帮助用户更好地理解和分析数据，做出决策。
在协同办公方面，Office办公软件提供了多人协同办公的功能。
用户可以通过共享文档的方式，实现多人对同一个文档的同时编辑和查看，方便团队成员之间的交流和协作。
通过办公软件提供的评论和修订功能，用户可以方便地进行文档的意见征询和修改。
办公软件还可以通过邮件和即时通信工具来进行团队之间的沟通和协作。
Office办公软件还提供了各种模板和样式库，可以帮助用户快速创建各种类型的文件，并提供了丰富的图标、图片、图表等素材资源，使文件内容更加丰富和有吸引力。
用户还可以通过办公软件提供的自动排版和格式化功能，更方便地进行文档的制作和编辑。
Office办公软件还提供了丰富的扩展和定制功能，可以满足不同用户的个性化需求。
用户可以通过办公软件提供的VBA编程功能，自定义和定制各种功能和操作，根据自己的需求进行二次开发。
Office Excel软件在办公自动化中的有效应用探讨
Office Excel软件在办公自动化中的有效应用探讨随着全球经济迅猛发展，办公自动化软件在民营企业、事业单位、政府技工中的内部管理工作应用非常普遍。
同时为了提高其管理的效率，对信息数量，沟通问题的有效处理，Office Excel软件在办公自动化的地位已愈加重要，它以表格形式的数据进行综合的管理分析，所以高效合理应用可使我们办公轻松为之有效，提高工作质量和管理效率。
标签：办公自动化；Office;Excel软件1 Office Excel软件在办公自动化的高效管理作用由美国微软公司研制开发的软件EXCEL表格处理软件是办公自动化软件OFFICE中的重要成员之一。
其经过数次的改进、完善以及升级，目前EXCEL2003为最新版本。
它能够实现使用公式和函数学对它所制作的各式表格数据进行复杂运算，为我们节省去很多时间，至少是在企业中财务管理数据分析工作过程当中。
其图表清晰完整，直观明了。
同时其高效性表现在可以利用超级链接功能实现局域网或者internet的互联，全球的每一个互联网用户都可以共享工作薄文档。
另外EXCEL上的每一个单元格可以容纳32000个字符。
这样的大工作表格可以实现业务来往中对有效重要性数据的分析利用。
传统以往的重要信息已经实现在电脑中备份，使数据从静态变为动态的自动、快速的进行处理。
同时EXCEL的强大之处就是不用计算机语言编程就能进行数据的筛选、检索、分类、排序、等操作。
利用EXCEL系统里的函数功能可实现对各种数据的高效分析。
就现实生活中的具体应用如考试成绩表，人力资源职工表，工资表，物价表等等。
另外表格中的功能与现实相协调，EXCEL会自动化区分数字型、文本型、日期型、逻辑型等。
表格的编辑也非常方便，可以任意插入行、列、单元格或删除。
其中的字体可以进行大小、颜色、底纹等修饰编辑。
其编辑功能很灵活、实用、高效。
非常方便快捷的实现对重要数据的分析统计，有效提高工作的质量和效率。
办公自动化与的应用
办公自动化的失败案例分析与应用建议
办公自动化的失败案例分析
• 实施过程中的问题：如技术选择不当、实施计划不合理等 • 应用过程中的问题：如用户抵触、应用效果不佳等
办公自动化的应用建议
• 充分调研：在实施前进行充分的调研，了解用户需求和现状 • 选择合适的技术和产品：根据调研结果，选择适合的技术和产品 • 注重培训和支持：提高用户的应用水平和满意度 • 持续改进：根据实施效果，不断调整和优化实施计划
02
办公自动化的技术及应用领域
办公自动化技术的分类与特点
办公自动化技术的分类
• 信息处理技术：如文字处理、电子表格、图像处理等 • 通信技术：如电子邮件、即时通讯、视频会议等 • 信息系统技术：如数据库管理、系统集成、网络安全等
办公自动化技术的特点
• 高效性：提高信息传递和处理的效率 • 便捷性：实现随时随地办公，降低办公成本 • 安全性：保障信息的安全和可靠
03
办公自动化的优势与挑战
办公自动化的优势与价值
办公自动化的优势
• 提高效率：实现信息的快速传递和处理，提高办公效率 • 降低成本：减少纸质文档的使用，降低办公成本 • 增强协同：实现跨部门、跨领域的协同办公，提高办公协同水平
办公自动化的价值
• 提高工作效率和工作质量 • 降低办公成本和风险 • 增强企业竞争力和政府服务水平
办公自动化在政府办公中的应用
政府办公自动化系统
• 政府办公平台：实现政府各部门之间的信息共享和协同办公 • 电子政务：实现政府与公民、企业之间的在线服务和互动 • 政务大数据：利用大数据技术，提高政府决策和服务水平
政府办公自动化的应用价值
• 提高政府办公效率和透明度 • 降低政府运行成本和风险 • 增强政府公信力和服务水平
办公自动化及其应用
06
总结与展望
本次项目成果回顾
办公自动化系统建设
成功构建了一个高效、稳定的办公自动化系统，实现了文档管理、 流程审批、信息发布等核心功能。
团队协作能力提升
通过办公自动化系统的实施，提高了团队协作效率，减少了沟通成 本，增强了团队凝聚力。
信息化水平提升
办公自动化系统的应用，推动了企业信息化水平的提升，为企业数 字化转型奠定了基础。
促进组织变革
通过工作流管理、知识管 理等手段，推动组织的业 务流程优化和知识共享。
02
办公自动化技术应用
文档处理技术
文字处理技术
通过文字处理软件，实现 文档的输入、编辑、排版、 打印等功能，提高文档处 理效率。
图像处理技术
应用图像处理软件，对图 像进行扫描、编辑、优化 等操作，使图像更加清晰、 美观。
公文管理
实现公文的电子化起草、审批、传阅、归档等全 过程管理，简化流程，减少纸质文档的使用。
3
信息发布与交流
通过办公自动化系统实现政府内部及对外信息发 布、交流，促进政务公开和与民众的互动。
企业内部办公自动化应用
流程自动化
01
通过办公自动化系统实现企业内部各类业务流程的自动化，如
采购、销售、库存管理等，提高工作效率。
信息系统
包括文件管理系统、电子 邮件系统、会议管理系统、 工作流管理系统等。
办公自动化意义与价值
提高工作效率
通过自动化处理大量重复 性、事务性工作，减少人 工干预，提高工作效率。
降低办公成本
通过减少纸质文档的使 用、实现远程办公等方
式，降低办公成本。
加强信息沟通
通过电子邮件、即时通 讯等工具，加强组织内 部的信息沟通和协作。
办公自动化与的应用
办公自动化的应用1. 引言办公自动化（Office Automation）是指利用计算机、网络和软件等现代信息技术手段，对办公工作中的各个环节进行自动化处理和管理的一种方式。
办公自动化的应用，可以大大提高办公效率，简化办公流程，降低人力资源消耗，减少错误率等。
本文将介绍办公自动化的应用场景以及其带来的益处。
2. 办公自动化的应用场景2.1 文档处理办公自动化最主要的应用之一就是文档处理。
通过使用办公自动化软件，可以轻松创建、编辑和管理各种文档，如文本文档、表格、演示文稿等。
常见的办公自动化软件包括Microsoft Office、Google Docs等。
这些软件提供了丰富的功能，如自动排版、拼写检查、表格计算、图表绘制等，大大提高了文档处理的效率和质量。
2.2 日程管理办公自动化还可以用于日程管理。
通过使用日历软件，可以方便地记录和安排各种会议、活动和任务，提醒自己按时完成工作。
一些日历软件还支持共享日历功能，可以方便团队之间共享日程安排，协同工作更加高效。
2.3 电子邮件电子邮件是办公自动化中必不可少的应用之一。
通过使用电子邮件软件，可以快速、方便地发送和接收邮件，与他人进行沟通和协作。
电子邮件还支持附件功能，可以轻松分享和保存各种文件。
一些电子邮件软件还提供了强大的搜索、过滤和归档功能，方便用户管理和查找邮件。
2.4 会议和协作办公自动化可以帮助组织和管理会议，提高会议的效率和效果。
通过使用视频会议软件，可以远程举行会议，减少时间和地域的限制，降低出差和会议成本。
同时，办公自动化还可以帮助团队进行协作，通过共享文件、讨论问题、分配任务等方式，实现团队协同工作，提高工作效率。
3. 办公自动化的益处3.1 提高工作效率办公自动化以其高效、便捷的特点，可以大大提高工作效率。
通过自动化处理复杂、繁琐的办公任务，人们可以将更多时间和精力投入到更重要的工作上，提高工作效率和质量。
3.2 简化办公流程办公自动化可以帮助简化办公流程，减少人工处理、传递文件的环节。
办公自动化之Excel应用.pptx
4
函数应用-逻辑函数
• 说明 • 参数的计算结果必须是逻辑值（如 TRUE 或 FALSE），或者参数必须是包含逻辑值
的数组或引用。
• 如果数组或引用参数中包含文本或空白单元格，则这些值将被忽略。 • 如果指定的单元格区域未包含逻辑值，则 AND 函数将返回 #VALUE! 错误值。
5
函数应用-逻辑函数
• OR 函数：如果任一参数为 TRUE，则返回 TRUE
• 语法 • OR(logical1, [logical2], ...)
• OR 函数语法具有下列参数： • Logical1, logical2, ... Logical1 是必需的，后续逻辑值是可选的。 1 到 255 个需要进
详尽的测试。 （请参阅示例 3，这是嵌套 IF 函数的一个示例。）此外，若要检测多个 条件，请考虑使用 LOOKUP、VLOOKUP、HLOOKUP 或 CHOOSE 函数。 （请参阅示例 4， 这是 LOOKUP 函数的一个示例。）
• 如果 IF 的任意参数为数组，则在执行 IF 语句时，将计算数组的每一个元素。 • Excel 还提供了其他一些函数，可使用这些函数根据条件来分析数据。 例如，若要计
何比较计算运算符。
• value_if_true 可选。 logical_test 参数的计算结果为 TRUE 时所要返回的值。 • value_if_false 可选。 logical_test 参数的计算结果为 FALSE 时所要返回的值。
10
函数应用-逻辑函数
• 说明 • 最多可以使用 64 个 IF 函数作为 value_if_true 和 value_if_false 参数进行嵌套以构造更
办公自动化与运用 第04章.ppt
（3）在逻辑值中，FALSE 排在 TRUE 之前； （4）所有错误值的优先级等效； （5）空格总是排在最后； （6）汉字的排序可以按笔画，也可按字典顺序排序，这可以通过有 关 操作设置。 2．按单个字段排序 按单个字段排序就是只根据某一个字段的内容进行排序。 操作方法为：将光标置于待排序列中；单击工具栏上“升序”或“降序” 按钮即可。 说明：按数据库某一列数据排序时，只需单击列中任一单元格而不用全选 该列。
图4-6 Excel中“记录单”样式
《办公自动化实用技术》
水利水电出版社
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电子教案
4.3 对“报名信息汇总表”进行数据分 析
本节介绍利用Excel中的有关功能，对“报名信息汇总表”进行数据分析的操作 方法，主要包括数据的排序、筛选、分类汇总与数据透视等功能。
4.3.1 对“报名信息汇总表”内容进行排序
《办公自动化实用技术》
水利水电出版社
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电子教案
图4-9 使用自动筛选器筛选记录
说明：在该菜单中，选择“升序排列”和“降序排列”，则筛选结果将按照指定顺序 排列；选择具体学历名称，将只显示对应学历的记录；单击“全部”显示所有记录； 单击“前10个”可以显示最高或最低的一些（默认10个，可以自行设置）记录。
《办公自动化实用技术》
水利水电出版社
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电子教案
4.2 “报名信息汇总表”数据库表格的建立
上一章我们介绍了Excel中空白报名汇总表的制作。本节主要介绍在Excel中如 何制作该表格，效果如图4-2样式所示（版面所限，只是部分效果）。
图4-2 “报名信息汇总表”数据库表格样式
《办公自动化实用技术》
办公自动化及其应用OfficeXP的应用
与其他自动化系统的比较
OfficeXP与其他自动化系统相比，更加专注于办公领域的自动化。它可以实现文 档管理、流程自动化、邮件系统等办公需求，而其他自动化系统可能更侧重于其 他领域。
OfficeXP在办公领域的专业性和灵活性也较高。它可以满足各种办公需求，如文 字处理、表格制作、幻灯片制作等，同时也支持自定义和扩展，可以根据企业的 具体需求进行定制。
Outlook在办公自动化中的应用
邮件管理
使用Outlook进行邮件的接收、发送、分类、 标记等操作，提高邮件处理效率。
日历管理
Outlook可以方便地管理个人日程安排、会 议、任务等。
联系人管理
建立和管理个人或团队的通讯录，方便联系 人的查找和联系。
便笺与任务管理
使用Outlook的便笺和任务管理功能，记录 临时事项和任务，提醒自己及时处理。
Excel在办公自动化中的应用
数据处理与分析
使用Excel进行数据处理、筛选、排 序、分析等操作，提高工作效率。
图表制作
在Excel中创建各种类型的图表，如 柱状图、折线图、饼图等，直观展示 数据。
公式与函数
利用Excel的公式和函数功能，进行 数据计算、统计和预测。
数据透视表
通过数据透视表对大量数据进行快速 分析和汇总。
特点
自动化、高效化、信息化、无纸化、远程化。
办公自动化的重要性
01
02
03
04
提高工作效率
自动化处理办公业务，减少人 工操作，提高工作效率。
降低成本
减少纸张等办公用品的消耗， 降低办公成本。
提高信息处理能力
实现信息存储、传输和处理自 动化，提高信息处理能力。
Office办公软件在办公自动化中的实际应用
Office办公软件在办公自动化中的实际应用Office办公软件是一款功能强大、操作简便的办公自动化工具，被广泛应用于各行各业的办公室工作中。
它集成了文字处理、电子表格、演示文稿、数据库管理等多种功能，并且具有丰富的模板和插件，可以大大提高办公效率，促进信息共享和协作。
下面我们将从文字处理、电子表格和演示文稿三个方面，探讨Office办公软件在办公自动化中的实际应用。
一、文字处理1. 文件编辑和排版在日常办公中，编辑和排版文件是不可避免的工作，这主要体现在编辑各种合同、报告、信函等工作中。
Office办公软件提供了丰富的文字处理功能，包括字体样式、段落格式、插入图片和表格等，可以帮助用户完成各种复杂的文件编辑和排版工作。
Office办公软件支持多种文件格式，可以方便地导入和导出Word文档，实现与其他办公软件的互通互联。
2. 文档共享和协作Office办公软件还提供了文档共享和协作的功能，用户可以通过云存储或邮件附件的方式，快速传输和共享编辑好的文件。
同一份文件可以在不同的设备上进行修改和查看，实现多人协作编辑，大大提高了办公效率和工作灵活性。
通过Office办公软件，多人可以同时对同一份文件进行编辑和标注，实现了团队协同工作，使得工作流程更加高效。
二、电子表格1. 数据处理和分析在管理和统计工作中，电子表格是一种非常常见的数据处理工具。
Office办公软件的电子表格功能强大，可以支持复杂的数据处理和计算公式，让用户实现快速的数据分析和统计。
Office办公软件支持数据的图表展示，用户可以通过图表直观地展现数据变化和趋势，为决策提供有力的支持。
2. 项目管理和计划除了数据处理和分析，Office办公软件的电子表格还可以用于项目管理和计划。
用户可以通过建立表格、填入任务、设置进度等方式，对项目进度和计划进行详细的管理和跟踪。
并且，Office办公软件支持电子表格的筛选和排序功能，可以帮助用户快速地找到需要的信息，提高了工作效率和管理水平。
办公自动化的应用
Office 2007是Microsoft公司推出 的主流办公软件，可以更方便地进 行日常办公处理。该软件包含了可 应用于不同领域的多个组件，如字 处理组件Word、电子表格处理组件 Excel、创建精美演示文稿的组件 PowerPoint。
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1.3.1 Word 2007
Word 2007是Office中的字处理程序， 也是应用较为广泛的办公组件之一， 主要用来进行文本的编辑、排版、打 印等工作。
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办公自动化设备是现代工作和生活中不可或缺的 高科技产品。它是微电子技术、计算机技术、电 磁技术、电机技术、光电技术、传感技术、数字 通信技术和塑料技术、精密机械技术的综合体。 利用这些办公设备，可以进行复印、打印、存储 和扫描等工作，从而能够大大提高人们的工作效 率。
办公系统的基本 设备
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1.2.1 存储设备
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1.2.3 复印 机
复印机是从书写、绘制、印刷的原稿得 到等倍、放大或者缩小的复印品的设备。 复印机复印的速度快，操作简便，与传 统的铅字印刷、蜡纸油印、胶印等的主 要区别是无需经过其他制版等中间手段， 而能直接从原稿获得复印品。
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1.2.4 扫描仪
扫描仪是一种高精度、光电一体化的 高科技产品，用户通过扫描仪能够将 图片、胶片，以及各类图纸图形和文 稿输入到计算机中，以便计算机对这 类信息进行处理。它是除键盘和鼠标 之外另一种被广泛应用的计算机输入 设备。
件及其功能 使用语言功能 使用帮助文档
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1.1 办公自 动化系统概 述
随着科学技术的飞速发展，当今社会已进 入信息时代。办公自动化技术已成为处理、 传递信息的重要手段之一，并高效率地参 与着现代化的管理。本节将对用户介绍办 公自动化的主要特点及其功能作用。
第4章 办公自动化及其应用
第4章 办公自动化基础
4.1 4.2 4.3 办公自动化概述 办公自动化软件Office2000 办公自动化软件Office2000 国产办公自动化应用软件 WPS Office 2003
4.1 办公自动化概述
办公自动化（OA， Automation） 办公自动化（OA，Office Automation） 通常是指办公人员运用计算机技术、通信技术、 通常是指办公人员运用计算机技术、通信技术、 系统科学、管理科学等先进的科学技术， 系统科学、管理科学等先进的科学技术，并借 助于现代的办公设备进行事务处理、 助于现代的办公设备进行事务处理、管理控制 和决策分析等办公活动的综合性技术。 和决策分析等办公活动的综合性技术。 办公自动化系统是由办公人员和办公设备 软硬件设备）加上现代科技手段构成， （软硬件设备）加上现代科技手段构成，是服 务于某种目标的信息处理系统， 务于某种目标的信息处理系统，其目的是为了 提高办公活动的效率和办公工作的质量。 提高办公活动的效率和办公工作的质量。
4.1 办公自动化概述
（4）动画制作软件 动画制作软件 常用的有美国Macromedia公司的 公司的Flash、 常用的有美国Macromedia公司的Flash、Autodesk 公司的3D MAX等动画制作软件 Flash是一种用 等动画制作软件。 公司的3D Studio MAX等动画制作软件。Flash是一种用 于制作、编辑动画和电影的软件， 于制作、编辑动画和电影的软件，用它可以制作出一种 扩展名为.swf的动画文件 这种文件可以插入HTML里 的动画文件， 扩展名为.swf的动画文件，这种文件可以插入HTML里， 也可以单独成为网页，它不但能够制作一般的动画， 也可以单独成为网页，它不但能够制作一般的动画，而 且可以制作出带有背景声音、 且可以制作出带有背景声音、具有较强的交互性能的电 MAX是一种三维动画制作软件 是一种三维动画制作软件， 影。3D studio MAX是一种三维动画制作软件，主要针 对的是数字影视制作和交互式游戏开发的市场， 对的是数字影视制作和交互式游戏开发的市场，在三维 图像设计、动画制作、娱乐教育、 图像设计、动画制作、娱乐教育、影视广告等诸多方面 得到广泛的应用。 得到广泛的应用。
第四节办公自动化软件运用1
第四章办公自动化软件应用由美国微软公司开发的Microsoft Office XP 是办公人员最常用的通用软件，Office XP 由文字处理软件Word XP、电子表格Excel XP、电子演示文稿PowerPoint XP、电子邮件Outlook版、表格图表数据处理、幻灯片制作播放、网络邮件传输、网站建立及网页设计、数据库管理等功能、是理想的办公自动化软件。
本章主要介绍文字处理软件Word XP、电子表格Excel XP和电子演示文稿PowerPoint XP的基本功能和应用。
4.1文字处理软件Word XPWord XP是Microsoft公司开发的办公软件Office XP的一个重要组件。
它的主要功能是进行文字处理和排版编辑,它具有简单易学、界面友好、智能程度高等特点，是一个使用广泛、深受用户欢迎的文字处理软件。
4.1.1 Word XP的介绍1. Word XP的特点Word XP作为最优秀的字处理软件，主要具有以下几个特点：(1) “所见即所得”功能:这一功能还应用到Microsoft Office XP的其他应用程序中。
“所见即所得”是指在计算机屏幕上所见到的文章、图表、表格等的效果与将来打印出来的效果是一样的。
这里的“效果”，包括字体、字号和表格等。
(2) 文字编辑：文字编辑是任何一种字处理软件的基本功能之一。
Word XP在文字编辑方面也有其独特之处，除了常见的选定、移动、复制、删除等传统操作以外，Word XP还提供了自动更正及自动图文集功能。
前者用于及时更正常见的输入、拼写及语法错误；后者则允许在自动图文集里定义、存储经常用到的文本或图形，并在需要的时候将它们插入到文档中去。
(3) 格式编辑：在Word XP中，格式编排涉及字符、段落及页面格式设置。
也就是说，用户可以灵活地根据需要对文档中的字符、段落或页面进行单独设置，以活跃整个版面。
(4) 模板、向导及样式：模板、向导及样式是最能体现Word XP特色的三个常用功能。
excel办公自动化高级应用及操作
excel办公自动化高级应用及操作Excel是一款功能强大的办公自动化工具，可以帮助我们提高工作效率和准确性。
本文将介绍一些高级应用及操作，帮助读者更好地利用Excel进行办公自动化。
一、数据处理与分析1. 数据筛选：Excel提供了数据筛选功能，可以根据指定的条件快速筛选出需要的数据。
通过筛选功能，可以快速找到满足特定条件的数据，提高数据处理效率。
2. 数据透视表：数据透视表是Excel中非常强大的数据分析工具，可以对大量数据进行汇总分析。
通过设置行、列和值字段，可以轻松生成各种汇总报表和图表，帮助我们更好地理解数据。
3. 条件格式化：条件格式化是Excel中常用的数据可视化工具，可以根据设定的条件对数据进行自动格式化。
通过条件格式化，可以快速识别数据中的异常值或特定模式，提高数据分析的准确性。
4. 数据排序：Excel提供了多种排序选项，可以根据不同的需求对数据进行排序。
通过排序功能，可以按照字母顺序、数值大小等方式对数据进行排序，便于数据的查找和比较。
二、公式与函数的应用1. 基本公式：Excel提供了丰富的基本公式，如加减乘除、求和、平均值等。
通过使用基本公式，可以进行简单的数学运算和数据处理。
2. 逻辑函数：Excel中的逻辑函数可以帮助我们根据条件进行判断和计算。
常用的逻辑函数包括IF函数、AND函数、OR函数等，可以根据不同的条件返回不同的结果。
3. 查找函数：Excel提供了多种查找函数，如VLOOKUP函数、HLOOKUP函数、MATCH函数等。
通过查找函数，可以在大量数据中快速找到所需的信息。
4. 统计函数：Excel中的统计函数可以帮助我们对数据进行统计和分析。
常用的统计函数包括COUNT函数、AVERAGE函数、MAX函数、MIN函数等，可以快速计算数据的数量、平均值、最大值、最小值等。
三、宏的应用1. 录制宏：Excel的宏功能可以帮助我们自动执行一系列的操作。
通过录制宏，可以将一系列的操作步骤保存下来，并将其应用到其他相似的数据中，提高工作效率。
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（4）插入组织结构图 结构图”选项完成。 结构图”选项完成。
2011-3-17
对于插入的图形、图表、组织结构图，单击是选中， 对于插入的图形、图表、组织结构图，单击是选中， 双击则可进行再编辑。 双击则可进行再编辑。
具体操作 请见示范
2011-3-17
操作三 插入图表
声音媒体的 “多媒体设 置” 操作四 插入多媒体信息 2011-3-17
2011-3-17
具体操作 请见示范
2011-3-17
操作二 插入剪贴画、图片 插入剪贴画、
PowerPoint XP的使用 XP的使用
操作三 插入图表 （1）绘制表格 单击常用工具栏上的“插入表格”按钮， 单击常用工具栏上的“插入表格”按钮， 输入数据即可。这样插入的表格是Word文档的格式， Word文档的格式 输入数据即可。 这样插入的表格是Word文档的格式，见下 图所示。 图所示。 （2）插入 Excel表格 插入Excel Excel表格 成。 （3）插入统计图表 成。 选择“插入” 选择“插入”→ “对象” 选项来完 对象” 利用常用工具栏上的“插入图表” 利用常用工具栏上的“插入图表”完 选择“插入” 选择“插入”→“图片”→“组织 图片”
2011-3-17
Excel XP的使用 XP的使用 具体操作 请见示范
Excel工作表中数据的计算 Excel工作表中数据的计算
2011-3-17
数据计算
Excel XP的使用 XP的使用 具体操作 请见示范
Excel工作表数据的排序、 Excel工作表数据的排序、筛选 工作表数据的排序
2011-3-17
大学计算机基础教育系列课程
OfficeXP 的应用
主讲教师 郭松涛
Email：stguo@ stguo@
2011-3-17
大学计算机基础系列课程 OfficeXP的应用 OfficeXP的应用 4+6） （4+6） 内容： 内容： Word XP的使用 XP的使用 学时分配 Excel XP的使用 XP的使用 PowerPoint XP的使用 XP的使用
2011-3-17
PowerPoint XP的使用 XP的使用
一、演示文稿和幻灯片的创建
操作三 利用设计模板创建演示文稿 选择“文件” 新建”选项， 单击“ 设计模板” （ 1 ） 选择 “ 文件 ” → “ 新建 ” 选项 ， 单击 “ 设计模板 ” 标签，出现见图5 所示的“设计模板”对话框。 标签，出现见图5.9所示的“设计模板”对话框。 选择模板类型， 在右边预览模板样式， 单击“ （ 2 ） 选择模板类型 ， 在右边预览模板样式 ， 单击 “ 确 定”。 选择自动版式，单击“确定” （ 3 ） 选择自动版式 ， 单击 “ 确定 ” ， 即创建一张该模板 内容为背景图案的幻灯片。 内容为背景图案的幻灯片。 （4）输入、编辑、美化该幻灯片。 输入、编辑、美化该幻灯片。 设计模板的选取
2011-3-17
PowerPoint XP的使用 XP的使用
具体操作
由系统样板演示文稿创建幻灯片
2011-3-17
请见示范
PowerPoint XP的使用 XP的使用
二、幻灯片的编辑、媒体插入、动画设置、超级链接 幻灯片的编辑、媒体插入、动画设置、 幻灯片就如一张广告纸， 在上面粘贴内容。 幻灯片就如一张广告纸 ， 在上面粘贴内容 。 这些内容可 以是文本、图片、 声音、 动画、视频等对象。 以是文本 、 图片 、 声音 、 动画 、 视频等对象 。 文本内容可 插入文本框， 在框中输入文字； 图片可是剪贴画 （ 插入文本框 ， 在框中输入文字；图片可是剪贴画（剪贴库 中选择）或图片文件； 声音的插入来自WAV MID等文件 WAV、 等文件； 中选择 ） 或图片文件 ； 声音的插入来自 WAV 、 MID 等文件 ； 视频插入的文件有：AVI、MPG、WMV、ASF等 视频插入的文件有：AVI、MPG、WMV、ASF等。 幻灯片文本内容输入、编辑、 操作一 幻灯片文本内容输入、编辑、格式设置
2011-3-17
具体操作 请见示范
PowerP示文稿和幻灯片的创建
操作四 利用系统样板演示文稿创建新演示文稿 选择“文件” 新建”选项，单击“演示文稿” （1）选择 “文件”→“新建”选项，单击“演示文稿”标 出现见图所示对话框。 签，出现见图所示对话框。 选择模板类型，图中选择了“项目总结”演示文稿， （2）选择模板类型，图中选择了“项目总结”演示文稿， 单击“确定” 单击“确定”。 根据需要添加、修改、美化内容及格式， （3）根据需要添加、修改、美化内容及格式，制作适合自 己的新演示文稿。 己的新演示文稿。
（1）文本内容输入编辑 （3）字符格式设置 （4）段落格式设置 （5）文本框位置设置 （6）文本框格式设置
2011-3-17
具体操作 请见示范
2011-3-17
操作一 幻灯片文本内容输入、编辑、格式设置 幻灯片文本内容输入、编辑、
PowerPoint XP的使用 XP的使用
操作二 插入剪贴画、图片 插入剪贴画、 （1）插入剪贴画 选择“插入”→“图片”→“剪贴画” 选择“插入” 图片” 剪贴画” 选项。（2）插入图片 选择“插入”→“图片”→“来自 选项。（ 。（2 选择“插入” 图片” 文件”选项。（ 。（3 文件”选项。（3）插入艺术字体 单击绘图工具栏上的 插入艺术字”按钮完成。 “插入艺术字”按钮完成。 （4）绘制图形 利用绘图工具栏的“自选图形”按钮可以 利用绘图工具栏的“自选图形” 绘制图形和标注等。 绘制图形和标注等。 下图所示是插入剪贴画、图片，制作艺术字体， 下图所示是插入剪贴画、图片，制作艺术字体，绘制图 形后的幻灯片效果图。 形后的幻灯片效果图。
一、演示文稿和幻灯片的创建
操作二 创建空白演示文稿
具体操作
2011-3-17
经过复制粘贴产生多张幻灯片并加以修改
请见示范
PowerPoint XP的使用 XP的使用
一、演示文稿和幻灯片的创建
操作三 利用设计模板创建演示文稿 选择“文件” 新建”选项， 单击“ 设计模板” （ 1 ） 选择 “ 文件 ” → “ 新建 ” 选项 ， 单击 “ 设计模板 ” 标签，出现见图5 所示的“设计模板”对话框。 标签，出现见图5.9所示的“设计模板”对话框。 选择模板类型， 在右边预览模板样式， 单击“ （ 2 ） 选择模板类型 ， 在右边预览模板样式 ， 单击 “ 确 定”。 选择自动版式，单击“确定” （ 3 ） 选择自动版式 ， 单击 “ 确定 ” ， 即创建一张该模板 内容为背景图案的幻灯片。 内容为背景图案的幻灯片。 （4）输入、编辑、美化该幻灯片。 输入、编辑、美化该幻灯片。
具体操作 请见示范
MPG视频 MPG视频 媒体的插入
具体操作
2011-3-17
请见示范
MOV视频 MOV视频 媒体的插入
具体操作
2011-3-17
请见示范
PowerPoint XP的使用 XP的使用
操作五 幻灯片实体的动画设置 （1）鼠标右键任意单击一个幻灯片中的对象（文本框、剪 鼠标右键任意单击一个幻灯片中的对象（文本框、 贴画、图片等），选择“自定义动画”菜单→ 选择对象→ ），选择 贴画、图片等），选择“自定义动画”菜单→ 选择对象→ 选择效果（重复该操作选择各对象和对应效果）。 选择效果（重复该操作选择各对象和对应效果）。 （2）选择对象播放的“顺序和时间” →选择播放启动方 选择对象播放的“顺序和时间” 一般重叠的对象使用“单击鼠标时”开始， 式（一般重叠的对象使用“单击鼠标时”开始，其他的选 前一事件0秒后自动播放” 择“前一事件0秒后自动播放”）→（重复该操作选择各对 象的播放顺序、时间和启动方式）。 象的播放顺序、时间和启动方式）。
一、演示文稿和幻灯片的创建
操作二 创建空白演示文稿
幻灯片的“自动版式” 幻灯片的“自动版式”选 取 新建空演示文稿
2011-3-17
一、演示文稿和幻灯片的创建
操作二 创建空白演示文稿
新建的空白幻灯片
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一、演示文稿和幻灯片的创建
操作二 创建空白演示文稿
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经过编辑美化的幻灯片
2011-3-17
Word XP的使用 XP的使用
复合文档 样例
2011-3-17
Word XP的使用 XP的使用
复合文档 样例 2011-3-17
Word XP的使用 XP的使用
具体操作 请见示范
2011-3-17
Word XP的使用 XP的使用
具体操作 请见示范
2011-3-17
Word XP的使用 XP的使用
2011-3-17
Excel XP的使用 XP的使用 具体操作 请见示范
Excel电子表格的创建（工作簿、工作表） Excel电子表格的创建（工作簿、工作表） 电子表格的创建
2011-3-17
Excel XP的使用 XP的使用 具体操作 请见示范
Excel工作表中单元格的使用（自动填充） Excel工作表中单元格的使用（自动填充） 工作表中单元格的使用
OfficeXP 的应用
Word XP的使用 XP的使用 XP的使用 Excel XP的使用 XP的使用 PowerPoint XP的使用
2011-3-17
PowerPoint XP的使用 XP的使用
一、演示文稿和幻灯片的创建
操作1 使用“内容提示向导” 操作1 使用“内容提示向导”创建演示文稿
具体操作 请见示范
2011-3-17
PowerPoint XP的使用 XP的使用
一、演示文稿和幻灯片的创建
操作1 使用“内容提示向导” 操作1 使用“内容提示向导”创建演示文稿 创建后，对文稿进行编辑、修改、完善。 创建后，对文稿进行编辑、修改、完善。