办公自动化系统(精)

办公自动化系统(精)

办公自动化系统规格说明书目录

1. 办公自动化规格概述

1.1办公自动化的描述

1.2预期目标

1.3实现语言

2. 办公自动化结构

2.1总体结构

2.2功能描述

一、新信息

二、企业宣传

三、领导办公

四、个人办公

五、部门办公

六、公文管理

七、企业园地

八、流程中心

九、系统管理

十、综合查询

☐新建连接xx集团各部门的计算机传输网络平台,在各节点配置相应的网络设备、服务器设备和软件;

☐建设xx集团内部邮件系统;

☐建设办公自动化系统;

☐建设综合信息查询;

☐建立企业信息网站

通过本工程的建设,将为xx集团的全体员工营造一个统一的企业办公及运作支持综合平台,提高全系统的办公效率和企业管理水平。

1.2预期目标

本系统的用户是xx集团,由于该企业对核心业务类软件的应用也已较为成熟,大部分具备技术条件的单位逐渐开始应用外围服务类软件,使办公自动化的工作模式和传统的办公方式的融合;采用先进的软硬件系统和各级xx集团单位办公自动化的实际需求有机结合;建设系统具有高度安全性、保密性和可靠性;要求系统具有支持移动办公的能力,具有便捷的场所切换功能,具有广泛的信息采集、方便管理的能力。达到更加科学的规范化管理,树立良好的企业形象。

1.3实现语言

本次项目的开发工具是:

Microsoft Visual Studio 6.0

Macromedia Dreamweaver 4.0

Adobe Photoshop 6.0

2. 办公自动化结构

2.1总体结构

☐总体结构图:

☐办公自动化系统功能模块图:

2.2功能描述

本系统主要包括以下十大子系统模块:一、新消息,二.企业宣传, 三.领导办公, 四.个人办公, 五.部门办公, 六.公文管理, 七.企业园地,

八.流程中心,九.系统管理。十.综合查询。

借助办公自动化系统可以达到规范工作制度、明确职权、提高工作效率、减少工作失误、广开信息来源、减少纸张作业、实现公司员工办公工作流自动化,使文件的处理、传输、共享等实现计算机化,加强事后分析与监督能力,明确工程负责制,提高办公效率。

系统采用工作流的方式处理公文资料的流转,在处理结束之后即可送归档资料库存文件,经过一段时间累积的归档数据库采用光盘存储和备份,可以保证办公系统的正常工作和日后的查询检索。

企业内部信息网站内容包括企业形象、常用信息查询、新闻演示文稿、电子期刊等方面的内容,由办公系统进行信息的发布、整理。

一、新消息

包括公告通知、收发文件信息(新文件通知、新法规制度信息、新图书信息。此应用模块信息由相对应的应用模块发布,本身没有发布操作。新信息的分类由管理员或主管人员进行管理(增加、修改、删除。

二、企业宣传

由1.领导致词、2.单位简介、3.组织结构、4.实力展现四部分组成。企业宣传模块为新老员工了解企业提供有效的途径,主要包括企业介绍、组织结构、部门职责、企业业绩、企业精英和合作伙伴等内容。

1.领导致词

收集企业领导的意见和致词,由相关人员录入发布,体现领导对系统的重视,带动相关部门共同使用,使企业系统真正运转,提高用户使用系统的积极性。

2.单位简介

由专门的部门整理单位的简介,录入发布到系统中,对宣传企业,树立企业形象提供有效的途径。

3.组织结构

通过组织结构图的方式,提供企业组织结构和机构设置。明确部门职能,查询部门联系方式,宣传部门等方面提供展现空间。建设方式可由各部门发布相关信息,提高用户参与能力,增加用户使用积极性。

4.实力展现

包括企业的资质证明和企业业绩。对企业的实力的展现,提供相关资质证明、企业业绩等内容,增强对工程承接、对外合作等方面能力,在竞争中处于有利地位。

资质证明等文件使用扫描方式录入图形,通过分类整理,把资质证明文件管理起来,便于查询和展示。

企业业绩通过业绩登记方式,可记录工程名称、评定等级等内容,方便的管理和发布,便于业绩查询和企业宣传使用。

三、领导办公

由1.总经理信箱、2.领导批示管理、3.领导讲话管理、4.领导日程安排、5.资产信息、6.财务信息、7.经营信息、8.决策实施、 9.调研报告九部分组成。

1.总经理信箱

企业员工和领导沟通的简捷途径,员工可及时把自己的建议反映到领导层,达到领导与基层的直接沟通。可用于员工对于企业发展和建设、日常工作、学习以及群众生活等方面提出建议和意见。

2.领导批示管理

将各种批示内容记录到系统中,并下发到各处室,各处室将落实的情况附加到相应的批示中,领导和相关部门可以随时查询和催查办。

3.领导讲话管理

收集和存放有关领导关于生产、经营、改革、管理、后勤保障等方面的讲话内容。通过快速、方便的查询工具来查询讲话内容,有利于贯彻讲话的精神。

4.领导日程安排

由院办、总工办、领导本人或有相应权限的人员对领导的活动日程进行安排,并通知相关的人员,避免由于领导日程的原因所导致的工作上的不便及失误。

5.资产信息

对财务部门产生的资产信息WEB页面进行链接,供分管领导查看。

6.财务信息

对财务部门产生的财务信息WEB页面进行链接,供分管领导查看。

7.经营信息

提供一些前期经营信息的登记,并根据经营信息的进展情况对其进行修改,供有相应权限的人员查看。

8.决策实施

对在会议上形成的决策性信息进行登记,供有相应权限的人员查看,方便领导和有关部门进行查阅和催查办。

9.调研报告

对调研活动提供备案登记,包括调研主题、内容、时间、地点、经过、结果、参见人等等信息。

四、个人办公

由

1.外出留言管理、

2.通讯录管理、

3.电子邮件管理、

4.日程计划、

5.待办事宜、

6.公文包六部分组成。

1.外出留言

用于出差、请假或其它原因暂时离开工作岗位时,提供对公文处理流程中的审批、会签、签发、批示、办理等权限的委托,通过电子邮件箱系统向主管领导和上级报告外出地点、原因和时间等。

2.通讯簿

提供个人电话号码本,内容包括单位或人员的名称、电话号码、住址、电子邮件地址等。并可以对其进行增、删、改。

3.电子邮件

对于邮件又分为对内和对外电子邮件两部分: