企业办公自动化系统应用

浅析企业办公自动化系统应用

摘要：在计算机技术飞速发展的今天，办公自动化系统已经在各类企业中得到了广泛的应用。这种变化也对企业的信息化管理提出了新的课题，顺应这种变化需要企业在管理方面做出适当的调整。关键词：办公自动化；应用；管理

中图分类号：tp393 文献标识码：a 文章编号：1009-3044（2013）08-2005-03

计算机技术的快速发展与广泛应用，推动了以计算机网络技术和数据库技术为基础的办公自动化系统的发展和普及。办公自动化（office automation）是通过计算机技术在现代化办公流程中的应用，达到提高企业内的信息沟通效率、增强协同办公能力的目的。

1 办公自动化软件系统

1.1 oa系统概述

狭义的办公自动化即oa，是在企业中采用网络技术，以计算机为中心，结合现代化办公流程，通过快捷信息共享、高效协同办公，从而提高整个企业的办公效率。

关于oa系统的基础构架，可以分为三个逻辑层面。最上层为表示层，主要是向oa的使用者展示界面，通过办公流程和接口完成指令，表示层包含能够显示数据的系统，比如，html表单、jps、java applet等。中间层为应用层，是oa的使用者通过表示层获取数据需要调用的代码，包括安全系统、应用系统、技术平台等多个部分，可以根据其逻辑的独立性采取灵活的应用设计方案。在技术

上主要利用java语言、servlet和beans等，以组件包的形式将抽象功能、逻辑等分别打包，并统一规范为核心api，为表示层的访问提供确切的接口。底层为数据层，主要用于实现统一的数据管理和数据交换。

一直以来，oa技术都在不断发展之中。最初的net+关系型数据库（rdb）技术，其办公平台以简单灵活为主要特点。sun的java+rdb 技术以其平台的开放性帮助oa系统的应用门类迅速扩大。lotus于1989年推出的ibm lotus domino技术实现了协同办公应用。基于soa设计理念，以j2ee+domino搭建的oa平台，在门户型的应用框架中支持实时协同办公，帮助用户实现了一体化决策，极大地提高了工作效率。

1.2 广义办公自动化系统模式

广义的办公自动化系统模式包括办公自动化系统oa、管理信息系统mis、决策支持系统dss。在实际运行中，这三个系统是相互渗透、相互支撑的关系。其中，办公自动化系统oa主要偏重于事务性的工作任务；管理信息系统mis强调以信息为加工对象的人机协调管理；决策支持系统dss是mis向更高级应用发展的产物，通过调用信息资源和分析工具，为决策者提供具有智能作用的人机系统。

1.3 工作流技术

工作流是针对日常办公流程中具有固定操作程序的业务提出的概念。工作流管理联盟给出的工作流定义是：工作流是一类能够完

全或者部分在计算机的支持下自动和半自动执行的业务过程网。随着工作流技术在办公自动化系统中的繁荣，更多的计算机技术被集成到工作流管理系统之中，比如，数据库技术、网络服务技术、云技术等。从而形成了四种主要的系统模式。一是以文件为基础、以共享文件为主要方式的工作流系统。二是以消息为基础的工作流系统，主要通过电子邮件传递文档信息。三是以web为基础的工作流系统，通过web服务实现写作办公。四是将上述三种系统通过整合、嵌套，而形成的一个新的完整的应用开发环境。

2 企业办公自动化系统应用

对于广大企业而言，引入办公自动化系统有助于改变传统的纸介质办公模式，提高企业整体的工作效率。企业中办公自动化系统的应用主要在于以下几个方面。

2.1 信息共享

企业可以通过建立信息中心来提高信息传递与沟通的质量，减少因企业内部信息沟通问题对企业发展造成的不利影响。信息中心可以包括内部论坛、下载中心、公告管理三大部分功能。

内部论坛可以为企业内部员工提供讨论交流的平台和新的沟通

路径。内部论坛的栏目设置可以灵活多样，以提高内部沟通效率为目的。下载中心包含日常办公中所需要的模板、软件、报表、格式等，有助于快速准确获得标准化的办公信息。公告管理主要用于企业内部的通知和查询。

2.2 文档管理

办公自动化中的文档管理并不是简单的针对工作结果的管理，而是包括工作计划、工作过程和工作报告三大部分。尤其要强调对工作过程的规范管理，从而增强企业内部的团队协作能力、强化对工作过程的控制和监督。

其中，工作计划要求办公自动化系统支持对计划进行进一步再分解的操作，以便于整个团队中任务与责任由总到分的安排与管理。工作过程要求办公自动化系统支持对工作进度的跟踪，以及对工作问题的反馈和查询，从而实现企业内部精准的监控管理。工作报告要求办公自动化系统支持实时提交和反馈，并同时存档，作为对将来工作考评的依据。

2.3 人力资源管理

办公自动化系统支持的人力资源管理主要包含人事管理、考勤管理和培训管理三部分功能。通过借助办公自动化系统，实现企业内部人力资源的优化配置。

人事管理要求办公自动化系统支持对企业员工的档案、岗位变动信息、入职离职信息的查询统计功能，以及对于特定事项的提示功能。考勤管理要求办公自动化系统支持对各类考勤信息的查询，同时有灵活的接口可以实现与其他考勤系统，比如打卡式考勤机的对接。

关于培训管理的办公自动化系统又可以进一步分为培训计划、培训过程和培训结果。培训计划方面需要办公自动化系统支持内部员工的计划提交和计划申请。培训过程重在对培训的日程安排以及监

督。培训结果则要求办公自动化系统支持对培训结果的反馈，以及对新的培训计划的修正。

2.4 财务管理

企业利用办公自动化系统进行财务管理，主要包括对资产的管理和对费用的管理两个方面。对资产的管理，从办公自动化的角度，重在对各类资产建立档案，根据不同资产的使用特点，分不同的模块建立资产使用情况登记，并支持统计功能、查询功能和预警功能，使各类资产的使用情况公开化、透明化，从而有效杜绝浪费和资产流失的情况。

对于费用的管理，旨在使企业的各种用款规范化、高效化。因此，需要办公自动化系统支持在线提交申请、审批、用款登记的管理功能。同时提供与计划任务模块的接口，并支持统计、查询功能，对于费用的使用情况、是否超支便可一目了然。同时，也可以帮助降低财务部门在费用报销、用款申请方面的工作强度。

2.5 决策管理

利用办公自动化系统支持企业的决策管理，需要具备数据分析、情境模拟，以及决策过程记录的功能。

在数据分析，以及情境模拟方面，强调企业内各相关部门的协同办公，汇集多方面的数据、设计多因素的情境模拟。在制定决策的过程中嵌入节点设计，便于过程记录，以及后期跟踪。

2.6 秘书领域应用

办公自动化系统在秘书领域的应用主要体现在收发文处理、整理