公文处理制度(正式版)

公文管理制度
（G-1-1-002）
第一章总则
第一条：为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和质量，根据国家有关规定以及集团总部的相关制度，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条：本制度中的公文是指公司在进行公务活动时使用的具有法定效力和规范格式的公务文书。

第三条：本制度中的公文处理是指对公文的办理（办文和发布）、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的活动。

第四条：公文处理的主管部门为综合管理部，各部门应指定专职或兼职人员负责本部门的公文处理工作。

第二章公文的种类和格式
第五条：公司常用的公文种类有：
1.报告：适用于向公司管理层领导、总部领导、总部业务主管部门汇报工作、反映情况或提出意见和建议，答复总部的询问或报送文件、材料；
2.请示：适用于向公司领导、总部领导或业务主管部门请求指示、批准的事项；
3.决定：适用于对重要事项或重大行动做出的安排；
4.决议：适用于发布经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项；
5.通知：适用于对下级发出指示、要求，发布公司各方面的管理规定、规章、办法，任免干部，转发上级或不相隶属单位的公文，批转下级的公文，需要下级单位周知或执行的事项；
6.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况；
7.批复：适用于答复下级的请示事项；
8.函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请示批
准等；
9.会议纪要：适用于记录、传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位或人员共同遵守和执行。

第六条：公文的格式：
公文的格式一般由标题、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人、正文、发文单位、成文日期、印章、附注、附件、附件说明、主题词、主送单位、抄送单位等部分组成。

1.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容和文种；
2.发文字号包括发文单位代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办单位发文字号；
3.涉及公司秘密的公文应当标明密级，分为“绝密”、“机密”、“保密”；
4.公文按紧急程度分为“特急”（即时办理）、“紧急”（限期一个工作日内办理）、“常规”（限期五个工作日内办理）；
5.以公司名义发出的文件，签发人为公司总经理，以各职能部门名义发出的公文，签发人为部门分管领导；
6.发文单位应当写全称或规范化简称；
7.成文日期以负责人签发的日期为准；
8.所有正式发布的公文均应加盖公章；
9.附注为正文需要说明的其他事项，应当加括号标注；
10.公文如有附件，应在正文之后，发文单位之前注明附件顺序和名称；
11.公文应当标注主题词；
12.“报”的对象为公文的主要接受领导；“发”的对象为公文的主要受理人或部门；“抄”的对象为除主要受理单位外需要执行或知晓公文的其他单位或领导，均应使用全称或规范化简称；
13.文字从左至右横写、横排；
14.凡是公司的正式公文，均应以红头文件的格式发文，其中，内部发文（含对总部发文）
用格式一（见附1），对外发文用格式二（见附2）。

第三章公文的办理
第七条：公文办理分为收文和发文。

收文办理流程包括登记、分送、批办、承办、催办、归档等程序；发文办理流程包括拟稿、审核、签发、编号、打印、校对、盖章、分发、归档等程序。

第八条：收文办理程序：
1.登记：所有发往公司的外来文件均由综合管理部进行统一登记、办文；直接发到项目公司各业务部门的文书，由各部门按相关规定自行登记、办文，并报综合管理部备案。

登记时应将公文标题、密级、紧急程度、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、页数、收文日期等项目填写清楚；
2.分送：
（1）收文登记后在文件首页附上《XXX文件批阅单》（附3），并填写有关内容；
（2）所有正式文书都由公司文秘将文件连同《南京中燃文件批阅单》一起，报综合管理部经理签阅，并根据签署的意见报主要承办部门分管领导批办或在分管领导签署意见后报公司总经理批办；
（3）属于紧急文件的，应用专门的红色文件夹分送，并应在报送领导的同时，将文件副本送承办部门；
3.批办：公司领导根据呈报的公文内容进行分析、决策，在《南京中燃文件批阅单》上批注处理意见；
一般性文件，应在五个工作日内批办完毕，紧急文件应在当天批办完毕，如因相关领导不在公司无法签署意见的，应电话告知文件内容、征求处理意见并由办文人员在文件批阅单上注明。

4.承办：综合管理部将公司领导批办过的文件，根据领导批办意见及时送交承办部门承办，或报送相关领导和人员签阅；
承办部门收到交办的公文后应当及时办理、不得延误、推诿。

承办部门负责人或承办人员
阅办后，应在《ZZZ文件批阅单》上注明办理结果和时间，并将公文及时交还综合管理部的经办人。

5.催办：送领导批示或者交有关部门办理的公文，由经办人负责跟踪催办；
6.归档：办文完毕后，经办人应及时按领导指示和文件要求反馈公文处理结果，并将已处理完毕的公文归档保存。

第九条：发文办理程序：
1.拟稿：由发文部门根据领导要求或工作需要拟定公文初稿。

以公司名义发往外部单位的重要公文，可由相关业务部门起草初稿后，由综合管理部进行修改润色。

草拟公文要求做到：（1）符合国家的法律、法规及公司有关规定；
（2）情况确实、中心明确、表述准确、结构严谨、条理清楚，篇幅力求简短；
（3）公文的文种应当根据行文目的，发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定；
（4）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”；
（5）应当使用国家法定计量单位；
（6）用词用字准确、规范；
2.审核：拟搞完成后，由各发文部门的负责人进行审核。

审核内容主要包括：文稿是否符合国家政策、法规和公司的有关规章制度；文稿提出的要求、措施、意见是否符合实际且具体可行等；
3.签发：审核通过的文件，由发文单位在发文首页附上《南京中燃发文审批单》，填写相关项目后，报分管领导进行签发；
按照“谁分管，谁签发”的原则，在分管工作范围内由分管领导负责签发；重要的、涉及全面性的以及所有发往市级以上外部单位的公文必须由总经理签发。

4.编号：所有需以公司名义落款的公文均由发文部门报综合管理部统一编排发文字号；需以部门的名义落款的公文由发文部门自行编排发文字号；
以公司的名义对内的发文字号格式为“南京中燃通字[200×] ××号”；以公司的名义对
外的发文字号格式为“南京中燃函字[200×] ××号”。

各部门的发文字号格式为“南京中燃（部门简称代字）字[200×] ××号”。

各部门的简称代字规定如下：
财务部简称代字为“财”，工程部简称代字为“工”，生产运营部简称代字为“生”，客户服务部简称代字为“客”，安全监察部的简称代字为“安”，采购中心简称代字为“购”，综合管理部简称代字为“综”，市场开发部简称代字为“市”，账务抄收部简称代字为“账”，CNG 加气项目组简称代字为“加”。

5.盖章：公司对外的发文需要加盖公章的，需由发文部门在印章保管部门申请盖章后，方可发出；
6.分发：所有以公司名义落款的公文，均由综合管理部负责分发；以部门名义落款的公文，由拟稿部门负责分发；所有分发的文件，均要求收文单位签字确认收悉；
7.归档：公司所有对内、对外的文书在发出以后，均由发文部门将原件或副本归档，并定期整理后移交公司档案室，以备查用。

第四章附则
第十条：本制度解释权归公司综合管理部。

第十一条：本制度自发布之日起执行。