公文管理制度最新版

公文管理制度

第一章总则

第一条为了实现公司公文处理作的规范化、标准化和制度化，提高公文处理的质量和效率，保证公文的严肃性，根据《国家行政机关公文处理办法》的原则，结合公司实际，特制定本制度。

第二条公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保公司商业秘密的安全。

第三条公司各部门应当高度重视公文处理工作，遵守本制度并加强对公文处理工作的领导和检查。养成实事求是和认真负责的工作作风，提高公文处理工作的效率和质量。

第四条公司综合部是公文处理的归口管理部门，主管公司并指导各部门公文处理工作，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第五条凡以公司名义行文的一切书面文件（含电子文件），均适用本制度。

第二章公文种类

第六条公司常用公文种类主要包括：

（一）决定：用于对重要事项作出决策和安排。

（二）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

（三）通知：用于任免干部，传达上级指示，转发上级和不相隶属有关单位的公文，发布要求各部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。

（四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重

要情况。

（五）报告：用于向上级领导汇报工作、反映情况、答复上级有关单位的询问。

（六）请示：用于向上级领导或有关单位请求指示、批准。

（七）批复：用于公司回复有关单位的请示。

（八）制度（办法）：用于发布公司的规范经营管理等行为的规章制度，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（九）函：用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关事项等。

（十）会议纪要：用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精神和议定的事项。

第七条公文按照行文方向分为：

上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。

平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，主要是函，也包括一些纪要。

下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知、通报、批复等。

第三章公文格式

第八条规范的公文一般由发文字号、标题、缓急程度、秘密等级、主送单位/部门、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位/部门、印发单位/部门等部分组成。

（一）涉及公司商业秘密的公文应当标明密级。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

公文按机密程度可分为以下几类：

1．绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的公文。

2．机密：指次为重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的公文。

3．秘密：指不宜向公司以外人员透露内容的公文。

4．普通：指非秘密公文。如附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。

5．传阅：指在本公司内部传阅或传达的公文。

（二）紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部。

（四）发文字号应包括公司代字、年份、序号组成。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用2号方正小标宋简体字居中排布。

（七）正文是公文的主体部分。用3号仿宋体字。

（八）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

（九）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

（十）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件序号和名称。应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识。

（十一）成文日期，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为

准；领导签发的，以领导签发的日期为准；一般信函、传真，以发出日期为准。

（十二）内容不宜对外公开的，应当在文件首页右上角适当位置注明“内部文件”。

（十三）公文除会议纪要以外，应当加盖印章。

（十四）公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，后标全角冒号，词目用3号黑体字，词目为三个能反应文章内容的词组，词目之间空1字。

第八条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第九条行文应当确有必要，注重效用。

第十条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十一条上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。

第十二条公司内设部门机构原则上不得对外正式行文，只就一般事务性函行文。

第十三条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。

第五章文件编号

第十四条每份文件都必须设置编号，不得重复或遗漏。

（一）红头文件

红头文件的编号按国家公文编号有关标准执行。

（例：连诚[2017]1号，表示为“河南连诚建筑安装工程有限公司2017年第1号红头文件”）

（二）会议纪要

按年度顺序编“连诚字［20××］×号”。

（三）其他类型的文件

公司其他文件，根据业务发展和管理的需要，另行确定。

第六章发文办理

第十五条发文办理包括拟稿、核稿、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

第十六条拟稿：公文由相关部门负责拟稿，初稿形成后，经相关部门会签；拟稿部门针对会签意见修订，形成正式文稿。草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。

（四）引用公文应当先引标题，后引发文字号。

（五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

（六）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十七条核稿:正式文稿经部门负责人审核，交办公室主任复核。

核稿把关的重点是：