项目监理档案资料管理办法

第一章武汉中建监理有限公司现场监理工作标准之一

项目监理档案资料管理办法

一、目的

为加强项目质量管理体系的有效运行，进一步强化项目实施手册的可操作性管理，规范项目工程监理资料管理工作，做到统一的分类、存档、编号、移交和归档，强调项目资料的统一规范性，制定本办法。

二、适用范围

各监理处文件的收集、编号、审核、发放、立卷、归档和移交。

三、经办部门

公司部门：工程管理部综合办公室

项目：项目监理处

四、职责

4.1、工程建设监理档案资料，是项目监理部在监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的原始记录。监理档案资料管理是否规范，是公司对项目监理处工作考核的主要内容之一。各项目监理处必须按公司统一要求认真做好此项工作。

4.2、各项目监理处负责本部门文件资料与质量记录的实施和管理，项目总监（项目负责人）是实施的第一负责人。负责监理工程文件档案的审核、批准。对外发放监理工程文件和对内重要信息必须经项目总监或其授权代表批准并签署。

4.3、项目监理处资料员是实施与管理的主要责任人，负责监理档案资料的接收、编号、登记、发放、回收、分类、归档及移交。

4.4、监理处各专业工程师是实施责任人，必须按照监理归档文件规定要求进行过程管理活动，负责监理文件的形成、回复、积累、配合归档。

4.5、公司管理部门—工程监理部每季度对项目监理处进行例行检查时，对工程监理资料是否满足公司相关规定，进行考核并提出整改意见，项目监理处按照要求进行整改并回馈整改状态，如经整改后不能满足要求，工程监理部可建议人力资源部进行有关责任人的更换。

4.6、公司综合办公室保存项目监理处移交到公司的项目监理资料，并在符合查阅的情况下给予工作支持。

4.7、监理档案资料应在各阶段监理工作结束后，由资料员负责及时整理归档；工程竣工后，向建设单位、城建档案馆、公司移交工程监理档案资料。

4.8、监理资料的日常管理应做到：注意时效、及时整理、真实可靠、内容齐全、分类有序。

五、项目监理资料的质量要求

5.1、项目监理处监理资料管理除执行本办法外，同时应符合《建设工程质量管理条例》、《建设工程监理规范》（GB50319—2000）、《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）、《城市建设档案案卷质量规定》（建办[1995]697号）等规范或文件的规定及地方城建档案部门和合同要求。

5.2、为保证监理档案资料的完整、分类有序，工程开工前，总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。

5.3、公司归档的工程监理文件应为原件（特殊情况需采用复制件的，应注明原件存放处）。

5.4、工程监理文件的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工等方面的技术规范、标准和规程。

5.5、工程监理文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

5.6、工程监理文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、黑色中性签字笔等，不得使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

5.7、工程监理文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。

5.8、工程监理文件中文字材料幅面尺寸为A4（297mm×210mm）。图纸应采用国家标准图幅。

5.9、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张（70 g/m2及以上）。图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

5.10、其他幅面的纸张应折叠成A4幅面。工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面且图标栏露在外面。

六、项目监理档案资料的立卷原则和方法

6.1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

6.2、一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程报验、工程材料报验文件应按单位工程组卷，对于监理的管理文件可按建设工程项目进行组卷。

6.3、立卷可采用如下方法：

6.3.1、单位工程：可按照工程管理过程、施工过程控制组卷；

6.3.2、建设工程项目：可按照单位工程施工过程、项目管理过程组卷。

6.4、立卷过程中宜遵循以下要求：

6.4.1、案卷内不应有重份文件；

6.4.2、不同载体的文件一般应分别组卷。

6.5、卷内文件的排列

6.5.1、文字材料按事项顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

6.5.2、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

6.5.3卷内文件的装订：案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用打孔左侧装订法或胶装，要整齐、牢固，便于保管和利用；装订时必须剔除金属物.

七、项目监理档案资料的分类

7.1、项目文件收发必须建立监理档案资料往来收发登记薄。

收发文封面、格式详见附件一：收发文登记样表

7.2、项目监理档案资料统一按三册14类31卷分门别类建档，监理资料按照

顺序编码体系进行存放管理。详见附件二：项目监理处文件分类及立卷标准

八、项目建立档案资料的归档

8.1文件归档统一使用A4幅面的塑料资料盒，盒厚度可选用6公分详见附件三。

8.2、项目监理处日常工作中产生的监理档案资料原件统一由项目资料员登记归档，并填写《卷内目录》，存档的文件要求是签字盖章手续完备的正式文本。

8.3项目监理处资料员应负责建立项目资料、材料等台账，应建立的台账及标准格式详见附件四。

8.4项目监理处资料员负责按公司要求在规定的时间每月向公司提交项目情