合同签订程序及应注意事项

合同签订程序及应

注意事项

合同签订程序及应注意事项

〖前言:鉴于各公司合同管理员及合同签订履行相关人员对合同

管理及法律法规的了解不深入,同时考虑及整个集团公司人员流动较快,公司部分员工对合同管理重视度不够等因素,我们借助这个机会在这里向大家系统地介绍合同管理相关知识、制度,以期提高

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各公司合同管理水平。〗

一、注重合同签订程序的意义

1、权力与责任划分的要求

企业的管理需要企业各个部门团结一致,通力合作,并各自发挥

专业优势,为企业尽可能多的创造利润,同时也应尽可能避免经营风险。考虑各部门专业分工不同,从不同的方面对合同进行把关,有利于避免企业经营风险的出现。

有权力,就有责任,权力与责任是相对应的。合同签订程序相关

规定,分别赋予了合同签订部门、会签部门、合同管理部门相应的权力,同时也规定了相应的责任。合同签订程序不但仅是流程的问题,实体控制是关键,为企业争取优势,避免经营风险是根本目的。

2、事前的监督与预防的要求

合同签订前期准备工作充分,各部门会签审批认真负责,使风险

降低到最低点,是事前防范。企业经营不应有侥幸心理,等待事后救济是下下策。所谓”名将无赫赫功”,不是其能力问题,而是其通盘的考虑,事前的策划和预防做的好,一切尽在预料和掌握。

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3、效率

合理、科学的程序有利于公司管理效率的提高。权力的明确界

定,能够避免相互推诿;责任的明确,能够提高警觉度、责任心,并让减少推卸责任没有合法基础。

制度是执行的标准。程序明确,利于执行。

4、有利于合同履行过程的监督和控制

二、合同签订的权限、程序

1、相关制度

(1) ** 集团3月7日公布实施的＜关于规范公司签约行为的通

知＞(安海办[11] 号)

(2) 集团及各子公司合同管理规定

2、合同签订权限

（1）按照合同种类别

按照＜关于规范公司签约行为的通知＞的规定,子公司签订赠

与、借款、融资租赁、建设工程（工程勘察、设计、施工）、技术（技术开发、转让、咨询或服务）、委托、行纪、居间合同、担保

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（保证、抵押、质押、留置）合同、土地买卖（租赁）合同和房地产合同等必须经过集团公司授权。

（2）按照职责分工划分权限

根据集团及各子公司合同管理规定,对外签订的合同必须由法定

代表人或法定代表人授权的委托代理人签字,未经法定代表人授权,任何人不得代表公司对外签订合同。

委托代理人应在法定代表人授权的范围、权限和期限内从事代理

活动,若委托代理人没有代理权或超越代理权限做出的要约、承诺致使公司遭受损失的,委托代理人应承担经济、法律责任。

公司的二级机构不得以本部门的名义（即加盖本部门公章或者本部门负责人签字的行为）对外签订合同、发出合同要约或者接受她人要约后作出承诺。

3、合同签订的流程

前期准备工作T合同报批（包括会签、审核）f合同编号、

登记f盖章f归档、保管

三、合同签订的前期准备

1、市场调查: 对需要签订的合同,应根据其内容对标的物的市

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场分布、生产厂家、价格及其趋势等进行综合性的分析或论证。特别是买卖合同,要严格按照”货比三家,比质量、比价格、比结算方式”的原则做好签约前准备。

2、资信调查: 对经市场调查后选定的签约对象的资信进行审查（如民事资格、经营范围、注册资本、生产和技术水平、履约能力和企业信誉产品质量等）,以确定是否具有签订合同的履行能力和独立承担民事责任的能力。

[ 注1] 鉴于当前情况,需要加强对各签约单位信用的调查、评估,公司信用体系的建立和完善应是一种趋势。其中,材料、设备、备品备件供应商,在** 集团公司各子公司有业绩的,应当调查收集该

供应商的履约情况并尽量共享给内部其它公司,包括但不限于收集

是否能及时履行交货义务,货物质量是否符合合同的约定,售后服务的质量等资料;没有业绩的,资质审查时应当慎重,必要时能够去实地考察。

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