会议管理讲义0328

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提示1：注意检查音响、空调、灯光、电脑连线和投影仪调试。
提示2：重要会议会场布置情况提前请相关领导检查、验收。
提示3:需要预定的物品要提前预定（如鲜花、会标、水果等）。
提示4:重要会议提前落实摄影录象人员和设备。
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会议资料收集、事先检查、播放编排，需要时提前发放与会人员或现场拷发。
组织参会人员入场、签到，重要领导会前要提醒，会前最好打出PPT或宣读会议时间安排及规则，特别强调手机打震动
会议管理讲义0328
管理基本功讲义之六
密级：秘密 版本：V1.0
会议管理
管理基本功推广项目组 二OO六年三月
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对比测试题
1．以下不是高效会议特征的是？
A 只在必要时才开会
B 会议议程清楚、明了
C 遵守时间
D 领导一定把想说的话说完
2．会议纪要的关键点在于：
A 领导讲话整理
B 会后落实跟踪表
提示：组织人员提前落实参会人员食、宿、行、费用结算，并在会议通知中告之与会人员。
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下发会议通知，并确认会议涉及到的人员是否知晓《会议通知》，包括参会人员、会务人员，对于会议议程涉及人员 要特别提醒。
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组织召开筹备会议，讨论确定会议组织筹备各个环节涉及的事项，并分工落实、催办检查。
布置会场（悬挂会标或PPT、场地布局、座位摆放、会议桌签），确认：是否需要准备投影仪、播放用电脑、录音笔、 电池、激光笔、白板、白板笔、电源插座、签到表、网线、会议出席情况报告单，是否为参会人员准备纸、笔？是否 需要准备水果、茶水、点心、鲜花、饮品？
2020/8/10
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4、控制好会议过程
开始阶段——
准时开会、良好的会议气氛、制定会议规则、明确的分工职责。
扩展阶段——
履行会议议程、集中注意力在目标上、有效利用时间、激发每个参会人 员发言、不随意打断别人发言，注意防止跑题。
回收阶段——
提醒剩余时间，最后请领导发言。
达成结论——
C 纪要符合文件要求
D 会议精神传达
3．发言要求：
A 有话就说
B 不同意见随时表示反对
C 一定把话说完
D 发言要切题
4．会议中最关键角色是：
A 会议主持 B 讲话的领导 C 发言人
D 记录人
5．参会者要求
A 到点就去
B 先来的坐后面
C 提前准备
D 与自己无关内容可以不听
课程目标
目标1 解决目前会议管理中存在的问题 目标2 掌握会议管理要点 目标3 掌握会议主持技巧
2020/8/10
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一、会议组织管理
1. 会议的主要类型 2. 决定是否需要开会 3. 做好会前准备 4. 控制好会议过程 5. 做好会后追踪和执行
2020/8/10
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要素
人数 参加者
方式 布置 主持风格 重点 成功要点
1、会议的主要类型
传达型
讨论型
不限
12人以下较佳
对会议进行总结，达成一致意见。
结束——
重复要落实的决议和建议等事项，确定负责人及完成时间，并指定一个 人或一个小组/部门来督导任务实施。
准时结束。
5、高效会议的特征
(1)只在必要时才开会 (2)经过精心策划 (3)会议议程清楚、明了 (4)遵守时间 (5)一切按部就班 (6)请最合适的人出席 (7)作出了评论和归纳 (8)记录所有的决定、建议并落实负责人
2020/8/10
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会议准备事项检查清单
序号
事项
√
1
征求会议发起人意见，确定会议目的、形式、议程、时间、地点、主持人、参会人员、邀请领导、记录人，及会议发 起人的要求和指示
根据此前了解的信息，拟定会议通知（拟订过程中要确认并预定会议场所、参会领导时间、与相关活动有无冲突），
2
报相关领导审定、签发。
2020/8/10
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（2）明确会议的5W2H
5W Why ——明确的目标 What ——清晰的主题、资料准备 Who——正确对象 When——准确的时间（开始、过程、结束） Where——地点及设备、设施 2H How do——良好的规矩、完善的清单 How much 会议成本预算
2020/8ห้องสมุดไป่ตู้10
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讨论
目前集团会议管理存在的问题
2020/8/10
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主要内容
一．如何有效组织会议 二．如何有效主持 三．如何参与会议
2020/8/10
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澄清两个观念
开会是常识问题还是管理问题？ 开会时，最高权利在主持那里还是最 高领导那里？
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How much——会议的成本
直接成本＝会议设施租用费＋会议场地费＋住宿费＋餐旅费＋资料费
时间成本＝与会人员薪水/小时×参会人数×（与会者准备时间＋
与会者旅行时间＋会议服务人员工作时间）
效率损失成本＝因不及时接通重要客户电话损失一大笔生意/不能
及时处理客户投诉得罪一批客户/不能及时处理自己管辖范围内的突 发事件导致停工停产……
股东大会、董事 会
2、决定是否需要开会
开会之前请先考虑五个“如果”——
➢ 已经按惯例每周聚会 ➢ 会议成本太高 ➢ 还有比开会更好的方法 ➢ 没有什么特别的事情要讨论 ➢ 您是唯一决策并且知道该怎样做的人
会就不必开了！
2020/8/10
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3、做好会前准备
（1）准备工作的作用
选择恰当的讨论方式 使参会者对讨论有清楚的方向 清楚地告知参会者应有何种行为表现 节省时间与减少冲突
问题。
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提示1：临近会议开始，要电话提醒尚未到场的人员。
提示2：会议相关事项发生变化或调整，一定要及时通知相关人员。
How do——良好的规范
开始时间 结束时间 发言时间 休息时间 手机 抽烟
座位 发言顺序 发言方式 表决方式 能否翻案 会议记录 会议氛围
提前让领导 认可规范！
2020/8/10
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需要了解信息
有责任或能贡献
单向为主、发问为辅
相互交流讨论
排排座、教室型态 权威、专业 内容
面对面、椭圆形 参与、互动
协调、问题处置、决策
清晰的内容与发布方式
开放与讨论技巧
2020/8/10
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集团会议分类
会议类型
集团总部
产业集团
企业
部门
晨会、周会、月 一般例行会议 度会、季度会、
年度动员会等
晨会、周会、月度 会、季度会、年度 动员会等
晨会、周会、月 晨会、周会、月 度会、季度会、 度会、季度会、 年度动员会等 年度动员会等
重要决策性会 议
执委会常务委员 会议、执委会会 议、三委联席会 议
经营管理会
经营管理会
专业管理性会 财务预决算、人
议
事、信息
经营管理分析、督 查、工程、质量、 安全
法律性会议