第5章会计电算化与审计任务以及综合第2题

第05章采购与付款核算与管理
1、简述采购与付款业务的基本流程
答：采购与付款业务循环是企业经营活动中一个非常重要的业务循环，一般来讲，企业从采购到付款要经历以下几个步骤：请购、需求确定、选择供应商、确认订单、订单发布、货物验收、发票确认货款支付。

无论是工业企业还是商业企业，采购与付款业务的运行的状况都会影响到企业的整体运营状况。

（1）、请购，当企业需要采购存货时，请购部门提交购买存货的请购单，并送到采购部门。

（2）、采购审批。

采购部门收到请购单，由专职人员负责确认请购需求，即确定请购单的数量等是否在规定的限额之内，如在限额之内，则审批通过。

（3）、选择供应商。

采购部门根据供应商的报价、存货的规格、送货条件、存货质量、售后服务等要素，选择优质供应商。

（4）编制采购订单。

反应所选择的供应商、采购数据、付款方式等信息。

（5）发出订单。

将订单发给供应商，同时提供给财务部门、验收部门。

（6）验收。

当存货送到验收部门时，进行核对。

如果合格，编制验收报告，并将验收报告送至财务部门，同时将相应的信息传递到存货子系统。

（7）处理采购发票。

当财务部门受到供应商寄来的发票和其他单据时，将其与验收报告、采购订单进行核对，计算存货成本，编制记账凭证。

（8）付款。

到期付款时，财务部门向供应商签发支票付款，同时编制记账凭证，进行账务处理。

2、IT环境下采购与付款业务流程构建的原则有哪些？
答：在IT环境下，利用信息技术改变传统流程，做到部门之间信息实时传递、信息共享，在保证信息正确的同时，提高采购与付款流程的运作。

采购与付款业务流程构建的原则如下：（1）“数出一门，共同使用”，即一旦采购订单被确认，质检部门的验收入库业务、财务部门的发票控制与结算业务、财务部门的应付预付款业务，都以“采购订单”为依据进行相应的业务处理。

（2）整个流程采用统一的数据库，在数据库中以“采购订单”文件中提取数据，并对该文件中的关键属性进行确认。

（3）在关键环节设计控制点，强化实时控制。

控制方式一是柔性控制，即控制者根据自己的判断进行实时控制；控制方式二是刚性控制，即设计控制准则，并将其嵌入系统，有系统进行实时控制。

3、手工环境与IT环境下的采购与付款流程有哪些区别？
答：（1）IT环境下实现数据的高度共享和及时传递。

在手工环境下，采购、仓库、、财务等部门之间不能实现信息共享和传递，而在IT环境下，采购、应付、存货、总账子系统之间保持密切的联系，子系统之间的数据能够及时传递，采购、财务、仓库等部门可以共享信息。

（2）IT环境下保证数据一致性和工作高效性。

在手工环境下，由于部门之间不能实现信息共享和传递，造成数据不一致、效率低下，而在IT环境下，可以共享信息，实现数据一次录入、多处使用，保证了数据的一致性和高效性。

（3）IT环境下加强了统计分析能力。

在手工环境下，由于数据不能共享，各种统计分析工作受到极大的影响。

在IT环境下，实现了数据共享，同时发挥计算机的高速处理能力，是的统计分析能力大大加强。

比如，采购统计表、入库统计表。

（4）IT环境下使得无纸采购、付款业务成为可能。

比如计算机自动检查付款计划，把到期的应付款项通过网络通知银行划款。

4、采购与付款流程中使用的主要数据文件有哪些？各数据文件主要有哪些项目？
答：采购与付款子系统涉及的数据文件非常多，这些文件中有些是供各个处理模块查询参照用的“字典文件”（如供应商档案文件），有些是在处理过程中要频繁使用的主数据文件（如采购订单文件、发票文件），有些则是使用后立即删除其数据的暂存文件（如临时入库单文件）。

在采购与付款流程中使用的主要数据文件如下：请购单文件、采购发票文件、采购订单文件（采购合同文件）、供应商档案文件、采购价格文件（定期根据供应商提供的信息进行更新）、入库单文件（与存货子系统共享）、临时凭证文件（与总账子系统共享）。

供应商档案文件主要有供应商编码、供应商名称、供应商地址、邮政编码、开户银行、银行账号、信用等级、信用额度、付款日期等项目。

采购单文件主要有日期、订单号、供应商编码、付款条件、运费、订货部门、业务员、计划周期、运货方式、送货地址等项目。

(综合业务题)2、请以你使用过的财务软件为例，简述现有的会计软件中，有哪些功能可以用于信息系统的审计？
答：电算化审计可以定义为：由专职机构或受委托的专职人员用手工的或电算化的方法、技术、程序对被审单位的电算化会计信息系统或手工会计核算系统及范围内会计资料所反映的经济活动进行审计。

电算化会计系统中审计线索主要以两种方式存在，一种是肉眼可见
的审计线索，另一种是肉眼不可见的审计线索。

具体来说，电算化会计信息系统中可审计性表现为：
（1）可以多角度查询会计信息：可以实现条件查询、可以实现切换查询、可以实现追踪查询。

（2）会计处理留有审计线索：
a) 会计处理方法留有痕迹
b) 会计处理过程留有痕迹
（3）内部控制制度的健全和完善
（4）预留审计通道
会计信息系统审计的内容：
（1）对内部控制系统的审计。

对计算机会计信息系统的内部控制系统进行审计，一方面是为加强内部控制，完善内部控制体系；另一方面是确定对计算机会计信息系统运行结果的信赖程度。

（2）对系统开发的审计。

对系统开发的审计是事前审计，审计人员特别是内部审计人员要参与系统分析、系统设计、系统调试、系统的运行与维护等。

在审计的过程中，审计人员一方面要检查系统的开发活动是否可行与恰当，系统的开发方法是否科学、先进和合理；另一方面还要检查开发过程中是否产生了必要的审计线索，以及这些审计线索是否规范。

对计算机会计信息系统开发的审计，包括系统分析、系统设计、系统实施、系统运行及维护各阶段的审计。

（3）对系统应用程序的审计。

一是要对嵌入应用程序中的控制措施进行测试，看其是否按设计要求在系统运行中起作用，即测试应用控制系统的符合性；二是通过检查程序运算和逻辑的正确性达到实质性测试的目的。

（4）对系统数据文件的审计。

对系统数据文件进行审计，一方面是对数据文件进行实质性测试，即对各会计账户余额、发生额直接进行检查，同时对会计数据进行分析审核，实质性测试是系统数据文件审计的主要目的；另一方面是通过对系统数据文件的审计，测试一般控制措施和应用控制措施的符合性。