高效会议和简报技巧教程
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- 关键人员信息采集 - 召集会议搜集信息
会议举行
准时开始 快速介绍会议的背景和相关信息 重申和回顾会议的原则和共识
（为确保建设性的团队共识而需要遵守的行 为和原则）
常用的为“五项基本原则”
会议中的重点－Ground Rules
承诺准时开始和结束 承诺愿意积极参与日程安排 同意决定或者行动的结果产生方式 同意采用“停车场”（PARKING LOT） 澄清现有的一些资源限制和相关政策对一
沟通计划的重要性 强调每个参与者观点的重要性 如果有必要，通知下一次的会议信息 征求会议意见和感谢大家的参与
会议跟进－沟通计划
Outcomes 产出
1. 2. 3. …
Decision 决定
会议的常见类型
基于解决问题的会议 Problem Solving Meeting 基于决策、决定的会议 Decision Meeting 基于沟通、报告和反馈的会议
Communication 、Reporting 、Feedback
何时需要召开会议
需要整个相关团队提供信息或者建议时 需要目标群体参与制定一个决定和解决一个问
确定会议目的
通知信息 集思广益 锁定和分析问题 确定一个行动 探讨事宜 澄清角色和责任 冲突或者协调会议 ……
确定参与人员
是否是会议事项的主要决策者? 是否会议有合适的人数限制？（SMALL） 是否能够给予相关的贡献的（INPUTS）? 是否会议事项中的角色、承诺、支持者？ 是否是会议中的信息搜集和整理者？ 是否是需要获取相关信息和后期执行者？
高效会议和简报技巧教 程
2020年8月1日星期六
课程目标
了解会议管理的基本理论 掌握会议管理的基本技巧，提高会议效率 理解简报设计的原则及设计的方法 掌握利用PPT作为高效视觉说服手段技巧 掌握如何在台上能够自信分享和展示自己的技能 通过现场演练，切实提高表达技巧
MEETINGS OFTEN SEEM LIKE A WASTER OF THE TIME，BUT FOR THE MANAGER WHO KNOWS HOW TO USE THEM， THEY ARE POWERFUL TOOLS INDEED
些事项的决定限制 邀请每个人都能参与和贡献观点 同意如何处理会议中的“冲突方式” 同意如何去跟进行动计划
如果你是会议FACILITATOR
鼓励每个人都愿意积极参与和贡献的氛围 不要主导或者控制讨论 用合适方式鼓励一些内向和内敛的人发言 积极和鼓励参与发言 及时干涉如果有语言上的人身攻击迹象 保持小结和巩固会议成员的共识 使用看得见的会议活页夹（Flipchart）或
你没有时间准备或者出席的 有比召开会议更有效果的沟通方式的
比如备忘录 邮件 电话 问题已经解决了的 不值得每个人花时间都参与主题 的会议的相关人员在一种怒气状态并且需
要时间去理智和了解原因
准备一个会议
会议目的和目标SMART(用动词开头的描述) 会议的日期和地点 会议的参与人员 会议的议程和时间长度 会议的角色定位 所需准备的会议资料 会议中可能的意外情况预测和应对措施 会议信息的发放渠道和确认反馈
者白板
会议中的常见问题
会议出现卡住 会议出现跑题 会议出现冷场 会议提出不同观点 会议出现争执 会议出现超时 会议出现话题或已做决定的重复讨论
九型人格在会议中的运用和体现
•9.和事佬
•指导者 8.
•1.改革者
•乐观者 7.
•2.帮助者
•忠诚者 6. •思相家 5.
•3.促动者 •4.艺术家
九型人格在会议中的思维模式分析
结束会议－何时 ？
所有的目标都已完成 时间已经到了
特别是： －在最后时刻也很难达成收尾时 － 已经开始有人离开或者不停看手表 － 有人提出提出时间已经到了或者过了
•重点 商量 延迟
结束会议－如何 ？
重述或者总结已经完成的内容 澄清下一步的行动计划和巩固行动项目和
- 单独邀请，预约匹配的时间表
•Key Players - 提供主动和积极的角色定位，或者强调会
• 议出席对其的利益和价值
会议日程需要思考的核心内容
会议的目的 会议的期望目标和产出 日期 时间 地点（人数 设备） 会议持续时间长度 会议的召集者 会议参与的名单或者团队（如营运部） 会议参与的者的角色定位（提前获悉角色） （主持 领导 嘉宾 促动者 记录者 贡献者 专家 列席者……） 如有外来参与者，请详细说明 具体日程中发言者的主题和时间分配（类型 复杂程度） 会议背景资料、相关资料或者所需资料的前期告知
题时 需要去分享一些特定信息、成功嘉奖、一些担
心顾虑或者需要在会每个人了解意识到一个特 殊的进程或者情形时 需要通过团队成员的不同视角去集思广益来解 决问题或者献计献策时 需要去解决工作中所遇到的角色不清 冲突或者 有需要在一起澄清的时候
什么时候不需要召开会议
带有个体性质的事情或者主题，最好是需 要一对一的方式沟通
AN EFFECTIVE MEETING
高效会议
这些都是重要的有效会议要素
清晰的会议目标及议程 良好的会议前沟通和确认 合适的参会人员和会议日期及时间 会议的开场和氛围的建立 会议原则（rules）和共同约定 会议中的角色定位 会议中的集思广益和有效记录 优质的会议简报技术
合适的会议问题处理 高效的会议促动技能 会议中的PARKING LOT（停车场） 有效的会议时间控制 会议总结技术和跟进计划
需要准备的HOMEWORK
搜集相关文件和信息 与相关参会者获取他们的观点和期望 鼓励相关参与者提前准备 与你的相关领导沟通获取他们的期望和建议 派发会议日程（包括目的 目标 产出期望 主
题和所需时间等） 提前派wk.baidu.com有助于缩短和提升会议效率的资料
信息
会议团队是如何达成决定的
投票赞同方式（Voting by Majority） 团队共识（Group Consensus ） 领导决定方式(A Decision by the Leader)
会议举行
准时开始 快速介绍会议的背景和相关信息 重申和回顾会议的原则和共识
（为确保建设性的团队共识而需要遵守的行 为和原则）
常用的为“五项基本原则”
会议中的重点－Ground Rules
承诺准时开始和结束 承诺愿意积极参与日程安排 同意决定或者行动的结果产生方式 同意采用“停车场”（PARKING LOT） 澄清现有的一些资源限制和相关政策对一
沟通计划的重要性 强调每个参与者观点的重要性 如果有必要，通知下一次的会议信息 征求会议意见和感谢大家的参与
会议跟进－沟通计划
Outcomes 产出
1. 2. 3. …
Decision 决定
会议的常见类型
基于解决问题的会议 Problem Solving Meeting 基于决策、决定的会议 Decision Meeting 基于沟通、报告和反馈的会议
Communication 、Reporting 、Feedback
何时需要召开会议
需要整个相关团队提供信息或者建议时 需要目标群体参与制定一个决定和解决一个问
确定会议目的
通知信息 集思广益 锁定和分析问题 确定一个行动 探讨事宜 澄清角色和责任 冲突或者协调会议 ……
确定参与人员
是否是会议事项的主要决策者? 是否会议有合适的人数限制？（SMALL） 是否能够给予相关的贡献的（INPUTS）? 是否会议事项中的角色、承诺、支持者？ 是否是会议中的信息搜集和整理者？ 是否是需要获取相关信息和后期执行者？
高效会议和简报技巧教 程
2020年8月1日星期六
课程目标
了解会议管理的基本理论 掌握会议管理的基本技巧，提高会议效率 理解简报设计的原则及设计的方法 掌握利用PPT作为高效视觉说服手段技巧 掌握如何在台上能够自信分享和展示自己的技能 通过现场演练，切实提高表达技巧
MEETINGS OFTEN SEEM LIKE A WASTER OF THE TIME，BUT FOR THE MANAGER WHO KNOWS HOW TO USE THEM， THEY ARE POWERFUL TOOLS INDEED
些事项的决定限制 邀请每个人都能参与和贡献观点 同意如何处理会议中的“冲突方式” 同意如何去跟进行动计划
如果你是会议FACILITATOR
鼓励每个人都愿意积极参与和贡献的氛围 不要主导或者控制讨论 用合适方式鼓励一些内向和内敛的人发言 积极和鼓励参与发言 及时干涉如果有语言上的人身攻击迹象 保持小结和巩固会议成员的共识 使用看得见的会议活页夹（Flipchart）或
你没有时间准备或者出席的 有比召开会议更有效果的沟通方式的
比如备忘录 邮件 电话 问题已经解决了的 不值得每个人花时间都参与主题 的会议的相关人员在一种怒气状态并且需
要时间去理智和了解原因
准备一个会议
会议目的和目标SMART(用动词开头的描述) 会议的日期和地点 会议的参与人员 会议的议程和时间长度 会议的角色定位 所需准备的会议资料 会议中可能的意外情况预测和应对措施 会议信息的发放渠道和确认反馈
者白板
会议中的常见问题
会议出现卡住 会议出现跑题 会议出现冷场 会议提出不同观点 会议出现争执 会议出现超时 会议出现话题或已做决定的重复讨论
九型人格在会议中的运用和体现
•9.和事佬
•指导者 8.
•1.改革者
•乐观者 7.
•2.帮助者
•忠诚者 6. •思相家 5.
•3.促动者 •4.艺术家
九型人格在会议中的思维模式分析
结束会议－何时 ？
所有的目标都已完成 时间已经到了
特别是： －在最后时刻也很难达成收尾时 － 已经开始有人离开或者不停看手表 － 有人提出提出时间已经到了或者过了
•重点 商量 延迟
结束会议－如何 ？
重述或者总结已经完成的内容 澄清下一步的行动计划和巩固行动项目和
- 单独邀请，预约匹配的时间表
•Key Players - 提供主动和积极的角色定位，或者强调会
• 议出席对其的利益和价值
会议日程需要思考的核心内容
会议的目的 会议的期望目标和产出 日期 时间 地点（人数 设备） 会议持续时间长度 会议的召集者 会议参与的名单或者团队（如营运部） 会议参与的者的角色定位（提前获悉角色） （主持 领导 嘉宾 促动者 记录者 贡献者 专家 列席者……） 如有外来参与者，请详细说明 具体日程中发言者的主题和时间分配（类型 复杂程度） 会议背景资料、相关资料或者所需资料的前期告知
题时 需要去分享一些特定信息、成功嘉奖、一些担
心顾虑或者需要在会每个人了解意识到一个特 殊的进程或者情形时 需要通过团队成员的不同视角去集思广益来解 决问题或者献计献策时 需要去解决工作中所遇到的角色不清 冲突或者 有需要在一起澄清的时候
什么时候不需要召开会议
带有个体性质的事情或者主题，最好是需 要一对一的方式沟通
AN EFFECTIVE MEETING
高效会议
这些都是重要的有效会议要素
清晰的会议目标及议程 良好的会议前沟通和确认 合适的参会人员和会议日期及时间 会议的开场和氛围的建立 会议原则（rules）和共同约定 会议中的角色定位 会议中的集思广益和有效记录 优质的会议简报技术
合适的会议问题处理 高效的会议促动技能 会议中的PARKING LOT（停车场） 有效的会议时间控制 会议总结技术和跟进计划
需要准备的HOMEWORK
搜集相关文件和信息 与相关参会者获取他们的观点和期望 鼓励相关参与者提前准备 与你的相关领导沟通获取他们的期望和建议 派发会议日程（包括目的 目标 产出期望 主
题和所需时间等） 提前派wk.baidu.com有助于缩短和提升会议效率的资料
信息
会议团队是如何达成决定的
投票赞同方式（Voting by Majority） 团队共识（Group Consensus ） 领导决定方式(A Decision by the Leader)