对档案保管工作重要性的认识
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对档案保管工作重要性的认识
摘要:档案保管工作是档案安全管理工作的基础,对于延长档案保存时间
具有重要意义。作为档案管理人员要掌握基本的档案保管技能,采取有效手段和
措施,保证档案的保管安全。
关键词:档案保管重要性探析
档案是国家和单位的重要信息财富,是社会各项事业发展的基础。随着时间
的延续,档案资料也日益丰富和增加。加强档案的安全管理,防止档案遭受一切
损毁和破坏,是档案保管工作的基本职责和任务。档案工作者作为档案保管的第
一责任人有义务和责任采取规范的技术措施,及时解决档案保管面临的隐患和问题,为档案保管营造安全可长久存放的环境。
一、档案保管工作的重要意义
(一)延长档案寿命,更好地服务于社会发展。档案保管工作是整个档案工
作中的基本环节,是档案工作的重要内容,确保档案为安全完整,客观真实地反
映工作活动过程,才能有效服务于国家和社会的建设发展。档案保管的目的是在
长久的保管档案基础上,更好地服务于社会和人们需求。这就需要处理好保管与
利用之间的关系,需要明确的是二者之间并不矛盾,相反却是相互促进,相得益彰。一方面,通过保管好档案,用完整真实地档案提供好利用,增强利用的效果,取得更好的经济和社会效益;一方面,通过提供真实有效的档案,取得好的利用
效果,增强社会的档案意识,让更多的人认识和重视档案工作,增强社会对档案
保管工作的重视和支持,为更好地开展档案保管工作创造条件。
(二)反映客观事实真相。档案的形成过程是按照严格的程序来完成的,在
一定程度是客观事实的真实反映,是事件活动的真实反映。通过档案我们可以穿
越时间和空间,仿佛回到时间或者活动的发生时段,真实再现当初的情景;同时,通过查找档案,我们可以服务于工作研究,进行工作总结,总结经验教训,查核
事实经过。还可以提升单位的科学决策水平,推进依法治理水平能力的提升,增
强依法治理水平和能力。只有加强档案保管工作,防止档案自然或人为丢失损毁,才可以长时间发挥档案的价值作用,维护和反映客观事件的真相。
二、档案损毁的主要因素
档案本身是以各种载体形式存在,包括纸张、光盘、胶片等,载体的损毁就
成为一个必然因素;档案是处在社会大环境之中,特别是随着档案开放程度的加大,人为因素成为档案损毁不得不面对的问题。
(一)档案的自然损毁。档案载体材料包括纸张、字迹等书写材料,容易受
温度和湿度的影响而发生理化反映,导致档案材料损毁,比如纸质温度低于14
度或高于26度时,相对湿度低于40%或高于60%时,纸质档案就会变得潮湿发霉
或变硬变脆,发黄和老化,不利于档案的长久保存。书写字迹的色素也是容易发
生化学变化的重要因素,当档案在潮湿的环境或者紫外线照射下,自己就会模糊,褪色,直至字迹消失。另外,档案制成材料的质量也是导致档案损毁的自然因素,如,纸张选用选用了含纤维素低的酸性纸,光盘没有选用档案专用光盘,胶片没
有选择银盐感光胶片等,都将会导致这些载体材料的短时间或者在不经意间的损毁。除此之外,还有一些难以避免的空气污染、有害气体侵蚀,有害鼠虫,及火
灾和水灾隐患等都可能为档案的安全管理带来损害。
(二)档案的人为损坏。档案在管理过程中,难以避免人为的接触,比如档
案管理过程中需要调阅、复制、搬运,存放等过程都需要使用档案实体,那就容
易导致档案原件磨损甚至丢失等;再如有的档案利用者不经意间对档案原件进行
圈划,书写,破坏档案的原貌,有的甚至出于其他目的,故意损坏、撕毁、涂改
档案等。同时因为档案保管和安全管理制度不健全,制度约束性不够,导致责任
心不强等,也会不同程度的带来档案的损毁。
三、档案保管的基本任务
档案保管工作是采用技术手段和管理方法进行档案安全管理的过程。要把档
案完整与安全、长久保管作为根本遵循,积极克服和解决一切不利于安全的隐患,提升保管的责任意识,将档案安全保管各项具体措施落到实处。档案保管的基本
任务主要有以下几个方面:
(一)确保档案的安全完整。按照档案保管的原则,对有保存价值的档案应
该按照规定实施集中统一保管,不准分散保管,避免各行其是;要设置专用的档
案保管库房和档案保管存放装具,实施档案实体规范存放,做好库房的日常保管;要制定严格的保管制度,完善应急预防预案,强化安全责任落实,提升安全保管
应急处置能力;要确保档案信息的安全,防止失泄信息情况的发生。
(二)科学管理档案库房。档案库房是安全保管档案的基地,库房的设置要
做到合理选址,不得在地下或顶层,不得相邻水、电用房;库房内档案厨架要合
理摆放,避免阳光直射,有利于通风换气,对档案柜架实施统一编号管理等,让
档案的保管存放规范有序、整齐划一,便于档案的安全管理。
(三)实施现代化保管。随着现代技术逐渐应用和普及于社会各项事业,档
案管理工作也应该紧跟时代步伐,采用先进的技术手段,进行现代化方式保管。如,档案库房要设置消防报警系统,实施温湿度自动调控检测,出入库房实行电
子门禁系统等,让档案保管工作在现代技术的支撑下变得更加安全可靠。
总之,档案保管工作,是按照档案制成材料的特点及其损毁的规律,研究保
管档案的技术与方法的科学。所以,档案保管人员不仅要懂得政治、经济、军事、历史、地理、物理、化学、生物、气象等学科的知识,而且要熟悉和掌握档案制
成材料的损毁规律,克服与限制损毁档案的因素,从而达到保护档案的完整安全,延长其保管寿命的目的。
四、结语
总之,档案保管工作事关档案“存亡”之大计,需要尽最大可能将档案完整
齐全的保存好,要求档案保管工作人员把档案完整无缺地长期保管下去。这既要
档案保管工作把握好档案安全管理的要素和规律,克服档案损毁的不利因素,又
要档案保管人员积极学习并运用档案安全保管知识,提高档案安全保管能力,从
而更好地保证档案保管的安全,持续服务于社会发展。
参考文献
[1] 张静欣.如何做好档案保管工作[J].信息化导刊- 2016(7)