对档案保管工作重要性的认识

对档案保管工作重要性的认识
摘要：档案保管工作是档案安全管理工作的基础，对于延长档案保存时间
具有重要意义。

作为档案管理人员要掌握基本的档案保管技能，采取有效手段和
措施，保证档案的保管安全。

关键词：档案保管重要性探析
档案是国家和单位的重要信息财富，是社会各项事业发展的基础。

随着时间
的延续，档案资料也日益丰富和增加。

加强档案的安全管理，防止档案遭受一切
损毁和破坏，是档案保管工作的基本职责和任务。

档案工作者作为档案保管的第
一责任人有义务和责任采取规范的技术措施，及时解决档案保管面临的隐患和问题，为档案保管营造安全可长久存放的环境。

一、档案保管工作的重要意义
（一）延长档案寿命，更好地服务于社会发展。

档案保管工作是整个档案工
作中的基本环节，是档案工作的重要内容，确保档案为安全完整，客观真实地反
映工作活动过程，才能有效服务于国家和社会的建设发展。

档案保管的目的是在
长久的保管档案基础上，更好地服务于社会和人们需求。

这就需要处理好保管与
利用之间的关系，需要明确的是二者之间并不矛盾，相反却是相互促进，相得益彰。

一方面，通过保管好档案，用完整真实地档案提供好利用，增强利用的效果，取得更好的经济和社会效益；一方面，通过提供真实有效的档案，取得好的利用
效果，增强社会的档案意识，让更多的人认识和重视档案工作，增强社会对档案
保管工作的重视和支持，为更好地开展档案保管工作创造条件。

（二）反映客观事实真相。

档案的形成过程是按照严格的程序来完成的，在
一定程度是客观事实的真实反映，是事件活动的真实反映。

通过档案我们可以穿
越时间和空间，仿佛回到时间或者活动的发生时段，真实再现当初的情景；同时，通过查找档案，我们可以服务于工作研究，进行工作总结，总结经验教训，查核
事实经过。

还可以提升单位的科学决策水平，推进依法治理水平能力的提升，增
强依法治理水平和能力。

只有加强档案保管工作，防止档案自然或人为丢失损毁，才可以长时间发挥档案的价值作用，维护和反映客观事件的真相。

二、档案损毁的主要因素
档案本身是以各种载体形式存在，包括纸张、光盘、胶片等，载体的损毁就
成为一个必然因素；档案是处在社会大环境之中，特别是随着档案开放程度的加大，人为因素成为档案损毁不得不面对的问题。

（一）档案的自然损毁。

档案载体材料包括纸张、字迹等书写材料，容易受
温度和湿度的影响而发生理化反映，导致档案材料损毁，比如纸质温度低于14
度或高于26度时，相对湿度低于40%或高于60%时，纸质档案就会变得潮湿发霉
或变硬变脆，发黄和老化，不利于档案的长久保存。

书写字迹的色素也是容易发
生化学变化的重要因素，当档案在潮湿的环境或者紫外线照射下，自己就会模糊，褪色，直至字迹消失。

另外，档案制成材料的质量也是导致档案损毁的自然因素，如，纸张选用选用了含纤维素低的酸性纸，光盘没有选用档案专用光盘，胶片没
有选择银盐感光胶片等，都将会导致这些载体材料的短时间或者在不经意间的损毁。

除此之外，还有一些难以避免的空气污染、有害气体侵蚀，有害鼠虫，及火
灾和水灾隐患等都可能为档案的安全管理带来损害。

（二）档案的人为损坏。

档案在管理过程中，难以避免人为的接触，比如档
案管理过程中需要调阅、复制、搬运，存放等过程都需要使用档案实体，那就容
易导致档案原件磨损甚至丢失等；再如有的档案利用者不经意间对档案原件进行
圈划，书写，破坏档案的原貌，有的甚至出于其他目的，故意损坏、撕毁、涂改
档案等。

同时因为档案保管和安全管理制度不健全，制度约束性不够，导致责任
心不强等，也会不同程度的带来档案的损毁。

三、档案保管的基本任务
档案保管工作是采用技术手段和管理方法进行档案安全管理的过程。

要把档
案完整与安全、长久保管作为根本遵循，积极克服和解决一切不利于安全的隐患，提升保管的责任意识，将档案安全保管各项具体措施落到实处。

档案保管的基本
任务主要有以下几个方面：
（一）确保档案的安全完整。

按照档案保管的原则，对有保存价值的档案应
该按照规定实施集中统一保管，不准分散保管，避免各行其是；要设置专用的档
案保管库房和档案保管存放装具，实施档案实体规范存放，做好库房的日常保管；要制定严格的保管制度，完善应急预防预案，强化安全责任落实，提升安全保管
应急处置能力；要确保档案信息的安全，防止失泄信息情况的发生。

（二）科学管理档案库房。

档案库房是安全保管档案的基地，库房的设置要
做到合理选址，不得在地下或顶层，不得相邻水、电用房；库房内档案厨架要合
理摆放，避免阳光直射，有利于通风换气，对档案柜架实施统一编号管理等，让
档案的保管存放规范有序、整齐划一，便于档案的安全管理。

（三）实施现代化保管。

随着现代技术逐渐应用和普及于社会各项事业，档
案管理工作也应该紧跟时代步伐，采用先进的技术手段，进行现代化方式保管。

如，档案库房要设置消防报警系统，实施温湿度自动调控检测，出入库房实行电
子门禁系统等，让档案保管工作在现代技术的支撑下变得更加安全可靠。

总之，档案保管工作，是按照档案制成材料的特点及其损毁的规律，研究保
管档案的技术与方法的科学。

所以，档案保管人员不仅要懂得政治、经济、军事、历史、地理、物理、化学、生物、气象等学科的知识，而且要熟悉和掌握档案制
成材料的损毁规律，克服与限制损毁档案的因素，从而达到保护档案的完整安全，延长其保管寿命的目的。

四、结语
总之，档案保管工作事关档案“存亡”之大计，需要尽最大可能将档案完整
齐全的保存好，要求档案保管工作人员把档案完整无缺地长期保管下去。

这既要
档案保管工作把握好档案安全管理的要素和规律，克服档案损毁的不利因素，又
要档案保管人员积极学习并运用档案安全保管知识，提高档案安全保管能力，从
而更好地保证档案保管的安全，持续服务于社会发展。

参考文献
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[2] 刘作文.浅谈档案保管工作存在的问题[J].科技世界- 2017（12）
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