Word文字处理与文档管理

第二部分Word文字处理与文档管理

不要小看Word，这些功能你都会么？

使用Word常常出现的问题

Word文字处理与文档管理

一、Word基础知识与常用技巧

（一）熟悉Word功能区

日常操作过程中，需要注意的是功能选项卡区。熟悉办公软件的功能选项卡区，尤其是主要功能按钮和快速访问工具栏结合起来使用，对于我们流畅进行文字和文档处理非常有帮助。

1.各个功能选项卡区---开始

“开始”功能选项卡区主要属于在文字输入阶段常用的一些基础功能。其中需要注意的是剪贴板和样式，通过样式的设置，可以对一个文档中不同的部分应用不同的字体、字号、颜色、段落设置。

2.各个功能选项卡区---插入

“插入”功能选项卡区的按钮，主要是在文档中插入一个新的对象，这个对象可以是文本、符号、表格或者图表等等，也可以是封面、页眉、页脚、页码等和页面有关的设置。

3.各个功能选项卡区---页面布局

“页面布局”主要设置文档页面的主题风格和页面打印相关功能，例如文字的方向、纸张的设置、水印的设置等等。需要注意的是，通过“页面设置”栏目的分隔符，用户可以分页符和分节符。

4.各个功能选项卡区---引用

“引用”功能选项卡区的功能，更多用于在阅读文档过程中，为用户提供文档中的图文提供相关详细内容或者参考资料的索引。例如题注是为了给图表提供参考说明，而脚注和尾注用于在打印文档中为文档中的文本提供解释、批注以及相关的参考资料。

5.各个功能选项卡区---邮件

“邮件”功能选项卡，旨在方便用户设计信件，以及和Microsoft Office Outlook一起，实现快速将文档内容分发给收件人的相关功能。例如，通过“中文信封”功能，可以轻松创建传统的信封；利用邮件合并功能，可以实现快速创建一个文档并发送给多个人。

6.各个功能选项卡区---审阅

“审阅”，就是审校和阅读，“审阅”功能选项卡区的功能，主要是在用户进行文档的校对和修改过程中用到的一些功能。例如修订功能可以帮助多个用户实现文档的审阅和更改，比较功能可以对不同版本的文档进行准确比较。

7.各个功能选项卡区---视图

“视图”，顾名思义，就是看到的图像，这里指的是Word工作区的显示方式。通过设置“视图”相关功能，可以改变文档的显示，对界面上的栏目进行显示或者隐藏，并可以进行多个文档窗口之间的切换和并排查看。

各个功能选项卡区

（二）常用技巧

1.格式刷

格式刷在是Office中是非常强大的功能之一，有了格式刷功能，我们的工作将变得更加简单省时。尤其是在给文档中大量的内容重复添加相同的格式时，利用格式刷来可以大大提高我们的工作效率。

格式刷的操作方法

（1）首先选择格式区域，就像我们粉刷的时候先用刷子蘸点油漆一样；

（2）单击/双击格式刷的图标，鼠标变成小刷子的形状；

（3）使用小刷子刷需要应用格式的区域，格式刷所到之处，内容便转换为原来光标所在处的格式。

格式刷的应用和注意事项

（1）复制内容形式的格式化工具，可以复制字体、颜色、间距、呈现方式等

（2）注意双击和单击格式刷的区别

案例演示：利用格式刷调整内容格式

2.标尺

在工程中，游标卡尺可以使测量更加精确；

在Word当中，“标尺”工具的作用非常大，标尺包括水平标尺和垂直标尺，通过标尺，我们可以轻松调整边距、段落的缩进值、表格的行高及列宽和页眉页脚宽/高度设置等等。

显示垂直标尺

有时候，我们发现Word2007“垂直标尺”不见了，这时候应该如何找回来呢？

步骤：Office →Word选项→高级→在页面视图中显示垂直标尺

案例演示：标尺的设置和调整

3.框线

在文档处理过程中，经常需要添加或者删除各类框线。

比如为重要文字添加下划线和框线、为页眉页脚添加横线、为栏目添加间隔线等等。

步骤：开始→段落→框线

案例演示：如何为页眉添加/删除横线

4.快速将多个文档合而为一

利用插入对象的方式，可以在文档中插入各种形式的内容，例如表格、公式、图像和文件。同样利用插入对象，可以将多个文档中的内容进行合并

步骤：插入→对象→文件中的文字

二、Word文字处理技巧

使用不同呈现形式的文字，不仅使文档不再单调，而且为内容的表现赋予更多感情。

通过“开始”功能选项卡下的“字体”栏，用户可以设置文档内容的字体、字号和效果等等。同样，点击“字体”栏目右下方箭头图标，进入“字体”对话框，在对话框中，用户可以进行字体的详细设置。

字体设置

注意：如何设置英文单词句首字母大写

英文句首、英文专用名词第一个字母大写。

步骤：Office →Word选项→校对

文档处理过程中，通过段落设置文字行距、缩进和对齐方式，可以使文档呈现更加规范、整齐。在“开始”功能选项卡的“段落”栏目中，可以对段落文字对齐方式和行距进行设置。

段落设置

（三）样式

样式是指根据文档内容，用有意义的名称保存的字符格式和段落格式的集合。

用户在进行文档版式设计时，先创建一个该格式的样式，然后在其他需要应用同样版式的地方套用这种样式，就无须一次次地对它们进行重复的格式化操作了。并且，在文档结构管理和插入目录时，Word都会依据样式的级别，显示相应内容。

快速样式

案例演示：样式的应用和管理

（四）拼音指南

“拼音指南”可以在文字上方，为文字内容添加拼音注释，并且可以自由设置拼音字母的大小，以及和文字的匹配关系。

利用拼音指南为文字注音

（五）编号

编号，是在一个段落前面，放在文本前的点或其它符号，起到强调作用。合理使用编号，可以使文档的层次结构更清晰、更有条理。

在Word 2007中，文档中可以插入三种编号形式，对同一级并列的项目符号、编号，以及对多层级内容添加的多级列表。