浅谈办公室环境的管理

浅谈办公室环境的管理

摘要：办公室是一个企业的中心枢纽，良好的办公环境，不仅可以让我们心情舒畅，更能让来参观洽谈的客户感受到公司的良好素质，留下好印象。随着科学技术的进步，生活水平的提高，人们对于办公环境的要求也越来越高，优良的办公环境能够让人心情愉快、精力集中，提高办公效率，在有利于员工身体健康的同时也有利于组织的沟通。好的办公室环境更能体现出企业的形象，提升工作效率。

关键词：办公室环境管理协调舒适

一、办公室环境的含义及其原则

（一）办公室环境的含义

环境是指人类周围的所有事物及状态。环境一般可分为自然环境和人为环境；而办公室环境就属于人为的环境，人们可以根据自身的需要去设计办公室的环境，对办公室环境做出适当的管理，使其变得舒适，符合企业的发展需要。

办公室环境可划分为硬环境和软环境。硬环境包括机关的办公处所、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备及办公室的布置等外在客观条件。软环境包括机关的工作气氛，工作人员的个人素养、团体凝聚力等社会方面的环境。（二）办公室环境要遵循的原则

1、协调，舒适

协调、舒适是办公室布置的一项基本的原则。这里所讲的协调，是指办公室的布置和办公人员之间配合得当；舒适，即人们在布置合理的办公场所中工作时，身体各方面并没有觉得不适，觉得比较舒适；对工作环境觉得舒适，工作比较称心。

协调的内涵是物质环境与工作要求的协调。它包括：办公室内设备的空间分布、墙壁的颜色、室内光线、空间的大小等与工作特点性质相协调；人与工作安排的协调；人与人之间的协调，包括工作人员个体、志趣、利益的协调及上级与下级的工作协调等。只有各方面的因素都能协调好，在办公室工作的人才会觉得舒适，这也有利于提高团体的工作效率与团队的合作精神。

2、便于监督

监督是对工作人员的工作进行监督与督导；它分为自我监督、内部监督及外部监督。办公室的布置必须有利于监督，特别要有利于工作人员的自我监督与内部监督。

办公室的布置要适应自我监督的需要。所谓自我监督，就是进行自我约束和控制，自觉地遵守相关的规章制度，要有很强的自制能力，自觉的做好自己的本分工作。

办公室的布置还要适应机关内部监督的特点和需要。机关内部监督的主要特点是：第一，内部监督是一种群众性的日常监督。内部监督与带有专门目的的监

督有所区别，其监督内容包括工作人员在日常工作中的一切行为，以及通过各种行为举止反映出来的思想觉悟、道德品质等。主管领导通过此来得出对工作人员的整体评价。第二，内部监督具有双向和多维监督的特点，它是主管人与部属之间，部属与部属之间的相互监督，是群体内部的监督，它有利于群体内的良好沟通和协调。第三，内部监督是一种内部力量的约束，这取决于内部的纪律约束、团队作风、自觉程度等。

办公室是一个集体工作的场所，上下级之间、同事之间既需要沟通，也需要相互监督。每个人的特长和缺点也不同，所以在工作中不能及时的纠正就可能会影响到工作的进程，因此办公室的布置必须有利于在工作中相互监督、相互提醒，从而把工作中的失误减少到最低程度，把工作做得更好。

3、有利于沟通

沟通是人与人之间思想、信息的传达和交换。通过这种信息传达和交换，使人们在目标、信念、意志、兴趣、情绪、情感等方面达到理解、协调一致。沟通是心灵的窗口，沟通从心开始，人与人之间的沟通最重要的是真诚，所以沟通对于人类来说是十分重要的。办公室作为一个工作系统，必须保证充分的沟通，才能实现信息的及时有效地流转和传递；系统内各因子、各环节才能动作协调地运行。在办公室内也要经常地进行必要的有效的沟通，这不仅能提高工作的效率，而且能够促进员工之间的情感的交流和友谊。

4、整洁、卫生

整洁、卫生包括两个含义：一是办公用品的整齐有序，二是室内的干净卫生，这两方面是相互联系和影响的。

整洁是指办公室的布置合理、整齐清洁。所以安置办公设备时，要节省空间，以使室内有较大的活动场地；办公桌与文件柜的相对位置也很讲究，一般情况下，文件柜应位于办公桌后方，伸手可及；桌上物品应分类摆放，整齐有序。电话机应放在办公桌的右上角，以方便接听。

卫生是办公室环境的重要内容之一，要勤扫勤擦，保持地面、桌面、门窗玻璃及其他物品的清洁。在时间安排上，最好是下班前扫地，上班前擦桌面、拖地板，这样可以避免上班时尘土飞扬。办公室内的垃圾要及时的清理，时刻保持办公室的各方面的清洁，因为这也从另一方面反映工作人员的素质，试问有谁愿意在一个狼藉和满是灰尘的办公室内工作呢？所以要注意办公室的卫生。

二、办公室环境的内容管理

（一）地理环境

办公室选定在良好的地理环境中，不仅可以凭借优越的自然位置节省绿化、交通等的费用，方便员工的出行；更重要的是能够促进工作人员的身心健康，提高工作的效率。

1、环境尽量优美。办公室所在地宜选在环境优美、空气清新、绿化程度比较高、噪音以及其他的污染少的地方；所以选址要尽量远离矿产企业和闹区。优美的环境可以使人心情舒畅，空气清新也使人觉得舒适，从而提高工作效率，良好的工作环境也能更好的留住人才。

2、交通方便。如果把办公室建在郊外，无疑会延长通勤距离和时间，增加交通负担，降低行政效率，也会给工作人员的家庭增加负担。因此，机关单位在选址时应考虑设在公共汽车站点附近，以方便员工的上下班的出行，也有利于和各个单位的联系，增进友谊。

3、靠近文化区。一般情况下，文化区是比较安静，环境优美。更重要的是，文

化区是科研、学校、书店等单位集中地地方，有着良好的文化氛围，有利于员工开展文化研究的工作。

4、综合择优。在办公室的选址时，一般很难做到十全十美的，在实际操作中往往会产生矛盾，环境优美却远离市区；交通方便又过分喧闹。这就需要综合各方面的因素，加以分析比较，然后择优而定。这就要求在选择的时候，要做好充分的调查工作，择优选择。

（二）光线环境

光线环境对办公室的工作人员来说，是非常重要的。办公室内要有适当的照明，以保护工作人员的视力。如果长期在采光、照度不足的场所工作，很容易引起视觉疲劳，这不仅会影响工作的效率，久而久之还会造成员工的视力下降，不仅会损害视力，而且会影响情绪。但亮度也不能太高，过高的亮度也会给员工的视觉造成伤害的，所以在实际中，要有适当的采光和亮度的办公室才能更好的工作，这不仅有利于员工的身心健康，也有利于提高工作的效率。

1、灯光照明。除了自然光之外，办公室内的灯光应分布均匀，避免外露在吊顶下面，理想的是嵌入式筒灯或槽型日光灯管，这样会使空间显得高一些。室内照明灯具的选择强调自然明亮，光照度必须达到380勒克司，否则会有昏沉沉的感觉。不同的照明方式会产生不同的气氛效果，在办公室内最好就是采用柔和的光线处理会使长期伏案用眼过度的人减少疲劳。

2、墙面颜色。办公室的墙面一般为白色，因为布置任何装饰物，白色都是最好的底色。如果讲究品味格调，或者想利用色彩影响人的感官来提高工作效率，那么黄色使人沉稳，绿色使人平和，红色使人激奋。不过，大面积地用彩色，总会很难把握这个度，最好慎用。总之，究竟怎样处理地面，应该根据实际情况决定，并且充分考虑大面积的地板颜色对墙面、办公桌椅、办公设备这些色彩的影响，尽量追求和谐统一。

3、字画、绿色植物。办公室内的装饰与摆设也很有讲究的，我们在选择字画装饰办公室时，也要注意一下画的内容和含意，讨个口彩图个吉利。我们总不至于明知上司生肖属羊，而毫无顾忌地把一幅张牙舞爪的老虎图挂在他办公室内去折磨他吧！所以在选择字画的时候要慎重，要与办公室内的环境相协调。而绿色植物生气怏然，令人赏心悦目，在现代办公室环境中有着点缀色彩调节气氛的作用。但是办公室绿化时也要注意植物与花卉对人体健康的影响，因为大多数花卉会在黑暗中排出二氧化碳，吸入氧气，如果办公室门窗紧闭，它们无疑会加速恶化室内空气，譬如紫荆花的花粉会诱发哮喘；兰花和百合花的香味会使人失眠等。有些花卉还会对人体产生保健作用，譬如吊兰能够清除室内因装修产生的多种有害气体如甲醛，白芷能清除吸烟造成的烟雾，玫瑰能消毒空气，杀灭病菌。我们在办公室内栽种植物时有必要请教花匠，了解各种植物花卉的特性，根据风水、视觉、嗅觉、健康等多种原因，配置出最恰当的办公室绿化效果。

（三）气氛环境

办公室的氛围对员工的工作也是很重要的，办公室内最好是和睦的气氛，和睦的气氛是指一种非排斥性的情感环境。和睦的气氛对工作的顺利开展十分重要。如果办公室内部的气氛是紧张的、不和谐的，其成员彼此互相猜疑，乃至嫉恨，凡事相互推诿、扯皮，其工作效率必然低下。良好的心境是建立办公室内部和睦气氛的最根本因素，它对办公室成员行为的影响是不可忽视的。情绪一旦产生，可以持续相当长的时间，左右人的心境，影响人的行为活动。具有愉快心境的人，无论遇到什么事都能泰然处之；心境对人的身体健康也有明显的影响。因