电子文件管理

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电子文件管理的新理论与新思想
一、文档一体化理论
二、前端控制理论 三、全程控制理论 四、电子文件时代的来源原则--背景记忆
将档案管理工作提前介入电子 六、文件连续体理论 文件的运作与管理中,即把规范化 管理的触角延伸到归档前电子文件 的形成、收集等阶段,将电子文件 与电子档案管理统一起来,进行规 范化管理。
国家档案局有关电子文件相关标准与活动
2003年以国家档案局6号令发布了《电子公文归档管理暂行 办法》 2003年国家档案局发布《电子公文传输管理办法》 (国办函〔2003〕65号) 2005年发布行标DA/T32-2005《公务电子邮件归档与管理规 则》 2008年5月17日,国家档案局研究所举办了中美论坛“数字 信息长期维护与保存”国际性会议,邀请了几个国家的专家 及国内的专家对电子文件进行学术研究 2009年6月19日,中国人民大学召开了”电子文件管理国家 战略国际学术研讨会“。邀请了美国、加拿大、荷兰、澳大 利亚等国家的电子文件专家进行学术交流与研讨
电子文件的自身全程化管理 电子文件管理系统,集中管理
有助于电子文件信息交换 有助于电子文件长期保存
做好电子文件管理工作的重要意义
有利于国家信息化建设的健康发展
实现三大战略: 抓好三个结合: 有利于国家记忆的长久传承 电子文件中心建设与数字档案馆建设相结合 项目带动战略 有利于档案工作为构建社会主义和谐社 电子文件管理工作与档案信息资源开发利用相结合 处理好三个关系: 标准化战略 处理好电子文件中心建设与新的档案馆舍建设的关系 发挥电子文件的作用与档案网站建设相结合 会服务的全面展开 科技进步战略
网络通讯介质
网络互联设备
非屏蔽电缆线 屏蔽电缆线 同轴电缆 光缆 无线连接 网 卡 局域网 集线器和打印共享器 调制解调器 广域网 中继器 交换机 路由器
互联网的起源与发展
20世纪60年代 由美国国防部资助,国防部研究工程局承建, 通过一个网络把美国的几个军事及研究的计算机主 机联接在一起,即阿帕网(ARPANET)。
1. CAD (辅助设计) 2. CAM(辅助制造) CIMS (计算机集成制造系统)
3. CAI (辅助教学)
计算机的发展趋势
第一,微型化(或体积微型化) 第二,网络化(或资源网络化) 第三,智能化(或处理智能化) 超导计算机:纳米计算机、光计算机、 量子计算机、DNA计算机
计算机网络的产生
什么是计算机网络:
文件的历史发展阶段
原始材料的直接利用阶段。
如人们直接在岩石上刻字。
原始材料的粗加工阶段。
甲骨——竹简——绢帛 。
纸质文件阶段。
轻便又廉价 。
电子文件阶段。
以磁介质和光介质作为存贮工具的一种存贮方式。
电子文件的发展
第四阶段
四个阶段
第二阶段 第一阶段 采用计算机,形 成电子文件,输 出成纸质后成为 正 式文件-- “草稿性电子文 件”
一、对电子文件和 电子档案的认识
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广义上
计算机上生成的具有参考 、凭据和指导意义的信息 都是电子文件,如视窗系 统中的“文件”。
电子文件概念
狭义上 计算机上生成的具有特定 “文件” 属性的信息才 能称之为电子文件。 计算机中或网络上不具备 特定“文件“属性的信 息不能够称为电子文件 。
电子文件概念
处理好电子文件管理与档案保护工作的关系 处理好电子文件管理与档案基础业务建设的关系
2007年 国家档案局局长杨冬权
★管理好电子文件,关系到国家和社会历史记忆 的长期保存,关系到人类文明的传承延续。把 更多有价值的信息留给未来,是我们档案工作 者的历史责任 ★对电子文件的管理,必须解决好它的保真、保 密、保存、保读取等巨大难题 ★解决这些问题,不仅需要技术,更重要的是要 具有长远的历史眼光和强烈的职业责任感
Internet在中国的发 展
第一阶段 网路探索(1987年~1994年) ”Across 中国互联网的“第一” the Great 第二阶段蓄势待发(1993年-1996年) 《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理 • 《神州学人》杂志成为中国第一份中文电子杂志; Wall we can reach 第三阶段 应运而起(1996年-1998年) 暂行规定》 • 上海建成第一个城域网; every corner • 北京开了第一家网络咖啡屋; 《中国公用计算机互联网国际联网管理办法》 第四阶段网络大潮(1999年—2002年) in the
计算机的诞生与发展 第一代:电子管 1946——1957 第二代:晶体管 1958——1964 第三代:中小规模集成电路 1965——1971 第四代:大规模集成电路 1972——
计算机的应用领域 数据处理 过程控制 人工智能或智能模拟 网络应用 科学计算或数值计算 计算机辅助技术
加拿大
2004年5月21日,加拿大图书档案馆依法成立 LIBRARY AND ARCHIVES CANADA
加拿大图书档案馆
加拿大国家档案馆与财政部联合开发 政府机关办公自动化方面的软件及制 定相关标准,在联邦政府内强行推广 ,其目的是方便电子档案的统一管理 。实现政府电子文件及元数据的完整 在线移交。 新法律造就了一个特有的现代知 识研究所,这个机构合并了几种 国家职能: Archives档案馆 Library图书馆 Museum (Portrait Gallery of Canada)博物馆(加拿大 肖像馆)
计算机网络的分类
按网络的地理覆盖范围分类:
1.局域网 LAN 2.城域网 MAN 3.广域网 WAN
按网络的拓扑结构分类:
星型、树型、总线型、环型、网状型
按网络环境分类:
工作组网络、部门网络、企业网络、校园网 络、党务网、政府网
网络系统构成
网络工作站点 服务器 工作站
连接到网 络上的、 能够利用 网络资源 的计算机
凡是将公布在不同地理位置上的具 有独立性能的多台计算机、终端及其附 属设备,用通信设备和通信线路连接起 来,再配有相应的网络软件,以实现计 算机资源共享的系统,叫计算机网络。
计算机网络的基本特征
网络建立的主要目的是实现资源共享 网络上的计算机是独立的“自治计算机 ” 网络上的计算机必须遵循网络协议
澳大利亚
1996年澳大利亚国家图书馆制定了《澳大利亚数字载体 长期与保护的原则》
澳大利亚国家档案馆、澳大利亚国家信息服务委员会、 澳大利亚国家保护办公室、澳大利亚电影录音档案馆联 合,专门研究“保护数字信息存取”的问题 做法:澳大利亚国家档案馆于2000年3月开始要求各政府 机构的电子文件移交国家档案馆,实行统一管理。出台 了《维多利亚电子文件策略》(VERS标准)
- 2009年6月电子文件管理国家战略国际学术研讨会
国家档案局对电子文件的研究
1996年国家档案局专门成立课题组进行研究 1999年出版了《电子文件归档与电子档案管理概论》 1999出台 GB/T17678.1~2-1999 《 CAD电子文件光盘存储 、归档与档案管理要求》 第一部分: 1999年出台了GB/T17679-1999《CAD电子文件光盘存储系 文书电子文件元数据方案 统的一致性测试》 第二部分: 2002年下发GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》 2006年下发关于征求《电子文件归档与管理规范标准修订 电子文件长期保存格式需求 意见的通知》 第三部分: 2008年下发了DA/T 38-2008《电子文件归档光盘技术要求 基于XML的电子文件封装规范 和应用规范》 2008年国家档案局中央档案馆印发了 《电子文件元数据标准》和 《电子文件管理细则》行业标准征求意见稿
过程阶段
第三阶段 电子文件为正本, 纸质文件为副本, 电子文件法律效 力被确认,纸质 文件只在很少情 况下被使用
电子文件阶段
纸质文件 为正本,电 子文件为副 本
辅助性电子文件阶段
工作中不再 使用纸质文 件,以往的 纸质已成为 “文物”
无纸阶段
电子文件管理的发展趋势
电子文件的管理 是电子政务发展的基石 电子政务是推动 电子文件管理发展的原动力 电子文件的开发利用 电子文件的长期保管
ຫໍສະໝຸດ Baidu
我省相继出台有关电子文件的管理办法
2005年初印发了《辽宁省电子文件归档与管理暂行 规定》(辽档发[2005]1号) 2006年4月印发了《辽宁省文书档案目录数据库结 构与转换格式》(辽档发[2006]3号) 2008年6月印发了《辽宁省照片、音频和视频档案 目录数据库结构与交换格式》及《辽宁省档案数字 化技术标准》(辽档发[2008]10号)
美 国 NARA(
National Archives and Records Administration )
美国国家档案与文件署 是最高的联邦档案机构 的业务领导机关
档案工作的标准由SAA美国档案者协会制定
管理:1988年美国国家档案与文件管理局建立了 电子文件中心。电子文件中心的档案工作者与联 邦政府的各个机构合作,共同对电子文件的价值 进行鉴定。 保管:美国国家档案文件管理局制定了《国家战 略:制定与贯彻联邦政府电子文件的产生、传输 、存储与长期保存的标准》 标准制定:2003年,美国国家档案文件管理局向 全美国政府机构推荐使用《电子文件管理软件应 用系统设计标准》。该标准是国际上第一个电子 文件管理应用系统设计标准。
从文件形 三、全程控制理论 成(包括形成 前)到文件作 四、电子文件时代的来源原则--背景记忆 为档案保存和 五、后保管时代 利用的管理全 六、文件连续体理论 过程中连贯一 电子文件的来源与纸质文件 致的管理方式。
的来源相比,具有更高的技术性 和一定的间接性
二、电子文件产生的 条件和来源
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条件
1. 电子计算 计算机网
电子文件归档与管理
辽宁省档案局 科研处 李 英
基于国家档案局发布的档案工作国家推荐标准 GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》
《电子文件归档 与管理规范》 GB
一、对电子文件的认识
二、电子文件的产生和来源 三、电子文件的种类和特征 四、电子文件的凭证作用
五、电子文件的积累与归档
六、归档电子文件的管理与利用
指在数字设备及环境中 生成,以数码形式存储于磁 带、磁盘、光盘等载体,依 赖计算机等数字设备阅读、 处理,并可在通信网络上传 送的文件。
GB/T 18894-2002 《电子文件归档与管理规范》
一、表明其逻辑与物理属性:数字代码,用计算机生成和读取 二、表明其内容属性:符合“文件”要求的特定的来源和用途。
将对文件、 档案的管理与控 制提前到它们的 设计与形成之前
五、后保管时代
指电子文件全程管 理的过程。它涉及 到电子文件前端控 制、电子文件的利 用和保存等每一项 具体工作过程。
提出:电子时代的文件实体 电子文件管理的新理论与新思想 保管已不再是档案工作中的首要 环节了。取而代之的是电子文件 一、文档一体化理论的鉴定、控制工作,并在尽可能 长的时间里为政府和社会提供利 二、前端控制理论 用。
机 2. 络
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ENIAC部分实体 (摄于美国密歇根大学)
计算机的诞生与发展
时 名
ENIAC部分实体 (摄于美国密歇根大学)
间:1946年 字:“埃尼阿克” (ENIAC) 地 点:宾夕法尼亚大学 体 积:占地170平方米 重 量:30吨 计算速度:5000次/ 秒 结 构:18000个电子管 70000个电阻 10000个电容 1500个继电器 6000多个开关
文件的生命周期
生成
最后处理(销毁或保存)
电子文件的生命周期
(The Life cycle of Records) 设计阶段 * 明确保存文件所依靠的技术、 规定归档的需求、保管期限
形成阶段 落实在设计阶段提出的要求 如电子文件的保管,文件类型等
使用阶段 电子文件形成后的整个 使用期。在归档时,必 须对归档系统进行有效 的监督与控制,以防止 影响电子文件的恢复、 利用和可存取性
美国ERA项目
美国电子文件档案馆(ERA)系统将提供一个综 合的、系统的和动态的储存、保管和利用各种 电子文件的工具,它不依赖于任何具体的软硬 件。 (2003-2011年)
2006年,预算3.38141亿 其中,2.83045亿美元用于基本运行费用; 3791.4万美元用于电子文件档案馆(ERA)建设 ; 968.2万美元用于国家档案与文件署设施的 维修和更新; 750万美元拨给国家历史出版和 文件委员会(NHPRC) 此项目2011年完成
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