电子文件管理

电子文件管理的新理论与新思想
一、文档一体化理论
二、前端控制理论 三、全程控制理论 四、电子文件时代的来源原则－－背景记忆
将档案管理工作提前介入电子 六、文件连续体理论 文件的运作与管理中，即把规范化 管理的触角延伸到归档前电子文件 的形成、收集等阶段，将电子文件 与电子档案管理统一起来，进行规 范化管理。
国家档案局有关电子文件相关标准与活动
2003年以国家档案局6号令发布了《电子公文归档管理暂行 办法》 2003年国家档案局发布《电子公文传输管理办法》 （国办函〔2003〕65号） 2005年发布行标DA/T32-2005《公务电子邮件归档与管理规 则》 2008年5月17日，国家档案局研究所举办了中美论坛“数字 信息长期维护与保存”国际性会议，邀请了几个国家的专家 及国内的专家对电子文件进行学术研究 2009年６月19日，中国人民大学召开了”电子文件管理国家 战略国际学术研讨会“。邀请了美国、加拿大、荷兰、澳大 利亚等国家的电子文件专家进行学术交流与研讨
电子文件的自身全程化管理 电子文件管理系统，集中管理
有助于电子文件信息交换 有助于电子文件长期保存
做好电子文件管理工作的重要意义
有利于国家信息化建设的健康发展
实现三大战略： 抓好三个结合： 有利于国家记忆的长久传承 电子文件中心建设与数字档案馆建设相结合 项目带动战略 有利于档案工作为构建社会主义和谐社 电子文件管理工作与档案信息资源开发利用相结合 处理好三个关系： 标准化战略 处理好电子文件中心建设与新的档案馆舍建设的关系 发挥电子文件的作用与档案网站建设相结合 会服务的全面展开 科技进步战略
网络通讯介质
网络互联设备
非屏蔽电缆线 屏蔽电缆线 同轴电缆 光缆 无线连接 网 卡 局域网 集线器和打印共享器 调制解调器 广域网 中继器 交换机 路由器
互联网的起源与发展
20世纪60年代 由美国国防部资助，国防部研究工程局承建， 通过一个网络把美国的几个军事及研究的计算机主 机联接在一起，即阿帕网（ARPANET）。
1. CAD （辅助设计） 2. CAM（辅助制造） CIMS （计算机集成制造系统）
3. CAI （辅助教学）
计算机的发展趋势
第一，微型化(或体积微型化) 第二，网络化(或资源网络化) 第三，智能化(或处理智能化) 超导计算机：纳米计算机、光计算机、 量子计算机、DNA计算机
计算机网络的产生
什么是计算机网络：
文件的历史发展阶段
原始材料的直接利用阶段。
如人们直接在岩石上刻字。
原始材料的粗加工阶段。
甲骨——竹简——绢帛 。
纸质文件阶段。
轻便又廉价 。
电子文件阶段。
以磁介质和光介质作为存贮工具的一种存贮方式。
电子文件的发展
第四阶段
四个阶段
第二阶段 第一阶段 采用计算机，形 成电子文件，输 出成纸质后成为 正 式文件－－ “草稿性电子文 件”
一、对电子文件和 电子档案的认识
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广义上
计算机上生成的具有参考 、凭据和指导意义的信息 都是电子文件，如视窗系 统中的“文件”。
电子文件概念
狭义上 计算机上生成的具有特定 “文件” 属性的信息才 能称之为电子文件。 计算机中或网络上不具备 特定“文件“属性的信 息不能够称为电子文件 。
电子文件概念
处理好电子文件管理与档案保护工作的关系 处理好电子文件管理与档案基础业务建设的关系
2007年 国家档案局局长杨冬权
★管理好电子文件，关系到国家和社会历史记忆 的长期保存，关系到人类文明的传承延续。把 更多有价值的信息留给未来，是我们档案工作 者的历史责任 ★对电子文件的管理，必须解决好它的保真、保 密、保存、保读取等巨大难题 ★解决这些问题，不仅需要技术，更重要的是要 具有长远的历史眼光和强烈的职业责任感
Internet在中国的发 展
第一阶段 网路探索(1987年～1994年) ”Across 中国互联网的“第一” the Great 第二阶段蓄势待发(1993年-1996年) 《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理 • 《神州学人》杂志成为中国第一份中文电子杂志； Wall we can reach 第三阶段 应运而起(1996年-1998年) 暂行规定》 • 上海建成第一个城域网； every corner • 北京开了第一家网络咖啡屋； 《中国公用计算机互联网国际联网管理办法》 第四阶段网络大潮(1999年—2002年) in the
计算机的诞生与发展 第一代：电子管 1946——1957 第二代：晶体管 1958——1964 第三代：中小规模集成电路 1965——1971 第四代：大规模集成电路 1972——
计算机的应用领域 数据处理 过程控制 人工智能或智能模拟 网络应用 科学计算或数值计算 计算机辅助技术
加拿大
2004年5月21日，加拿大图书档案馆依法成立 LIBRARY AND ARCHIVES CANADA
加拿大图书档案馆
加拿大国家档案馆与财政部联合开发 政府机关办公自动化方面的软件及制 定相关标准，在联邦政府内强行推广 ，其目的是方便电子档案的统一管理 。实现政府电子文件及元数据的完整 在线移交。 新法律造就了一个特有的现代知 识研究所，这个机构合并了几种 国家职能： Archives档案馆 Library图书馆 Museum (Portrait Gallery of Canada)博物馆（加拿大 肖像馆）
计算机网络的分类
按网络的地理覆盖范围分类：
1.局域网 LAN 2.城域网 MAN 3.广域网 WAN
按网络的拓扑结构分类：
星型、树型、总线型、环型、网状型
按网络环境分类：
工作组网络、部门网络、企业网络、校园网 络、党务网、政府网
网络系统构成
网络工作站点 服务器 工作站
连接到网 络上的、 能够利用 网络资源 的计算机
凡是将公布在不同地理位置上的具 有独立性能的多台计算机、终端及其附 属设备，用通信设备和通信线路连接起 来，再配有相应的网络软件，以实现计 算机资源共享的系统，叫计算机网络。
计算机网络的基本特征
网络建立的主要目的是实现资源共享 网络上的计算机是独立的“自治计算机 ” 网络上的计算机必须遵循网络协议
澳大利亚
1996年澳大利亚国家图书馆制定了《澳大利亚数字载体 长期与保护的原则》
澳大利亚国家档案馆、澳大利亚国家信息服务委员会、 澳大利亚国家保护办公室、澳大利亚电影录音档案馆联 合，专门研究“保护数字信息存取”的问题 做法：澳大利亚国家档案馆于2000年3月开始要求各政府 机构的电子文件移交国家档案馆，实行统一管理。出台 了《维多利亚电子文件策略》（VERS标准）
－ 2009年6月电子文件管理国家战略国际学术研讨会
国家档案局对电子文件的研究
1996年国家档案局专门成立课题组进行研究 1999年出版了《电子文件归档与电子档案管理概论》 1999出台 GB/T17678.1~2－1999 《 CAD电子文件光盘存储 、归档与档案管理要求》 第一部分： 1999年出台了GB/T17679－1999《CAD电子文件光盘存储系 文书电子文件元数据方案 统的一致性测试》 第二部分： 2002年下发GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》 2006年下发关于征求《电子文件归档与管理规范标准修订 电子文件长期保存格式需求 意见的通知》 第三部分： 2008年下发了DA/T 38-2008《电子文件归档光盘技术要求 基于XML的电子文件封装规范 和应用规范》 2008年国家档案局中央档案馆印发了 《电子文件元数据标准》和 《电子文件管理细则》行业标准征求意见稿
过程阶段
第三阶段 电子文件为正本， 纸质文件为副本， 电子文件法律效 力被确认，纸质 文件只在很少情 况下被使用
电子文件阶段
纸质文件 为正本，电 子文件为副 本
辅助性电子文件阶段
工作中不再 使用纸质文 件，以往的 纸质已成为 “文物”
无纸阶段
电子文件管理的发展趋势
电子文件的管理 是电子政务发展的基石 电子政务是推动 电子文件管理发展的原动力 电子文件的开发利用 电子文件的长期保管
ຫໍສະໝຸດ Baidu
我省相继出台有关电子文件的管理办法
2005年初印发了《辽宁省电子文件归档与管理暂行 规定》（辽档发[2005]1号) 2006年４月印发了《辽宁省文书档案目录数据库结 构与转换格式》（辽档发［2006］3号） 2008年６月印发了《辽宁省照片、音频和视频档案 目录数据库结构与交换格式》及《辽宁省档案数字 化技术标准》（辽档发［2008］10号）
美 国 NARA（
National Archives and Records Administration ）
美国国家档案与文件署 是最高的联邦档案机构 的业务领导机关
档案工作的标准由SAA美国档案者协会制定
管理：1988年美国国家档案与文件管理局建立了 电子文件中心。电子文件中心的档案工作者与联 邦政府的各个机构合作，共同对电子文件的价值 进行鉴定。 保管：美国国家档案文件管理局制定了《国家战 略：制定与贯彻联邦政府电子文件的产生、传输 、存储与长期保存的标准》 标准制定：2003年，美国国家档案文件管理局向 全美国政府机构推荐使用《电子文件管理软件应 用系统设计标准》。该标准是国际上第一个电子 文件管理应用系统设计标准。
从文件形 三、全程控制理论 成（包括形成 前）到文件作 四、电子文件时代的来源原则－－背景记忆 为档案保存和 五、后保管时代 利用的管理全 六、文件连续体理论 过程中连贯一 电子文件的来源与纸质文件 致的管理方式。
的来源相比，具有更高的技术性 和一定的间接性
二、电子文件产生的 条件和来源
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条件
1. 电子计算 计算机网
电子文件归档与管理
辽宁省档案局 科研处 李 英
基于国家档案局发布的档案工作国家推荐标准 GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》
《电子文件归档 与管理规范》 GB
一、对电子文件的认识
二、电子文件的产生和来源 三、电子文件的种类和特征 四、电子文件的凭证作用
五、电子文件的积累与归档
六、归档电子文件的管理与利用
指在数字设备及环境中 生成，以数码形式存储于磁 带、磁盘、光盘等载体，依 赖计算机等数字设备阅读、 处理，并可在通信网络上传 送的文件。
GB/T 18894-2002 《电子文件归档与管理规范》
一、表明其逻辑与物理属性：数字代码，用计算机生成和读取 二、表明其内容属性：符合“文件”要求的特定的来源和用途。
将对文件、 档案的管理与控 制提前到它们的 设计与形成之前
五、后保管时代
指电子文件全程管 理的过程。它涉及 到电子文件前端控 制、电子文件的利 用和保存等每一项 具体工作过程。
提出：电子时代的文件实体 电子文件管理的新理论与新思想 保管已不再是档案工作中的首要 环节了。取而代之的是电子文件 一、文档一体化理论的鉴定、控制工作，并在尽可能 长的时间里为政府和社会提供利 二、前端控制理论 用。
机 2. 络
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ENIAC部分实体 （摄于美国密歇根大学）
计算机的诞生与发展
时 名
ENIAC部分实体 （摄于美国密歇根大学）
间：1946年 字：“埃尼阿克” （ENIAC） 地 点：宾夕法尼亚大学 体 积：占地170平方米 重 量：30吨 计算速度：5000次/ 秒 结 构：18000个电子管 70000个电阻 10000个电容 1500个继电器 6000多个开关
文件的生命周期
生成
最后处理（销毁或保存）
电子文件的生命周期
（The Life cycle of Records） 设计阶段 * 明确保存文件所依靠的技术、 规定归档的需求、保管期限
形成阶段 落实在设计阶段提出的要求 如电子文件的保管，文件类型等
使用阶段 电子文件形成后的整个 使用期。在归档时，必 须对归档系统进行有效 的监督与控制，以防止 影响电子文件的恢复、 利用和可存取性
美国ERA项目
美国电子文件档案馆（ERA）系统将提供一个综 合的、系统的和动态的储存、保管和利用各种 电子文件的工具，它不依赖于任何具体的软硬 件。 (2003-2011年）
2006年，预算3.38141亿 其中，2.83045亿美元用于基本运行费用； 3791.4万美元用于电子文件档案馆（ERA）建设 ； 968.2万美元用于国家档案与文件署设施的 维修和更新； 750万美元拨给国家历史出版和 文件委员会（NHPRC） 此项目2011年完成