电子文件管理.

电子文件管理理论与实践
第Hale Waihona Puke Baidu章 绪 论
未来计算机将进一步深入人们的生活，将更加 人性化，更加适应人们的生活，甚至将进一步改变 人类现有的生活方式。数字化生活可能成为未来生 活的主要模式，人们离不开计算机，计算机也将更 加丰富多彩。
三、现代信息技术对档案工作的影响
现代科学技术的不断发展, 特别是计算机技术的广泛应用, 给我国传统的档案工作带来了挑战, 也带来了春风。随着技 术的发展和经验的丰富, 计算机技术在档案工作领域的应用 逐步广泛化和深入化, 对档案工作产生了巨大的影响, 给档案 工作带来了一场革命。 21世纪的今天，当信息化已经成为社会发展的一个重要 标志，档案工作的重心也开始向信息化、现代化转移，档案 管理现代化和信息化建设，成为档案工作发展的必然趋势。
（3）电子文件管理面临巨大风险 电子文件是数字化信息技术的产物，电子文件是在计算 机中产生和处理的，其信息形态是数字化的。随着国家信息 化建设的发展，电子文件以几何级数的数量增长。 电子文件与传统纸质文件不同，它的易复制、易更改、 依赖于软硬件设备等特点，使电子文件管理存在巨大风险。 在电子文件归档方面，由于普遍意识薄弱，存在“归档难” 的问题，大量的电子文件存在在系统中，有的因为计算机病 毒而受损，有的被无意识的删除，有的电子文件归档没有相 关支持软件而变成“垃圾”文件，也有因为背景信息和元数 据缺失而变成“无用”文件。等等。 而在电子文件长期保存方面的风险更大：文件格式多样 化；载体寿命，电子文件载体寿命通常在10-15年；技术寿 命，计算机技术的更新更快，IT产品是真正的“短命鬼”， 而文件信息与软硬件技术的紧密结合，使电子文件信息识读 面临危机。
1 档案载体多样化 电子计算机、缩微摄影、光盘等现代信息存贮技术在档 案工作中的应用,档案表示与记录形式也随之发生变化, 成为 电子化、机读化、数字化的记录形式, 打破了纸质档案用常 规的文字图形表示记录的一统天下, 新型档案载体的高密度 存贮与便于计算机处理、电讯传输和快速检索等特点, 这些 新型载体档案由于其物质构成、信息存取方式等和纸质档案 不同,对环境设备的依赖性比较强, 需要对档案信息载体和所 载信息数据进行双重保护。 因为在计算机上可以随意对档案进行调阅、删增、修改 和销毁, 使档案的保密性、完整性、原始性、凭证性难以确 定。这些都必将使传统的、建立在纸质档案基础上的收集、 整理、鉴定、保管和利用理论增加许多新的内容。
4 档案利用高效化 社会的不断进步，知识经济的迅猛发展，人们对档案 信息的需求将会越来越高，对档案开发的要求也越来越高。 传统查阅、利用档案要受到时间、地点的限制。而电子档案 的查阅可以不受时间、空间的限制，可随时随地利用计算机， 查阅自己所需要的档案资料。现代条件下通过计算机管理、 检索、建立档案数据库、自动管理库房、多媒体系统、超文 本技术等现代化的管理手段, 为档案保护、快速检索和充分 提供利用创造了条件, 使档案信息能够迅速及时传递和交流, 为社会广泛利用档案信息奠定了基础。档案的自动标引、自 动检索, 不仅检索途径多、检索速度快, 而且检索单位小, 使 档案检索从整个案卷趋向单份文件、趋向每份文件内容的具 体事物和事件。档案自动管理系统能够协助人做大量的有关 库房、档案借阅和档案利用情况等方面的管理工作, 大大降 低了手工档案管理的劳动强度, 提高了效率。
2 档案收集、整理便捷化 现代信息技术的应用特别是在网络办公系统条件下， 文件从一生成起，就可以进入档案部门，可以归档、查询， 实行“文”、“档”管理一体化。档案馆与档案室按照规 定和程序接收电子档案, 成为档案收集的主要形式。由于 电子档案取消了案卷这一档案管理单位, 所以跟案卷有关 的整理任务, 如检查案卷质量、进行案卷的系统排列等也 不存在了。而 单一来源原则分类法和全宗理论整理法已 被利用者专题利用和自由选题所打破, 需要广大档案工作 者多角度、多途径地揭示馆藏档案的内容, 满足不同利用 者的要求。档案的机编索引、自动计量、自动文摘、自动 数据校验、自动排序以及自动形成文件形式等理论与技术 的成熟, 为档案的统计、编研、编纂等处理技术增添了新 的内容。
5 现代信息技术应用对档案工作的挑战 信息技术的发展和现代化管理手段的应用，现代档案工 作面临严峻挑战。 （1）档案信息安全形势越发严峻。计算机网络分布的广域 性、密集信息资源的共享性、通信信道的公用性等, 都为信 息被窃取、盗用、非法增加、非法删改及各种扰乱破坏提供 方便且难以控制, 并且网络系统又过于复杂, 缺陷太多, 使网 络环境下的档案信息不安全。随着网络化的发展及电子档案 信息对网络环境的依赖, 安全问题更为突出, 网络系统随时有 可能遭到计算机病毒、黑客的攻击, 造成系统被破坏或者被 非法使用, 信息数据泄露和丢失, 使电子档案信息变得残缺不 全、面目全非, 甚至不复存在。
3 档案保管方式特殊化 电子档案，一方面以准确、形象、生动以及最简便的信 息记录方式和便于检索，海量存贮等无可比拟的优越性得到 人们的青睐；另一方面又有操作复杂，专业性强的特点，一 旦出错，满盘皆无，需要人们对其加强保护。电子档案文件 载体没有纸张和缩微照片保存时间长，普遍认为磁性载体保 存时间为10 年左右，光盘保存时间为10—20 年，且保管不 善，容易引起故障，这与档案要求的保管期限相差甚远。故 电子档案必须存放在专用库房中, 对库内温度和湿度进行严 格控制, 并配置除尘、防尘、防高度磁场和电场的设施。电 子档案还要严格防范计算机病毒、还必须定期检查、为了保 护好档案, 可以用计算机将电子档案复制下来封存,以备日后 对照检查档案内容。
（2）档案信息的规范化和标准化建设刻不容缓 档案信息化、数字化建设具有系统性强、集成度高和技 术更新周期短的特点。在档案信息化、数字化建设过程中， 对档案信息的规范化、标准化有着严格的要求。 尽管对信息设备的配置、档案网络建设、档案数据库建 设、档案网站建设、档案管理系统建设等工作普遍比较重视， 但对规范化、标准化重视不够、工作滞后，造成档案系统内 各自为政、遍地开花式的开发软件，导致重复劳动、资源浪 费以及通用性差、使用周期短等一系列弊端。