电子文档管理与技巧(ppt31)

4.1.4 更改步骤
➢ 右击桌面“我的文档”，选择“属性”；
➢ 选择“属性”下的“目标文件夹”，将原路径 “C:\Documents and Settings\user\My Documents”更改为““D:\My Documents”或 “E:\My Documents”
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4.1 “我的文档”位置的正确设 置
4.1.3 更改原因
系统出现故障时，系统盘默认的程序和文档通 常都会丢失或无法打开，非系统盘文件一般不 受影响
注：什么是系统盘
系统盘通常指的就是Window系统安装后的硬盘 区域，默认盘为C盘
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4.1 “我的文档”位置的正确设 置
➢ 为节省和缩短查询时间，建议大家在建立文件是 尽量使用英文。当打开分类文档时，直接使用键 盘输入第一个字母即可找到对应的文档
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2、文件打印前的准备工作
➢ 检查文件内容是否完整（文件名/创建人/日期） ➢ 检查拼写，符号及语法是否正确（尤其是英文资料） ➢ 检查文件是否超页（超页时需调整文件格式） ➢ 检查文档是否美观合理（字体尽量保持一致） ➢ 检查打印设备是否连接且正常工作 ➢ 最终打印时必须进行打印预览
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1.3 自动存档的正确设置
1.3.2 Excel自动保存样式设置
a. 选择菜单“工具”--“加载宏”，系统弹出“加 载宏”对话框
b. 在“当前加载宏”列表框中选中“自动保存”复 选框
c. 单击“确定”按钮
d. 选择“工具”--“自动保存”，系统弹出“自动 保存”对话框
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1.3 自动存档的正确设置
1.3.2 Excel自动保存样式设置
e. 选中“自动保存时间间隔”复选框（该复选框是 在a、b、c操作后产生的），在“分钟”框中，输 入希望Excel自动保存工作簿的时间间隔
f. 单击“确定”按钮
g. 注意事项：
h.
清除“保存前提示”复选框，否则Excel将在
每次自动保存前显示提示信息，用户进行选择确
4.1.1 更改前样式 4.1.2 更改后样式 4.1.3 更改原因 4.1.4 更改步骤
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4.1 “我的文档”位置的正确设 置
4.1.1 更改前样式
即系统默认格式，C:\Documents and Settings\user\My Documents
4.1.2 更改后样式
更改为非系统盘存储，即将文档存属更改为 “D:\My Documents”或“E:\My Documents”
名并保存，否则会覆盖并导致原文件丢失
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1.2 文件的基本内容
1.2.1 文件内容：
➢ 文件名 ➢ 创建人 ➢ 创建/修订日期
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1.2 文件的基本内容
1.2.2 注意事项：
1) 如文件需提交相关人员审核时，应补充完整 2) 如文件超过一页时，应设置页码，以便识别 3) 日期“年月日”的输入必须完整。为防止错误，
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1.1 文件命名及保存
1.1.1 文件命名及保存的常规样式
a. Word文件命名样式 b. Excel文件命名样式 c. 文件来自百度文库名后的正确显示样式 d. 错误的文件命名样式
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1.1 文件命名及保存
1.1.2 注意事项：
文件一旦建立后应立即命名和保存以防丢失 文件名必须与文件内容相一致，否则难以查找 保存时应分类存档 在复制同格式的文件编辑时，必须立即更改文件
2) 在【文件】--【打印】--“属性”--【效果】 --【正常尺寸的%(N)】的比例缩放，只能改 变文档整体比例，并不能改变页数。
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3.2 Excel的操作步骤
1) 选择【文件】菜单下的【页面设置】命令； 2) 在打开的对话框中，单击“缩放比例”设
置项处的对话框； 3) 设置好缩放比例后，单击“打印预览”按
电子文档管理与技巧
总部：Jogger 2006年8月29日
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培训目录
1. 文件命名及存档管理 2. 文件打印前的准备工作 3. 打印选项缩放功能的使用 4. 其它注意事项
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1、文件命名及存档管理
1.1 文件命名及保存 1.2 文件的基本内容 1.3 自动存档的正确设置 1.4 文档分类管理
可直接从菜单“工具”--“插入”--“日期和时间” 直接输入
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1.3 自动存档的正确设置
1.3.1 Word自动保存样式设置
a. 点击下拉菜单“工具”--“选项” b. 打开“选项”后，选择“保存”对话框 c. 选择“自动保存时间间隔”对话框，设定好
自已所需的时间 d. 单击“确定”按钮
注：打印设备包括打印机，电源，纸张及连接打印机的电脑
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3、打印选项缩放功能的使用
3.1 Word的操作步骤 3.2 Excel的操作步骤
说明：
打印预览时，如发现文件部分超边（即超 页）或需打印在一页时，可使用此项功能。
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3.1 Word的操作步骤
3.1.1 操作步骤：
认后，才能继续编辑，以免影响工作效率 2022/3/23 10
1.4 文档分类管理
➢ 创建文件时应按类型或性质进行定义并创建好文 档，如创建“电子文档管理与技巧”培训教程文 档名，同时创建 “培训”文件夹
➢ 对制作或接收的文件分类归档。保存文件时，直 接将“电子文档管理与技巧”保存在”培训”文 件夹中
钮直到显示理解效果； 4) 单击“确定”按钮。
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4、其它注意事项
4.1 “我的文档”位置的正确设置 4.2 妙用“格式刷” 4.3 如何设置“页眉与页脚” 4.4 在WORD中如何美化你的表格 4.5 充分发挥你的左右手—快捷键的使用
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4.1 “我的文档”位置的正确设 置
1) 选择【文件】菜单下的【打印】命令； 2) 在打开的“打印属性”设置框中，单击
“按纸型缩放”设置项处的下拉按钮，从 弹出的下拉列表中选中你需要的打印纸型； 3) 设置好缩放纸型后，单击“确定”按钮。
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3.1 Word的操作步骤
3.1.2 注意事项：
1) 默认状态下，打印机选中的是“无缩放” 类型；且“每页的版数”无须改变；