电子文档管理与技巧(ppt31)
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电子文件管理工作ppt课件
数据文件的类别代码 D
2020/3/25
19
图像文件
图像文件是指使用数字设备采集或制作的 画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面， 用数码相机拍摄的照片等。
不同格式的图像文件不能任意进行交换使 用。
图像电子文件以JPEG、TIFF、RAW、 PDF为通用文件格式。
图像文件的类别代码 I
2020/3/25
音频文件类别代码 A
2020/3/25
23
多媒体文件
多媒体文件是指包含两种以上信息形式的 文件，这种文件使用多媒体技术制作，具 有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机 复现。
多媒体数据同样以MPEG、AVI为通用文 件格式。
多媒体文件类别代码 O
2020/3/25
24
电子文件的根本特性：原生性 电子文件具备的性质：载体唯一，内容原始、真实和
影像文件有不同的格式或标准，播放时需 要使用相关的设备和程序。
影像电子文件以MPEG、AVI为通用文件 格式。
影像文件类别代码 V
2020/3/25
22
音频文件
音频文件是指用音频设备录入或用编曲软 件生成的文件。
音频文件的音质越好，文件所占存储空间 也就越大。
音频电子文件以WAV、MP3为通用文件 格式。
符合单位职 责
全过程受控
全过程记录
没有不受控 操作可能
2016/7/21
37
电子（文件）档案管理原则
• 可靠性（Reliability）
• 文件的可靠性是指文件的内容可信，可以充分、准确地反 映其所证明的事务、活动或事实，在后续的事务或活动过 程中以其为依据。文件应在事务处理或与其相关的事件发 生之时或其后不久形成，且由经办人或由业务活动设备形 成。
2020/3/25
19
图像文件
图像文件是指使用数字设备采集或制作的 画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面， 用数码相机拍摄的照片等。
不同格式的图像文件不能任意进行交换使 用。
图像电子文件以JPEG、TIFF、RAW、 PDF为通用文件格式。
图像文件的类别代码 I
2020/3/25
音频文件类别代码 A
2020/3/25
23
多媒体文件
多媒体文件是指包含两种以上信息形式的 文件，这种文件使用多媒体技术制作，具 有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机 复现。
多媒体数据同样以MPEG、AVI为通用文 件格式。
多媒体文件类别代码 O
2020/3/25
24
电子文件的根本特性：原生性 电子文件具备的性质：载体唯一，内容原始、真实和
影像文件有不同的格式或标准，播放时需 要使用相关的设备和程序。
影像电子文件以MPEG、AVI为通用文件 格式。
影像文件类别代码 V
2020/3/25
22
音频文件
音频文件是指用音频设备录入或用编曲软 件生成的文件。
音频文件的音质越好，文件所占存储空间 也就越大。
音频电子文件以WAV、MP3为通用文件 格式。
符合单位职 责
全过程受控
全过程记录
没有不受控 操作可能
2016/7/21
37
电子（文件）档案管理原则
• 可靠性（Reliability）
• 文件的可靠性是指文件的内容可信，可以充分、准确地反 映其所证明的事务、活动或事实，在后续的事务或活动过 程中以其为依据。文件应在事务处理或与其相关的事件发 生之时或其后不久形成，且由经办人或由业务活动设备形 成。
工程档案管理专业讲堂(ppt 31页)
3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个 档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增 设“卷次”编号，以便查考。
4、每一档夹封面内页应设《档案目次明细表》，案件归档时依序编号、登录， 并以每一案一个“目次”编号为原则。
5、档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为项目处代号， B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。
2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号 编列。
3、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或 一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。
4、档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档 号填写于案件首页的左上角；左方装订 者则填写于右上角。
七、归档与档案清理
2、各类工程档案应按系统：土建、强电、弱电、电梯、 消防、空调、项目处办公设备等，按图纸资料、维修记 录、运行记录、设备台帐、各项目部用户单元装修和维 修档案等，进行分类管理，统一存放档案盒并贴上标签。 编制档案目录，内容应与档案盒外标签一致。
3、外单位交来图纸由各项目处档案文员统一签收，并 将有关图纸交各系统工程师核对实物，如图纸无误则由 文员按系统归档；图纸有误，则由文员联系交图单位更 正。
4、文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回项目 处经办部门补办。
5、无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部 门。
6、点收完毕后，对所有文件也整理齐整。
二、归档时间
1、一般情况下，一个项目（课题）结束后即整理归档，最迟不 得超过一个月。周期长的课题分阶段，阶段任务完成后即整 理、归档。
2、技术性的来往文电，会议纪要、协议、合同以及设施设备的 运行记录、巡检记录则每季度进行一次归档交接。交接时间 应统一规定，并依照执行，遇节假日则顺延。
4、每一档夹封面内页应设《档案目次明细表》，案件归档时依序编号、登录， 并以每一案一个“目次”编号为原则。
5、档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为项目处代号， B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。
2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号 编列。
3、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或 一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。
4、档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档 号填写于案件首页的左上角；左方装订 者则填写于右上角。
七、归档与档案清理
2、各类工程档案应按系统：土建、强电、弱电、电梯、 消防、空调、项目处办公设备等，按图纸资料、维修记 录、运行记录、设备台帐、各项目部用户单元装修和维 修档案等，进行分类管理，统一存放档案盒并贴上标签。 编制档案目录，内容应与档案盒外标签一致。
3、外单位交来图纸由各项目处档案文员统一签收，并 将有关图纸交各系统工程师核对实物，如图纸无误则由 文员按系统归档；图纸有误，则由文员联系交图单位更 正。
4、文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回项目 处经办部门补办。
5、无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部 门。
6、点收完毕后，对所有文件也整理齐整。
二、归档时间
1、一般情况下，一个项目（课题）结束后即整理归档，最迟不 得超过一个月。周期长的课题分阶段，阶段任务完成后即整 理、归档。
2、技术性的来往文电，会议纪要、协议、合同以及设施设备的 运行记录、巡检记录则每季度进行一次归档交接。交接时间 应统一规定，并依照执行，遇节假日则顺延。
电子文件管理PPT课件
精品课件
32
文本型的电子文件
对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注 明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留 文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、 TXT为通用格式。
精品课件
33
图像（形）型的电子文件
对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像 电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转 换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以 JPEG、TIFF为通用格式。
德州市档案培训课程
精品课件
1
精品课件
电子政务 电子文件
2
精品课件
3
电子政务概述
产生于20世纪90年代
电子政务：运用计算机、网络和通信等现代信息技术 手段，实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超 越时间、空间和部门分隔的限制，建成一个精简、高 效、廉洁、公平的政府运作模式，以便全方位地向社 会提供优质、规范、透明、符合国际水准的管理与服 务。
支持系统间的互操作性。
精品课件
22
精品课件
23
电子文件管理相关规范
法规
目前还没有电子文件的专门法规。我国正在制订《电子文件 管理条例》，相关：《电子签名法》。
标准（国家和行业标准）
《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002） 《中国档案机读目录格式》、（GB/T20163-2006） 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008） 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008） 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 》….
当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的 安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
需求管理流程教材(PPT 31页)
U需T求-S管C-理MB、-0需01求-20变08更—管—理、模工板程档变案更使用控指制引流程
7
需求的重要性
权威统计表明，软件开发，40%--60%的问题都是在需求 阶段埋下的。
未确定或不明确的需求 未发现或未经交流的假设 不完善的需求描述 需求变更管理不恰当
U需T求-S管C-理MB、-0需01求-20变08更—管—理、模工板程档变案更使用控指制引流程
U需T求-S管C-理MB、-0需01求-20变08更—管—理、模工板程档变案更使用控指制引流程
25
U需T求-S管C-理MB、-0需01求-20变08更—管—理、模工板程档变案更使用控指制引流程
26
目的、范围
目的
规范工程变更的提出、沟通、评审、开发、跟踪、验证等，确保 与客户定制需求的一致性。
15
流程
需求管理流程（第1页 共2页）
001
外部客户
销售人员 工程人员 技术人员
提出需求
产品规划工程师
市场需求清单
战略与规划部经理
产品构想模版
技术委员会
潜在项目负责人 产品经理 研发副总
002
接收需求、 沟通与完善
需求
003
组织评估需求 实现优先级
产品副总
IPMT
IPMT主席 多项目管理专员 营销工程部经理
需求管理流程 需求变更管理流程 工程变更控制流程
为电力自动化领域提供最佳解决方案
目录
项目与需求 需求管理程序 需求变更管理程序 工程变更控制程序
U需T求-S管C-理MB、-0需01求-20变08更—管—理、模工板程档变案更使用控指制引流程
2
项目与项目管理
电子文档管理与技巧
电子文档管理与技巧在当今数字化的时代，电子文档已经成为我们工作和生活中不可或缺的一部分。
从日常的工作报告、学习笔记，到重要的合同文件、科研数据，电子文档以其便捷、高效的特点，极大地改变了我们信息处理和存储的方式。
然而，随着电子文档数量的不断增加，如何有效地管理它们，以及掌握相关的技巧，成为了我们需要面对的重要问题。
电子文档管理的重要性不言而喻。
首先，良好的文档管理可以提高工作效率。
当我们能够快速准确地找到所需的文档时，就能节省大量的时间和精力，避免在繁琐的查找过程中浪费资源。
其次，它有助于保证信息的安全性和完整性。
通过合理的权限设置和备份措施，可以防止文档的丢失、泄露或被恶意篡改。
此外，有效的文档管理还能促进团队协作。
在团队成员之间共享和同步文档，能够确保大家都基于最新、最准确的信息开展工作，减少沟通误差和重复劳动。
那么，如何进行电子文档的管理呢？第一步，要建立一个清晰合理的分类体系。
可以按照项目、时间、部门等维度对文档进行分类。
例如，在工作中，可以将文档分为不同的项目文件夹，每个项目文件夹下再按照工作阶段（如策划、执行、总结）细分；对于个人文档，可以按照学习、生活、兴趣等大类进行划分。
分类的原则是要符合自己的工作和生活习惯，方便记忆和查找。
其次，为文档制定规范的命名规则也非常重要。
一个好的文档名称应该能够准确反映文档的内容和关键信息。
比如，“项目名称具体工作内容日期”这样的命名方式，既清晰又有条理。
避免使用模糊、笼统的名称，如“新建文档1”“未命名文档”等，这样很容易导致文档混淆和难以识别。
除了分类和命名，定期整理和清理文档也是必不可少的。
随着时间的推移，我们会积累大量的电子文档，其中一些可能已经过时或不再需要。
定期检查和删除这些无用的文档，可以释放存储空间，同时让文档库更加简洁高效。
在删除文档时，要谨慎确认，以免误删重要文件。
可以先将其移动到临时的“待删除”文件夹，经过一段时间的确认后再进行彻底删除。
《电子文件管理》ppt课件
因为在计算机上可以随意对档案进行调阅、删增、 修改和销毁, 使档案的保密性、完整性、原始性、凭证性难 以确定。这些都必将使传统的、建立在纸质档案基础上的收 集、整理、鉴定、保管和利用理论增加许多新的内容。
5
.
2 档案收集、整理便捷化
现代信息技术的应用特别是在网络办公系统条件 下，文件从一生成起，就可以进入档案部门，可以归档、 查询，实行“文”、“档”管理一体化。档案馆与档案室 按照规定和程序接收电子档案, 成为档案收集的主要形式。 由于电子档案取消了案卷这一档案管理单位, 所以跟案卷 有关的整理任务, 如检查案卷质量、进行案卷的系统排列 等也不存在了。而 单一来源原则分类法和全宗理论整理 法已被利用者专题利用和自由选题所打破, 需要广大档案 工作者多角度、多途径地揭示馆藏档案的内容, 满足不同 利用者的要求。档案的机编索引、自动计量、自动文摘、 自动数据校验、自动排序以及自动形成文件形式等理论与 技术的成熟, 为档案的统计、编研、编纂等处理技术增添 了新的内容。
达到近1.8亿份，总量达15万余GB，其中中央机关电子文件 数量高达1.5亿余份，总量达7.5万GB。2006年比2005年增长 了18.9%，电子文件数量占文件总数的72.7%。
国家知识产权局2009年共受理6.4809万件专利电子 申请。
在美国，据统计，NARA馆藏中仅保存有克林顿政府时 期文件管理委员会的电子邮件就达4000万件 。馆藏中所保 存的美国人口普查局的电子图像文件又有8亿多份
《电子文件归档与管理规范》
20
.
(三)电子文件的分类
1 按计算机文件格式分：
（1）文本文件（Text，代码为T）
（2）图形文件（Graphic，代码为G)用计算机辅助设计或绘图软件获 得的静态图像文件。
5
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2 档案收集、整理便捷化
现代信息技术的应用特别是在网络办公系统条件 下，文件从一生成起，就可以进入档案部门，可以归档、 查询，实行“文”、“档”管理一体化。档案馆与档案室 按照规定和程序接收电子档案, 成为档案收集的主要形式。 由于电子档案取消了案卷这一档案管理单位, 所以跟案卷 有关的整理任务, 如检查案卷质量、进行案卷的系统排列 等也不存在了。而 单一来源原则分类法和全宗理论整理 法已被利用者专题利用和自由选题所打破, 需要广大档案 工作者多角度、多途径地揭示馆藏档案的内容, 满足不同 利用者的要求。档案的机编索引、自动计量、自动文摘、 自动数据校验、自动排序以及自动形成文件形式等理论与 技术的成熟, 为档案的统计、编研、编纂等处理技术增添 了新的内容。
达到近1.8亿份，总量达15万余GB，其中中央机关电子文件 数量高达1.5亿余份，总量达7.5万GB。2006年比2005年增长 了18.9%，电子文件数量占文件总数的72.7%。
国家知识产权局2009年共受理6.4809万件专利电子 申请。
在美国，据统计，NARA馆藏中仅保存有克林顿政府时 期文件管理委员会的电子邮件就达4000万件 。馆藏中所保 存的美国人口普查局的电子图像文件又有8亿多份
《电子文件归档与管理规范》
20
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(三)电子文件的分类
1 按计算机文件格式分：
（1）文本文件（Text，代码为T）
（2）图形文件（Graphic，代码为G)用计算机辅助设计或绘图软件获 得的静态图像文件。
经典7S管理培训(PPT31页)
20、有人说工作人员座位或座姿不当与“7S”管理无关，你同意吗？为什么？ 答：不同意，它会影响工作士气，增加工时消耗，易产生疲劳。
21、在整理阶段，如果找出了一些不能用或不再使用的物品怎样处理？ 答：清出现场，入废品库或扔进垃圾箱。
维持场所的清洁。
5、当有专职人员做清扫工作时，你应该做 哪些清洁工作? 答：你和你的同事都必须负责卫生责任区的清洁，而清洁工
人就可以集中清扫公共场所。
6、为了维持整洁的工作环境，首先应采取什么措施？ 答：为现场清洁制定出一套保养制度。
7、当人们看到你的工作场所和设备非常肮脏时，是责怪清 洁工人的失职呢？还是对你产生很坏的印象？ 答：当然会对我印象很坏。
推行7S是为了……
1.提供一个舒适
8.创造一个能让亲 的工作环境 2.提供一个安全
友参观的厂房
的工作场所
7.塑造良好的 公司形象
7S
3.提高员工的 工作情绪
6.增加设备的
4.提高现场的
使用寿命 5.稳定产品的 生产效率
品质水准
（一） 整理
将物品区分为有用的与无用的，并将无用的物品清除掉。
目的： （1）腾出空间，以便更充分地利用空间。 （2）防止误送（送错地方），误用（无用的
设想一下，如果有一个做切屑加工的企业真的做到地面干净整洁的 话，它就一定能够比满地油污的企业更有竞争优势，就能够给客户更 多的信心。
误区7——我们的员工素质差，搞不好7S
误区说明：
认为员工的素质太差，做不好7S。
正确认识：
事实上，做不好7S的根本原因不是员工的素质差，而是管理 者自身出了问题。
资源; 切勿随意丢弃，丢弃前要思考其剩
电子文档管理与技巧(ppt31)
1.3 自动存档的正确设置
1.3.2 Excel自动保存样式设置
e. 选中“自动保存时间间隔”复选框（该复选框是 在a、b、c操作后产生的），在“分钟”框中，输 入希望Excel自动保存工作簿的时间间隔
f. 单击“确定”按钮
g. 注意事项：
h.
清除“保存前提示”复选框，否则Excel将在
每次自动保存前显示提示信息，用户进行选择确
电子文档管理与技巧
总部：Jogger 2006年8月29日
2020/10/22 1
培训目录
1. 文件命名及存档管理 2. 文件打印前的准备工作 3. 打印选项缩放功能的使用 4. 其它注意事项
2020/10/22 2
1、文件命名及存档管理
1.1 文件命名及保存 1.2 文件的基本内容 1.3 自动存档的正确设置 1.4 文档分类管理
注：打印设备包括打印机，电源，纸张及连接打印机的电脑
2020/10/22 12
3、打印选项缩放功能的使用
3.1 Word的操作步骤 3.2 Excel的操作步骤
说明：
打印预览时，如发现文件部分超边（即超 页）或需打印在一页时，可使用此项功能。
2020/10/22 13
3.1 Word的操作步骤
3.1.1 操作步骤：
2020/10/22 27
4.4 在WORD中如何美观表格
4.4.2 “表格属性”的边框、底纹和选项的使 用
a) 选中要标注边框或底纹的单元格后，然后选中相应的 线型，这样便可以直接从预览图中查看效果
b) 有关“选项”，主要用于更改文字与边距的大小，一 方面，有利于增加输入更多文字；另一方面，更有利 于调整整个文本的格式
•
踏实肯干，努力奋斗。2020年10月22日上午3时4分20.10.2220.10.22
汉通西域和丝绸之路ppt31(说课)
我是观察家
哈哈，你知道这 些物品哪些是我 从西域驮回的？ 哪些是从中原 驮过去的吗？
苜蓿
铁器
葡萄
核桃
丝绸
石榴
良种马
长城一带 陇西 东海 标志着今 新疆地区 成为我国 不可分割 的一部分
前60年， 西域都护 的设立
南海
丝绸之路上出土的丝织品
想一想：
为什么这条商路被称为“丝绸之路”？
二、丝绸之路
谢谢指导
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
41、从现在开始，不要未语泪先流。 42、造物之前，必先造人。 43、富人靠资本赚钱，穷人靠知识致富。 44、顾客后还有顾客，服务的开始才是销售的开始。 45、生活犹如万花筒，喜怒哀乐，酸甜苦辣，相依相随，无须过于在意，人生如梦看淡一切，看淡曾经的伤痛，好好珍惜自己、善待自己。 46、有志者自有千计万计，无志者只感千难万难。 47、苟利国家生死以，岂因祸福避趋之。 48、不要等待机会，而要创造机会。 49、如梦醒来，暮色已降，豁然开朗，欣然归家。痴幻也好，感悟也罢，在这青春的飞扬的年华，亦是一份收获。犹思“花开不是为了花落，而是为了更加灿烂。 50、人活着要呼吸。呼者，出一口气；吸者，争一口气。 51、如果我不坚强，那就等着别人来嘲笑。 52、若不给自己设限，则人生中就没有限制你发挥的藩篱。 53、希望是厄运的忠实的姐妹。 54、辛勤的蜜蜂永没有时间悲哀。 55、领导的速度决定团队的效率。 56、成功与不成功之间有时距离很短只要后者再向前几步。 57、任何的限制，都是从自己的内心开始的。 58、伟人所达到并保持着的高处，并不是一飞就到的，而是他们在同伴誉就很难挽回。 59、不要说你不会做！你是个人你就会做！ 60、生活本没有导演，但我们每个人都像演员一样，为了合乎剧情而认真地表演着。 61、所谓英雄，其实是指那些无论在什么环境下都能够生存下去的人。 62、一切的一切，都是自己咎由自取。原来爱的太深，心有坠落的感觉。 63、命运不是一个机遇的问题，而是一个选择问题；它不是我们要等待的东西，而是我们要实现的东西。 64、每一个发奋努力的背后，必有加倍的赏赐。 65、再冷的石头，坐上三年也会暖。 66、淡了，散了，累了，原来的那个你呢？ 67、我们的目的是什么？是胜利！不惜一切代价争取胜利！ 68、一遇挫折就灰心丧气的人，永远是个失败者。而一向努力奋斗，坚韧不拔的人会走向成功。 69、在真实的生命里，每桩伟业都由信心开始，并由信心跨出第一步。 70、平凡的脚步也可以走完伟大的行程。 71、胜利，是属于最坚韧的人。 72、因害怕失败而不敢放手一搏，永远不会成功。 73、只要路是对的，就不怕路远。 74、驾驭命运的舵是奋斗。不抱有一丝幻想，不放弃一点机会，不停止一日努力。 75、自己选择的路，跪着也要走完。 76、当你的希望一个个落空，你也要坚定，要沉着！ 77、蚁穴虽小，溃之千里。 78、我成功因为我志在成功！ 79、凡真心尝试助人者，没有不帮到自己的。 80、相信自己，你能作茧自缚，就能破茧成蝶。 81、偶尔，只需要一个鼓励的微笑，就可以说服自己继续坚强下去。 82、年轻是本钱，但不努力就不值钱。 83、一时的忍耐是为了更广阔的自由，一时的纪律约束是为了更大的成功。 84、在你不害怕的时间去斗牛，这不算什么；在你害怕时不去斗牛，也没有什么了不起；只有在你害怕时还去斗牛才是真正了不起。 85、能把在面前行走的机会抓住的人，十有八九都会成功。 86、天赐我一双翅膀，就应该展翅翱翔，满天乌云又能怎样，穿越过就是阳光。 87、活鱼会逆流而上，死鱼才会随波逐流。 88、钕人总是把男人的谎言当作誓言去信守。 89、任何业绩的质变都来自于量变的积累。 90、要战胜恐惧，而不是退缩。
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1) 选择【文件】菜单下的【打印】命令； 2) 在打开的“打印属性”设置框中，单击
“按纸型缩放”设置项处的下拉按钮，从 弹出的下拉列表中选中你需要的打印纸型； 3) 设置好缩放纸型后，单击“确定”按钮。
2022/3/23 14
3.1 Word的操作步骤
3.1.2 注意事项：
1) 默认状态下，打印机选中的是“无缩放” 类型；且“每页的版数”无须改变；
4.1.4 更改步骤
➢ 右击桌面“我的文档”，选择“属性”；
➢ 选择“属性”下的“目标文件夹”，将原路径 “C:\Documents and Settings\user\My Documents”更改为““D:\My Documents”或 “E:\My Documents”
电子文档管理与技巧
总部：Jogger 2006年8月29日
2022/3/23 1
培训目录
1. 文件命名及存档管理 2. 文件打印前的准备工作 3. 打印选项缩放功能的使用 4. 其它注意事项
2022/3/23 2
1、文件命名及存档管理
1.1 文件命名及保存 1.2 文件的基本内容 1.3 自动存档的正确设置 1.4 文档分类管理
名并保存，否则会覆盖并导致原文件丢失
2022/3/23 5
1.2 文件的基本内容
1.2.1 文件内容：
➢ 文件名 ➢ 创建人 ➢ 创建/修订日期
202.2.2 注意事项：
1) 如文件需提交相关人员审核时，应补充完整 2) 如文件超过一页时，应设置页码，以便识别 3) 日期“年月日”的输入必须完整。为防止错误，
4.1.1 更改前样式 4.1.2 更改后样式 4.1.3 更改原因 4.1.4 更改步骤
2022/3/23 18
4.1 “我的文档”位置的正确设 置
4.1.1 更改前样式
即系统默认格式，C:\Documents and Settings\user\My Documents
4.1.2 更改后样式
更改为非系统盘存储，即将文档存属更改为 “D:\My Documents”或“E:\My Documents”
1.3 自动存档的正确设置
1.3.2 Excel自动保存样式设置
e. 选中“自动保存时间间隔”复选框（该复选框是 在a、b、c操作后产生的），在“分钟”框中，输 入希望Excel自动保存工作簿的时间间隔
f. 单击“确定”按钮
g. 注意事项：
h.
清除“保存前提示”复选框，否则Excel将在
每次自动保存前显示提示信息，用户进行选择确
2) 在【文件】--【打印】--“属性”--【效果】 --【正常尺寸的%(N)】的比例缩放，只能改 变文档整体比例，并不能改变页数。
2022/3/23 15
3.2 Excel的操作步骤
1) 选择【文件】菜单下的【页面设置】命令； 2) 在打开的对话框中，单击“缩放比例”设
置项处的对话框； 3) 设置好缩放比例后，单击“打印预览”按
➢ 为节省和缩短查询时间，建议大家在建立文件是 尽量使用英文。当打开分类文档时，直接使用键 盘输入第一个字母即可找到对应的文档
2022/3/23 11
2、文件打印前的准备工作
➢ 检查文件内容是否完整（文件名/创建人/日期） ➢ 检查拼写，符号及语法是否正确（尤其是英文资料） ➢ 检查文件是否超页（超页时需调整文件格式） ➢ 检查文档是否美观合理（字体尽量保持一致） ➢ 检查打印设备是否连接且正常工作 ➢ 最终打印时必须进行打印预览
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1.3 自动存档的正确设置
1.3.2 Excel自动保存样式设置
a. 选择菜单“工具”--“加载宏”，系统弹出“加 载宏”对话框
b. 在“当前加载宏”列表框中选中“自动保存”复 选框
c. 单击“确定”按钮
d. 选择“工具”--“自动保存”，系统弹出“自动 保存”对话框
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钮直到显示理解效果； 4) 单击“确定”按钮。
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4、其它注意事项
4.1 “我的文档”位置的正确设置 4.2 妙用“格式刷” 4.3 如何设置“页眉与页脚” 4.4 在WORD中如何美化你的表格 4.5 充分发挥你的左右手—快捷键的使用
2022/3/23 17
4.1 “我的文档”位置的正确设 置
可直接从菜单“工具”--“插入”--“日期和时间” 直接输入
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1.3 自动存档的正确设置
1.3.1 Word自动保存样式设置
a. 点击下拉菜单“工具”--“选项” b. 打开“选项”后，选择“保存”对话框 c. 选择“自动保存时间间隔”对话框，设定好
自已所需的时间 d. 单击“确定”按钮
2022/3/23 3
1.1 文件命名及保存
1.1.1 文件命名及保存的常规样式
a. Word文件命名样式 b. Excel文件命名样式 c. 文件命名后的正确显示样式 d. 错误的文件命名样式
2022/3/23 4
1.1 文件命名及保存
1.1.2 注意事项：
文件一旦建立后应立即命名和保存以防丢失 文件名必须与文件内容相一致，否则难以查找 保存时应分类存档 在复制同格式的文件编辑时，必须立即更改文件
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4.1 “我的文档”位置的正确设 置
4.1.3 更改原因
系统出现故障时，系统盘默认的程序和文档通 常都会丢失或无法打开，非系统盘文件一般不 受影响
注：什么是系统盘
系统盘通常指的就是Window系统安装后的硬盘 区域，默认盘为C盘
2022/3/23 20
4.1 “我的文档”位置的正确设 置
认后，才能继续编辑，以免影响工作效率 2022/3/23 10
1.4 文档分类管理
➢ 创建文件时应按类型或性质进行定义并创建好文 档，如创建“电子文档管理与技巧”培训教程文 档名，同时创建 “培训”文件夹
➢ 对制作或接收的文件分类归档。保存文件时，直 接将“电子文档管理与技巧”保存在”培训”文 件夹中
注：打印设备包括打印机，电源，纸张及连接打印机的电脑
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3、打印选项缩放功能的使用
3.1 Word的操作步骤 3.2 Excel的操作步骤
说明：
打印预览时，如发现文件部分超边（即超 页）或需打印在一页时，可使用此项功能。
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3.1 Word的操作步骤
3.1.1 操作步骤：
“按纸型缩放”设置项处的下拉按钮，从 弹出的下拉列表中选中你需要的打印纸型； 3) 设置好缩放纸型后，单击“确定”按钮。
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3.1 Word的操作步骤
3.1.2 注意事项：
1) 默认状态下，打印机选中的是“无缩放” 类型；且“每页的版数”无须改变；
4.1.4 更改步骤
➢ 右击桌面“我的文档”，选择“属性”；
➢ 选择“属性”下的“目标文件夹”，将原路径 “C:\Documents and Settings\user\My Documents”更改为““D:\My Documents”或 “E:\My Documents”
电子文档管理与技巧
总部：Jogger 2006年8月29日
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培训目录
1. 文件命名及存档管理 2. 文件打印前的准备工作 3. 打印选项缩放功能的使用 4. 其它注意事项
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1、文件命名及存档管理
1.1 文件命名及保存 1.2 文件的基本内容 1.3 自动存档的正确设置 1.4 文档分类管理
名并保存，否则会覆盖并导致原文件丢失
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1.2 文件的基本内容
1.2.1 文件内容：
➢ 文件名 ➢ 创建人 ➢ 创建/修订日期
202.2.2 注意事项：
1) 如文件需提交相关人员审核时，应补充完整 2) 如文件超过一页时，应设置页码，以便识别 3) 日期“年月日”的输入必须完整。为防止错误，
4.1.1 更改前样式 4.1.2 更改后样式 4.1.3 更改原因 4.1.4 更改步骤
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4.1 “我的文档”位置的正确设 置
4.1.1 更改前样式
即系统默认格式，C:\Documents and Settings\user\My Documents
4.1.2 更改后样式
更改为非系统盘存储，即将文档存属更改为 “D:\My Documents”或“E:\My Documents”
1.3 自动存档的正确设置
1.3.2 Excel自动保存样式设置
e. 选中“自动保存时间间隔”复选框（该复选框是 在a、b、c操作后产生的），在“分钟”框中，输 入希望Excel自动保存工作簿的时间间隔
f. 单击“确定”按钮
g. 注意事项：
h.
清除“保存前提示”复选框，否则Excel将在
每次自动保存前显示提示信息，用户进行选择确
2) 在【文件】--【打印】--“属性”--【效果】 --【正常尺寸的%(N)】的比例缩放，只能改 变文档整体比例，并不能改变页数。
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3.2 Excel的操作步骤
1) 选择【文件】菜单下的【页面设置】命令； 2) 在打开的对话框中，单击“缩放比例”设
置项处的对话框； 3) 设置好缩放比例后，单击“打印预览”按
➢ 为节省和缩短查询时间，建议大家在建立文件是 尽量使用英文。当打开分类文档时，直接使用键 盘输入第一个字母即可找到对应的文档
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2、文件打印前的准备工作
➢ 检查文件内容是否完整（文件名/创建人/日期） ➢ 检查拼写，符号及语法是否正确（尤其是英文资料） ➢ 检查文件是否超页（超页时需调整文件格式） ➢ 检查文档是否美观合理（字体尽量保持一致） ➢ 检查打印设备是否连接且正常工作 ➢ 最终打印时必须进行打印预览
2022/3/23 8
1.3 自动存档的正确设置
1.3.2 Excel自动保存样式设置
a. 选择菜单“工具”--“加载宏”，系统弹出“加 载宏”对话框
b. 在“当前加载宏”列表框中选中“自动保存”复 选框
c. 单击“确定”按钮
d. 选择“工具”--“自动保存”，系统弹出“自动 保存”对话框
2022/3/23 9
钮直到显示理解效果； 4) 单击“确定”按钮。
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4、其它注意事项
4.1 “我的文档”位置的正确设置 4.2 妙用“格式刷” 4.3 如何设置“页眉与页脚” 4.4 在WORD中如何美化你的表格 4.5 充分发挥你的左右手—快捷键的使用
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4.1 “我的文档”位置的正确设 置
可直接从菜单“工具”--“插入”--“日期和时间” 直接输入
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1.3 自动存档的正确设置
1.3.1 Word自动保存样式设置
a. 点击下拉菜单“工具”--“选项” b. 打开“选项”后，选择“保存”对话框 c. 选择“自动保存时间间隔”对话框，设定好
自已所需的时间 d. 单击“确定”按钮
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1.1 文件命名及保存
1.1.1 文件命名及保存的常规样式
a. Word文件命名样式 b. Excel文件命名样式 c. 文件命名后的正确显示样式 d. 错误的文件命名样式
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1.1 文件命名及保存
1.1.2 注意事项：
文件一旦建立后应立即命名和保存以防丢失 文件名必须与文件内容相一致，否则难以查找 保存时应分类存档 在复制同格式的文件编辑时，必须立即更改文件
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4.1 “我的文档”位置的正确设 置
4.1.3 更改原因
系统出现故障时，系统盘默认的程序和文档通 常都会丢失或无法打开，非系统盘文件一般不 受影响
注：什么是系统盘
系统盘通常指的就是Window系统安装后的硬盘 区域，默认盘为C盘
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4.1 “我的文档”位置的正确设 置
认后，才能继续编辑，以免影响工作效率 2022/3/23 10
1.4 文档分类管理
➢ 创建文件时应按类型或性质进行定义并创建好文 档，如创建“电子文档管理与技巧”培训教程文 档名，同时创建 “培训”文件夹
➢ 对制作或接收的文件分类归档。保存文件时，直 接将“电子文档管理与技巧”保存在”培训”文 件夹中
注：打印设备包括打印机，电源，纸张及连接打印机的电脑
2022/3/23 12
3、打印选项缩放功能的使用
3.1 Word的操作步骤 3.2 Excel的操作步骤
说明：
打印预览时，如发现文件部分超边（即超 页）或需打印在一页时，可使用此项功能。
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3.1 Word的操作步骤
3.1.1 操作步骤：