如何进行部门设置与部门职责描述

如何进行部门设置与部门职责描述

一、组织职能归集法分析

企业进行部门设置，可采用组织职能归集法，即根据企业实际情况决定合并和独立存在的职能，再据此设置部门。

概括来说，企业职能一般包括战略与经营计划管控、资本运营与项目管理、财务管控、人力资源管控、审计监察、品牌和信息化管控、行政后勤公关、法务、文化管控、研发管控，以及营销管控等。企业在进行部门设置时，可以将相近的职能归入同一部门。比如，成立战略部，可将战略与经营计划管控、资本运营与项目管理两项职能同时归入其中。

此外，在企业运营过程中，法务如果是需要大力发展的职能，则应该单独设立法务部。比如某药企由于行业的特殊性，容易出现有关医药的纠纷，因此企业单独成立了法务部。

可见，组织职能归集法并没有限定的规则，而是要求企业依据自身实际情况，对需要强调的职能单独设立部门，相近的职能则合并设置部门。

二、组织职能分解法分析

部门设置完成后，就要对部门职能进行描述。这项工作可以通过组织职能分解法完成，即将各项组织职能分解到各个部门中去。

图1 某企业组织职能一览表

在图1中，图表左侧列显示的是组织职能，第一行显示的是企业各部门，中间各列显示的即为组织职能在各部门的分配情况，整个图表很直观地反映了该企业的组织职能分解情况。

由此可见，部门职能描述就是将组织职能分配到相应的部门中去，通俗来讲，就是规定每个部门应该承担的责任。

三、组织架构设计坚持的六大原则

企业的组织架构设计是一项较为复杂的工作，需要考虑管理者分工、管理跨度等一系列因素。

总的来说，企业在进行组织构架设计时应遵循六大原则：

1.管理跨度（7—13法则）适度原则

“管理跨度”指一名管理者所直接管理的人数，也称“7—13法则”，即一名管理者直接管理的人员在7到13人之间是最合适的。

当然，这并不绝对，企业可根据管理者能力的不同，适当调整人数。

2.组织架构层级扁平化原则

与管理跨度相对应的是管理层级。

一名管理者直接管辖的员工数越多，组织纵向的管理层级就越少，两者成反比关系。一般而言，无论集团公司还是单体公司，组织构架的纵向层级都不宜超过四层，否则会导致决策链条过长。

要点提示

组织构架设计六原则：

①管理跨度适度原则；

②组织构架层级扁平化原则；

③精简、高效原则；

④平稳过渡原则；

⑤不相容职务分离原则；

⑥任职资格匹配原则。

3.精简、高效原则

企业在设置组织构架时，都会追求精简、高效的原则，但要注意不能陷入以牺牲职能发挥为代价换取精简的误区。

精简不能以牺牲效率为代价，精简、高效原则就是要求在保证企业高效运转的前提下，尽量做到精简。有些企业在组织构架设置过程中，一味强调精简，岗位人员不足，结果影响了工作效率。

4.平稳过渡原则

企业改变自身组织构架，对中高层管理者的冲击最大。

组织构架变动意味着一些部门会被撤并或者一些较大的部门被拆分成小部门，这将直接影响原部门管理者的利益。因此，企业需要根据实际情况，选择适合的时机进行这项工作，尽量不影响企业的工作效率。

5.不相容职务分离原则

对于企业中职责不相容的工作岗位，比如财务和审计、生产和质检，企业决不能将其设置在同一部门中。

6.任职资格匹配原则

企业在设置部门时，还要考虑管理者及员工的任职资格是否匹配的问题。比如，某公司设置了的综合业务部同时承担营销和研发两种职能，这种设置要求了部门管理者既要有活泼外向的性格，善于与人沟通，以做好营销工作，又要求其严谨沉稳，能够沉下心来搞研发。这种相互矛盾的要求，恐怕很少有人能够做到。