电子邮件使用规范讲解
电子邮件安全使用规范
电子邮件安全使用规范在当今信息化社会，电子邮件已经成为了工作和生活中必不可少的沟通工具。
然而，随着各种网络安全问题的不断出现，电子邮件的安全性也引起了广泛关注。
为了更好地保护个人隐私和维护信息安全，制定和遵守电子邮件安全使用规范势在必行。
本文将对电子邮件安全使用规范进行探讨。
1. 电子邮件密码保护电子邮件账户的安全性直接关系到个人隐私和信息保护。
为了防止他人非法侵入账户，每个用户都应制定强密码并定期更改密码。
强密码应包含字母、数字和特殊字符，长度要足够复杂以防破解。
同时，不要使用与个人信息相关联的密码，比如生日、电话号码等，以免被他人轻易猜到。
2. 避免点击不明链接电子邮件中常常会包含各种链接，但并不是所有链接都是安全可信的。
当收到来自未知发件人或内容可疑的邮件时，切勿随意点击其中的链接。
这些链接可能会引导用户进入恶意网站，造成数据泄露或系统受损。
最好的做法是在浏览器中手动输入网址，而不是依赖邮件中的链接。
3. 谨慎公开个人信息在电子邮件中，不要轻易公开个人敏感信息，比如身份证号码、银行账号等。
对于需要提供个人信息的正规机构，应该在确认其合法性和信任度的前提下才提供。
此外，应尽量避免在公共网络或不安全的Wi-Fi环境下使用电子邮件，以免个人信息被黑客窃取。
4. 防止恶意软件攻击恶意软件在电子邮件中的传播越来越普遍，是导致信息安全问题的主要原因之一。
用户在使用电子邮件时，应该时刻保持警惕，不要轻信附件或链接中的文件。
如果发现可疑附件或链接，应及时删除或汇报给安全团队进行处理。
另外，定期更新系统和安装安全软件也是防止恶意软件攻击的有效措施。
5. 谨慎使用公共电脑和设备在公共场合使用公共电脑或设备时，应当特别注意个人信息和电子邮件的安全。
避免在公共设备上登录自己的电子邮件账号，以免用户名和密码被记录下来。
在使用完毕后，及时退出账号并清除浏览器缓存，以减少个人信息泄露的风险。
总结：电子邮件安全使用规范是保障个人隐私和信息安全的重要举措。
电子邮件书写规范与礼仪指南
电子邮件书写规范与礼仪指南在现代通讯方式中，电子邮件已经成为人们沟通的重要工具之一。
然而，由于电子邮件的特殊性，我们在书写邮件时需要遵循一定的规范与礼仪。
本文将从邮件格式、称呼、正文内容、附件使用等方面，介绍电子邮件的书写规范与礼仪指南，以帮助大家提高邮件交流的质量和效果。
一、邮件格式1.主题（Subject）：邮件主题应简洁明了，准确概括邮件内容，并突出重点。
避免使用太长或含糊不清的主题，以便收件人快速理解邮件的重要性与原因。
2.收件人（To）：在填写收件人时，应当确保邮件发送至正确的人员。
对于多人抄送的情况，应当谨慎选择抄送对象，并告知收件人是否需要回复全体抄送的邮件。
3.抄送（CC）：在必要的情况下，可以抄送一些其他相关人员，但要注意抄送的必要性和合理性。
避免过多的抄送造成信息冗余和不必要的骚扰。
4.密送（BCC）：只有在特殊情况下，需要向某人发送邮件却不想让其他收件人知道时，才使用密送。
但使用密送应慎重，尊重隐私。
二、称呼1.称呼准确：在邮件中使用收件人的正确称呼，避免使用错别字或称呼不准确的问题。
如果对方没有明确提供称呼，可以使用尊敬的职务或姓氏来代替。
2.提及发件人：在回复邮件时，要注意先提及发件人的姓名或称呼，以示礼貌和尊重。
3.客套话：根据邮件的目的和内容，适当使用客套话，表达礼貌和尊重。
例如，使用“您好”、“非常感谢”、“请您注意”等客套语句。
三、正文内容1.简洁明了：邮件内容应简洁明了，突出重点，避免冗长的叙述和废话。
尽量使用简洁的语言，使读者能够快速理解邮件的主旨。
2.逻辑清晰：在写邮件时，要注意内容的逻辑结构，合理划分段落，以方便读者理解和阅读。
可以使用段落标题、编号或者分条列举等方式，使邮件逻辑更加清晰。
3.注意语法和拼写：要在写邮件时注意语法的正确性和拼写的准确性。
可以使用拼写检查工具或语法检查工具来避免常见的错误和疏忽。
四、附件使用1.合理选择附件：当邮件需要附上文件或图片时，要注意附件的格式和大小。
邮件使用指南
邮件使用指南随着互联网的普及，电子邮件已经成为人们日常工作和生活中不可或缺的沟通工具。
正确、规范地使用邮件不仅可以提高工作效率，还能展现个人专业素养。
下面将为大家介绍邮件使用的一些指南，希望能帮助大家更好地利用电子邮件进行沟通交流。
一、邮件格式1. 主题简洁明了：主题是邮件的门面，应当简洁明了，能够准确概括邮件内容，避免使用含糊不清的词语或过长的主题。
2. 问候语礼貌：在邮件的开头应当使用适当的问候语，比如“尊敬的/亲爱的/您好”，展现出礼貌和尊重。
3. 正文内容清晰：正文内容应当简洁明了，段落分明，避免出现过长的段落，保持阅读的流畅性。
4. 结尾礼貌：邮件结尾应当使用礼貌用语，比如“谢谢/祝好/期待回复”，展现出对收件人的尊重和期待。
二、邮件内容1. 简洁明了：邮件内容应当简洁明了，避免啰嗦冗长，突出重点信息，让收件人能够快速理解邮件内容。
2. 语言规范：邮件中使用的语言应当规范得体，避免使用口头语言或网络用语，保持专业性和正式性。
3. 信息完整：确保邮件中包含所有必要信息，比如时间、地点、联系方式等，避免造成沟通不畅或误解。
4. 附件规范：如果需要在邮件中添加附件，应当确保附件内容与邮件主题相关，附件命名清晰，大小适中。
三、邮件回复1. 及时回复：收到重要邮件时，应当尽快回复，展现出对发件人的重视和尊重。
2. 简明扼要：回复邮件时应当简明扼要，回答问题或表达意见，避免回复冗长无关的内容。
3. 注意礼貌：回复邮件时同样要注意礼貌用语，展现出对发件人的尊重和友好。
4. 确认收到：在邮件中确认收到对方的信息，避免信息传递不畅或产生误解。
四、邮件保密1. 避免群发：在发送邮件时，避免使用群发功能，尤其是涉及个人隐私或机密信息时更要慎重。
2. 谨慎转发：收到他人邮件时，谨慎转发给他人，避免泄露对方的信息或触犯隐私。
3. 注意抄送：在抄送邮件时，应当明确抄送对象，避免抄送给不相关的人员，造成信息泄露或不必要的麻烦。
电子邮件使用规范
电子邮件使用规范随着互联网的普及，电子邮件作为一种快速、方便的通讯工具，被广泛应用于工作及日常生活中。
然而，由于邮件的特殊性，使用不当可能会给人们带来不必要的麻烦。
为了更好地利用电子邮件，以下是一些电子邮件使用规范的建议。
第一部分：邮件格式1.主题：电子邮件的主题应简要明了，不能过长或者含糊不清，最好能简要描述邮件内容，让对方知道邮件主题。
2.收件人：收件人应准确无误，最好核对一遍。
如果有多个收件人，可以使用Bcc（隐藏抄送）功能，以保护他人的隐私。
3.抄送：在必要的情况下可以使用抄送功能，但要慎重使用，不要滥用，避免给他人增加不必要的阅读量。
4.格式：在编写邮件时，最好遵循邮件格式，首先写明称呼、时间、主题等信息，然后再写邮件内容。
将邮件内容分段，每段的字数应该控制在5-6行之内，方便阅读。
第二部分：邮件内容1.礼貌用语：邮件内容要注意礼貌用语和称呼，例如“尊敬的XX先生/女士”、“您好”等。
对于熟悉的朋友或同事可以使用更亲切、轻松的语气，但也要注意尊重他人。
2.重点突出：在邮件内容中，突出要点或重点结论，可以用加粗、变色等方式来标示。
3.邮件附件：如果需要发送邮件附件，应将附件精简、文件名清晰明了、格式规范等。
第三部分：邮件注意事项1.回复及时：对于重要或紧急邮件，应及时回复或提醒，避免耽误工作或影响他人。
2.避免垃圾邮件：避免向他人发送垃圾邮件或不合适的内容，如有需要可以使用过滤功能。
3.避免长篇大论：邮件内容应尽可能简洁明了，避免长篇大论，冗长的邮件容易让人产生厌倦、拖延阅读。
总结：电子邮件是我们工作和生活中不可缺少的一部分，但我们应该意识到，当不当使用邮件可能会给我们带来麻烦。
因此，我们要养成良好的邮件习惯，遵循邮件使用规范，为我们的工作和生活带来便利。
电子邮件使用操作规程
电子邮件使用操作规程一、引言随着信息技术的发展，电子邮件已成为人们工作和日常生活中不可或缺的通讯工具。
为了保证电子邮件的使用安全、高效，制定一套电子邮件使用操作规程势在必行。
二、账户设置与保护1. 账户注册：为每个使用者分配唯一的电子邮件账户，并确保个人身份信息真实有效。
2. 密码设置：使用者应选用强密码，并定期更改。
密码应包含数字、字母和特殊字符，且不易被猜测。
3. 防护措施：使用者应定期更新操作系统和杀毒软件，确保设备的安全性，避免病毒或恶意软件侵入。
三、电子邮件撰写与发送1. 主题简洁明了：在撰写电子邮件时，使用者应简明扼要地描述邮件内容，准确传递信息。
2. 收件人选择：仅向相关人员发送邮件，避免大范围群发导致的信息混乱。
3. 附件管理：对于较大的附件，使用者应选择合适的压缩格式，并在文件名中包含相关说明。
4. 语言规范：使用者在撰写邮件时，应注意语言得当，避免使用侮辱、歧视性语言，保持礼貌。
四、电子邮件接收与阅读1. 真实性确认：使用者在接收邮件时，应审慎判断邮件的真实性，警惕钓鱼邮件等网络诈骗行为。
2. 安全性评估：对于陌生发件人或带有可疑链接的邮件，使用者应谨慎打开，避免遭受黑客攻击或信息泄露。
3. 附件下载：使用者在下载附件前，应先进行安全扫描，确保附件没有恶意软件。
4. 知识产权保护：禁止将他人的原创作品以附件形式发送给他人，除非获得明确的授权。
五、电子邮件归档与删除1. 归档管理：使用者应按照邮件的分类进行归档，便于后续查找和整理。
2. 删除策略：定期清理不需要留存的邮件，避免占用过多的存储空间。
3. 敏感信息处理：对于包含个人身份证号、银行账号等敏感信息的邮件，使用者应妥善保管，避免遭到泄露。
六、电子邮件使用礼仪1. 回复及时：接收到他人邮件后，使用者应尽快回复或做出相应处理，避免拖延他人工作进展。
2. 内容准确：在回复邮件时，使用者应对邮件内容进行仔细阅读，确保回复准确、清晰。
如何正确使用电子邮件
如何正确使用电子邮件电子邮件，是今天工作、生活中最常见的沟通方式之一。
它既方便又快捷，但是，在使用电子邮件时，我们也需要注意一些规范和注意事项。
本文将简要介绍一些正确使用电子邮件的方法，让您更有效地利用这一传媒工具。
一、选择合适的邮件标题邮件标题应简短明了，但同时也应该能够准确描述邮件内容。
不要使用太过含糊或者过于古怪的标题，否则很容易被误认为是垃圾邮件或者被忽略。
一般来说，人们打开邮件的首要条件就是邮件标题的吸引力。
因此，正确的邮件标题对于邮件的开头非常重要。
二、使用正式的称呼无论您和收件人间的关系如何，使用礼貌正式的称呼反而有利于您获得尊重。
通常，你可以在开始或结束邮件时使用正式的称呼称呼自己和收件人。
例如：尊敬的XXX或者亲爱的XXX。
最好不要使用过于亲昵或者随意的称呼，以免被人看作不专业或不可靠。
三、避免过多的抄送抄送是个好的思想，但是过度的抄送也是常见的电子邮件错误之一。
抄送不仅需要额外处理，还会让人感到烦躁。
因此，在抄送邮件时，请务必想想每个人或者每个部门是否都需要这封邮件。
如果有些人不需要这封邮件，最好使用密送而不是抄送。
四、撰写简短、明了的邮件正文当您写一封邮件时，邮件文本的长度也是非常重要的。
您应该尽可能的使用短句和简短的语句。
不要用长长的段落和复杂的结构去写邮件，这会让读者们感到烦躁。
简单清晰的语言，加上分段处理，有助于读者更好地理解您的信息。
五、避免垃圾邮件和虚假附件虚假附件和垃圾邮件都是获得不良的声誉最常见的原因之一。
不要在正式邮件中包含广告、涉及个人信息或者含有病毒的附件，否则会让您看不俗，而且可能被误认为是垃圾邮件。
如果您有必要发送附件，请先进行病毒扫描并使用可靠的邮件客户端，否则可能面临数据泄露风险。
六、文明礼貌的回复邮件回复邮件的礼仪和写给任何人或机构的其他邮件一样重要。
无论您回复发件人还是回复所有人，都应该文明、礼貌地给出您的答案。
不要急于回复，仔细阅读邮件内容，理解发件人的意图，才开始回复。
电子邮件使用与管理规范
电子邮件使用与管理规范随着科技的发展和互联网的普及，电子邮件成为了人们日常工作和沟通中不可或缺的工具之一。
然而，由于电子邮件的特殊性以及使用不规范所带来的问题，建立一套电子邮件使用与管理规范显得尤为重要。
本文将从不同方面介绍电子邮件的使用与管理规范，以提高个人和企业在电子邮件使用中的效率和规范性。
一、电子邮件的基本规范1. 发件人的姓名和指定地址：在发件人字段中填写真实姓名和正确的邮件地址，确保对方能准确辨认发件人的身份。
2. 主题简洁明了：邮件主题应当简洁明了，能够准确概括邮件内容，方便收件人快速了解邮件重要性和内容。
3. 正文明确清晰：邮件正文中应当表达清晰，用词准确，段落分明，避免过长的句子和冗余的描述，以提高阅读效果和理解力。
4. 使用礼貌用语：在邮件的开始和结尾处使用适当的礼貌用语，例如“尊敬的XXX”，“诚挚地感谢”，能够增进双方的沟通友好性。
二、电子邮件的安全与保密1. 避免随意转发：对收到的邮件内容具有保密性的，应当避免随意转发给其他人，确保保密信息不被泄露。
2. 谨慎附件处理：谨慎打开或下载含有附件的邮件，尤其是来自陌生发件人的邮件。
确保附件的安全性，避免病毒攻击和恶意软件的入侵。
3. 定期备份邮件：将重要的邮件进行定期备份，以防止邮件丢失或被系统损坏。
备份能够保证重要信息的安全性和完整性。
三、电子邮件的时间管理1. 及时回复邮件：在合理的时间范围内回复邮件，避免耽误别人的工作进度和沟通效率。
对于重要紧急的邮件，应当优先处理并及时回复。
2. 合理分类和整理：根据邮件的重要性和紧急程度，将邮件进行分类和整理。
可以使用文件夹、标签等方式对邮件进行有效管理，提高查找和处理效率。
四、电子邮件的职业素养1. 避免使用庸俗话语和敏感词汇：在电子邮件的撰写中，避免使用庸俗或不文明的话语，确保邮件保持专业和得体。
2. 尊重收件人的时间和隐私：避免发送垃圾邮件、广告信息等对方不需要的邮件，充分尊重对方的时间和隐私。
如何正确使用电子邮件
如何正确使用电子邮件电子邮件是现代人沟通的主要方式之一，其快捷、方便的特点使得它成为了无法替代的工具。
然而，由于使用不当，电子邮件也可能引起一系列问题，比如沟通不清、信息泄露等。
因此，如何正确使用电子邮件显得尤为重要。
本文将从邮件内容的准确性、邮件格式的规范性以及邮件礼仪的遵守性等方面来探讨如何正确使用电子邮件。
1. 邮件内容的准确性在撰写电子邮件时，首先要确保邮件内容准确无误。
具体来说，应该注意以下几点：（1）主题明确：邮件标题应简洁明了，能够准确概括邮件内容，避免使用模糊或泛泛而谈的词汇。
（2）简洁扼要：邮件内容应当简练明了，避免冗长废话，尽量用简洁通俗的语言进行表达。
（3）重点突出：重要信息应当在邮件中得到突出展示，可以使用粗体、颜色等方式进行标注，以提高阅读者对关键信息的关注度。
2. 邮件格式的规范性在使用电子邮件时，遵守规范的邮件格式能够提高邮件的可读性，同时也展示了发件人的专业素养。
以下是一些建议：（1）收件人、抄送和密送：在选择发送对象时，要确保将邮件发送给正确的人。
如果需要抄送或者密送其他人，应该明确说明目的和意图。
（2）段落分明：邮件内容应采用分段的方式进行编写，每段表达一个完整的意思。
段落之间要留出空行，以提高可读性。
（3）字体和排版：选择合适的字体和字号进行撰写，建议使用常见的字体，避免使用花哨的字体，以免在不同设备上显示效果不一致。
（4）附件使用：对于较大的文件或者不方便直接插入邮件正文的内容，可以通过添加附件的方式进行送达。
附件应当明确命名，并同时在正文中注明。
3. 邮件礼仪的遵守性电子邮件是商务沟通的重要工具，因此在使用时要遵循相关的邮件礼仪，以展示个人的专业素养。
以下是一些常见的邮件礼仪要求：（1）尊称使用：在开头和结尾使用适当的称呼，比如尊敬的、亲爱的等。
根据与收件人的关系，选择合适的称呼。
（2）语气友好：在邮件中要用友好、礼貌的语气与人沟通，避免使用过于直接或咄咄逼人的措辞。
电子邮件规则
电子邮件规则在现代社会中，电子邮件已经成为人们日常生活和工作中不可或缺的一部分。
然而，由于电子邮件的普及和便利性，很多人对于电子邮件的规范和礼仪并不了解。
本文将针对电子邮件的规则和礼仪进行详细探讨，以帮助读者更好地使用电子邮件并在工作和个人交流中建立良好的沟通关系。
一、电子邮件的格式1. 邮件主题：邮件主题应简明扼要，能够准确概括邮件内容。
避免使用模糊、含糊或过于长的主题。
例如，如果要讨论一个会议安排，邮件主题可以是“会议安排讨论”或者“关于XX会议的安排”。
2. 问候语：每封邮件应以一个适当的问候语开头，例如“亲爱的/尊敬的 XX先生/女士”、“大家好”等，同时应根据收件人的身份和关系做出准确的称呼选择。
3. 正文结构：正文应简洁明了，并遵循逻辑顺序。
可以通过分段来分割不同的内容和观点，以便读者更好地理解。
同时，使用段落间的过渡句，使正文连贯有序。
4. 邮件结尾：在邮件结尾处，应当以一个礼貌和感谢的用语结束，例如“谢谢”、“祝好”等。
也可以根据邮件的具体内容来选择其他恰当的结束语。
二、邮件礼仪1. 尊重他人：在编写邮件时，要时刻尊重收件人并对其表达真诚的关心和尊重。
避免使用冷淡、傲慢或无礼的语气和措辞。
2. 公正客观：在陈述事实、表达意见或提出建议时，应保持客观公正，并避免使用过度主观的词语和评价。
3. 注意语法和拼写：作为一种正式的书面交流形式，邮件的语法和拼写应尽可能正确。
使用自动拼写检查工具，并审查邮件内容，确保准确无误。
4. 回复及时：收到邮件后，及时回复是维护好工作和个人关系的重要方面。
尽量在24小时内回复，并在无法及时回复时提前告知对方。
5. 慎用抄送和密送：只有在必要的情况下，才使用抄送和密送功能。
同时，确保抄送/密送的人对邮件内容有必要的了解和参与。
三、邮件保密原则1. 保护他人隐私：在发送邮件时，尽量避免在收件人、抄送和密送栏中披露不必要的个人信息。
尊重他人的隐私是基本的信任原则。
电子邮件使用规范
电子邮件使用规范随着信息技术的不断发展和普及，电子邮件已经成为现代人们工作和生活中不可或缺的一部分。
为了更好地利用电子邮件进行沟通和交流，提高工作效率，我们需要遵守一些电子邮件使用规范。
一、邮件标题的准确性和简洁性邮件标题是读者最先看到的部分，它能够快速传递邮件的主题和重点。
因此，我们在写邮件标题时应当做到准确、简洁。
避免使用过于宽泛或模糊的词汇，如“紧急”、“重要”等，而应直接表达邮件的具体内容和目的。
二、邮件正文的明确和简明邮件正文应当言简意赅、内容明确。
首先，我们要尽量在第一段明确地概括邮件的主要内容和目的，不要让读者在繁冗的句子中费解。
其次，段落之间要使用适当的分隔符号，有条理地排版，方便读者阅读和理解。
最后，注意使用简洁明了的语言表达，避免冗长和啰嗦的句子，让读者能够快速抓住重点。
三、邮件的礼貌用语和称谓电子邮件是一种非面对面的沟通方式，我们不能通过面部表情和语调来传递情绪，因此在邮件中要格外注意措辞和礼貌。
我们要使用得体的称谓，如“亲爱的”、“尊敬的”等，来表示对收件人的尊重和关注。
在邮件的结尾处，要使用合适的结束语，如“敬祝工作愉快”、“祝一切顺利”等，展示对对方的关心和祝福。
四、回复和转发邮件的及时性和谨慎性在收到别人的邮件后，我们要尽快回复，展示出对邮件的重视和对工作或事务的负责态度。
同时，我们在转发邮件时要谨慎选择目标收件人，并注明邮件转发的原因和目的，确保邮件不会被滥发、乱转，造成不必要的麻烦。
五、附件的使用和管理在需要发送文件等附件时，我们要确保附件的格式正确、内容完整。
避免发送过大的附件，会给附件接收者带来不必要的麻烦和阻塞，同时也要谨慎打开附件，不要随意下载和执行附件中的文件，以免造成计算机病毒的感染。
六、电子邮件的数据安全与隐私保护我们要认识到电子邮件的数据安全和隐私保护的重要性。
在发送敏感信息时，要加密邮件内容，避免敏感信息泄露。
同时，我们要妥善保管自己的邮箱账号和密码，定期更换密码，避免黑客入侵。
学会正确使用电子邮箱
学会正确使用电子邮箱随着科技的发展，电子邮箱成为了人们日常生活和工作中必不可少的沟通工具。
然而，许多人并不完全了解如何正确使用电子邮箱，导致在邮件沟通中出现一些问题。
本文将为您介绍如何学会正确使用电子邮箱，以提高沟通效率和准确性。
一、注册和设置邮箱要使用电子邮箱，首先需要注册一个邮箱账号。
常见的邮箱提供商有Google、Outlook和Yahoo等。
根据自己的需求选择一个可靠的提供商，并按照其指引进行注册。
在注册过程中，要注意填写个人信息的准确性和保密性，选择一个容易记忆且安全的密码。
注册完成后，还需要根据个人需求对邮箱进行设置。
例如，设置个性化的签名、创建分类文件夹、设置自动转发或回复等。
这些设置将有助于提高邮箱的使用效率和个性化定制。
二、书写电子邮件1. 主题和收件人：在书写邮件时，首先要填写明确简洁的主题，以便收件人快速了解邮件内容。
同时，要确保填写正确的收件人邮箱地址，以免邮件发送错误或丢失。
2. 问候语：在邮件的开头，通常需要使用礼貌的问候语如“尊敬的先生/女士”或“亲爱的某某”，根据与收件人的关系来选择适当的称谓。
3. 内容结构清晰：在书写邮件正文时，要保持内容结构的清晰。
可以根据要表达的内容进行分段，每段只讨论一个主题。
同时，使用合适的标题或编号来区分不同的段落，增加阅读理解的便利性。
4. 使用简洁明了的语言：要尽量用简洁明了的语言进行表达，避免使用过于复杂的词汇和长句。
长篇大论的邮件容易让人失去兴趣，并可能导致信息不准确或被忽略。
5. 格式和排版规范：为了让邮件更易于阅读和理解，可以使用粗体、斜体、下划线、引用等格式来强调或突出重点信息。
同时，避免过多的文本修饰和无关的符号，以及使用正确的标点和拼写。
6. 结尾礼貌语：在邮件的结尾，要使用适当的礼貌结束语如“谢谢您的关注”、“祝您一切顺利”等，以表达对收件人的尊重和感谢之意。
三、管理和保护邮箱安全1. 邮件分类和整理：及时将收到的邮件进行分类整理，包括建立文件夹、使用标签或者筛选规则等。
电子邮件使用规范
电子邮件使用规范随着电子邮件的普及和应用范围的扩大，越来越多的人开始使用电子邮件进行沟通和交流。
然而，由于电子邮件的特殊性，我们需要遵循一定的规范和准则来确保有效的沟通，防止误解和问题的发生。
本文将介绍一些电子邮件使用的规范和注意事项。
一、邮件格式电子邮件的格式通常包括邮件头部、邮件正文和附件三个部分。
在编写邮件时，应注意以下几点：1. 邮件头部：邮件头部应包含发送者和接收者的姓名、电子邮件地址、主题等信息。
发送者应在邮件头部填写清楚自己的姓名和电子邮件地址，接收者的信息也应填写准确，以免引起误会或输错地址。
2. 邮件正文：邮件正文应简洁明了，用词准确，不宜过长。
如果正文过长，可以考虑使用段落和分点罗列，以便阅读者更好地理解和把握重点。
同时，应注意避免使用过多的专业术语和缩写，以免造成阅读者的困惑。
3. 附件：如果邮件需要附带文件或图片等，应将附件明确地标注在邮件正文中，并确保附件的格式和内容的准确性。
二、邮件主题邮件主题应简明扼要地概括邮件内容，具有指导性和吸引力。
一个好的邮件主题能够引起接收者的兴趣，提高阅读率。
同时，应避免使用夸张和不准确的词语，以免给人造成误导或产生不必要的争议。
三、礼貌用语在电子邮件的写作中，使用礼貌用语是非常重要的。
无论是写给同事、上司还是客户，都应始终以礼貌和尊重的态度来表达自己的观点和需求。
一些常用的礼貌用语包括“尊敬的先生/女士”、“谢谢”、“请”等。
四、回复及时在接收到邮件后，应尽快回复，避免让对方等待过久。
即使无法立即回复，也应发送一封短信或邮件告知对方，以示尊重和礼貌。
五、避免垃圾邮件垃圾邮件是指那些未经请求的大量广告或垃圾信息，对正常的邮件交流造成干扰。
为了避免自己成为垃圾邮件的发送者或接收者，我们应该做到以下几点：1. 不泄露个人电子邮件地址：避免在公共场合或不信任的网站上留下个人电子邮件地址，以免被垃圾邮件发送者获取并滥发广告信息。
2. 不点击不信任的邮件链接：垃圾邮件发送者常常通过邮件中的链接来获取用户的信息或传播病毒。
关于电子邮件的使用规范
电子邮件使用规范一、关于邮件主题主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1.一定不要空白标题,这是最失礼的。
2.标题要简短,不宜冗长。
3.标题要能反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题。
4.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理。
5.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RE、RE一大串。
二、关于称呼与问候1.邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
2.Email开头结尾最好要有问候语。
三、有关电子邮件礼仪1.Email正文要简明扼要,行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。
2.注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。
尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
3.Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。
如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
保持你的每个段落简短不冗长,避免长篇大论。
发送电子邮件一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。
4.一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。
不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件。
5.尽可能避免拼写错误和错别字。
这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。
在邮件发送之前,务必自己仔细阅1 / 3读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。
电子邮件规范
电子邮件规范电子邮件是现代社会中最常用的沟通工具之一，为了确保邮件的有效传达和流畅沟通，我们需要遵循一定的规范。
本文将介绍一些常见的电子邮件规范，以帮助您提升邮件的专业性和效率。
一、邮件主题邮件主题是邮件的标题，它应该简洁、具有描述性，并能准确传达邮件的主要内容。
通过一个清晰明了的主题，可以帮助收件人快速了解邮件的重点和紧急程度，避免被误判为垃圾邮件或被忽略。
例如：- 错误示例：关于会议- 正确示例：明天下午2点的年度报告会议安排确认二、收件人与抄送在选择收件人和抄送人时，需要慎重考虑。
只将必要的人员列入收件人，避免向不相关的人发送邮件。
同时，抄送也应谨慎行事，确保被抄送人有必要了解邮件的内容，并提醒他们是否需要采取行动。
三、邮件正文1. 开头语邮件的开头语应该礼貌和友好，比如“亲爱的/敬爱的/尊敬的+姓名”等。
如果不确定对方接受何种称呼，可以使用“您好”来开头。
2. 语言和格式- 使用简洁明了的语言，避免使用缩写和行业术语，除非对方能理解。
- 注意使用正确的语法和拼写。
- 避免使用全部大写或全部小写的字母，这容易给人不专业的印象。
- 如果需要强调某些内容，可以使用粗体或斜体，但不要滥用。
- 避免使用过多的颜色和特殊格式，以免分散阅读注意力。
3. 结构清晰为了让邮件易于阅读和理解，需要注意以下几点：- 分段：将不同的观点或主题分段，以增加可读性。
- 简明扼要：在每个段落中，用简短的句子阐述一个清晰的观点或主题。
- 列点：如果需要列出几个相关的事项或建议，可以使用项目符号或编号。
4. 正文长度尽量保持邮件的正文简洁，并避免无关的废话。
如果邮件过长，可以考虑是否需要分成多封邮件，或者提供附件以供详细阅读。
5. 表达清晰确保用词准确，并避免使用模棱两可的措辞。
明确表达您的要求、建议或问题，以便对方能够准确理解并作出相应的回应。
四、附件如果邮件需要附带文件或其他资料，确保附件的格式正确，并提供必要的说明。
电子邮件使用规定细则
电子邮件使用规定细则随着信息技术的迅猛发展，电子邮件成为人们日常生活中必不可少的沟通工具之一。
然而，由于电子邮件的普及，也出现了许多滥用、泄露个人隐私等问题。
为了更好地管理和使用电子邮件，制定一份电子邮件使用规定成为必要。
本文将介绍一些电子邮件使用规定的细则，以期提高电子邮件的使用效率和安全性。
1. 保护个人隐私在使用电子邮件时，应当保护个人隐私。
不得在电子邮件中泄露自己或他人的个人身份信息、账号密码等敏感信息。
同时，也不要在未经授权的情况下将他人的隐私信息转发给第三方。
2. 注意邮件格式和内容电子邮件是一种正式的书信形式，因此在编写邮件时要注意邮件的格式和内容。
首先，应当为邮件选择合适的标题，让收件人一目了然地知道邮件的主旨。
其次，邮件内容要简洁明了，不要出现冗长的句子和不必要的废话。
同时，邮件中的语言要文明礼貌，不使用粗俗或冒犯性的语言。
3. 合理使用抄送和密送功能在发送邮件时，应根据需要合理使用抄送和密送功能。
抄送通常用于将邮件发送给相关人员，密送则用于发送给需要知悉此事但不希望其他人知道的人员。
正确使用这些功能可以提高工作效率，但滥用可能导致信息泄露或混乱。
4. 避免滥发垃圾邮件和病毒邮件滥发垃圾邮件和病毒邮件不仅会打扰他人的正常工作和生活，还会给自己带来安全风险。
因此，禁止在工作、学习和日常生活中滥发垃圾邮件和病毒邮件。
在接收到可疑邮件时，应及时删除或举报。
5. 合理管理邮件收件箱为了保持邮件收件箱的整洁和高效，应合理管理邮件。
定期清理和整理邮件，删除不再需要的邮件，并建立合理的邮件分类和归档规则。
此外，及时回复邮件也是一种礼貌和效率的表现。
6. 注意邮件安全邮件安全性十分重要。
为了保护邮件的安全，应合理选择电子邮件服务提供商，并使用安全、可靠的密码进行登录。
此外，如有需要，可以使用加密邮件或数字签名等技术保护邮件的内容和发送者的身份。
7. 尊重他人的时间和隐私在发送邮件时，要尊重他人的时间和隐私。
公司电子邮件使用规范
公司电子邮件使用规范一、引言随着电子邮件的普及和使用的增加，电子邮件已成为了人们沟通和交流的主要方式之一、然而，由于电子邮件的便捷和灵活性，也带来了许多潜在的沟通障碍和不当使用。
因此，为了规范公司电子邮件的使用，提高工作效率和沟通质量，制定一套公司电子邮件使用规范势在必行。
二、邮件格式1.邮件主题应简明扼要，准确表达邮件内容的要点；2.邮件正文应分段落，每段落描述一个具体的内容或问题；3.使用简洁、明确、专业的语言，避免使用口头语言和缩略语；4.邮件结尾应有礼貌用语，如“谢谢”、“祝好”等；5.在适当的情况下，可以使用格式、颜色等方式来突出重要信息。
三、邮件接收和回复1.频繁检查邮件，及时处理重要邮件；2.在收到邮件后三个工作日内回复，除非特殊情况；3.若需要更长时间处理邮件，应及时回复并说明原因和预计完成时间；4.回复邮件应尽量简洁明了，回复所有相关问题，并用适当的语气表达；5.避免回复所有人的邮件，除非所有人需要了解回复内容；6.在回复邮件时引用适当的原文内容，以方便其他人理解邮件内容。
四、邮件抄送和密送1.仅在必要的情况下使用抄送和密送功能；2.抄送邮件应让抄送人明确知道他们所需要了解的信息；3.密送邮件应谨慎使用，只在特定情况下使用密送功能；4.抄送或密送的人员需要说明为什么需要抄送或密送邮件。
五、邮件保密与安全1.邮件中不得泄露公司内部的重要信息和个人隐私；2.禁止将机密文件作为附件发送，除非附件经过加密；3.避免在邮件中分享个人账户密码和敏感信息；4.非法获取、篡改他人邮件的行为是严格禁止的；六、邮件礼仪1.使用专业和礼貌的语言，尊重邮件接收者；2.不使用大写字母，为避免给人以强调、咆哮或冷淡的感觉；3.避免使用过于正式或过于亲密的称谓；4.避免使用表情符号或带有个人情感的词句；5.避免使用整段话或邮件全文使用“回复全部”功能；6.邮件中的图片和附件应合理使用，避免发送不必要的附件。
电子邮件中的抄送与密送使用规范
电子邮件中的抄送与密送使用规范在现代社会中，电子邮件已成为人们重要的沟通工具之一。
而在使用电子邮件时，抄送（CC）和密送（BCC）功能的使用规范显得尤为重要。
本文将针对电子邮件中的抄送与密送使用规范进行探讨。
一、抄送使用规范抄送是指将一封邮件同时发送给主要收件人以外的其他人，目的是让这些人了解邮件的内容。
以下是抄送的使用规范：1.明确抄送目的：在抄送邮件之前，应明确抄送的目的和意义。
只有在确实需要抄送他人的情况下才应使用该功能，不应滥用抄送功能。
2.考虑邮件内容：在抄送时，应对邮件内容进行充分考虑。
确保邮件的内容对抄送的人来说是真正有用和相关的，避免给对方带来困扰或浪费其时间。
3.妥善保护隐私：在抄送邮件时，应尊重他人的隐私权。
确保不会在未经对方同意的情况下泄露他人的个人信息或敏感信息。
4.控制抄送数量：在使用抄送功能时，应控制抄送人的数量。
过多的抄送会导致邮件混乱，增加阅读的难度。
只抄送那些确实需要了解邮件内容的人。
5.抄送适度回复：在抄送邮件后，应及时查看和回复相关人员的回复或反馈。
确保邮件抄送所带来的交流和沟通能顺利进行。
二、密送使用规范密送是指将一封邮件同时发送给主要收件人以外的其他人，但其他收件人无法看到彼此的邮件地址，保护了收件人的隐私。
以下是密送的使用规范：1.保护隐私和机密：使用密送功能，可以保护收件人的隐私和机密信息。
在发送包含敏感信息的邮件时，应优先使用密送功能。
2.合理使用密送：在使用密送功能时应谨慎。
只有在确保对方同意或需要保护隐私的情况下才使用该功能。
避免滥用密送功能，以免产生不必要的误会或疑虑。
3.关注邮件主题：在使用密送功能时，要特别关注邮件主题和内容。
确保邮件的主题和内容与密送收件人的身份或利益相关，避免给对方带来困扰或不必要的信息。
4.保持谨慎：在使用密送功能时，要谨慎处理收件人的邮件地址。
确保不会将错误的收件人密送给其他人，以免引起不必要的麻烦或尴尬。
5.保持机密性：在通过密送功能发送机密信息时，应采取适当的安全措施，确保邮件内容不会被未经授权的人访问或泄露。
公司电子邮件使用规范
公司电子邮件使用规范在现代商业通信中，电子邮件已经成为一种主要的工作沟通方式。
然而，由于缺乏规范的使用，电子邮件可能带来一些问题，如信息泄露、沟通失效和效率低下等。
为了确保良好的工作环境和高效的沟通，公司需要制定电子邮件使用规范。
本文将介绍一份公司电子邮件使用规范的内容和准则。
一、电子邮件的基本准则1.礼貌和尊重：在发送电子邮件时，要始终保持礼貌和尊重。
避免使用侮辱性、挑衅性或歧视性的语言。
议论政治、宗教或其他敏感话题也是要避免的。
2.正确的格式：在发送电子邮件时，要使用正确的格式和标点符号。
标题应简明扼要且相关。
避免使用全大写字母，因为在网络上被视为大声喊叫。
3.保密性：对于涉及机密信息的电子邮件，确保正确的接收者和副本抄送者。
同时，避免在电子邮件中透露敏感信息，如银行账号、密码等。
二、有效的电子邮件沟通1.清晰和简洁：在撰写电子邮件时，要尽量保持简洁明了。
使用清晰、简单的语言，并尽量将内容控制在一屏之内。
使用段落和标点符号来分隔不同的主题或观点，从而提高可读性。
2.明确的主题：在编写电子邮件的主题时，要确保准确地描述电子邮件的内容，以便接收者能够迅速理解主题和紧急程度。
3.回复及时：对于接收到的电子邮件，尽快回复并提供相关信息。
如果需要更多时间来回复，则应在接收到邮件后告知对方，并尽快予以答复。
4.避免过度抄送：在发送电子邮件时，不要过度抄送其他人，只将邮件发送给直接相关的人员。
这样可以减少混淆和信息丢失的可能性。
三、安全和合规性1.使用公司电子邮件：在处理公司业务时，应该使用公司提供的电子邮件账户，而非个人账户。
这样可以确保公司对电子邮件的安全和监控。
2.避免使用附件：在发送电子邮件时，尽量避免使用附件，以减少可能的病毒感染和信息泄露。
可以考虑使用云存储或共享链接的方式来分享文件。
3.合规性和法律要求：在电子邮件中遵守法律法规和公司的政策要求。
避免在电子邮件中发送敏感、虚假或侮辱他人的内容。
电子邮件使用规范
文件制修订记录一、电子邮件是公司内部工作联系的首选方法1、公司员工的内部联系，应尽量使用E-MAIL 的方式，减少使用电话交谈或面对面的方式，造成非授权的信息扩散，以及避免理解上的出入造成工作失误。
2、重要的工作交流均应通过邮件确认。
3、工作会议后相关负责人一般应将会议记录、结果，整理后发送给参会人员以确认无误。
二、邮件回复遵循“24 小时回复制”4、为保证及时有效处理邮件。
上班时间必须打开邮件接收软件，且设置为定期收信（推荐为每隔10 分钟收信、查阅一次）；5、内部工作邮件，应在4 小时内处理，无法立即办理的，应先回复确认收到并告知预计处理时间。
6、收件人回复邮件的时限为24 小时之内，涉及工作安排的邮件，回复时，应该给出完成工作的时间要求。
7、收到邮件为“主送”的一般必须回复，除非邮件本身已经是回复，或者内容确系不用回复。
抄送的邮件一般为知会性质，不要求对方回复，如需回复应在发送邮件时注明。
8、群发邮件，如发送给ALL 组的，除非必要，否则只允许直接回复给发件人（或者指定的回复人），如是发给ALL ，应明确标注为群发邮件。
9、需要紧急处理的，应将邮件标记为“紧急”，并在邮件中注明要求处理的时间。
非常紧急的情况下，应再次使用电话或口头进行确认。
10、重要邮件应使用-“工具”-“请求阅读回执”，并再次使用电话或口头确认。
三、邮件主题不管内部或者外部邮件，均需填写邮件主题，主题应该简明扼要的说明邮件的目的，以方便对方迅速处理。
四、邮件正文11、发送的邮件内容要尽量简洁、有条理，多项内容写成“1、2、3、4”的形式。
12、禁止使用红色的字体颜色。
13、使用公司规定的统一签名，在规范的基础上，可使用自定义内容，但不能破坏原有规范的一致性。
五、附件的使用14、发给全公司员工的群发邮件应先查毒。
15、尽可能避免使用大容量的附件（即：超过2M 的为大容量）。
如果的确需要携带超大附件，在局域网内，可将附件放置在共享目录下，在邮件中建立链接方式进行说明。
电子邮件的基本格式和规范
电子邮件的基本格式和规范电子邮件已经成为人们生活和工作中必不可少的一部分。
发送电子邮件看似简单，但是如果不遵循基本的格式和规范，可能会影响到邮件的准确性和可读性。
因此，本文将介绍电子邮件的基本格式和规范。
一、电子邮件的基本构成电子邮件是由邮件头(header)、邮件主体(body)和邮件附件(attachment)三部分组成。
邮件头含有电子邮件的基本信息，包括发件人、收件人、抄送人、密送人、主题、发送时间等。
邮件主体是电子邮件的正文，包括文本、图片、表格等内容。
邮件附件是可选的，可以向电子邮件中添加一些必须的文件或者图片，以方便收件人下载或查看。
二、电子邮件的格式规范1、发件人和收件人的格式在将电子邮件发送给收件人之前，您需要确保输入正确的电子邮件地址，并按以下格式输入。
发件人和收件人的格式如下：发件人：用户名@域名收件人：用户名@域名其中，用户名是您所选的登录名或者电子邮件名，域名则是您电子邮件账户所属的网站名称。
在输入电子邮件地址时一定要仔细核对，避免输入错误。
2、主题的格式主题是电子邮件的核心，也是收件人判断邮件重要性和内容的关键。
一个好的主题需要简洁明了、容易理解。
遵循以下格式可以使主题更加规范化。
主题：【发送人姓名】+主题例如：【李华】申请请假三天3、电子邮件正文的格式邮件正文的格式一定要清晰、简洁明了。
电子邮件正文中的文字和格式应该符合以下规范。
（1）确认邮件主题邮件主题应该清晰明了，要符合实际内容。
在正文的开头大致重复一遍邮件主题，让收件人明确本邮件的重点信息。
（2）空行不同段落之间需要空1-2行。
这样，可以方便收件人阅读理解，更好地区分各段落内容。
（3）段落电子邮件中的段落宽度不宜过宽。
一般来说，段落宽度最好限制在60个字符左右。
（4）字体和颜色电子邮件的字体和颜色也应该尽可能地简洁、规范。
字体可以使用宋体或黑体。
颜色最好选择黑色或者深灰色，避免使用浅色，影响阅读。
此外，加粗、斜体和下划线只用于突出部分重点信息。
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李总，我把方案初稿给您，请您在10日前看完并 给出反馈意见；我好提交总经理批准。
严京！下周二我会去贵公司做培训！请帮忙安排 好住宿，还有培训场地！注意不要忘记悬挂横幅！ 谢谢！
公务email，尽量少用或者不用笑脸符、背景信纸
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附件：
电子邮件使用规范
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好习惯
电子邮件使用规范
用客户端软件收发email 行文简洁、罗列要点 写完从到尾看一遍，检查行文是否得当、拼写是否正确 越级邮件，根据需要抄送直接领导 对于作出关键决策的邮件, 保留起来作为以后的证据 考虑到收件人有可能将email转发给其他人 及时回复邮件 合理控制附件大小 先加附件、然后写正文、审核正文、最后填写发送人，再发出
原则 简明扼要，重点突出 注意行文措辞和语气
子原则 用语简洁明了
分类叙述、逐条排列
合理提示重要信息 警惕书面语语气（写完邮件自 己读一遍） 杜绝怒吼式 杜绝可爱式
举例/说明
通常来讲，500人的公司，日均邮件量可达到 10000封，人均20封。简洁的语言有利于提高沟 通效率
领导： 今天约见了OA厂商，沟通信息如下： 1、产品功能。其产品功能主要集中在工作流… 2、产品报价300元每用户：…… 3、附加服务：提供一次现场培训，送一部手机
• 提醒收件人查看附件 • 合理命名附件 • 附件通常不超过2m，最大不超过5m • 特殊格式附件，告知收件人打开方式 • 注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表
电子邮件使用规范
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电子邮件使用规范
结尾签名：个人建议设置签名档，并用横线、浅色以便区别于正文
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总目录
一． email的写、发、收
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邮件标题：不能空白，简明扼要，表明主旨
电子邮件使用规范
邮件标题的注意点
• 一定不要空白标题，这是非常失礼的 • 标题应表明邮件主旨、简明扼要
• 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封 信内谈及多件不相干的事情
• 可适当用使用大写字母或特殊字符（如 “* !”等）来突出标题，引起收件人注意， 但应适度，特别是不要随便就用“紧急” 之类的字眼。
• 不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
避免无谓的回复
• 为避免无谓的回复、浪费资源，可在文中指定 部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句： “全部办妥”、“无需执行”、“仅供参考， 无需回复”等。
严禁全部回复（Re All） • “全部回复”可能产生一大堆不必要的邮件。如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间
电子邮件使用规范
CC的小九九
BCC的风险
• 自我显示：抄送给某位领导，只是为了让他知 道你工作得很努力或加班到很晚
• 客气敷衍：抄送给一位同事，只是为了礼貌， 而不是真正的工作需要
• 给人难堪：把包含有对某人批评意见的邮件抄 送给他。
• 以防万一：为防文件丢失而多作一些备份，于 是抄送给同事。
• 万一BCC收件人Re all 呢？
CC（carbon copy）
CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义 抄送 务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，
当然可以回Email
BCC（blind carbon copy） 密送
即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个 可能用在非常规场合
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CC和BCC：尽量减少CC和BCC的使用
撰写 发送和抄送 收信 回复和转发
二． email的收发工具 三． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
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电子邮件使用规范
发送、抄送和密送：只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源
TO
发送
发送对象为：受理这封邮件所涉及的主要问题的、 理应对邮件予以回复响应的人
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设置收件频率
电子邮件使用规范
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总目录
一． email的写、发、收 二． email的收发工具
电脑客户端foxmail设置 安卓手机客户端设置
三． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
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电子邮件使用规范
步骤1：在电脑上下载、安装、运行豌豆荚软件；用数据线连接手机与电脑
2 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该RE All，让大家都知道；除此 以外，不用re all
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回复Email时禁止的三个常见做法：
电子邮件使用规范
不要就同一问题多次回复讨论
• 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次， 这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用 电话沟通等其他方式进行交流后再做判断;
• ：/main/faq/foxmail6.html • ：/cgi-
bin/help?subtype=1&&id=28&&no=1000564
电子邮件使用规范
• 日均邮件10封以上， 建议1小时收一次； 其他人可每4小时收 一次
• 打勾选中
• 设置
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使用手机收发email的 前提：把email下载到 电脑，而不是留在服 务器上
电子邮件使用规范
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总目录
一． email的写、发、收 二． email的收发工具 三． 使用email的好习惯和坏习惯
- 30 -
电子邮件使用规范
步骤2：搜索“电子邮件”，选择下图第一个软件，点击安装到手机
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步骤3： 在手机中启动该软件，输入email地址、密码
电子邮件使用规范
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步骤4：选择账户pop3类型，设置接收服务器、发送服务器
电子邮件使用规范
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步骤5：设置收信频率，开始正常使用
邮件不经整理或说明就直接转发
通过email传达紧急事务
用email收发私人信件
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电子邮件使用规范
谢谢！
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电子邮件使用规范
email作为非即时沟通方式，在工作中的重要性日益凸显
电子邮件使用规范
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email的重要特征：
延时沟通
远程沟通、情境单一
电子邮件使用规范
书面沟通 • Email是书面沟通方式的一种，可以用文字一
式多份保留沟通内容 • 《合同法》 第11条：书面形式是指合同书、
信件和数据电文（包括电报、电传、传真、 电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表 现所载内容的形式。
电子邮件使用规范
邮箱登录入口： /login
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在foxmail中新建邮箱账户
电子邮件使用规范
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填写email地址、密码，邮件中采用的名称，其他可默认
电子邮件使用规范
- 25 -
电子邮件使用规范
填写收件服务器和发件服务器，注意pop3账户名一定要是完整的email地址
• 这下好了，掌握了对方的底线，后面的事 情做得极其顺利。
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总目录
一． email的使用原则 二． email的写、发、收 三． email的收发工具 四． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
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电子邮件使用规范
收发email，最好使用专门软件（个人推荐免费软件foxmail）
.net 邮箱： • POP3服务器为：
• SMTP服务器为：
.cn 邮箱 • POP3服务器为：
• SMTP服务器为：
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电子邮件使用规范
完成账户建立，选择是否在服务器保留备份（强烈建议备份到本地硬盘）
有潜在风险
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总目录
一． email的写、发、收 二． ail的收发工具 三． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
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总目录
一． email的写、发、收
撰写 发送和抄送 收信 回复和转发
二． email的收发工具 三． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！ • “全部回复”更大的风险在于不必要的信息泄露
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举例：“全部回复”的受害者
电子邮件使用规范
• 作者网名：阿康 • 接手一个挑剔的客户，耗了很久，价格一
直谈不拢，差不多有两周时间，我每天上 班头一件事，就是和对方互通邮件、打探 进展。那段日子，老板盯、对方拖，搞得 我每天灰头土脸、心力憔悴。直到有一天， 在我们通过20封邮件时，我的邮箱里忽然 出现了一封“机密”信函，上面有这家公 司讨论我们公司的报价的详细经过，包括 各级老板的回复意见、他们预期争取的价 格，还有准备对付我们的具体计划。
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总目录
一． email的写、发、收
撰写 发送和抄送 收信 回复和转发
二． email的收发工具 三． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
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电子邮件使用规范
公司邮箱要保证正常接收，在电脑前要保证每小时收信一次，外出时至少保 证1天1收；如果需要收件人确认收到邮件的，可设置阅读纸条（如下图）
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总目录
一． email的使用原则 二． email的写、发、收
撰写 发送和抄送 收信 回复和转发
三． email的收发工具 四． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
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及时回复Email是基本的职业礼貌
电子邮件使用规范
及时回复 复杂事务的回复
• 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重， 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；对于优先级较低、占用时间比较 长的，可以延后回复，但最长不要超过24小时。