企业深化信息化行政管理模式的思考

天津广播电视大学专科毕业论文中文题目：企业深化信息化行政管理模式的思考分校（学院）：专业：年级：学号：姓名：指导教师：完成日期: 年月摘要21世纪是世界经济高速发展的时代，是科学力量持续加强的时代。

信息化已经无处不在的参与到大家的工作生活中，很多企业抓住机遇，引进信息化技术，建立信息化平台，通过信息集成，实现共享资源，真正推进办公知识化、智能化。

提升行政办公效能，促进管理模式不断优化，使行政管理工作推进更加便捷、顺畅和高效，增强企业的市场竞争力。

本文讨论了企业行政管理工作在市场大环境下，将逐步实现信息化、网络化和智能化发展的必然趋势，以及对企业信息化行政管理产生效益的方向进行了分析。

关键词：行政管理；信息化；趋势；效益；目录一、企业开展信息化行政管理的必然趋势 (4)（一）把握时代的脉搏，促进企业健康可持续发展 (4)（二）提高企业运作效率，增强竞争能力 (5)（三）管理更加人性化，增强企业凝聚力 (6)二、企业信息化行政管理方式方法探讨 (6)（一）档案管理 (6)（二）公文管理 (7)（三）督办管理 (7)（四）会议管理 (7)（五）后勤管理 (7)（六）值班管理 (8)三、企业信息化行政管理的效益分析 (8)（一）工作强度降低，成果质量提升 (8)（二）电子文件管理系统，增加既有资源价值 (9)（三）员工线上交互，降低沟通成本 (9)四、结语 (10)参考文献 (11)企业深化信息化行政管理模式的思考行政管理工作本身具有综合性、复杂性，接触面相对较广的特点，涉及企业相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、会议管理、涉外事务管理，还涉及出差、财产设备、生活福利、车辆、安全卫生等。

但实际上，许多企业的行政管理人员都是从其他岗位上调过来的，专业性不强，缺乏专业的行政管理工作经验。

行政管理的工作性质决定了，日常工作中，流程固化程度较高，存在大量重复作业，绝大多数是事务型的工作，相对来说比较琐碎和繁杂。

通过信息化的行政管理和办公模式，帮助行政管理人员更简单明确的清晰流程，实现精确管理和科学规划，不断改善和提升行政管理工作职能，更好地服务于企业发展大局。

一、企业开展信息化行政管理的必然趋势经济效益是企业一切活动的根本出发点，采用现代管理方法、提高经营管理水平是提高企业经济效益的主要办法，科学管理也是现代企业制度的主要内容。

新时代企业之间的竞争，不仅仅是战略格局、科学技术、人才发展方面的竞争，更是行政管理工作的竞争。

企业只有重视行政管理的基础架构作用，利用科学技术，变革传统的管理思维模式，创新管理方法，逐步提高企业行政管理水平，才能提升企业在市场经济体制下的影响力与竞争力。

（一）把握时代的脉搏，促进企业健康可持续发展在社会主义新时代下，企业需要不断改革创新，融入时代元素，满足市场的需求，发展的需要，而企业行政管理正是企业创业的推动者和执行者，企业要想完成创新，首先要对企业的行政管理模式、手段进行不断的改进和升级，进而提高一个企业的综合竞争力，从容应对更加复杂的市场环境[1]。

我们都知道，国家的宏观政策、法纪法规对企业的发展具有深远的影响。

伴随政策的调整变化可能会影响一部分企业的可持续发展，甚至会影响相关行业的可持续发展，与此同时，也会带来新的发展趋势，对企业的发展方向起到一定的积极导向作用[2]。

在行政管理工作中，可充分利用企业信息化平台，实现信息的迅速传导，第一时间完成党和国家的相关政策宣贯，便于公司上下深入的领会和贯彻相关精神，要在思想上和精神上与政策始终保持一致，才能够提前感受到政策的变化对市场环境的影响，及时转变工作思路。

尤其是企业的行政管理层，要紧跟时事要闻和时代潮流趋势，学习党的“十九大精神”报告，对党和政府的相关政策做一个全面的了解和深刻解读，并且将新时代的思想融入到日常的行政管理中去，遵循市场规律，坚持引进来、走出去相结合，贯彻科学发展观，响应党的十九大报告中关于建设“资源节约型，环境友好型”社会的战略方针，不能只是一味的追求利益最大化，要坚持经济效益、社会效益、环境效益的统一，在不断变化的市场环境中保持一个稳定的经营状态，实现企业循环长远的发展，并积极承担起企业的社会责任。

如果企业是海洋航行的巨轮，那行政管理信息化平台就为这辆轮船拨开了前方的迷雾，搜集了航海地图，让他在前进的过程中避免触礁陷落，躲开狂风巨浪的侵扰，不断坚定前进的方向，一往无前。

（二）提高企业运作效率，增强竞争能力随着公司的发展壮大，成长初期最直接的反映，往往是员工的数量骤增，公司越大，经营运作结构越复杂，反应速度反而会越慢。

在数据大爆炸的时代，工作生活节奏不断加快，企业之间的竞争也日趋激烈，不仅来自国内，还有来自国际的竞争压力，要想长久不断的保持竞争优势，提高公司的行政管理就是重要的一环。

行政管理信息化的建立，改变了企业过去不能充分、有效地整合利用各种资源而造成的人力、物力和财力资源严重浪费的现象，进而达到“人尽其才，财宏其效，物当其用，事竟其成”的行政管理目的，减少了行政管理中人员的重复劳动和交叉作业，压缩了中间管理层次、环节，减少了所需人员并简化了行政运作的方式和程序，不仅提高了行政管理效率，也大大节省了行政管理开支。

在这个大步向前的时代，既要走得快，更要走的稳，而行政管理信息化的存在就像是油轮的燃气自动化体系，克服了人力的局限性，推动公司稳步向前，最大程度的提高了运作效率和投入产出比。

（三）管理更加人性化，增强企业凝聚力行政管理就是制度化与人性化的结合，首先是制度化，然后是人性化。

在企业发展中，不仅依赖于领导层的决策，企业员工也占有很大的比重。

通过增强企业凝聚力，促进行政部门与管理部门的融合，强化企业行政管理工作的执行力度[3]。

更好的为员工提供服务，增强企业的凝聚力，不断提高员工为企业服务的积极性与主动性，为企业的稳定优良发展打好基础，而员工又能从企业发展中进一步获利，形成企业与员工的良性循环，促使企业更好更快地发展。

行政管理工作起着链接企业上下级的作用，推动行政管理信息化系统从“管理工具”到“服务助手”的转变，实现行政部门从管理型向服务型的角色转换。

行政管理信息化充分运用了现代信息和网络技术，在网上构建出一种新型的信息传播模式，从而打造出一种完全开放的矩阵式的行政组织结构，能够在领导层与一线之间形成有效的沟通途径，将集权式的管理模式过渡到交互式的扁平管理模式，由单一的信息传递方式转变为多渠道、多形式、多方位跨时空的传输途径。

不可否认，在企业运行过程中，第一时间发现问题的往往是一线员工，而且在他们工作的领域发现问题，往往也是他们最能提出解决问题的有效手段。

如果将员工的积极性与主动性充分调动出来，使他们多关心企业的一点一滴，发现问题有及时、有效的反馈途经，将问题反映给领导层，领导层也能更容易了解与关注一线员工的实际困难。

一线员工的诉求能够及时得到解决，使一线员工能更好的体会到公司的人文关怀，增加员工的归属感，也促使他们充分发挥主观能动性，积极出谋划策将问题扼杀在萌芽状态，就会为企业减少不必要的损失。

从企业的长期发展和积少成多的发展趋势上来看，往往可以为企业创造可观的价值。

服务型的管理，将轮船上的人紧紧的联合在一起，强烈的归属感让大家意识到，我们同进共退，激励人们一起奋力前进，发现问题及时修补，同心同德，同舟共济。

二、企业信息化行政管理方式方法探讨（一）档案管理档案收集整编作为行政办公档案管理的核心业务，人工整理存在大量重复工作，且由于数量较多、类型繁杂，后期查找多有不便。

此时可充分发挥电子档案和档案信息化优势，在档案整理、利用、存储过程中通过技术手段，例如通过在公文系统流转中加入二维码信息，建设公文二维码系统，每份发文生成唯一二维码，二维码包含ID、文号、标题、文种、发文单位、拟稿人、印章等信息。

达到简化归档信息，减少档案重复录入工作，并优化简化整编流程的目的，实现档案排序、编号、组卷、装盒等基础过程自动化，提升档案收集整编的核心业务功能。

（二）公文管理根据公文管理流程，提炼可精简、可自动化处理的场景及步骤，分类别建立流程审批工作流，实现公文管理流程智能化，建设文件智能关联、推荐、智能辅助引导、收文辅助拟办，规范公文办理流程，实现公文超时提醒，以及超期文件自动办毕，通过线上程序流转，提升发文、核稿及收文拟办效率。

（三）督办管理线上实现督察督办，通过信息化管理平台提供督办立项、督办通知下发、督办修订、督办计划、督办反馈、督办变更、督办结束申请、督办报告、会议材料管理、月度计划等功能，实现督办任务的全景展示和任务交办、计划制定、督办反馈、督办结束（变更）的全过程网上流转和闭环管理。

（四）会议管理实现智能化组织会议，会议系统根据会议人员、时间等需求实现会场和会标自定义、会议座位区域自定义、列排容量自定义、排列优先级自定义、列号排号自定义、参会人员自定义、个体群体排列自由选择，并根据指定的排序条件进行会场座次方案自动生成，可灵活应对会场临时性调整，并进行相关人员会议电子工作流通知提醒。

（五）后勤管理通过信息化平台搜集整合一线班组、各业务部室的生产、工作需求，匹配开展物资购置及后续分配下发工作。

线上需求反馈渠道简明快捷，按需分配，财、物数据流向明确，减少人力核算成本，切实做到服务生产，保障生产工作顺利开展，保障生产所需的都能及时配给到位，系统做好库存登记并自动提醒需要补给的物资，如劳保、资产用品等，避免因配备不全或不及时而影响到一线生产。

（六）值班管理信息化值班管理通过线上实现重大事项请示报告、重要会议和活动的参会组织、节假日和重要时段值班安排、领导公务活动安排、外出请假报告办理、通讯录网上更新和查询、值班体系内部工作交流等，线上工作流自动提示相关人员日程安排，工作过程中即完成了系统录入归档，大大减少了后期相关归档备案工作。

三、企业信息化行政管理的效益分析在新时代下的企业行政管理中，各企业单位工作标准不断提高、节奏不断加快，对信息化支撑现代化办公提出了知识化、智能化要求。

通过企业信息化行政管理，建成智能的一体化行政办公平台，在原有高效、整合的基础上，有以下几个方面效益：（一）工作强度降低，成果质量提升行政工作具有较大的重复性，工作人员在实际工作中不仅需要花费大量的时间，还很难维持持续性的工作热情，且由于工作范围广、任务量大，在行政传达、文件执行上也容易出现失误[4]。

行政管理信息化办公系统，重点提升流程办理的时间。

通过智能办公系统，将重点降低员工办理业务过程中信息处理的复杂度，提高业务办理效率和质量，并进行流程跟踪、监督，缩短业务申请材料准备时间、提高工作成果审核一次通过率。

此外，系统还可以通过更广泛的数据感知能力，提供自动化的数据采集，减少员工日常办公中的，手工处理业务领域，尤其是手工数据录入工作量。