办公室文员岗位任务说明书

办公室文员岗位任务说明书

编号：YD/BG/005拟制：____________________

核准：_______________ 效日期：__________________ 、基本资料

部门名称办公室岗位名称文员

直接上级主任/副主任P所辖人员/

1、主要职责

1负责文印工作。

2、负责文印、传真设备的维护保养。

3、办理电函、邮件收发、传递等事项，办理报刊收发。

4、接待来访宾客。

2、主要工作内容

1负责公司公文材料的打印、校对初稿；办理复印、登记等工作。

2、遵守公司有关文印管理的规章制度，遵守保密制度。

3、负责文印室的打印机、复印机、传真机等设备的使用、维护、保养。

4、保持文印室、接待区域办公环境整齐、清洁。

5、办理公司传真件、信件、邮件、电报的收发、登记、送达、邮寄、清退事宜。

6、办理报刊杂志分发工作。

7、做好来宾接待、登记；来电接听、登记。

8、完成主任布置的其他工作。

3、主要工作要求

1、文印

1.1收到打印文稿后要进行电脑目录登记；按照规范的文档格式打印，打印之前要认真读稿，发现文字错误及时进行纠正；对原稿错误有疑问，要询问拟稿人，尽量减少和避免打印错误；初稿打印后认真校对有无录入错误并及时返还拟稿人再次校对，校对完毕后进行修改打印；校对末稿无误后装订交秘书用印、分发。

1.2收到要复印的文件，要进行审阅、登记。

1.3遵守公司有关文印管理的规章制度，遵守保密制度；及时完成工作，记录要完善，节约与本职工作有关的费用。

2、设备与环境

2.1操作各种设备动作规范，定期进行维护保养，出现问题及时报修，避免出现因设备故障延误工作的情况。

2.2每天整理文印室、接待区域卫生，保持环境的整洁。

3、电函、邮件报刊处理

3.1收到传真件要阅读、登记，送达收件部门内勤人员。

3.2规范发传真的格式（收件人、发送人、日期、内容）、核对接收方号码无误后发送,

发送完底稿进行登记，送还发送部门留存。

3.3收到邮件、信件后进行分类、登记，外寄件每日定时送邮局邮寄，月底结算费用。公司内部邮件登记后送达各部门。

3.4发电报进行登记编号，打印电报校对无误发传真至118台，定期结算费用。

3.5整理公司内部邮件箱，及时转发、清退邮件，做好登记。

3.6及时查收、分发报刊和杂志。

4、接待

4.1做好预约来宾、来访登记，及时向来宾要访问的部门和人员通报情况，做好接待准备。

4.2礼貌接待未预约的来宾、来访人员，妥善安排客人落座、喝茶，迅速了解来访人员的基本情况和来访目的，联系有关人员接待；重要客人来访要迅速向领导汇报。

4.3热情转接电话，接听电话语言文明礼貌，语气温和，回答问题清楚；电话记录要整洁有序，便于查询；及时将信息向有关人员传达，接到重要电话立即汇报；对不清楚的事情、不该回答的问题不作随意性答复，如有疑问及时汇报，自觉维护公司声誉。

4.4完成本职工作月度、季度工作计划和工作小结，年度工作总结。