涉外秘书实务课件整理
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现代涉外秘书学知识概述(ppt 107页)
• 北京外企德科人力资源服务上海有限公司 • 总经理 • 副总经理副总经理 • 业务部门（业务拓展部、客户服务部、电子商务
部、管理咨询部国际商务部、福利外包事业部等） • 职能部门（质量管理部、财务部、行政部、人力
资源部、市场部、法律部、内部控制部、运行部） • 分公司（专项事务外包公司、财务外包分公司） • 华东区域公司（浙江公司、安徽公司、河南公司
旷长得漂亮，外语也好，再加上聪明，所以首代非常信任她。
他授权他不在的时候，许多事情小旷可以做主，比如小旷有权
签批3000元以下的费用。由于首代信任，再加上天高皇帝远，
小旷慢慢将办事处当成了自己的独立王国。比如，当那些平时
不太买自己帐的员工找她报销费用时，她左一个不是，右一个
不是，总要刁难人家。相反，一笔笔的加班费不需要任何凭据
• （二）、 从秘书在职业环境中看秘书修养的重要性。
• 1．清醒秘书自身的配角角色，并以此规范自身的修养
• 2．秘书对领导有着不可忽视的影响力，包括职务方面和自然方面。
•
第三节 秘书的“德”---职业 道德
• 一、一般道德：守法、守信、守纪、廉洁、正直
• 守法—案例：首先做合格的公民
•
小康是北京国风仪器贸易公司总经理秘书，她发现这些天总经理心
个当年一起下乡的朋友要来，让我去通知行政部门的人准备好 龙井茶。由于我当时正在给总裁起草文件，便让坐在我旁边新 来的小娜去通知行政部门的人准备。小娜一开始打电话，对方 没人接，于是她起身亲自去行政部去通知；不久，她就回来了。 下午四点钟客人走后，总裁把我叫进他的办公室臭骂了一顿， 问我为什么不给客人准备好龙井茶，只让客人喝普通的纸袋茶； 我被训完之后出来问小娜是怎么回事，她说她去行政部时那里 没有一个人，她便在负责接待的人的座位上留了一张纸条，我 问她：‘既然负责接待的人不在，那你为什么不能自己给客人 准备好茶叶？’她当时脱口而出：‘我是秘书，不是泡茶的！’ 当时有好几个人在场，她这话不久就传到总裁耳朵里去了，于 是前几天她被炒鱿鱼了。当时，我心里也很不好受，小娜毕业 于北京最著名的大学，学的是英语专业，大学毕业后又被送到 英国进修过两年，前不久回国，跳槽到我们公司。她说的英语 比一般的英国人还地道。”
《秘书实务》课件第十一章 接待工作
引言
• 本章着重介绍秘书接待工作的基本内容，如有约与无约来宾的接 待方法、团体接待的基本程序，迎送、宴请、会见与会谈等主要 接待环节的工作方法。
• 学习本章的内容，可以帮助同学们掌握接待的知识，提高接待的 技能。
章节导览
1 接待工作概述 2 秘书日常接待的类型与方法 3 会见与会谈
1
接待工作概述
三、会见和会谈的联系和区别
• 会见和会谈既有联系，也有区别，它们是相辅相成的。 • 友好的会见往往能为正式的深入的会谈或定下基调，或创造条
件。会见中彼此达成的原则性共识，通常还要通过具体而细致 的会谈加以系统化、条文化，使之成为以后彼此合作的依据。 有时，会谈也是为领导者之间的高峰会见做准备。 • 如果说，会见、会谈和谈判是合作者之间对话的不同方式或阶 段的话，那么，会见往往是“最初阶段”,会谈是“中间阶段”， 而谈判则是最正式的方式和“最后阶段”。
（三）宴请
• 正式宴会(formal banquet，dinner）。宴请规格较高的来宾 时，会举行正式宴会。正式宴会对宴会地点、菜肴酒水、桌次 席位、服务人员的水平和仪态等都有十分严格的要求。正式宴 会上一般都有正式的致辞和祝酒。
• 非正式宴会，即便宴(informal banquet）。这是一种比较省力 又省时的宴请方式。其形式较为简便，除安排主人和主宾坐在 一起外，一般不明确排桌次座位，不安排正式讲话，气氛比较 随和、亲切。
（三）其他相关接待要领
• 交换名片 • 学会记住来宾姓名 • 做好来访记录 • 必要时帮助上司中止会客
二、团体接待
• 一般来说，团体来访来宾比较多，事情比较重要，访期也更长 一些。如果来宾是外宾，接待工作更影响着我国在国际交往中 的声誉。因此，团体接待比日常一般性个体接待工作要复杂得 多，对组织形象的影响也更大。所以团体接待，尤其是重要的 团体接待，往往需要多个部门的协作与配合，或是由主管领导 协同有关人员组成一个临时接待班子来完成。
• 本章着重介绍秘书接待工作的基本内容，如有约与无约来宾的接 待方法、团体接待的基本程序，迎送、宴请、会见与会谈等主要 接待环节的工作方法。
• 学习本章的内容，可以帮助同学们掌握接待的知识，提高接待的 技能。
章节导览
1 接待工作概述 2 秘书日常接待的类型与方法 3 会见与会谈
1
接待工作概述
三、会见和会谈的联系和区别
• 会见和会谈既有联系，也有区别，它们是相辅相成的。 • 友好的会见往往能为正式的深入的会谈或定下基调，或创造条
件。会见中彼此达成的原则性共识，通常还要通过具体而细致 的会谈加以系统化、条文化，使之成为以后彼此合作的依据。 有时，会谈也是为领导者之间的高峰会见做准备。 • 如果说，会见、会谈和谈判是合作者之间对话的不同方式或阶 段的话，那么，会见往往是“最初阶段”,会谈是“中间阶段”， 而谈判则是最正式的方式和“最后阶段”。
（三）宴请
• 正式宴会(formal banquet，dinner）。宴请规格较高的来宾 时，会举行正式宴会。正式宴会对宴会地点、菜肴酒水、桌次 席位、服务人员的水平和仪态等都有十分严格的要求。正式宴 会上一般都有正式的致辞和祝酒。
• 非正式宴会，即便宴(informal banquet）。这是一种比较省力 又省时的宴请方式。其形式较为简便，除安排主人和主宾坐在 一起外，一般不明确排桌次座位，不安排正式讲话，气氛比较 随和、亲切。
（三）其他相关接待要领
• 交换名片 • 学会记住来宾姓名 • 做好来访记录 • 必要时帮助上司中止会客
二、团体接待
• 一般来说，团体来访来宾比较多，事情比较重要，访期也更长 一些。如果来宾是外宾，接待工作更影响着我国在国际交往中 的声誉。因此，团体接待比日常一般性个体接待工作要复杂得 多，对组织形象的影响也更大。所以团体接待，尤其是重要的 团体接待，往往需要多个部门的协作与配合，或是由主管领导 协同有关人员组成一个临时接待班子来完成。
《秘书实务》课件
息就使用。 忌质量不高 所获得的信息欠准确，主要资料、数据失实或
模棱两可。 忌来源不准 对信息来源不做具体的认真调查，真假难辨。 忌时间性不强 已过时的信息当作有价值的信息，或利用不
及时，延误了时机。 忌空间性失误 无视不同地域因素对信息运用的制约，不从
地区实际情况出发，盲目照搬。 忌不注意市场变化 应用信息时不注意市场变化，凭个人兴
第5章 信息工作
[本章学习要求] ●会有效地收集信息并科学地进行整理 ●会选择适宜的形式与方法传递 ●会选择恰当的载体存储信息 ●认知信息的开发、利用与反响
一、情景案例
第一节 信息的收集与整理
新飞电器公司产品销售 量一季度很不景气。秘书小 杨深入到各个市场，了解市 场情况和产品需求，与消费 者直接交谈，发放问卷，收 集消费者对产品的价格、性 能、效劳等方面的评价，通 过网络查询更为全面的相关 信息。经理根据小杨收集的 信息对产品作了充分定位第 二季度该公司销售量就直线 上升。
〔3〕主题分 类法。
〔4〕数字分
(1)溯源法。 (2) 数理统计法。 (3)核对法。 (4)逻辑法。 (5)调查法。
一第、二情节景信案例息的传递与存储
二、根本知识 〔一〕信息的传递 1．信息传递的要素
(1)信源 (2)信道
2．信息传递的形式
〔1〕信件 〔2〕备忘录 〔3〕通知 〔4〕传阅单 〔5〕内部刊物 〔6〕新闻稿 〔7〕新闻发布会 〔8〕声明
第二节 会前准备
一、制订会议预案 〔一〕会议预案的内容和格式 1.明确召开会议的目的、任务 3.会议名称、时间、地点
〔参见教材第100-101页例如〕
第二节 会前准备
一、制订会议预案 〔二〕拟订会议议程和日程 会议议程是对会议议题进行先后
模棱两可。 忌来源不准 对信息来源不做具体的认真调查，真假难辨。 忌时间性不强 已过时的信息当作有价值的信息，或利用不
及时，延误了时机。 忌空间性失误 无视不同地域因素对信息运用的制约，不从
地区实际情况出发，盲目照搬。 忌不注意市场变化 应用信息时不注意市场变化，凭个人兴
第5章 信息工作
[本章学习要求] ●会有效地收集信息并科学地进行整理 ●会选择适宜的形式与方法传递 ●会选择恰当的载体存储信息 ●认知信息的开发、利用与反响
一、情景案例
第一节 信息的收集与整理
新飞电器公司产品销售 量一季度很不景气。秘书小 杨深入到各个市场，了解市 场情况和产品需求，与消费 者直接交谈，发放问卷，收 集消费者对产品的价格、性 能、效劳等方面的评价，通 过网络查询更为全面的相关 信息。经理根据小杨收集的 信息对产品作了充分定位第 二季度该公司销售量就直线 上升。
〔3〕主题分 类法。
〔4〕数字分
(1)溯源法。 (2) 数理统计法。 (3)核对法。 (4)逻辑法。 (5)调查法。
一第、二情节景信案例息的传递与存储
二、根本知识 〔一〕信息的传递 1．信息传递的要素
(1)信源 (2)信道
2．信息传递的形式
〔1〕信件 〔2〕备忘录 〔3〕通知 〔4〕传阅单 〔5〕内部刊物 〔6〕新闻稿 〔7〕新闻发布会 〔8〕声明
第二节 会前准备
一、制订会议预案 〔一〕会议预案的内容和格式 1.明确召开会议的目的、任务 3.会议名称、时间、地点
〔参见教材第100-101页例如〕
第二节 会前准备
一、制订会议预案 〔二〕拟订会议议程和日程 会议议程是对会议议题进行先后
秘书实务 接待工作 PPT
实训4：座次礼仪实训
一、实训目标 通过本实训掌握会见、会谈、乘车的座次安排。
二、实训背景 海潮公司张总经理将于5月10日接待外资企业超凡公司
CEO约翰先生，双方商讨合作事宜。对方来访人员为超凡公司 CEO约翰先生、CFO莱特先生、秘书布朗小姐。海潮公司的接 待人员为张总经理、财务总监傅庭、总经办主任张洁。 三、实训内容
签约时双方签字人的座位，按主左客右进行排列。如是与外方签 字，桌子中间分别悬挂签字国的国旗。
客方人员 客方助签人
客方主签人
吸墨水器
笔 文本
签约场次图
主方人员 主方助签人 主方主签人
笔 文本
吸墨水器
小国旗
会议的主要程序
制发会议通知 选定会场 确定会标、回头标和宣传标语 排列会场座次 组织发奖等
知识与技能
（三）落实接待方案 1.制作接待日程安排表 2.制作接待工作筹备表
一、接待准备工作 （一）收集背景资料
1. 2. 3. （二）拟定接待方案 1. 2. 3. 4. 5.
来宾的具体人数与个人简况 来宾的抵离时间和乘坐的交通工具 来宾的来访目的、任务和行程
接待方针 接待规格 接待安排 接待责任 接待经费
主席团 10 8 6 7 9 53124
群众席 大型会议主席团排座（单数）
主席团 发言席
群众席
大型会议发言席位置 （主席团正前方）
主席团 8657 4213
群众席 大型会议主席团排座（双数）
主席团 发言席
群众席
大型会议发言席位置 （主席台右前方）
两个熟悉
（1）熟悉宴请安排的内容， （2）熟悉宴请的环节。
制定方案在接待工作中起到规划指导和沟 通和协调的作用，要做到九个明确
涉外秘书实务课件整理
导论1、秘书和秘书机构的基本职能参谋助手督促检查协调综合2、秘书工作的具体内容“三办”——办文、办会、办事3、涉外秘书工作的基本原则和一般要求涉外秘书工作的基本原则：(1)遵纪守法(2)求真务实(3)超前服务(4)团结协作(5)联系群众秘书工作的一般要求：(1)主动(2)高效(3)准确(4)保密涉外秘书的日常工作1、上班之前（一）回顾昨日工作（二）构思当日工作（三）修饰个人仪表（四）先于他人上班秘书提前上班，旨在有充裕的时间做好如下各项准备工作：1．重新检查送领导者当天签批的文件。
如文件是否置于领导者的案头，相关的背景材料是否齐全，急件的印制人员是否有所准备。
2．重新检查当天上午开会的各项会务工作。
如会议通知有无遗漏，会议文件是否封装，会场布置是否符合要求。
3．重新检查接领导者上班车辆的运行情况。
如了解司机是否按时返程，途中有无意外情况发生。
4．重新检查对来访客人的接待工作。
如迎送客人的车辆是否落实，会见客人的领导者是否知悉，会见场所是否布置妥当，参观（或考察）的路线及单位是否做好准备。
5．承接领导者临时交办的事项。
2、上班之后（一）整理办公场所1．擦洗写字台、椅子、柜子、架子、门窗，做到窗明几净，物见本色。
2．调试照明、空调，使室内的光线、气温、湿度和颜色等物理因素达到舒适状态。
3．摆放桌椅、电脑、文具和其他办公用品，使其整齐有序，便利工作。
4．整理当日送来的晨报（或前一天的晚报），并置于固定的地方。
5．填写当天工作记事板或个人备忘录，以便提醒自己和同事。
（二）报告当日工作安排为领导者拟定当天工作的日程表，并向领导者报告。
注意以下事项：1. 拟定日程表一定要简单明了、切实可行，便于领导者进行工作。
2．拟好的日程表除向领导者口头报告外，还必须请领导者过目，并充分听取领导者的意见。
3．领导者首肯后，秘书要即刻将日程表印制出来，并呈送领导者一份，自己手执一份，以便付诸实施。
4．日程表在实施过程中，如出现变故而难以按预定计划行事时，秘书应与领导者及时沟通，由领导者决定是否改动。
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•
（三）走姿
• 最能体现出一个人精神面貌的姿态就是走姿。正确走姿有 助于健美。
• 1、正确走姿
• （1）目光平视，头正颈直，挺胸收腹，两臂自然下垂， 前后自然摆动，前摆稍向里折，身体要平稳，两肩不要左 右晃动或不动，或一只手摆动一只手不动。
• （2）姿态优雅、自然而简洁。女士穿裙子或旗袍要走成 一条直线：穿裤装时，宜走成两直线。
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• （2）两腿挺直，膝盖相碰，脚跟并拢，两脚尖张开呈45 度到60度角，身体重心落在两脚正中。也可以保持两脚分 开15厘米，与肩膀同宽。
• （3）整体上给人以精神饱满的感觉。 • 2、正确站姿训练 • （1）背靠墙站，要求头部、双肩、臀部、小腿和脚后跟
• 微笑的训练
• （1）不爱微笑的人，面部肌肉比较僵硬，眼睛不够灵活 。要先嘴里含一口气，然后眼睛开始顺时针转，嘴里的气 也跟着转，使两腮肌肉轮流鼓起，再变成逆时针旋转，如 此反复练习。
• （2）随身带一面镜子，时常对着镜பைடு நூலகம்念英文字母"E",同时 有意识的把嘴角向耳后垂咧，咧到最大，然后稍稍放松， 练习微笑，看笑到什么程度表现最自然、最真诚。
•
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课程定位
• • 结合文秘专业人才培养的定位和社会人
才需求情况，《秘书实务》从现代秘书办 文、办事、 办会三大技能切入，以必需、 够用为量，以精当、 扎实为度，兼顾与秘 书专业其他课程内容的交叉关系，是专业 核心主干课程。其理论教学内容与实践 教 学环节均应围绕秘书工作实务的基本要求 来实施。
秘书实务之涉外会见、会谈的安排
影
于后排，中间高
方于两便侧拍，摄右方高
座
场于意左主地方方大。人小还员要居注右
次
人，客数方多人少员居左
身。 材高矮
内涉宾外外合宾影排位
原则：主人在中
间，主宾在主人
的右侧，双方人
员主左宾右依次
排开。
Thank you !
见 座
在会客室或办公室。 通常宾主各坐一边， 也有穿插坐在一起
次
的。某些国家的会
安
见还有其独特礼仪 程序，如双方简短
排
致辞、赠礼、合影
等。我国习惯在会
客室会见。“以右
为尊”，翻译和记
录员安排坐在主人
和主宾的后面。其
他客按礼宾顺序在
主宾一侧座，主方
陪见人在主人一侧。
座位不够时可在后
排加座。
会
谈
圆形会谈桌
1、每个座位的桌前要安放 好姓名牌，方便入座，也便 于台下与会者和新闻采访人 员辨认熟悉有关人士。
2、主席台座位不要排得 太挤，桌上也不要摆放鲜 花之类，要便于主席团成 员打开文件、作记录、并 放置茶水、眼镜、笔墨等 物品。
此外，国内合
影和涉外合影的
位次排列有别。 国内合影排位
合
考的原虑则因：素前排高
会见、会谈时 双方可互赠礼品，主方应提供饮料。对于信仰伊
斯兰教的客人不要上带酒精的饮料
Step 4 结束 送别客人应送出门口或车前，目送对方走
远后再离开
涉外会见、会谈安排
涉外会见、会谈的基础知识
➢会见与会谈的区别 ➢程序
涉外会见、会谈的事务安排
➢会见座次安排 ➢会谈座次安排 ➢合影
会
会见一般安排
座
涉外秘书英语 Unit 6精品PPT课件
departure time, airport, platform, etc. ❖ If the boss is travelling for business, the secretary should collect all the
documents required both personal and business, passports, visa vaccination certificates, and the firm’s brochure, etc., and hand them to the boss. ❖ Sometimes the secretary may also prepare some foreign currency and traveler’ s checks if the boss is travelling abroad.
H: I think a bedroom would be best. And please make sure the train has a club car3 and diner, of course.
S: Which would you prefer, a smoking sleeper or a non-smoking sleeper? H: Non-smoking one, please. S: When do you plan to leave?
Contents
Part One
Dialogues
Part TwoUseful Expressions
Part Three
Simple Writing
Part Four Part Five
Exercises Social Etiquette
documents required both personal and business, passports, visa vaccination certificates, and the firm’s brochure, etc., and hand them to the boss. ❖ Sometimes the secretary may also prepare some foreign currency and traveler’ s checks if the boss is travelling abroad.
H: I think a bedroom would be best. And please make sure the train has a club car3 and diner, of course.
S: Which would you prefer, a smoking sleeper or a non-smoking sleeper? H: Non-smoking one, please. S: When do you plan to leave?
Contents
Part One
Dialogues
Part TwoUseful Expressions
Part Three
Simple Writing
Part Four Part Five
Exercises Social Etiquette
秘书实务PPT课件
总结词
组织管理能力是秘书的核心技能之一，有助于合理安排工作 、提高工作效率。
详细描述
秘书需要具备较强的组织管理能力，能够合理安排工作计划 、时间表和优先级，确保工作有序进行。同时，秘书还应具 备较强的管理能力，能够有效地管理文件、资料和信息，保 持工作场所整洁有序。
文字表达能力
总结词
文字表达能力是秘书的基本技能之一， 有助于撰写各类文档、提高工作效率。
决，保证工作的顺利进行。
学习进取
总结词
随着社会的不断发展和变化，秘书需要具备不断学习 和进取的精神，以适应新的工作环境和需求。
详细描述
秘书需要时刻关注行业动态和公司发展情况，不断学 习新知识、新技能和新理念，提升自己的综合素质和 能力水平。同时，秘书还需要保持积极进取的态度， 勇于接受挑战和尝试新事物，不断拓展自己的职业发 展空间。通过不断学习和进取，秘书能够更好地适应 社会和工作的变化，为公司的发展做出更大的贡献。
使用现代办公工具
秘书应熟练掌握现代办公工具和技术，如电子文档、电子邮件、即时 通讯等，提高工作效率。
保持工作热情和责任心
秘书应保持工作热情和责任心，积极主动地完成工作任务，提高工作 效率和质量。
THANKS
感谢观看
秘书实务ppt课件
• 秘书实务概述 • 秘书的基本技能 • 秘书的工作职责 • 秘书的职业素养 • 秘书实务案例分析
01
秘书实务概述
秘书的定义与角色
总结词
秘书是负责协助领导处理日常事务和 信息的专业人员。
详细描述
秘书是负责协助领导处理日常事务和 信息的专业人员，他们需要具备高度 的组织能力、协调能力、沟通能力以 及细致的服务意识。
秘书工作的特点与要求
8.3涉外馈赠礼仪(课件)-《秘书礼仪实务》同步教学(电子工业版)
第3单元 涉外馈赠礼仪
❖ 情景导入
❖ 欧阳毅先生作为星盛商业集团的总经理，虽然身居企业最 高领导者和决策者的位置，但是从来不摆领导架子，非常 有亲和力，对部下十分和蔼，在集团内部是出了名的“慈 善领导”。欧阳总经理还时刻想着员工的个人发展问题， 尤其是注重作为“公司的形象代言人”的秘书人员综合素 质的提高和对身边几员“大将”的培养。在年终的欧洲考 察活动中，他除了带上集团以及分公司的一、二把手以外 ，还特别批准了总公司行政助理、28岁的资深秘书周洁参 与此次考察。由于在考察过程中他们会在法国与一家长期 合作的公司举行会谈，并签署下一年度的相关合作协议， 所以带上秘书周洁，一方面可以与对方接洽一些接待方面 的事宜，同时也是对周洁的一种考验和提高。
❖ 【情景3】 延续上面的情景，刘秘书友好地向日本股东送 出礼物以后，这位日本客人在接收礼品时彬彬有礼，并口 头表示感谢。因为他是作为被邀请对象在中国参加公司会 议，所以不必要回礼。但是回到自己的房间之后，这为日 本股东还是专门为此事打电话给公司董事长，表示感谢。
❖ 实训要求
❖ （1）请演示这位日本人接收礼品的全过程；
❖ 通常来说，涉外馈赠礼仪需要掌握以下几个基本原则：轻 重得当原则，应“轻礼寓重情”；选时择机原则；效用性原 则；投其所好和避过忌讳的原则。同时赠送礼品时一定要 注意礼品的选择和包装，注意赠礼的具体时间和场合，注 意赠礼的方式以及收礼和回礼等的礼仪。
一、礼品选择
❖ 礼品的挑选要根据不同国别、地区、民族、性别、个人兴 趣爱好而有所不同，既要避免触犯各种“禁忌”，又要“ 投其所好”，这样才能收到预期效果。
【案例分析2】
❖ 国内某家专门接待外国游客的旅行社，有一次在接待来华的意大利游 客时准备给每个人送一件小礼品。于是，该旅行社订购制作了一批纯 丝手帕，是杭州制作的，还是名厂名产，每个手帕上绣着花草图案， 十分美观大方。手帕装在特制的纸盒内，盒上又有旅行社社徽，显得 很像样的小礼品。中国丝织品闻名于世，料想会受到客人的喜欢。旅 游接待人员带着盒装的纯丝手帕，到机场迎接来自意大利的游客。欢 迎词致得热情、得体。在车上他代表旅行社赠送给每位游客两盒包装 甚好的手帕，作为礼品。没想到车上一片哗然，议论纷纷，游客显出 很不高兴的样子。特别是一位夫人，在看到送她的菊花图案的手帕时 ，大声叫喊，表现极为气愤，还有些伤感。旅游接待人员心慌了，好 心好意送人家礼物，不但得不到感谢，还出现这般景象。