采购关键环节控制建议书(试行)

采购关键环节控制建议书（试行）

目录

采购关键环节控制建议书（试行） (1)

0．导言 (5)

0.1 目的 (5)

0.2 适用范围 (5)

0.3 说明 (5)

1. 采购部门岗位设置及采购业务关联部门职责 (5)

1.1 轮岗与岗位交接政策 (5)

1.2 采购部门内部岗位设置原则 (5)

1.3 采购部门内部岗位设置内容 (5)

1.4 采购业务关联部门工作要求 (6)

1.4.1技术部门 (6)

1.4.2质保部门 (6)

1.4.3财务部门 (6)

1.4.4销售部门 (6)

1.4.5特别说明 (6)

1.5 配套制度 (6)

2. 物资分类 (7)

2.1 现象描述 (7)

2.2 潜在风险 (7)

2.3 控制要点 (7)

2.4 配套制度 (7)

2.5 必要流程 (7)

2.6 解释与说明 (7)

3. 供应商管理 (7)

3.1 现象描述 (7)

3.2 潜在风险 (8)

3.3 控制要点 (8)

3.3.1 供应商差异化管理 (8)

3.3.2 供应商违规控制 (9)

3.3.3 与采购业务关联部门控制要求 (10)

3.4 配套制度 (10)

3.5 必要流程 (11)

3.6 解释与说明 (11)

4. 采购预算 (11)

4.1 现象描述 (11)

4.2 潜在风险 (11)

4.3 控制要点 (11)

4.4 配套制度 (11)

4.6 解释与说明 (12)

5. 采购计划、申请与询报价 (12)

5.1 现象描述 (12)

5.2 潜在风险 (12)

5.3 控制要点 (12)

5.4 配套制度 (13)

5.5 必要流程 (13)

5.6 解释与说明 (13)

6. 过程文件控制 (13)

6.1 现象描述 (13)

6.2 潜在风险 (13)

6.3 控制要点 (14)

6.4 配套制度 (14)

6.5 必要流程 (14)

6.6 解释与说明 (14)

7. 付款管理 (14)

7.1 现象描述 (14)

7.2 潜在风险 (15)

7.3 控制要点 (15)

7.4 配套制度 (15)

7.5 必要流程 (15)

7.6 解释与说明 (15)

8. 收发、仓储及余废料管理 (15)

8.1 现象描述 (15)

8.2 潜在风险 (16)

8.3 控制要点 (16)

8.4 配套制度 (16)

8.5 必要流程 (17)

8.6 解释与说明 (17)

9. 索赔管理 (17)

9.1 现象描述 (17)

9.2 潜在风险 (17)

9.3 控制要点 (17)

9.4 配套制度 (17)

9.5 必要流程 (17)

9.6 解释与说明 (17)

10. 外协、分包管理 (18)

10.1 现象描述 (18)

10.2 潜在风险 (18)

10.3 控制要点 (18)

10.5 必要流程 (19)

10.6 解释与说明 (19)

附言： (20)

0．导言

0.1 目的

为了规范各下属企业的采购行为，规避采购业务环节中的潜在风险，指导企业修改并完善现有采购管理制度和操作流程，加强内控制度，上海电气（集团）总公司特此提出此建议书，以期通过制度流程的完善，在总体上提升集团采购业务管理水平的同时防范经济和腐败风险。

0.2 适用范围

上海电气（集团）总公司各下属企业。

0.3 说明

本建议书中将采购业务分解为九个管理方面，并将各个方面可能存在的潜在风险、控制要点、配套管理制度和必要的控制流程梳理在以下各章节中，供各下属企业自查制度完善与否，开展效能监察，实行内控评价等工作参考。

1. 采购部门岗位设置及采购业务关联部门职责

1.1 轮岗与岗位交接政策

➢轮岗:

对于在某采购相关岗位任职时间达到一个轮岗周期的采购人员进行岗位轮换，企业应出台正式规定，根据采购物资的分类特点确定相应岗位的轮岗周期，如：三年或五年。

➢离岗:

企业应针对正常轮岗、退休等人员制定岗位交接管理规定，包括过程资料交接。对于敏感（企业要定义敏感岗位）岗位员工，应在法定退休前两年调换到非敏感岗位。

1.2 采购部门内部岗位设置原则

采购岗位设置应遵循业务申请人、执行人、审批人岗位分离的原则，如：计划和采购岗位分离，询价和定价岗位分离，采购、收货和验收岗位分离等。

1.3 采购部门内部岗位设置内容

➢计划员岗位：负责采购申请的提出，接收生产部门的生产计划并做物料清单分解，分品种汇总、更新计划需求，并及时跟踪采购到货情况。

➢采购员岗位：负责采购申请的执行，接收计划员传递的分品种需求计划，在价格、合同审批通过后，下订单并跟踪。

➢供应商管理岗位：负责供应商质量信息的收集、供货情况、服务情况的评估，与相关部门协调联络，如：新供应商开发过程中的协调工作。

➢价格岗位：建议设专职价格员岗位，负责采购询价工作、定价报批工作，该岗位也可由采购员兼任，但不可由计划员兼任。该岗位也可设在采购部门之外的专业部门。

➢合同管理岗位：负责确认合同条款按规定通过审核流程并盖合同章，建立部门合同台帐，对签订的各类合同统一编号、登记、分类保管，并整理、装订、成册归档，及时向本部门领导和相关部门反映合同签订、履行及管理中存在的问题，保证合同按规定要求签订。另设其他专职岗位负责本部门持有的经济合同专用章保管，作好用章记录。

1.4 采购业务关联部门工作要求

1.4.1技术部门

➢技术或商务谈判时，同类物资的技术要求应内容完整、标准统一。供应商短名单的选取应优先选用采购部门推荐的供应商短名单。

➢新供应商开发或新产品试制时，样品鉴定和试验的时间节点一致、标准唯一、结论明确、数据可追溯。

1.4.2质保部门

➢供应商评审时，负责组织相关部门按照明确的评审流程、评判标准进行供应商评审。

➢在物资入库验收和新产品试制验收时，应严格执行验收制度，并提供结论明确的验收报告。

➢负责合格供方名录的统一颁布。

1.4.3财务部门

➢财务部门负责按照采购部门编制的、经审批通过的付款计划执行付款。

1.4.4销售部门

➢投标和商务谈判时，供应商短名单的选取应优先选用采购部门推荐的供应商短名单。

1.4.5特别说明

与采购业务相关联的供应商联络统一由采购部门归口管理。

1.5 配套制度

➢物资质量验收管理制度

➢付款管理制度

➢销售合同供应商短名单及用户指定管理办法