合同会签及管理办法

合同会签及管理制度

第一章总则

第一条为了加强合同管理，规范合同行为，预防和控制合同管理的法律风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》以及国家有关法律、法规的规定，结合公司的实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所称合同是指我公司对外签署的关于设立、变更、终止民事权利义务关系的协议或其他同类法律文本。

本办法适用于格式合同和非格式合同的管理。格式合同是指为了重复使用而预先拟定，并在订立合同时未与对方协商但已作充分说明的合同。非格式合同是指除格式合同外适用某项业务或管理事项,依据实际情况而由双方具体商定内容而形成的合同。

第三条本办法中的合同管理包括合同的起草、审查、修改、印制、签署、履行和档案管理等行为和过程。

第四条合同管理应遵循依法管理、预防为主、法律审查与经济效益相结合的原则。

第二章合同管理部门及职责

第五条合同的管理部门包括主办部门、法律审查部门、印章管理部门和档案管理部门。各有关部门按其职能分工分别履行合同管理职责。

第六条主办部门的职责

（一）负责合同项目的提出，进行可行性论证，资信调查；

（二）组织合同项目谈判；

（三）办理授权委托申请；

（四）起草合同文本；

（五）办理合同签订手续；

（六）负责合同归档管理。格式合同签订后递交行政、财务等相关管理部门备案；

（七）保管合同当事人主体资格和资信证明文件；

（八）组织合同的履行。并负责向有关领导报告合同履行中出现的重大问题；

（九）对合同履行中的问题提出补救措施并落实；

（十）负责合同纠纷的处理。

第七条法律审查部门的职责

（一）负责有关合同管理的法律、法规的宣传、培训，对主办部门进行法律指导；

（二）负责制订公司格式合同文本;

（三）负责非格式合同的合法性审查并统一编号；

（四）参与重大合同、涉外合同的起草或谈判；

（五）指导合同的起草、签署、履行、归档等合同管理工作；

（六）建立非格式合同台帐，监管、督察合同的履行，提示合同履行时限；

（七）负责处理合同发生纠纷后的诉讼事宜。

第八条印章管理部门负责合同签署时的用印事宜。

第九条档案管理部门负责管理各类合同档案。

第三章合同文本的起草

第十条经营管理中经常使用，又相对成熟的合同，法律事务管理部门可以组织制订格式合同文本。

第十一条主办部门起草非格式合同应遵循以下程序：

（一）主办部门根据合同的对象、范围、用途等草拟合同文本。凡国家或行业有标准或示范文本的，应当优先适用。合同文本的基本条款一般包括：当事人名称或姓名和住所、合同标的、数量和质量、价款或酬金、履行的期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法；

（二）主办部门草拟合同需要协办部门配合的，将需要协助的内容和方式作出书面要求，协办部门应在其要求的合理时间内完成协助工作；

（三）主办部门草拟好合同文本后，经各协办部门负责人会签同意，将合同文本送交法律事务管理部门审查，并介绍合同背景和提供相关资料。

第十二条合同的起草应由己方承担或以己方为主，语言应严谨、准确。

合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。

合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数。

除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成。

第十三条合同除即时清结者外，一律采用书面形式。当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。

第十四条涉及重大事项的合同谈判应有法律事务管理部门人员参加。

第十五条合同文本的起草过程中主办部门或法律事务管理部门认为有必要的，可

聘请有关专家、学者参与协助起草。

第四章合同的审查与签订

第十六条在合同签订前，主办部门应对合同对方当事人的主体资格和资信进行了解和审查：

（一）主体资格合法：具有经年检的营业执照，其记载的内容与了解的实际情况相符；

（二）拟签合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书；

（三）由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；

（四）具有相应的履约能力：具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具经审计的资产负债表、银行出具的资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；

（五）具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。

经主办部门进行了解和审查认为可行时，采用法定格式合同的，可直接进行合同会签；采用非格式合同的，应送交法律事务管理部门审查后进行合同会签。

第十七条法律事务管理部门对合同的审查包括合同的合法性、真实性、可行性、完整性等方面。审查内容、程序及要求遵照《河南投资集团非诉讼法律事务管理办法》执行。

第十八条合同签订之前，主办人应根据合同性质和内容将合同草案及与合同有关的证明材料提请本部门、行政管理、财务管理等部门会签。法定代表人对应经会签而未会签的合同草案，可拒绝签署。

主办人向有关部门提交合同草案时，应预留 2-5 个（含本数）工作日供其审核。各会签部门遇特殊情况需延长审核时间时，应向主办人申明理由并征得同意，且延长后累计审核时间最长不得超过 10 个（含本数）工作日。

第十九条经会签的合同，由主办部门报送法定代表人签署

法定代表人授权委托代理人签署的，应由主办人会同法律事务管理部门办理授权委托书。

对外签署合同由行政管理部门统一编号，编号规则为：[****年]××号；

第二十一条公司各职能部门不得以自己的名义对外签订合同，如因业务需要，必须要以有关职能部门名义对外签订合同时，应由法定代表人书面授权。

第二十二条任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。

第五章合同的履行

第二十三条合同正式生效前，不得实际履行合同。

合同生效后，必须全面、及时履行合同。

第二十四条任何人发现对方不履行或不完全、不适当履行合同时，应立即通告主办人，主办人应在法定或约定及合理期限内以法定或约定及其他适当方式向对方提出异议。

异议文件须经法律事务管理部门审核并备案。