怎么写书信

怎么写书信

(一) 作用

书信相信是使用范围最广、使用频率最高的一种应用文。凡是私人与私人、私人与团体、团体与团体之间需要以书面的形式互通信息，就可以通过书信来沟通。

(二) 应用范围

书信的应用范围相当广泛，举凡日常生活里面与亲朋友好抒情、议论、商讨、交涉、祝贺、慰问，或是由于特定的事务，需要与外间的团体机关有所沟通接触，如查询、投诉、订购货物，以至团体之间需要解决业务往还上的种种问题等，都有可能用上书信这种应用文体。

书信大致可分为私函和公函两大类。凡是以个人为中心，就个人日常生活里所发生的事情，与身边有关系的人相互往来所使用的书信，属于私函。个人与团体或者机关团体之间，因为要解决行政公务上的种种问题而使用的往来信件，则属于公函。所谓机关团体，一般所指的是政府机构、工商机构、以及公营事业机构。

(三) 写作注意事项

一般而言，私人发出的信函，通常都包含称谓、启首语、正文、收结应酬语、信末祝颂语、署名和日期七个部分。比较传统的做法，会在称谓之后加上知照启事敬语，即知会受信人，并表示要开始叙述的客套用语；并在署名之后，加上启告语；这些成分在近代的书信里已经逐渐省略，这里只介绍一两个目前还可能使用到的用语，其余不再赘述。

传统书信极重视写信人与收信人之间的亲疏尊卑关系，因此上款的称谓和书信开头的知照启事语，都会因为双方的关系不同而有所调整；不过，近代的语体书信已经不再那么讲究。就中小学生而言，如果写的是私函，对平辈可以直接称呼名字，姓氏一般不加，与对方的关系则可写可不写；如书信可以直接以「伟明」开头，也可以写成「伟明同学」或者「王伟明同学」；三种称呼反映了双方不同的交情，可以视乎情况选用。对平辈亲属可以直接以关系称呼，

或者名字加关系，如「二姐」、「表弟」或者「倩萍表妹」。对长辈则一般以关系称呼，或姓加关系、姓加职称等方式称呼，有时候可以在前面加修饰语「亲爱的」、「敬爱的」，后面可以不用知照语；如「三叔、三婶」、「魏伯伯」、「章小姐」、「亲爱的爸爸」、「敬爱的郑老师」等。

不过，如果收信人跟发信人没有亲友关系，而只是代表某些公司或者机构接受发信人的查询、投诉、应征等，则有时候可以考虑在称谓后面保留知照语，在比较严肃、郑重的情况底下，尤其如此；如「XX公司人事部经理XXX先生大鉴」、「XX中学XXX校长道鉴」。这类由私人发给机构的事务书信，也可以视乎其郑重程度，采用标准的公函格式，以启事语开头，以「此致」收束正文，而把上款挪到信末。

称谓后面的启事语，像「敬启者」、「敬覆者」、「敬陈者」等，写给亲友的私函已很少使用；但写给不太熟悉的长辈或者机构、团体，则可以考虑保留，特别是「敬启者」，在目前还是比较常用的。

书信开头的应酬语，大部分都是互相问候或者表示思念的话语，最一般的如「很久不见了，近况怎么样」。如果要表现得亲切一点，可以从双方的生活状况或者大家比较熟悉的范围出发，对一些比较切身的问题表示关切。旧时的书信相当重视这些应酬客套话的运用，但是现代社会人际交往的方式跟以前大不相同，有些应酬话如果不是由衷之言，堆砌得太多，反而使双方的关系显得疏远，因此不应该胡乱套用。如果是写给外间的公司或者机构，目的在于查询投诉之类，则应酬语可以省略。

由于书信用途广阔，因此书信正文的内容可以说是无所不包，无可不言，因而也没有一定的结构或成规。但是一般而言，写给亲友的私函以互通信息、增进感情为主要目的，可以写得比较亲切随意；而内容不论多么丰富复杂，一般只会分段书写，却不用点列的方式。分点叙述平板、正式，只在发给外间机构或者团体的书信中才可能会采用。至于事务书信，则以处理实际事务为主要目的，因此内容应该具体而明确，客观而得体，少抒情而多说理。

正文结束以后，通常会加上一两句结尾的应酬话，这些应酬话同样应该以切合生活及切合双方的关系为主，一般以嘱咐对方珍重、表示等候对方回覆或者问候其家人为最常见。写给机构的事务书信，则结尾应酬语也同样可以省略。

信末祝颂语用来向对方表示祝祷或者请安，这方面的用语在现代书信里已经渐趋简单，多数是祝愿对方生活愉快、身体健康一类。如果采用标准公函格式写信给团体机构，即上款在信末的格式，则不应该有祝颂语。

署名和日期是书信不可缺少的部分。一般写给尊长的书信，在名字前面都要先写上自称名分，直写的话有时候会小字偏右书写，横写也可作类似的处理。名字下面再加启告语；如「甥XX敬启」、「学生XXX敬上」、「晚XXX鞠躬」等。在写给平辈的私函中，自称名分和署名后面的启告语已经较少使用，或者简化至只用「敬上」(对长辈)、「启」(对平辈)两种。至于事务书信，自称名分反而是比较重要的成分，因为信件是个人发出的，只凭姓名，收信人不一定能够知道发信人的身分、与个别机构的关系，以及发出信件的原因，因此通常要在署名前面，说明自己是甚么人，如「会员XXX敬上」、「读者XXX启」；署名后面的启告语可用「启」、「敬启」、「谨启」、「敬上」等几个，也可以省略不用。

在比较随意的私人信函中，日期也可以写得比较随意，比如只写月、日而不写年份，直接写在署名的下面(横写)或者左面(直写)。但是比较正式、庄重的信件，或者写给商业机构的事务书信，适宜把年、月、日都写上，并且另行顶格书写。

(四) 私函和公函辨析：

(五) 常用词汇

(六) 空白格式模板

私人书信

可以紧接应酬语，也可以另行右移 可以紧接正文，也可以另行书写

公函 (一)

姓名前面可以加自称名分，后面可以加启告语

公函 (二)

姓名前面可以加自称名分，后面可以加启告语

可以分段， 也可以点列

(七) 示例例一：

例二：

例三：

例四：

例五：

例六：

例七：