第三章 出口业务概况

第三章外贸业务概述

一、出口业务流程

一宗完整的出口业务，要经过磋商签约、催款崔证、生产备货、租船订舱、报检报验、出口报关、装运出口、收款结汇、外汇核销和出口退税十个工作环节。

（一）交易磋商

国际贸易和国内贸易一样，第一步是磋商签约。磋商的方式主要是通过电子邮件、电话、传真，也可以通过QQ或MSN聊天软件进行即时交流，或者利用摄像头进行视频交流，但很少有机会见面。磋商内容是交易的各种条件和细节，主要包括价格、数量、质量、包装、交货时间、付款方式等等。谈价格时，要用到外贸术语；谈到付款方式时，也要用到T/T、D/P、D/A、L/C、O/A等专业术语和专业知识。这些内容将在后面章节中介绍。同外国人交流，不管他是哪个国家，交流的语言一般都是英语。因此，英语是必不可少的工具，尤其是书面英语，你可以不会说，但不能不会看不会写。通过磋商，双方对交易的各种条件都达成一致后，就签订合同。合同一般有两种形式，一是订单形式，二是合同形式。订单就是简化的合同，以确认书方式表现出来，通常只涉及价格、数量、质量、包装、交货时间、付款方式、运输方式等内容，详见附录一（订单格式）。合同则比较详细全面，既包含价格、数量、质量、包装、交货时间、付款方式、运输方式条款，也包含违约、不可抗力、索赔、仲裁条款等。详见附录二（合同格式）。以下是某产品的交易磋商操作细节，仅供参考：

1、业务人员收到客户的寄样要求（如提供图纸；提供样品等），首先记录下客户要求寄样的样品信息及要求，并填写寄样申请单，在经过审核后，样品负责人员根据客户的要求准备样品。

2、在准备好样品后，业务人员将样品邮寄给客户，并记录本次寄样的信息（包括寄样的日期、哪个快递公司、费用、是否收取费用等）。

3、如果客户对样品不满意，或者要求改进后再寄，则业务人员原记录下这些信息，并重复1、2步骤；

4、如果客户对样品确认合格，则业务人员草拟报价单（业务人员快速查询该产品的报价的历史记录、该产品的已成交的历史记录及厂家的报价情况）；

5、经过多次磋商，客户接受报价。业务人员根据该份报价单制作订单（合同或形式发票）传真给客户会签；

6、业务人员根据订单，填写成本测算单。

（二）催款催证

催款是指催促客户把预付款汇到你指定的账上，催证是指催促客户开立信用证并把信用证送到你手上。只有在收到付款或信用证后，你才能开始下一步的生产备货程序。是催款还是催证，取决于你在签约阶段双方约定的付款方式。如果约定买方支付一定金额的预付款，你就得催款；如果约定买方开立信用证，你就得催证；如果既约定预付款，又约定信用证，则既要催款也要催证。

1.如何催款呢？

1..把你的银行账号用传真或电子邮件（最好是传真）发送给你的客户，请他在某年某月某日前，把合同（订单）约定的预付款金额电汇（T/T）到你制定的账上。（参见附录三：催款函实例）

2.如果你的客户已经把钱汇出，请他把汇出行的银行汇款水单传真给你；收到银行的汇款水单，证明汇出行已经受理汇款申请。银行受理汇款申请完毕，会把水单交给汇款人。

3.收到汇款水单传真后，通知你的开户行，告诉他你的钱已经从某某行汇出，请银行注意查收，钱到帐后，请立即通知你。

2.如何催证？

1.把你的开户行名称、银行代码、地址，以及你公司全称、地址、电话号码、传真号码等信息，通过电子邮件或传真方式通知你的客户。

2.同时，把信用证主要条款的内容，写好写清楚，传真给你的客户，请你的客户按照你给出的条件开立信用证。这样做有个好处，就是当你收到信用证时，里面的条款都是你事先同意认可的，省去了信用证内容与合同约定不符而需要修改的麻烦。

3.上述 1.2项内容可写在同一封信里，在信的最后别忘记提醒客户及时开证，并于某年某月某日前，把信用证送达你。（参见附录四：催证函实例）

4..收到信用证后，要认真审查信用证的条款。对于与合同规定不符的条款，对于你办不到、不容易办到、对你不利的的条款，第一时间要求你的客户修改，并把修改后的条款在某年某月某日之前送达你。

5.经过审核，信用证没问题，里面的条款全部接受。然后，就按照信用的规定办理，开始生产备货等后面的工作。（注明：信用证审查的操作细节在后面章节予以介绍）

（三）生产备货

1.不管是自行生产还是向供应商采购，都要按照信用证的要求（如果没有信用证就按照合同要求）备货。

2.特别注意产品的数量、品质规格、包装（包括内保装、外包装和运输包装）工厂或供应商的交货时间。

3.在生产备货阶段，对于商品不同，所要做的工作也不同，视具体情况而定，但一定要按规定的时间交货。

（四）租船订舱

租船订舱分两种情况，一是客户指定货代，二是自己寻找货代。所谓货代，是指专门负责代办各种商品进出口运输事务的公司。进出口商品的运输一般都由货代来办理。租船订舱，是指选择某艘船舶，预定舱位，以便装上你的货物，运往目的港。

1．在备货的同时，如果货代不是由你的客户指定，而是由你指定，你就得向货运代理公司询价，确定本次出运的货代公司。你可以登录专业的货代网站，寻找适合的货代公司。

2．在货物全部生产、包装完毕后，工厂生产部门或供应商制作装箱单，外贸业务员根据报来的装箱单，结合合同及信用证关于货物的描述，出具出仓通知单。

3．单证储运部门或外贸业务员根据出仓通知单、工厂制的装箱单和信用证

的要求，统一缮制全套的出运单据，包括出口货物明细单、出口货物报关单、商业发票、装箱单。

4．单证储运部门或外贸业务员先将出口货物明细单传真给货代公司进行配船订舱。确认配船和费用后，准备全套报关单据（出口货物明细单、报关委托书、出口货物报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单等）寄到货代公司用于办理出口报关手续。

5．在货代公司确认配船和费用后，收到货代公司送货通知单（要求在指定日期前将货物运至指定仓库）。

（五）出口报检

1．出口商品分为法定检验商品和非法定检验商品。如果出口商品属于法定检验的商品范围（属于《种类表》商品范畴），在商品报关时，报关单上必须有国家商检机构的检验放行章方可报关。如果属于非法定检验商品，进出口双方可以自由决定是否由国家商检机构检验。因此，对于法定检验商品，出口前必须经过检验这个环节。

2．申请出口商品检验时，公司商检负责人员必须通过九城及榕基软件进行电子报检，货物经检验合格，附报检委托书、外销合同、信用证复印件（如果有的话）、商业发票、装箱单、纸箱证等单据，取得商检局出具换证凭单，寄到货代公司用于报关。

（六）出口报关

1．单证员或外贸业务员把货代公司报关所需的报关委托书、出口货物报关单、出口收汇核销单、商业发票、装箱单、外销合同用快件寄出；联系并确认货代公司收到上述单据。

2．公司负责商检的人员将商检换证凭单寄给货代公司，货代公司凭收到的商检换证凭单，到出入境检验检疫局换取出境货物通关单。

3．公司根据货代公司的送货通知按时将货物送到货代公司指定的仓库（根据新的海关报关规定要求：货物的出口报关必须在货物进入港口仓库或集装箱整箱进入堆场后才能进行）。

4．报关前，先上网向出口口岸地海关进行核销单的口岸备案，并如实向海关申报成交方式(如CIF)，按成交方式申报成交总价、运费等，以后外汇局即根据实际成交方式及成交总价办理收汇核销手续。

5．报关时需填写中华人民共和国海关出口货物报关单(白色的报关联和黄色的出口退税联)，并随附报关委托书、商业发票、装箱单、出口收汇核销单、出境货物通关单等单证向海关报关，海关依此份报关单验货，并退回已盖章的核销单和两份报关单。报关通过后，货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头6．注意事项：a)未进行口岸备案的核销单不能用于出口报关，对已备案成功的核销单，还可变更备案。b)报关时必须要“出口收汇核销单”，否则海关不予受理。货物出境后，海关在核销单上加盖“放行章”或“验讫章”，并随同加盖海关“验讫章”的一份带有海关编号的白色报关单、一份黄色的报关单出口退税联一同返还口岸代理货代公司（从海关退回一般需1个月左右），最后口岸代理货代公司寄给公司用于向外汇管理部门核销。