档案管理制度范文

档案管理制度范文

为了加强我处的档案管理，理顺档案管理工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本档案管理制度。

1、办公室是管理处档案的归口管理部门，负责档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对档案室的业务领导和工作实务指导。

2、各股室所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。

3、档案室是管理处档案的专管机构，在行办公室的领导下，做好档案管理的相关工作。

4、各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档

5、各类外来文件、资料由办公室负责立卷留存；内部文件原则上各部门传阅后，即由办公室回收立卷留存。

6、员工要注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门归档案保管，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交办公室归案保管或交本股室归案保管。

7、归档的文件资料必须完整、真实、准确，印本和底稿、正文和附件必须归在一起。

8、档案管理员要保证原始资料齐全完整、安全保

密和使用方便

9 、员工借阅档案由股室负责人向办公室领导核批，

借阅者要爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

10 、本处以外单位或个人需要调取档案必须持有证明到办公室核批才能提档。

第一章总则第一条为加强信访事项档案的管理，维护信访事项档案的完整与安全，更好地为信访工作服务，构建和谐社会，促进经济发展，根据《中华人民共和国档案法》、《信访条例》、《贵州省档案条例》和《贵州省信访条例》的规定，结合我省实际，制定本办法。

第二条本办法所指的信访事项档案，是各级信访工作机构办理公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求等信访事项工作中直接形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的历史记录，是国家基本专业档案之一。

各级信访工作机构在工作活动中形成的其它具有查考利用价值的各类档案，执行国家有关的档案管理规定。

第三条信访事项档案是信访工作机构档案全宗的重要组成部分，实行集中统一管理，确保档案的完整与安全，便于对档案的有效利用。

第四条各级信访工作机构要配备专人管理档案，明确岗位职责，将信访事项档案工作纳入本机构目标绩效管理。

第五条各级信访工作机构和档案行政管理部门，应加强对信访事项档案工作的监督指导，开展业务培训，实现信访事项档案的规范管理。

第六条本办法适用于全省各级信访工作机构，中央在黔和省属企事业单位的

信访事项档案管理，参照本办法执行。

第二章收集

第七条各级信访工作机构应当制定信访事项档案

的收集整理制度，明确归档范围、归档时间和归档要求，确保信访事项档案完整收集、规范整理、及时归档。

第八条凡是在信访事项办理过程中形成的，具有查考利用价值的各种形式和载体文件材料，均属收集范围。各级信访工作机构在信访事项办理过程中形成的，应当收集的材料主要包括：

（一）来信来访登记、信访人的反映材料;

（二）上级部门、领导批示交办、转送的重要信访事项的函件及附件材料，督办和办理结果的呈报材料;

（三）办理本级信访事项中形成的各种文字材料;

（四）信访事项办理、复查、复核程序中形成的材料; （五）信访工作计算机管理系统中办理信访事项的电子文件材料。

第九条收集的信访事项文件材料应当完整、准确，载体和书写材料要符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用纯蓝墨水、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件。第三章整理与归档第十条信访事项档案的保管期限，分为永久、30 年和10 年。

（一）永久保管期限的信访事项档案主要指：

1、上级信访工作机构或部门、各级领导交办、转送的属于本信访工作机构法

定职责范围受理的信访事项，对该信访事项有重要批示，对解决信访事

项有明确态度或限期办理意见，信访事项有处理结果的文件材料。

2、本信访工作机构立案受理的信访事项，有本级党政领导重要批示，信访事项有重大影响或涉及信访人重要合法权益，信访事项有处理结果的文件材料。

3、信访工作机构办理信访事项复查、复核工作中形成的文件材料。

（二）30 年保管期限的信访事项档案主要指：上级信访工作机构或部门、各级领导交办、转送的属于本信访工作机构法定职责范围受理的信访事项，对该信访事项有一般批示，对解决信访事项只

作阅研、酌处、阅处、圈阅转处等批示，信访事项办结并有处理意见的文件材料。

（三）10 年保管期限的信访事项档案主要指：本信访工作机构立案登记受理的一般性信访事项，有承办单位或承办人办理回复的文件材料。第十一条信访事项档案实行承办部门责任人整理的原则，谁承办，谁收集，谁整理，谁归档。第十二条信访事项档案按一事一卷的方法进行整理。信访事项档案的整理，要遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系和成套性，同一时间、同一信访事项的全部文件材料，原则上组为一卷，文件材料较多的情况，也可一事多卷。信访事项档案的归属年度，按信访事项办理结束年度进行归档。

第十三条信访事项档案卷内文件的排列顺序为：（一）信访事项办结完毕后形成的答复、复查、复核意见书;

（二）上级信访机关、部门或领导交办、转办、督办的函件及附件，本级领

导的批示件;

（三）来信来访登记表、来电电话记录、信访人反映材料;

（四）承办机关或部门、单位调查、核实的材料，形成的报告、答复意见书及附件等;

（五）信访事项督办工作中的文件材料;

（六）信访人对结案处理的意见，签订的息访协议书（承诺书）;

（七）历次处理的材料。第十四条信访事项档案的整理。

（一）编制页号。以卷为单位，按照卷内文件的排列顺序，在文件外侧的左上角或右上角，使用铅笔逐页编制流水页号。卷内有照片的页面，可把照片固定在芯页上，再编写页号。

（二）编制卷内文件目录。按照卷内文件排列顺序，逐件编制卷内文件目录（附件1），项目包括顺序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号和备注。卷内文件目录置于卷首。

（三）填写案卷封面（附件2）。为方便检索，信访事项档案的案卷题名应包括信访人姓名、信访内容等必备要素。

（四）填写备考表（附件3）。备考表置于卷底，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。