数据归档的基本原则和流程
工程资料归档规范
工程资料归档规范工程资料是工程实施的过程中产生的各种文档和数据，对于项目的成功实施和后续的维护管理具有重要的作用。
为了保证工程资料的有效管理和利用，需要制定相关的归档规范。
下面，我将为大家介绍一下工程资料归档的规范。
1. 归档目的和原则：归档的目的是为了保护工程资料的安全和完整性，确保相关信息能够随时查阅和利用。
归档的原则是分类规范、整理有序、安全可靠、易于检索。
2. 归档分类：根据工程实施的不同阶段和内容，工程资料可以分为规划设计文件、施工图纸、进度报告、质量检测记录、合同协议、相关证件等多种类型。
根据资料的类别进行分类归档，方便后续的管理和查找。
3. 归档责任：确定工程资料的归档责任人和归档的部门或单位。
归档责任人应具备相关的专业知识和管理经验，负责资料的整理、存储、分类和检索等工作。
4. 归档流程：归档工作应有明确的流程和规范的操作方法。
包括资料收集整理、分类编码、装订存储等环节。
归档资料的编码应规范统一，方便后续的检索和利用。
5. 归档地点：确定资料归档的地点，要求安全可靠、易于管理。
可以选择专门的归档室或者归档柜来存放资料，确保资料的安全和完整。
6. 归档标识:对于每一份归档的资料，都应有明确的标识。
标识应包括资料类别、归档编号、归档日期、归档责任人等信息。
可以使用标签、封面或者封条等方式进行标识，确保资料的可追溯性。
7. 归档权限控制：对于不同级别的资料，需要进行权限控制。
只有经过授权的人员才能够查阅和利用资料，防止信息泄露和滥用。
8. 归档备份：为了确保资料的安全性，需要进行定期的备份。
可以选择云存储、硬盘备份等方式进行备份，防止资料丢失或者损坏。
9. 归档期限：根据不同类型的资料，确定归档的期限和存储时间。
比如规划设计文件可以长期保留，而一些合同协议可以在一定时间后进行销毁。
10. 归档检索：建立完善的归档检索系统，确保资料的快速检索和利用。
可以使用电子文档管理系统，通过关键字、日期、编码等方式进行检索。
数据归档管理制度
数据归档管理制度一、总则为规范和有效管理企业内部数据归档工作，加强数据安全和保护工作，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有数据归档管理工作。
三、归档原则1. 数据归档必须依据数据管理政策和相关法律法规进行。
2. 数据归档的目的是为了保护数据的完整性和安全性，保证数据的可用性。
3. 数据归档应当按照文件管理的相关规定，制定具体的归档流程和标准。
四、数据归档流程1. 数据归档的申请申请数据归档的部门或个人需要填写《数据归档申请单》，并描述需要归档的数据内容、类型、用途等详细信息。
2. 数据归档审批数据归档部门按照公司相关规定对数据归档申请进行审批，审批通过后方可进行数据归档操作。
3. 数据归档操作数据归档部门按照规定的流程和标准进行数据的归档操作，包括数据的整理、打包、加密等操作。
4. 数据归档存储已归档的数据需要存储在指定的存储设备上，并做好备份工作，确保数据的安全性和可用性。
五、数据归档标准1. 数据归档的标准应当符合公司的数据管理政策和相关法律法规。
2. 数据归档的格式应当统一，方便管理和使用。
3. 数据归档的存储设备应当经过专业的检测和评估，确保设备安全可靠。
4. 数据归档的存储位置应当符合信息安全管理的要求，做好安全保护措施。
六、数据归档管理1. 数据归档部门应当对已归档的数据进行定期的巡检和维护，保证数据的完整性和可用性。
2. 数据归档部门应当对已归档的数据进行备份，确保数据的安全性。
3. 数据归档部门负责对已归档的数据进行分类和索引，方便管理和检索。
七、数据归档审计1. 数据归档部门应当对归档的数据进行定期的审计，确保数据的合规性和安全性。
2. 数据归档部门应当配合相关部门对归档数据的使用进行监控和审计。
八、数据归档变更如有需要对已归档的数据进行变更或更新，需填写《数据归档变更申请单》，经过相应程序审批后方可进行变更操作。
九、数据归档备份已归档的数据需要定期进行备份，备份的数据需要存储在安全可靠的备份设备上，并做好备份的记录和标识。
资料归档的实施细则
资料归档的实施细则一、背景介绍在现代社会中，各类组织和机构都需要处理大量的文件和资料。
为了方便管理和检索，资料归档成为一项重要的工作。
本文旨在制定资料归档的实施细则，确保资料的安全、有序和高效管理。
二、资料归档的目的1. 提高工作效率：通过资料归档，可以快速准确地找到需要的文件，提高工作效率。
2. 保证信息安全：合理归档可以避免文件遗失、泄露和损坏，保护机构的信息安全。
3. 便于审计和追溯：归档可以为审计提供依据，并能方便追溯文件的历史记录。
三、资料归档的原则1. 分类归档原则：根据文件的性质和用途，将资料进行分类归档，便于管理和检索。
2. 有序归档原则：按照一定的规则和流程进行归档，确保文件的有序性和一致性。
3. 安全归档原则：采取安全措施，保护文件的机密性和完整性。
4. 审计追溯原则：建立完善的审计和追溯机制，确保文件的可审计性和可追溯性。
四、资料归档的步骤1. 资料整理：对待归档的文件进行初步整理，包括分类、筛选和清理，确保文件的准确性和完整性。
2. 文件编目：为每一个文件编制详细的目录，包括文件名称、编号、归档日期等信息，便于后续的管理和检索。
3. 文件归档：按照分类归档原则，将文件放入相应的文件夹或者盒子中，并在外部标注清晰的标签，方便查找和取用。
4. 归档记录：建立归档记录表，详细记录每一个文件的归档信息，包括文件名称、编号、归档位置等，以备后续查询和审计使用。
5. 定期检查：定期对归档文件进行检查，确保文件的完整性和可用性，必要时进行修复和更新。
6. 文件销毁：对于已经过期或者无效的文件，按照规定的程序进行销毁，确保文件的安全性和空间的合理利用。
五、资料归档的管理措施1. 权限管理：设立不同的权限级别，确保惟独授权人员才干进行归档和查询。
2. 存储设备管理：选择合适的存储设备，如服务器、云存储等，确保文件的安全和可靠性。
3. 定期备份：定期对归档文件进行备份，防止文件丢失或者损坏。
文件数据归档管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强我单位文件数据归档管理，确保文件数据的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本规定。
第二条本规定适用于我单位所有文件数据的归档管理，包括纸质文件、电子文件、声像文件等。
第三条文件数据归档管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：归档的文件数据应真实反映我单位的工作内容和过程。
（二）完整性原则：归档的文件数据应齐全、完整，不得遗漏重要内容。
（三）准确性原则：归档的文件数据应准确无误，不得有虚假、误导性信息。
（四）安全性原则：采取有效措施，确保文件数据在归档、保管、利用过程中的安全。
（五）便捷性原则：提高文件数据归档、查询、利用的效率。
第二章归档范围第四条以下文件数据应纳入归档范围：（一）国家法律法规、政策文件、行业标准等规范性文件。
（二）我单位制定的规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要等。
（三）我单位与其他单位签订的合同、协议、备忘录等。
（四）我单位在业务活动中形成的各类文件、资料、数据等。
（五）我单位在履行职责过程中形成的各类报表、统计资料、财务报表等。
（六）我单位内部交流、培训、研讨等活动形成的文件、资料、数据等。
（七）其他具有保存价值的文件数据。
第五条不属于归档范围的文件数据：（一）不具备保存价值的文件数据。
（二）属于国家秘密、商业秘密、个人隐私的文件数据。
（三）与工作无关的私人信件、日记、手稿等。
第三章归档程序第六条文件数据归档应遵循以下程序：（一）收集整理：各业务部门应按照归档范围，收集整理应归档的文件数据。
（二）鉴定筛选：对收集整理的文件数据进行鉴定筛选，确保文件数据的真实性、完整性、准确性。
（三）编制归档目录：根据鉴定筛选结果，编制归档目录，明确文件数据的分类、编号、页码等信息。
（四）立卷归档：将鉴定筛选合格的文件数据按照归档目录进行立卷归档。
（五）归档审查：档案管理部门对归档的文件数据进行审查，确保归档文件数据的合规性。
资料归档的实施细则
资料归档的实施细则一、背景介绍在现代社会中，各类组织和机构都面临着大量的信息和数据的积累和处理。
为了更好地管理和利用这些信息和数据，资料归档成为一种必要的工作。
本文将详细介绍资料归档的实施细则，以匡助组织和机构更好地进行资料归档工作。
二、资料归档的目的资料归档的目的是为了保护和管理组织或者机构的重要信息和数据，以便于日后的查阅和利用。
通过归档，可以确保信息和数据的完整性、可靠性和安全性，提高工作效率和决策的准确性。
三、资料归档的原则1. 完整性原则：对于每一份资料，都应确保其完整无缺，包括所有相关文件和附件。
2. 有序性原则：资料应按照一定的分类和排序方式进行归档，便于查找和管理。
3. 安全性原则：对于重要的资料，应采取措施确保其安全性，防止丢失、损坏或者泄露。
4. 保密性原则：对于涉及机密或者敏感信息的资料，应加强保密措施，限制访问权限。
5. 可追溯性原则：对于每一份资料，都应有明确的归档记录，包括归档人员、时间和位置等信息。
四、资料归档的步骤1. 资料整理：首先，对待归档的资料进行整理，包括分类、筛选和清理。
将再也不需要的资料进行销毁或者转移，确保只归档有价值的信息和数据。
2. 归档计划：制定一份详细的归档计划，包括资料的分类和排序方式，以及归档的时间表和责任人等。
确保归档工作有序进行。
3. 归档标识：为每一份归档资料分配一个惟一的标识符，如编号或者条码。
在归档文件上标注清晰的标识，以便于查找和管理。
4. 归档存储：选择合适的存储介质和设备，如文件柜、电子文档管理系统等，将归档资料妥善存放。
对于电子文件，应进行备份和加密，确保数据的安全性。
5. 归档记录：对每一份归档资料进行记录，包括归档时间、归档人员、归档位置等信息。
建立一套完整的归档记录系统，以便于追溯和管理。
6. 归档检索：建立一套高效的归档检索系统，使得用户能够快速找到所需的资料。
可以根据关键词、日期、分类等方式进行检索，提高工作效率。
资料归档的实施细则
资料归档的实施细则引言概述：资料归档是一项重要的管理工作，对于组织和个人来说都至关重要。
它能够匡助我们更好地管理和利用信息，提高工作效率和决策能力。
为了确保资料归档的有效实施，我们需要制定一些细则来规范和指导我们的工作。
本文将从五个方面详细阐述资料归档的实施细则。
一、建立资料归档目录结构1.1 制定统一的目录命名规则：为了方便查找和管理，应制定统一的目录命名规则，包括主题、日期、部门等关键信息。
1.2 分类整理资料：根据资料的性质和用途，将其进行分类整理，例如按项目、部门、年度等进行分类，确保每一个资料都能找到合适的归档位置。
1.3 设置权限和保密级别：根据不同的资料内容和权限要求，设置不同的权限和保密级别，确保资料的安全性和保密性。
二、制定资料归档流程2.1 确定资料归档的责任人：明确资料归档的责任人，负责资料的整理、归档和维护工作，确保归档工作的顺利进行。
2.2 制定资料归档的时间节点：根据工作需要和资料的重要性，制定资料归档的时间节点，确保及时归档，避免遗漏和混乱。
2.3 设立资料归档的审批流程：对于重要的资料，应设立审批流程，确保资料的真实性、完整性和准确性，防止非法操作和篡改。
三、规范资料归档的命名和标注3.1 统一命名规范：为了方便查找和识别，统一资料的命名规范，包括资料名称、版本号、日期等关键信息。
3.2 添加关键词标签：对于重要的资料，可以添加关键词标签，便于快速检索和筛选，提高工作效率。
3.3 编制资料摘要和索引：对于较大的资料或者文件夹，可以编制资料摘要和索引，简要介绍资料的内容和关键信息，方便浏览和查找。
四、制定资料归档的备份和恢复策略4.1 定期备份资料：为了防止资料的丢失和损坏，应定期进行资料的备份，确保资料的安全性和可靠性。
4.2 制定备份策略：根据资料的重要性和变动频率，制定不同的备份策略，包括彻底备份、增量备份等，确保备份的高效性和节约性。
4.3 测试备份和恢复过程：定期测试备份和恢复过程，确保备份的完整性和恢复的可行性，以应对突发情况和灾难恢复。
资料归档的实施细则
资料归档的实施细则一、背景介绍在现代社会中，各种类型的组织和机构都需要处理大量的数据和文件。
为了保证数据的安全性和可追溯性，以及方便后续的查询和利用，资料归档变得至关重要。
本文将详细介绍资料归档的实施细则，包括归档的目的、范围、流程、要求等方面的内容。
二、归档目的1. 提高数据安全性：通过归档，将重要的数据和文件存储在安全的环境中，防止数据丢失或被篡改。
2. 保证数据可追溯性：归档可以记录数据的来源、修改记录等信息，方便后续的审计和追溯。
3. 便于数据查询和利用：归档可以按照一定的规则和标准对数据进行分类和整理，方便用户进行查询和利用。
三、归档范围1. 数据类型：包括电子文件、纸质文件等各种类型的数据。
2. 归档对象：包括各个部门、项目组的数据和文件。
3. 归档周期：根据数据的重要性和使用频率，确定不同数据的归档周期。
四、归档流程1. 归档准备：确定归档的目标和范围，制定归档计划，并明确归档的标准和要求。
2. 数据整理：对待归档的数据进行整理，包括分类、命名、排序等操作，确保数据的规范性和一致性。
3. 归档操作：将整理好的数据按照归档标准进行存储，包括电子存储和纸质存储两种方式。
a. 电子存储：将电子文件存储在安全的服务器或云存储平台中，确保数据的安全性和可访问性。
b. 纸质存储：将纸质文件进行编号、封装和标签标识，然后存放在专门的文件柜或库房中。
4. 归档记录：对每个归档操作进行记录，包括归档时间、归档人员、归档位置等信息，以备后续查询和审计。
5. 归档验证：对归档的数据进行验证，确保数据的完整性和准确性。
6. 归档管理：建立归档管理制度，包括数据的访问权限管理、数据的备份和恢复等操作，确保数据的安全性和可用性。
五、归档要求1. 安全性要求：归档的数据必须存储在安全的环境中，包括防火墙、数据加密等措施，防止数据泄露和篡改。
2. 可追溯性要求：归档的数据必须记录相关的信息，包括数据的来源、修改记录等，方便后续的审计和追溯。
数据归档方案
数据归档方案第1篇数据归档方案一、背景与目的随着信息技术的飞速发展，数据在企业运营中的重要性日益凸显。
为有效管理企业数据资产，确保数据的安全、合规及高效利用，特制定本数据归档方案。
本方案旨在规范数据归档流程，明确数据归档范围、策略及管理措施，以提高数据利用效率，降低数据管理成本。
二、数据归档原则1. 合法合规：遵循国家法律法规、行业标准和公司内部规定，确保数据归档的合法性和合规性。
2. 数据安全：确保归档数据的安全，防止数据泄露、篡改和丢失。
3. 高效利用：合理规划数据归档范围和策略，提高数据检索和利用效率。
4. 成本控制：在保证数据归档效果的前提下，降低数据归档和管理成本。
三、数据归档范围1. 生产经营数据：包括但不限于生产计划、生产报表、库存数据、销售数据等。
2. 财务数据：包括但不限于会计凭证、财务报表、预算执行情况等。
3. 人力资源数据：包括但不限于员工信息、薪酬福利、绩效考核等。
4. 研发数据：包括但不限于研发计划、项目进度、试验数据等。
5. 市场与客户数据：包括但不限于市场调查报告、客户信息、竞争对手分析等。
6. 内部管理数据：包括但不限于管理制度、会议纪要、工作计划等。
四、数据归档策略1. 数据分类：根据数据类型、重要性、使用频率等因素，对数据进行分类，制定相应的归档策略。
2. 归档周期：根据数据生命周期，合理设置数据归档周期，确保数据在有效期内得到充分利用。
3. 存储介质：根据数据类型和归档周期，选择合适的存储介质，如硬盘、磁带、云存储等。
4. 数据压缩与加密：对归档数据进行压缩和加密处理，降低存储成本，提高数据安全性。
五、数据归档流程1. 数据识别：根据数据归档范围，识别待归档数据。
2. 数据预处理：对识别出的数据进行清洗、整理和验证，确保数据质量。
3. 数据归档：按照归档策略，将预处理后的数据迁移至指定存储介质。
4. 数据索引：为归档数据建立索引，便于检索和利用。
5. 数据监控：定期检查归档数据，确保数据安全、完整和可用。
文件归档操作规程
文件归档操作规程一、文件归档的背景和目的在现代办公环境中，文件处理和管理是组织工作的重要组成部分。
随着信息技术的发展，电子文档越来越多，为了方便检索和保护文件，文件归档成为必要的操作。
本规程旨在确保文件归档按照一定的规范和流程进行，以提高工作效率和保护文件安全。
二、文件归档的基本原则1. 明确归档责任：明确文件归档的责任人员，如部门主管或专门的文秘人员，确保文件归档工作有人负责。
2. 分类归档：根据文件的性质和用途进行分类，设立相应的文件类别，方便文件整理和检索。
3. 条理归档：按照统一的文件编号、命名规则和目录结构进行文件归档，确保文件排列有序、易于管理。
4. 安全归档：采取措施确保文件的机密性、完整性和可用性，如设立权限管理、备份等措施。
5. 定期检查：定期对文件归档进行检查和整理，清理无用文件，并及时进行修复和备份。
三、文件归档的具体操作步骤1. 准备工作a. 确定归档的范围和类别，了解文件的性质和用途。
b. 获取归档所需的软件、设备和材料。
2. 分类归档a. 根据文件性质和用途，设立相应的文件类别，并制定命名规则。
b. 创建文件目录结构，包括主目录和子目录，方便文件的管理和检索。
3. 整理归档a. 根据文件的编号和命名规则，逐个整理文件。
b. 根据文件的重要性和紧急程度，确定文件的存储位置和访问权限。
4. 归档操作a. 纸质文件归档：i. 将文件按照类别和编号顺序整理，装订或放入文件夹中。
ii. 标注文件的类别、日期、编号等信息，确保文件的清晰可读。
b. 电子文件归档：i. 将电子文件按照文件类别进行整理，存储在统一的文件夹中。
ii. 采取措施确保电子文件的安全性，包括设置权限、加密等。
5. 档案管理a. 对归档文件进行索引和记录，建立档案管理系统。
b. 设立档案借阅和归还的流程，确保文件的安全性和追溯性。
6. 定期维护a. 对归档文件进行定期检查和整理，清理无用文件。
b. 定期备份归档文件，以应对意外情况和数据丢失风险。
数据库技术的数据归档策略
数据库技术的数据归档策略在如今数字化时代，数据的规模不断增加并且变得极为重要。
为了有效管理和保护数据库中的数据，数据库管理人员需要制定合理的数据归档策略。
数据归档是数据库管理中一项至关重要的任务，它涉及将过期的数据从当前数据库中移动到专门的存储区域，并确保这些数据仍然可以访问。
数据归档策略的主要目标是优化数据库性能、管理存储资源和满足合规性要求。
以下是一些常见的数据库技术数据归档策略。
1. 确定归档标准和原则：在制定数据归档策略之前，需要明确归档的标准和原则。
这可以根据数据的价值、访问频率、合规性要求等来确定。
例如，某些数据可能在最近的一段时间内没有被访问过，并且其价值较低，则可以归档这些数据。
2. 制定归档计划：数据归档应该是一个计划性的活动，而不是临时的操作。
制定一个归档计划是至关重要的。
这可以根据数据库的规模和复杂性来决定归档的频率和时间。
定期归档可以帮助管理数据库的性能，并确保数据的完整性。
3. 考虑备份和恢复：在实施数据归档策略时，应考虑备份和恢复的要求。
备份是保护和恢复数据的重要手段，在归档之前需要先进行备份。
此外，必须确保已删除的数据可以进行恢复或检索，以应对意外情况。
4. 使用存档工具和技术：现代数据库管理系统提供了许多针对数据归档的工具和技术。
这些工具可以自动化数据归档过程，从而减少了手动操作的错误风险。
此外，还可以使用压缩和加密技术来减小归档数据的大小和保护敏感数据。
5. 考虑法规和合规性：一些行业和国家有特定的法规和合规性要求，对于数据归档策略，应该确保这些要求得到满足。
例如，金融机构可能需要长期保存客户交易记录，以满足监管要求。
6. 定期审查和更新策略：数据归档策略应该是一个动态的过程，需要进行定期的审查和更新。
数据库管理人员应该关注数据的变化和访问模式的变化，并根据实际情况对策略进行调整。
7. 数据恢复测试：数据归档策略的有效性需要通过定期的数据恢复测试来验证。
这可以确保在需要恢复数据时，系统能够按预期工作，并且数据没有丢失或损坏。
归档流程及管理制度
归档流程及管理制度一、归档流程1. 归档的定义归档是指将文件或资料按照一定规则进行分类、整理和存档，以便于管理和检索的过程。
归档是组织管理工作中不可或缺的一环，它能够帮助组织提高工作效率、降低管理成本，同时也有利于保护组织的信息安全和合规性。
2. 归档的目的归档的主要目的是对组织的文件和资料进行有效管理和保护，确保文件的完整性、可靠性和可追溯性。
通过归档，可以使得文件的存储和检索更加方便和高效，降低因为文件混乱而导致的信息丢失和错误，提高组织的工作效率和管理水平。
3. 归档的原则归档应该遵循以下原则：（1）规范性原则：归档应该按照统一的标准和规范进行，确保每一份文件都有明确的分类、编号和存档位置。
（2）时间性原则：归档应当及时进行，不应将过期的文件和资料占用空间，影响其他工作的进行。
（3）保密性原则：归档过程中需要对涉密文件进行专门处理，确保信息安全和保密性。
（4）可追溯性原则：归档后的文件应当能够追溯到原始文件，便于查找和溯源。
4. 归档的流程（1）文件收集：组织应当定期对相关文件和资料进行搜集和整理，确保及时收集到需要归档的文件。
（2）文件分类：对收集到的文件进行分类，按照不同的主题和属性将文件进行分门别类。
（3）文件编号：为每一份文件进行编号，便于标识和管理。
（4）文件存档：将文件存放在统一的档案室或电子文档柜中，并按照一定的规则和流程进行归档。
（5）文件检索：根据需求对归档的文件进行检索和查阅，供相关人员使用。
5. 归档的管理（1）归档负责人：每个组织应该设立归档负责人，负责制定归档规范和流程，监督归档工作的进行。
（2）归档规范：组织应当制定详细的归档规范和管理制度，明确文件的归档标准、文件的分类方法、文件的编号规则等。
（3）培训和指导：组织应当对相关人员进行培训和指导，使其熟悉归档的标准和流程，提高工作效率和管理水平。
（4）监督和评估：组织应当定期对归档工作进行监督和评估，确保归档工作的质量和效率。
(整理)数据归档的基本原则和流程
数据归档的基本原则和流程（译自BC600部分）一．数据归档基本原则内容：数据归档意味着什么数据归档的原因SAP ArchiveLink （在内部系统中的文件存储）和ADK（归档文件和主数据）的区别数据归档项目步骤建立一个项目组单元结束后，你将可以：定义数据归档列出数据归档的原因决定何时执行数据归档决定SAP数据归档的配置列出数据归档中什么是不可以做的描述数据归档和文件存储的异同列出一个数据归档项目的周期建立一个项目小组1）什么是数据归档数据归档指从SAP系统使用归档程序移走应用数据并将它们存储在一个存档文件（至少一个文件）。
归档程序也是归档对象的一部分。
SAP系统中业务对象的内容被分布在相互交叉的数个数据库表中。
归档对象联合了几个表，这些表逻辑上被业务对象连接。
（例如一个销售订单连接了表VBAK VBUK VBPA等）。
这就保证了一个业务对象的所有信息被写到一个归档文件并且从数据库中被删除。
这个应用为检索归档数据提供报告。
也可以写客户特定报告和使用归档信息系统（Archive Information System—SAP AS）检索存档。
2）什么是存档开发功能包（Archive Development Kit–ADK）它是SAP系统中数据归档的函数图书馆它是开发数据归档解决方案的工具集SAP使用它创建在SAP模块中的SAP标准表的归档解决方案ADK被释放给客户，用作客户特定存档数据报告解决方案和客户特定Y和Z开头的自定义表的归档解决方案不要使用ADK开发程序从标准表中删除或者重载数据（数据库整合性）3）数据归档的原因A提高响应时间或者确保良好的响应时间降低数据库管理的符合当安装一个新版本时减少停机时间减少内存消耗数据库越大，关于恢复和备份的数据库管理的负荷越大。
系统或数据库升级因为更大的数据库而花费更长的时间。
对终端用户的独立记录来说，巨大的系统负荷导致增长的报表和读取数据耗时。
数据归档的原因B商务和法定的需求：国家特定的数据保留需求；按照审计要求数据必须可以被读取；保持数据可被再次使用的需求当删除应用数据时，必须考虑以下需求：法定需求：数据必须以随时都易取得的方式存储。
云服务数据归档管理制度
第一章总则第一条为规范云服务数据归档管理工作，确保数据安全、完整和有效利用，提高数据管理效率，根据国家有关法律法规和公司相关规定，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有使用云服务的部门和个人，包括但不限于数据存储、处理、传输、归档等环节。
第三条云服务数据归档管理应遵循以下原则：（一）依法合规：遵守国家法律法规，确保数据归档工作的合法性；（二）安全可靠：确保数据在归档过程中的安全性和可靠性；（三）完整准确：确保归档数据完整、准确，便于查询和恢复；（四）高效便捷：提高数据归档工作效率，方便用户使用；（五）持续改进：不断完善数据归档管理制度，提高数据管理质量。
第二章组织机构与职责第四条公司设立云服务数据归档管理领导小组，负责制定数据归档政策、管理制度，监督、检查数据归档工作。
第五条云服务数据归档管理领导小组职责：（一）制定数据归档管理制度；（二）审批数据归档方案；（三）监督数据归档工作；（四）组织数据归档培训；（五）处理数据归档工作中的重大问题。
第六条云服务数据归档管理办公室负责具体实施数据归档工作，其主要职责如下：（一）制定数据归档方案；（二）组织实施数据归档工作；（三）负责数据归档系统的日常维护；（四）协助解决数据归档过程中的问题；（五）收集、整理归档数据，建立数据归档档案。
第七条各部门负责本部门云服务数据的归档工作，其主要职责如下：（一）按照规定时间将数据提交至数据归档管理办公室；（二）配合数据归档管理办公室进行数据归档；（三）对归档数据进行审核，确保数据的完整性和准确性；（四）定期检查归档数据，确保数据的安全性。
第三章数据归档范围与标准第八条云服务数据归档范围包括但不限于以下内容：（一）公司内部产生的各类数据，如文档、报表、图像、音视频等；（二）与公司业务相关的第三方数据；（三）公司历史数据；（四）其他需要归档的数据。
第九条云服务数据归档标准：（一）数据格式：按照国家标准或行业标准进行格式化处理；（二）数据质量：确保数据准确、完整、可靠；（三）数据安全性：采取加密、脱敏等措施，确保数据安全；（四）存储介质：使用稳定、可靠的存储介质；（五）存储环境：保证存储环境的温度、湿度等条件适宜。
资料归档的实施细则
资料归档的实施细则一、背景介绍随着信息时代的发展，各个组织和机构都面临着大量的数据和文件的积累和管理问题。
为了更好地保护和利用这些资料，资料归档成为了一项重要的工作。
本文旨在制定资料归档的实施细则，以确保资料的有效管理和高效利用。
二、资料归档的目的1. 保护资料安全：通过归档，确保资料的完整性和机密性，防止数据丢失和泄露。
2. 提高工作效率：通过合理的归档方式和流程，提高资料的查找和利用效率，减少工作中的重复劳动。
3. 促进知识共享：通过资料归档，方便不同部门和个人之间的知识共享和协作，推动组织内部的信息流动。
三、资料归档的原则1. 完整性原则：确保资料的完整性，包括文件的完整性和数据的完整性。
2. 机密性原则：根据资料的机密级别，采取相应的措施保护资料的机密性。
3. 可访问性原则：确保资料的可访问性，即资料能够方便地被授权人员查找和利用。
4. 一致性原则：建立统一的资料归档标准和规范，确保归档的一致性和可比性。
四、资料归档的流程1. 资料分类：根据资料的性质和用途，将资料进行分类，建立分类目录，方便后续的归档和查找。
2. 资料整理：对于已有的资料，进行整理和清理，清除重复和无效的资料，确保资料的准确性和完整性。
3. 资料归档：按照分类目录，将资料进行归档，包括纸质文件和电子文件的归档。
4. 资料检索：建立资料检索系统，方便授权人员根据需要查找和利用资料。
5. 资料更新：定期对归档的资料进行更新和维护，确保资料的时效性和准确性。
五、资料归档的具体要求1. 归档文件的命名：采用清晰、简洁的命名方式，包括文件的主题、日期和版本信息。
2. 归档文件的存储：纸质文件应存放在专门的文件柜或文件盒中，电子文件应存放在安全可靠的服务器或云存储中。
3. 归档文件的备份：定期对归档文件进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。
4. 归档文件的权限管理：根据不同人员的职责和权限，对归档文件进行权限管理，确保只有授权人员能够访问和利用资料。
资料归档的实施细则
资料归档的实施细则引言概述：资料归档是组织和管理大量数据和文件的重要过程，对于企业和组织来说至关重要。
本文将详细介绍资料归档的实施细则，包括归档的目的、流程、分类、存储和保护措施。
一、归档的目的1.1 提升数据管理效率资料归档的主要目的是提升数据管理效率。
通过将不常用的数据和文件归档，可以减少主数据库的负荷，提高数据的访问速度和响应时间，从而提升整体的数据管理效率。
1.2 节省存储空间随着数据量的不断增长，存储空间成为了企业和组织面临的一个重要问题。
通过将不常用的数据归档，可以释放主存储空间，节省存储成本，并确保主数据库的高性能运行。
1.3 保护数据安全资料归档也是保护数据安全的重要手段之一。
通过将重要的数据归档并采取适当的安全措施，可以防止数据丢失、泄露和损坏，确保数据的完整性和可靠性。
二、归档的流程2.1 数据审查和筛选在进行资料归档之前，需要对数据进行审查和筛选。
根据数据的重要性和使用频率，确定哪些数据需要归档，哪些数据需要保留在主数据库中。
这个过程需要与相关部门和人员进行充分的沟通和协商。
2.2 数据分类和标记在进行资料归档之前，需要对数据进行分类和标记。
根据数据的类型、来源和内容，将数据划分为不同的类别，并为每个类别添加相应的标记，以便于后续的检索和管理。
2.3 归档策略和计划在进行资料归档之前，需要制定相应的归档策略和计划。
确定归档的频率、时间点和方式，并制定相应的归档流程和操作规范。
同时，还需要考虑数据的备份和恢复策略，以应对意外情况和灾难恢复。
三、归档的分类3.1 按时间分类一种常见的归档方式是按照数据的时间进行分类。
将数据按照不同的时间段进行划分，例如按年、按季度或按月份，以便于后续的检索和管理。
3.2 按主题分类另一种常见的归档方式是按照数据的主题进行分类。
将数据按照不同的主题或业务领域进行划分，例如按部门、按项目或按客户，以便于后续的检索和管理。
3.3 按重要性分类还可以根据数据的重要性进行分类。
资料归档的实施细则
资料归档的实施细则一、背景介绍在现代社会中，各类组织和机构都需要处理大量的数据和信息。
为了更好地管理和利用这些数据和信息，资料归档成为了一项重要的工作。
资料归档的实施细则旨在规范资料归档的过程和方法，确保资料能够被高效地存储、检索和保护。
二、资料归档的定义资料归档是指将组织或机构所产生的各类数据和信息按照一定的规范进行分类、整理、存储和管理的过程。
通过资料归档，可以提高数据的可用性和可访问性，减少信息丢失和混乱的风险。
三、资料归档的原则1. 完整性：资料归档应包括所有相关的数据和信息，确保信息的完整性和准确性。
2. 有序性：资料归档应按照一定的分类标准和顺序进行，方便后续的检索和利用。
3. 一致性：资料归档应在全体员工中保持一致的标准和方法，避免因个人差异导致的混乱和错误。
4. 安全性：资料归档应采取安全措施，确保数据的保密性和防止未经授权的访问和篡改。
5. 有效性：资料归档应能够满足组织或机构的实际需求，提高工作效率和决策的准确性。
四、资料归档的步骤1. 确定分类标准：根据组织或机构的特点和需求，确定资料归档的分类标准，例如按部门、按时间、按项目等进行分类。
2. 建立归档系统：根据分类标准，建立相应的归档系统，包括文件夹、文件柜、数据库等，确保资料能够有序地存储和管理。
3. 归档文件整理：对需要归档的文件进行整理，包括清除冗余信息、标注文件属性和关键词等，方便后续的检索和利用。
4. 归档文件存储：将整理好的文件按照分类标准存储到相应的归档系统中，确保文件的安全性和可用性。
5. 归档文件检索：建立检索系统，使用户能够快速准确地找到需要的文件，提高工作效率。
6. 归档文件保护：采取措施保护归档文件的安全性，例如设置访问权限、定期备份等，防止数据丢失和损坏。
五、资料归档的管理1. 资料归档责任人：指定专人负责资料归档的管理和维护，包括分类、整理、存储、检索和保护等工作。
2. 培训和宣传：对全体员工进行资料归档相关知识的培训，提高员工的意识和技能，确保资料归档的规范实施。
资料归档的实施细则
资料归档的实施细则一、背景介绍在现代社会中，各种组织和机构都需要处理大量的数据和信息。
为了更好地管理和利用这些数据，资料归档成为一项重要的工作。
本文将介绍资料归档的实施细则，包括归档的目的、流程、标准和管理要求。
二、目的资料归档的目的是为了确保组织内部的数据和信息能够被有效地保存、检索和利用。
通过归档，可以提高数据的可靠性、可用性和安全性，减少数据丢失的风险，提升工作效率和组织的竞争力。
三、流程资料归档的流程包括以下几个步骤：1. 确定归档范围：根据组织的需求和业务特点，确定需要归档的数据范围和类型。
2. 制定归档方案：根据归档范围，制定详细的归档方案，包括数据的分类、命名规则、归档周期等。
3. 数据整理和准备：对需要归档的数据进行整理和准备工作，包括清理冗余数据、标准化命名等。
4. 归档操作：按照归档方案，将数据进行归档操作，包括打包、压缩、加密等。
5. 归档记录和索引：记录归档操作的相关信息，并建立索引，方便后续的检索和利用。
6. 存储和备份：将归档数据存储在安全可靠的介质中，并定期进行备份，以防数据丢失。
7. 归档审计和管理：定期对归档数据进行审计，确保数据的完整性和可用性，并进行必要的管理工作。
四、标准资料归档应遵循以下标准：1. 数据分类标准：根据数据的性质和用途，将数据进行分类，如财务数据、人事数据、项目数据等。
2. 命名规范：对归档数据进行命名时，应采用统一的命名规范，包括文件名、文件夹名等。
3. 归档周期：根据数据的重要性和更新频率，确定归档的周期，如每天、每周、每月等。
4. 数据安全：对归档数据进行加密和权限控制，确保数据的安全性和保密性。
5. 归档记录和索引：记录归档操作的相关信息，并建立索引，方便后续的检索和利用。
6. 存储和备份：选择安全可靠的存储介质，并定期进行备份，以防数据丢失。
7. 归档审计和管理：定期对归档数据进行审计，确保数据的完整性和可用性，并进行必要的管理工作。
资料归档的实施细则
资料归档的实施细则一、背景介绍随着信息技术的迅速发展和应用，各个组织和机构所产生的数据和文件数量不断增加，对于这些信息的管理和归档变得越来越重要。
资料归档是指将组织内部的文件和数据按照一定的规则和标准进行整理、分类、存储和检索的过程。
本文旨在制定资料归档的实施细则，以确保资料的安全性、可靠性和高效性。
二、目标和原则1. 目标：建立一个高效、便捷和安全的资料归档系统，实现对文件和数据的有效管理和利用。
2. 原则：a. 标准化：制定统一的资料归档标准和规范，确保归档的一致性和可比性。
b. 安全性：确保资料的机密性、完整性和可用性，防止信息泄露和损坏。
c. 可追溯性：建立完善的归档记录和审计机制，确保归档过程的可追溯和可审计。
d. 高效性：提高归档的效率和准确性，减少人工操作和错误。
三、资料归档流程1. 资料准备：a. 确定资料归档的范围和要求。
b. 对资料进行分类和整理，标注相关信息。
c. 检查资料的完整性和准确性。
2. 资料归档：a. 确定归档的存储介质和方式，如云存储、服务器或硬盘等。
b. 制定归档的命名规则和目录结构，确保易于查找和管理。
c. 将资料按照规定的命名和目录结构进行归档存储。
d. 对归档的资料进行备份和加密，确保安全性。
3. 资料检索：a. 提供便捷的检索工具和界面，如搜索引擎或文件管理软件。
b. 根据归档的命名和目录结构进行快速检索。
c. 提供多种检索方式，如按关键词、日期、文件类型等进行检索。
4. 资料审计：a. 建立资料归档的审计机制，记录归档的操作和变更。
b. 定期进行资料归档的审计和检查，确保归档的准确性和完整性。
c. 对归档的资料进行定期的备份和恢复测试，确保可用性。
四、资料归档标准1. 命名规则：a. 文件名应具有描述性，能够清楚地反映文件的内容。
b. 文件名应包括日期、文件类型和相关关键词等信息。
c. 文件名应使用英文或数字，并避免使用特殊字符和空格。
2. 目录结构：a. 根据资料的分类和层次建立目录结构，确保清晰和易于管理。
项目数据归档操作方法包括
项目数据归档操作方法包括
以下是项目数据归档的常见操作方法：
1. 确定归档的范围和要归档的数据类型：确定需要归档的数据范围，例如项目计划、报告、文档、邮件等。
2. 创建归档存储空间：为归档数据创建一个存储空间，可以是电子存储设备（如硬盘、服务器）或云存储服务。
3. 制定归档策略和规则：制定归档策略和规则，例如归档频率、数据保留时间、归档文件命名规则等。
4. 执行数据备份：在进行数据归档之前，应该执行数据备份以确保数据的完整性和安全性。
5. 进行数据整理和筛选：对需要归档的数据进行整理和筛选，保留有用的数据，删除不必要的数据。
6. 进行数据归档操作：将选定的数据复制或移动到归档存储空间中。
可以使用文件管理工具、归档软件或脚本进行数据归档操作。
7. 校验归档数据完整性：在归档完成后，进行数据完整性校验以确保归档数据
的准确性和完整性。
8. 记录归档操作和元数据：记录归档操作的相关信息，例如归档时间、操作人员、归档文件路径等，并建立元数据索引以方便后续的检索和管理。
9. 定期备份和维护归档数据：定期进行归档数据的备份和维护，包括数据清理、存储设备检查和更新等操作。
10. 建立归档数据访问和检索机制：建立合适的访问和检索机制，以便在需要时能快速访问和检索归档数据。
以上是一般的项目数据归档操作方法，具体的操作流程和工具选择会根据项目的具体需求和情况而有所差异。
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数据归档的基本原则和流程（译自BC600部分）一．数据归档基本原则内容：数据归档意味着什么数据归档的原因SAP ArchiveLink （在内部系统中的文件存储）和ADK（归档文件和主数据）的区别数据归档项目步骤建立一个项目组单元结束后，你将可以：定义数据归档列出数据归档的原因决定何时执行数据归档决定SAP数据归档的配置列出数据归档中什么是不可以做的描述数据归档和文件存储的异同列出一个数据归档项目的周期建立一个项目小组1）什么是数据归档数据归档指从SAP系统使用归档程序移走应用数据并将它们存储在一个存档文件（至少一个文件）。
归档程序也是归档对象的一部分。
SAP系统中业务对象的内容被分布在相互交叉的数个数据库表中。
归档对象联合了几个表，这些表逻辑上被业务对象连接。
（例如一个销售订单连接了表VBAK VBUK VBPA等）。
这就保证了一个业务对象的所有信息被写到一个归档文件并且从数据库中被删除。
这个应用为检索归档数据提供报告。
也可以写客户特定报告和使用归档信息系统（Archive Information System—SAP AS）检索存档。
2）什么是存档开发功能包（Archive Development Kit–ADK）它是SAP系统中数据归档的函数图书馆它是开发数据归档解决方案的工具集SAP使用它创建在SAP模块中的SAP标准表的归档解决方案ADK被释放给客户，用作客户特定存档数据报告解决方案和客户特定Y和Z开头的自定义表的归档解决方案不要使用ADK开发程序从标准表中删除或者重载数据（数据库整合性）3）数据归档的原因A提高响应时间或者确保良好的响应时间降低数据库管理的符合当安装一个新版本时减少停机时间减少内存消耗数据库越大，关于恢复和备份的数据库管理的负荷越大。
系统或数据库升级因为更大的数据库而花费更长的时间。
对终端用户的独立记录来说，巨大的系统负荷导致增长的报表和读取数据耗时。
数据归档的原因B商务和法定的需求：国家特定的数据保留需求；按照审计要求数据必须可以被读取；保持数据可被再次使用的需求当删除应用数据时，必须考虑以下需求：法定需求：数据必须以随时都易取得的方式存储。
例如，税务当局也许想要取得这个数据。
这些需求遵从相关国家的法律。
和你需要对其负责的审计一起讨论你想要使用的归档计划是很有用的。
你的归档流程需要被正式核准。
业务需求：只有完结了的业务流程的数据才可以被归档。
归档项目有个很重要且必不可少的部分：从数据库归档一个特定对象时，先检查其他必须归档的对象是否已经预先归档。
（这意味着业务对象归档有相应的先后顺序）。
如果你想归档主数据，就必须设置删除标记。
在其他的业务对象中，这个主数据则不能再被使用了。
4）客户项目经验：A为什么不能拖延数据归档：1.归档程序需要更多的资源。
2.万一出现严重错误，需要更长的恢复时间。
3.维护窗口会变得不足。
4.安装新软件需要更长的停机时间。
5.更长的系统相应时间减少职员的生产效率。
B 目标：几天之后一些归档对象就可以被使用了。
客户案例：最初的形势和目标外部环境：290GB 数据库大小和15GB数据库增长/每月目标：降低数据库增长率，从而减少硬件花费和保持系统表现的稳定性，它包括响应时间和系统管理还有支持包和升级项目的更快的表现性。
归档：19个归档对象，覆盖范围有FI\CO\MM\SD\HR结果：大于200GB被归档5）数据归档什么是不可以做的A重组Reorganization：重组的概念来自R/2，当数据从数据库中被移走然后重载来优化数据在硬盘中的物理分布。
做为这个流程的一部分，数据不再被需要，可以被归档和删除。
B备份/恢复：备份可以保护数据库在发生错误时数据不被丢失。
目标是恢复在错误发生前的原始状态的数据库。
备份通常通过某个特定的流程以规则的时间间隔发生。
恢复是重载存储的数据。
C删除“测试数据“：只有完结了的业务流程的数据可以被归档。
测试数据通常都没有这个状态。
D使用SAP ArchiveLink存储文档：被扫描的将到达文档，或者即将输出的文档或者SAP系统生成的打印列表使用SAP ArchiveLink被存储在外部存档文件。
数据库重组和数据库备份和数据归档是无关的。
SAP推荐它们在规则的时间间隔下发生。
在内部存储系统存储文件和文件夹：A典型的业务场景：文档进入系统（incoming document），创建或者影响流程。
系统创建输出文档（outgoing documents）或者触发业务流程或对象或者流程（打印清单）的报告。
业务对象被连接到存储的原始文档。
目的是通过业务对象（R/3文档）显示存储在系统外部的文档：例如，FI的发票可以通过SAP ArchiveLink连接到被归档的外部原始凭证。
B文档类型和文档类代表在外部光学存档的数据。
例如：FIIINVOICE（incoming invoice without verification），类是FAXSDOORDER(order acknowledgment)，类是PDFGENPRILIST(print list)，类是ALFARCHIVE(ADK archive file)，类是REOC使用ADK可以使存储在存档文件的打印清单而不需要读取存档数据。
D输入输出文档和打印清单使用SAP组件SAP ArchiveLink被默认存储。
直到4.6B版本，ADK文档通过SAP ArchiveLink也被传输到外部存储系统。
4.6C版本时，CMS（内容管理服务Content Management Service）的API组件将ADK文档传输到外部系统。
你仍将可以使用外部归档系统来进行长期的ADK文件存储。
6）ADK和SAP ArchiveLink/SAP CMS之间的合作ADK可以读写ADK归档文档SAP ArchiveLink或者SAP CMS可以监视和控制ADK在内部媒介比如光存档创建的归档文档。
ADK可以在文件系统中存取归档数据，也可以使用SAP ArchiveLink 或者SAP CMS存取储存在光文档的数据。
事实：对于SAP ArchiveLink 和SAP CMS来说，ADK是一个用来准备存储在外部文档系统的数据的SAP应用程序。
对于ADK来说，SAP ArchiveLink 和SAP CMS几个最终存储ADK归档文件的手段之一。
7）数据存档在SAP中的地位A希望数据能够避免滞留在SAP系统中B一旦开始使用SAP系统，就应该计划数据归档。
数据归档在维护SAP系统的性能表现的水平中扮演了重要角色。
C审计和税务检查通过后，数据归档应越早进行越好。
D数据归档需要用户部门和信息技术部门的高度合作：在跨部门的基础上，计划一个归档项目。
为了在防止数据创建上获取更多信息，参看“数据阻止清单”。
这在SAPNET上用数据归档可以获得。
系统管理员的目标是使数据库越小越好，这也就是说，删除尽可能多的数据对象。
用户部门的目标是在线读取尽可能多的文档，用来分析、列表、报告。
数据归档流程需要权衡两个目标，采取一个折中的办法同时满足两方面的需求。
无论开始的早还是晚，都需要实现这个折中方案。
长期目标是尝试保持数据容量恒定并且有一个主动的数据归档策略而不是反应性的。
你应该和负责审计的审计员一个工作，决定哪些数据出于审计目的是不必要的。
8）归档项目的周期建立项目小组——>分析——>设计和构想——>测试——>执行和上线A分析：搜集数据库表的大小和增长率信息。
第二步是识别这些表对应的归档对象。
接着，检查这些数据对象是否允许被归档以及归档对象被归档后的使用需求。
B 设计：埋藏在分析周期出现的需求，统一归档概念，建立一个明确的归档计划。
C 测试：测试周期需要检查选择和停留时间。
还需要检查归档对象的相关性。
测试周期结束后，用户部门需要花时间更正无法归档的文档。
D 执行和上线：这一期间，不再被需要的归档对象按照之前的执行计划从数据库中移走。
E 警告：在分析周期之前就应该开始将数据归档所影响的成员纳入项目组并且识别他们的任务。
项目组成员必须理解内部业务流程，同时项目组应该拥有足够的资源。
9）建立项目组的基本原则A 成员必须了解公司业务流程B 专家必须有足够的资源C 职责必须清晰建立项目小组A以下成员可以参加数据归档项目组：IT部数据库管理员和SAP 系统管理员；数据归档所影响的应用组件的负责人和用户部门；内控和审计；外部成员：外部审计、外部顾问。
数据归档被理解和应用为一个部门间内部活动。
依据组织大小决定项目组尽可能包括所有相关的部门的代表。
归档期间，简单地从数据库移走相关对象是远远不够的。
更重要的是深刻理解业务环境，知道数据对象的归档次序。
由于一些应用对象在交叉应用流程链里被使用，独立的应用负责人应该参与到归档项目中。
建立项目小组B项目管理：项目管理的主要任务有A 协调、监控、坚持执行计划B 对SAP Data Archiving有个清晰的理解C 包括广义归档概念的归档，例如光归档（optical archiving）D 确保一个同意的和同类的归档方案必须有至少一个做为主要联系人的项目协调人。
如果是个国际项目，每个国家必须有至少一个协调人，同时有一个总协调人。
项目协调人也扮演主持人的角色。
建立项目小组CIT部门通常对以下任务负责：A 数据库分析B 定制ArchiveLinkC 架构和连接归档文档D 主要定制归档和SAP系统配置的设置。
（例如batch server\transports\notes）E 基础设施准备（流程、磁盘空间等）F 提供编程资源（自定义表、显示程序等）G 备份策略，如果需要，重组数据库经验显示，在一个中央位置创建所有的归档文档是有意义的。
和受影响的用户部门协作沟通归档时间和归档结果是很重要的。
不要低估写用户特定报告的时间！建立项目小组D应用负责人：用户部门的代表必须对模块和流程有很好的理解必须理解整个归档数据的业务内容识别数据对象可能的相关性和评估归档的数量结构执行客户定制的特定应用为了对运行应用负责，对业务流程提出以下问题：有哪些流程？哪些被修改了？需要附加的检查么？有附加的相关性么？如果你无法找出应用负责人，那么用户部门必须找一个人做这些事。
建立项目小组E用户部门：从相关用户部门的观点来看，以下问题必须回答：哪些数据可以被归档；什么时候这些数据被归档；这些数据怎样被展示（打印请当或者微软办公软件等）；可以接受的存取等待时间；其他组织会使用这个被归档的数据么？每个归档项目的核心问题都是“其他部门要怎样使用这些数据”你不能低估它的复杂性。
建立项目小组F审计和内控部门：审计和内控部门的任务是从法律角度识别归档数据需求。
重视特定国家的规则和规章。
还必须检查内部审计是否需要增加一些新需求。