五、会计档案整理

五、会计档案整理

1、分类

会计档案大类代字为kj，分四个属类：

kj1：会计报表(永久或长期)；kj2：会计帐簿(25年)；kj3：会计凭证(15年)；kj4：其他(永久或长期)。

2、组卷

报表、其他类：一年或一套报表组一卷；

帐簿、凭证类：一册或一本为一卷。

3、排列

按时间顺序排列。

4、编页号

凭证类不需编页码；

报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同，如果原已有页码不用再编。

5、装订

帐簿、凭证类一般保留原装订；

报表、其他类如已有封面则保留，无封面时，可以白纸加封面，并拟定案卷标题。案卷标题格式为：

单位名称＋时间＋会计材料名称

6、盖档号章、填档号

全宗号类别年度案卷号

*** kj3.1 2009 1

类别号＝大类代字+属类代号+帐套代号；

案卷号：同类同年度案卷排列流水号。

7、电脑著录

利用电子档案馆系统进行著录。各著录项目应规范统一，一般要求按“一卷一条”的方式著录，由于会计凭证数量较多，著录时可按“一月一条”的方式著录。“标题”应按照“单位+时间+会计材料名称”的模式著录。

8、编制目录

会计帐簿、凭证类只需打印《会计档案目录》，会计报表和其他类需要另外打印《卷内文件目录》。

9、装盒上架

装盒：报表、帐簿、其他类装会计档案盒；凭证类装会计凭证盒。

上架排列：一般先分属类，再按年度和案卷号顺序进行排架

附表1：会计档案目录

全宗号：×××类别：kj3.1 年度：2009 案

卷号案卷标题

起止

时间

保

管

期

限

卷

内

张

数

备

考

001 ＊＊镇＊＊中学2009年1月会计凭

证第1册

2009.01.

01～10

15

年

002 ＊＊镇＊＊中学2009年1月会计凭证第2册2009.01.

11～20

15

年

003 ＊＊镇＊＊中学2009年1月会计凭

证第3册

2009.01.

21～31

15

年

004 ＊＊镇＊＊中学2009年2月会计凭

证第1册

2009.02.

01～13

15

年

………………………

附表2：

会计档案目录

全宗号：×××类别：kj3.1 年度：2009

案

卷号案卷标题

起止

时间

保

管

期

限

卷

内

张

数

备

考

001 / 004

＊＊镇＊＊中学2009年1月会计

凭证

2009.01.01

/

2009.01.31

15

年

4

册

005 / 007

＊＊镇＊＊中学2009年2月会计

凭证

2009.02.01

/

2009.02.28

15

年

3

册

008 / 012

＊＊镇＊＊中学2009年3月会计

凭证

2009.03.01

/

2009.03.31

15

年

5

册

013 / 014

＊＊镇＊＊中学2009年4月会计

凭证

2009.04.01

/

2009.04.30

15

年

2

册

………………………

六、科技（基建）档案整理

基建档案是各单位在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表和声像载体材料等。成套性和阶段性是基建档案的基本特点。

一、归档范围

基建项目报建阶段：主要形成有计划任务书、可行性研究报告、选址报告、各种设计（初步设计、技术设计、施工图设计）的全套材料，以及审批文件和来往文件等。

施工阶段：在施工准备中，主要形成有施工承包合同、工程协议书及图纸会审记录、施工总体规划及说明书、形式报告、施工预算书等；在工程施工中，主要形成施工任务书及工程更改书、材料试验单及预制件出厂证明书、各种技术会议记录、各种施工记录、质量事故报告、有关专家建议及施工经验总结材料等。

竣工验收阶段：主要形成有全套竣工图、竣工验收报告及验收证明书、验收会议记录、竣工技术总结、工程决算书、收尾工程总结报告等。

具体归档范围和保管期限参见《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》

二、归档要求

1、收集文件材料，及时齐全完整。基建档案的平时收集和管理工作由基建管理部门指定专人负责，要与项目建设进程同步，从项目申请立项起，即应开始进行基建档案材料的收集，并进行审查和初步整理，项目竣工后，要及时补充收集相关材料，确保文件材料的齐全完整。

2、科学组卷。按照文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用，科学分类组卷。

3、卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料；卷内文件按A4（297×210mm）规格折叠取齐，图纸折叠以减少折痕和突出图标为原则。

4、归档时间：基建管理部门应在项目竣工验收后三个月内，将工程立项至竣工全过程的基建档案材料按要求立卷整理好后，向档案管理部门移交，移交时双方办理交接手续。

三、整理方法与操作步骤

基建档案案卷有以件为单位装订和整卷装订两种方法，我们分别进行介绍。

（一）以件为单位装订整理方法

1、组卷

组卷，是对一个基建项目的文件材料进行分类、组合的过程，也就是把一个项目的全部文件材料，分成一个或多个案卷的过程。基建档案组卷整理时，一般根据其成套性和阶段性的特点，结合考虑文件材料的种类，来确定案卷，并拟写案卷题名。案卷题名应简明、准确的揭示出卷内文件材料的内容，基本格式为：项目名称＋阶段＋文件材料名称，如：×××镇政府办公楼项目报建、审批材料。

2、案卷和卷内文件材料的排列

（1）按项目依据性材料（项目报建、审批、红线图、拆迁协议等）、基础性材料（含地质勘探报告等）、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计等）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。