2019年某公司法律法规及外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法一、前言为了保障公司内部信息管理的规范化和安全性，本文旨在制定一套完整的法律法规及外来文件管理办法。
凡是牵涉公司重要信息的法律法规及外来文件，都应该按照本文的规范进行规范化的管理。
此外，本文还将对法律法规及外来文件的定义、标准处理流程和必要的注意事项作出详细说明。
二、定义1.法律法规：法律和法规是国家行政机关和司法机关根据国家法律的授权形成的具有普遍约束力的规范。
2.外来文件：外来文件是指一切与公司业务、管理、资料无关的文书资料。
常见的外来文件包括办公用品目录、咨询公司的广告宣传资料、员工家长委托书等。
三、标准处理流程1.法律法规的处理(1)登记凡是收到法律法规文件，相关部门应当立即按照文件的重要性和紧急程度进行登记，并及时上报给公司领导和相关责任人。
(2)分类对于登记后的法律法规文件，相关部门应当根据文件的主题内容、涉及的业务范围、重要性以及适用的法律法规等因素，进行分类管理，并搜集尽可能多的相关资料，确保法律法规文件的得到完整的理解和正确的执行。
(3)分发经分类管理的法律法规文件，应根据文件的内容和相关部门的需要，及时分发到各相关部门，确保对法律法规文件的理解和把握。
(4)妥善保管对于已经认定为重要的法律法规文件，应采取一系列措施确保其安全和有效性。
具体来说，法律法规文件的保管必须在仅限于相关部门的权限范围内，同时对于重要的法律法规文件，还要定期进行复查、整理和更新，以确保其正确性和时效性。
2.外来文件的处理(1)鉴别对于所有收到的外来文件，相关部门应当第一时间鉴别其与公司经营管理没有任何关联，遵照”拒之门外”的原则，即不予受理，不予回复，不予留存。
(2)上报遇到一些严重的问题，如公司IM系统因冒充客户发送垃圾邮件造成严重后果的情况，应立即上报公司领导，并请其尽快请来公安机关或者网络安全部门的技术支持。
(3)归档对于已经鉴别清楚的外来文件，由相关部门直接予以处理，对于有重要价值的文件，应按照相关规定进行归档，送存电子档案库。
A4.1.3法律法规及外来文件管理办法
中国石油集团渤海石油装备制造有限公司管理作业文件文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.3 法律法规及外来文件管理办法发行版本：A修改码：0编制人：周红嘉内控与风险管理处主要领导审核：刘建公司专业主管领导审定：李淑娟批准人：郭孟齐2009－09－01批准 2009－10－01实施中国石油集团渤海石油装备制造有限公司发布法律法规及外来文件管理办法1 范围为了规范法律法规及外来文件管理，确保其得到有效控制，制订本办法。
本办法规定了法律法规和外来文件的获取、识别、更新和评审的方法与要求。
本办法适用于公司及所属各单位。
2 术语和简略语本办法采用 GB/T 19000－2000、GB/T 24001－2004、GB/T 28001－2001和Q/SY1002.1-2007标准规定的术语。
3 职责3.1 公司机关部室职责3.1.1内控与风险管理处是本办法的归口管理部门，总体负责公司有关的适用法律法规的收集、传递和管理。
3.1.2 质量安全环保处负责有关质量、安全、健康、环境方面的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。
3.1.3 市场营销处负责与市场有关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。
3.1.4 生产运行处负责与产品、施工和服务有关外来文件的收集、传递和管理。
3.1.5 总经理办公室负责外来公文的获取、传递和管理。
3.1.6 科技管理处总体负责公司相关标准的管理，负责有关法律法规的收发行版本： A 修 改 码： 0文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.3 页 码：1/5集、传递和管理。
3.1.7其他部门负责与本部门相关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。
3.2 各单位机关部门按职责分工分别负责与本部门相关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。
3.3 各基层单位负责适用法律法规和外来文件相关内容的具体实施。
4 管理内容4.1 法律法规及外来文件包括的范围4.1.1 国家、地方和国外施工所在地的法律法规和政策规定。
外来文件管理规范
批准人
编写日期
审核日期
批准日期
5.3.3文件生效日期以外来文件本身法定之最新实施日期为准，文件发放日期以本公司管理者代表批准签署的文件分发计划表的日期为准。
5.4外来文件的分发与回收
5.4.1外来文件的分发
文控中心收集引进的法律法规等外来文件根据其文件的适用性，填写《文件分发计划表》，详细填写与文件对应的文件名称、生效日期、版本、文件编号、总页数，在相应分发部门/车间处注明分发份数，连同文件呈部门经理或所属中心总监或总监助理审核，管理者代表批准后受控发行；部门自行保管之外来文件则无需此过程。
3.0定义
无
4.0职责
文控中心：(1).负责法律法规文件的识别、收集与引进；
(2).负责外来文件有效性的稽查；
(3).负责外来文件的登记、编号、分发与监控。
相关部门：负责本部门所涉及外来文件的识别保管与使用维护。
管理者代表：负责外来文件的适用性审核，对外来文件Байду номын сангаас发范围给予控制。
5.0工作内容
5.1外来文件的接收与识别
5.3外来文件的编码过程及追溯
5.3.1由文控中心受控发行的外来文件其文件编号原则上是以外来文件原编号为准，若外来文件无文件编号则由文控中心根据外来文件的性质及类别进行编号。
5.3.2文件编号格式
A.外来文件编码为“WL”，其编码格式为：
WLXXXX-XXX
文件顺序编号
收集、引进部门代码
外来文件拼音缩写
5.7.3文控中心将盖有“外来文件”印章的原件存放于文控中心，不再盖“正本文件”印章。
6.0相关文件
COP4.2.3-001《文件控制管理程序》
WI-4110-001《文件分发&回收作业指导书》
11 法律法规及外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法XZ/GL－11-111 目的和范围确保与本公司质量环境体系(如产品的安全、环保要求)在产品实现过程中得以贯彻实施，特制定本办法。
本办法适用于与质量环境管理体系有关的法律法规要求的情况。
2 职责总经理负责对所有一汽大众公文、直接上级公文和法律法规(以下简称外来文件)识别确认。
办公室负责对外来文件按照文件管理程序的标识、传递、贯彻和管理。
并对确认留用实施的公文及法律法规实施控制。
3 控制3.1 外来文件的接受办公室文档员接受外来文件时，填写《收文处理单》，然后送办公室主任审阅。
3.2外来文件的下发、传阅办公室主任审阅后,认为需要下发的交待文档员按下发文件办理程序处理,不许下发的由文档员归档。
3.2.1 文档员在接受需要下发的外来文件后,填写《外来文件使用通知书》，交公司总经理审批,总经理在《外来文件使用通知书》上,标注本公司使用条款或全文使用,并确定执行部门。
3.2.2 文档员根据总经理确定执行部门,将外来文件的复印件(原文留档)送递指定部门负责人3.2.3 部门负责人签收外来文件后,组织部门相关人员传阅,并在外来文件传阅单上签字。
3.3 外来文件的变更处理3.3.1 办公室要及时掌握所用外来文件的更新和修改情况,办公室文档员在接到更欣和修改厚的外来文件后,按3.1 和3.2条款处理。
3.3.2 更新和修改的外来文件发放时,必须收回先前发放到有关部门的原使用版本,部门责任人均在回收文件表格上签字。
3.4 外来文件的归档保管、回收及销毁3.4.1 办公室文档员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案库保存。
3.4.2 停止使用的外来文件复印本由办公室文档员按照4.2.5 记录的销毁处理进行：各部门年底应对保存的外来文件进行清理，超过保存期的记录列出清单，如列出销毁文件编号、名称、类别、主管负责人意见等，一并填写在[文件销毁清单]上；对外来文件销毁处理的方式有：碎纸、焚烧,也可反面利用,由管理者代表或授权人决定处理方式。
法律法规及外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法编制：审核：批准：发布日期：实施日期：1 目的1.1 为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、文件处于最新版本、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。
2 外来文件范围2.1 国家有关法律法规；2.2 太阳光伏组件（非晶硅及晶硅组件）的制造相关安全技术规范；2.3 太阳光伏组件及光伏电站的设计、检查和验收、检验与试验方法等；2.4 国际标准、国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；3 职责3.1 总经理负责向公司员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性。
3.2 综合部负责相关法律法规的贯彻和管理。
生产部负责对产品相关的检验、实验标准进行贯彻和管理，生产部负责安全生产法规的贯彻和有效实施。
3.3 设计部负责在产品设计开发、产品实现过程中采用相关的法律法规和强制性标准的要求。
3.4 采购物流部负责在采购和采购品贮存等过程中严格执行相关法律法规的要求，使其符合政府、安全和环保法规的要求。
3.5 人力资源部负责建立《法律法规及外来文件管理办法》负责公司所有外来文件的统筹管理，包括外来文件的下载、更新、登录、借阅登记及作废等管理。
4 工作内容4.1 与本公司体系、产品相关的法律法规4.1.1 与产品安全特性的符合性相关的有易燃、易爆、车内人员保护、特种设备操作等。
4.1.2 与环境保护相关的有排放、噪声和无线电干扰等。
4.1.3 其他强制性标准(幕墙用安全光伏玻璃)。
4.1.4 相关的法规如合同法、产品质量法、标准化法和环保法等。
4.1.5 其他国家宪法、安全生产法、劳动法、消防法、职业病防治法等国家级法律法规。
4.2 法律法规贯彻要求4.2.1 在产品设计开发过程中，技术研发部应将影响安全特性的符合性相关的因素，如易燃、易爆、易伤害、易腐蚀等要求，以规定的符号标识在相应的技术文件上，以便在产品实现过程中实施，确保稳定地提供满足顾客和适用的法规要求的产品。
公司外来文件法律规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了规范公司对外来文件的管理，确保公司合法权益，维护公司正常经营秩序，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有对外来文件的管理工作，包括但不限于合同、协议、通知、报告、文件等。
第三条公司对外来文件的管理应当遵循以下原则：（一）合法性原则：所有外来文件应当符合国家法律法规和公司内部管理制度的要求。
（二）真实性原则：外来文件内容应当真实、准确，不得虚构、篡改。
（三）及时性原则：公司应当及时对收到的外来文件进行审核和处理。
（四）保密性原则：公司应当对涉及商业秘密的外来文件进行保密处理。
（五）归档性原则：公司应当对外来文件进行归档管理，便于查询和查阅。
第二章文件接收与审核第四条公司设立专门的文件接收部门，负责对外来文件的接收、登记和分发。
第五条文件接收部门在接收外来文件时，应当进行以下审核：（一）审核文件来源是否合法，是否为相关单位或个人合法出具。
（二）审核文件内容是否符合国家法律法规和公司内部管理制度的要求。
（三）审核文件格式是否规范，是否符合公文处理规定。
第六条文件接收部门在审核过程中，如发现文件存在问题，应当及时报告公司领导，并按照公司规定进行处理。
第三章文件处理第七条文件处理部门根据文件内容，按照以下程序进行处理：（一）分类：根据文件性质、内容、紧急程度等进行分类。
（二）登记：对文件进行登记，包括文件名称、来源、接收时间、处理部门、责任人等。
（三）分发：按照文件性质和内容，将文件分发至相关部门或个人。
（四）处理：相关部门或个人按照文件要求，进行相应处理。
（五）反馈：处理完毕后，及时向文件接收部门反馈处理结果。
第四章文件保密与归档第八条公司对外来文件的保密工作，应当遵循以下规定：（一）明确保密范围：对于涉及商业秘密、国家秘密等的外来文件，应当明确保密范围。
（二）指定保密责任人：对涉及保密的外来文件，应当指定专人负责保密工作。
2019年文件、档案资料管理制度.doc
2019年文件、档案资料管理制度篇一：公司文件资料归档管理制度公司文件资料归档管理制度为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。
公司各类证照。
2、经营业务类:公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。
3、人事类:劳动人事档案、劳动工资档案等。
4、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。
5、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、资料归档的编制及编号公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。
遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。
1、本公司所有应归档的文件、资料,一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第—个字母,SXK冠以编号之首。
2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为:1行政类;2经营业务类;3人事关类;4财务类;5音像类。
3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。
4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。
分为“一般级”“重要级”“机密级”。
以“A”代表一般级,“AA”代表重要级,“AAA”代表机密级。
“A”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。
“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。
××公司外来文件管理规定
××公司外来文件管理规定1. 目的：1.1 对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用；1.2 确保客户所提供的相关文档得到适当的管理，保存及保密。
2. 规定适用的范围：2.1 适用于本公司所有部门从外部获得的文件；2.2 客户所提供的图纸规范、标准书、技术数据或国际标准等相关文件均属于“外来文件”的范畴之内。
3. 外来文件管理的主要内容：3.1 对本公司所有部门所获取的外部文件进行识别、更新等过程进行控制。
4. 定义：4.1 外来文件：非本公司范围内产生的文件称之为外来文件。
5. 外来文件的类别5.1 与公司产品相关的法律法规，如国家、地方法律法规，国家、行业强制性或推荐性标准；5.2 与公司产品相关的国际、国内、行业、其它企业标准等，如技术标准，产品标准等；5.3 顾客提供的与产品相关的技术、质量等标准及技术准则，如图纸、技术规范等；5.4 相关质量管理体系标准，工具书等。
6. 外来文件的管理规则6.1 保存期限：外来文件永久保存，随时更新；6.2 编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；6.3 使用方式：6.3.1 直接引用（如客户图纸）；6.3.2 转换引用（如产品标准，接收准则等）；6.3.3 参考（如工具书，体系标准）。
7. 职责归属7.1 综合部是外来文件的归口管理部门，其他部门对外来文件进行识别后，交由综合部管理；7.2 技术部统一负责对外来的技术标准进行识别；7.3 品质部统一负责对外来的法规规范进行识别。
7.4 综合部对不属于7.2、7.3所规定的外来文件进行识别。
8. 外来文件管理流程8.1 外来文件的获取：8.1.1 公司各部门可能通过如下渠道获取相关的外来文件：8.1.1.1 国家、省、市政府及各相关职能部门；8.1.1.2 各种会议、专业报刊、杂志、出版社；8.1.1.3 互联网、电话传真。
8.1.2 各部门获取的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给相关管理部门及董事会。
公司外来文件公文管理办法
公司外来文件公文管理办法第一章总则第一条为使外发文件和外来公文的管理规范化、制度化、科学化，提高公文管理的效率和质量，特制定本办法。
第二条本办法适用于XX公司，各分（子）公司按照此办法执行。
第三条办公室为XX公司公文处理部门，其中负责外发文件复核和外来公文收文办理工作。
本办法中所称的外发公文，指公司发送给政府以及其他社会组织的公告、通告、通知、批复、意见、函等。
发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、核稿、审核、编号、缮印、用印、登记、存档、分发等程序。
本办法中所称的外来公文，指政府以及其他社会组织发送给公司的公告、通告、通知、通报、批复、意见、函等。
收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第四条公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第二章外发公文管理第五条外发文件依据内容重要程度，分别采用公司红头文件纸（附件1）或带有公司标志的信纸（附件2）形式印发。
第六条外发文件格式要求：（一）公文标题：字体使用二号方正小标宋简体，加粗；分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（二）正文：使用三号仿宋体字；落款位置右缩进两格，日期为全角中文；排序层次依次为“一、”页脚内容1“（一）”“1、”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注；左侧装订。
(三) 附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1、XXXXX”）。
附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（四）成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
（五）文内若使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
外来人员管理制度的相关文件
第一章总则第一条为加强公司对外来人员的管理，确保公司内部秩序和安全，保障公司正常运营，特制定本制度。
第二条本制度适用于所有进入公司范围内的外来人员，包括但不限于访客、供应商、维修人员、临时工等。
第三条公司各部门应严格执行本制度，确保外来人员管理工作的规范性和有效性。
第二章外来人员登记第四条外来人员进入公司前，必须到门卫处进行登记，登记内容包括但不限于：1. 姓名2. 身份证件号码3. 联系方式4. 进入目的5. 进入时间6. 离开时间第五条门卫处应设立外来人员登记簿，详细记录外来人员的基本信息，并定期进行归档。
第三章外来人员管理第六条外来人员进入公司范围后，应遵守以下规定：1. 服从公司内部管理，不得擅自进入非指定区域。
2. 不得携带易燃易爆、有毒有害等危险物品进入公司。
3. 不得在公司范围内吸烟、饮酒、赌博等。
4. 不得从事与工作无关的活动。
5. 不得泄露公司商业秘密。
第七条公司各部门应对外来人员进行以下管理：1. 对外来人员进行安全教育，使其了解公司规章制度和安全注意事项。
2. 对外来人员的工作区域、工作时间进行明确规定。
3. 对外来人员的工作成果进行监督和评估。
第八条公司应定期对外来人员进行安全检查，确保其遵守公司规章制度。
第四章特殊外来人员管理第九条对从事特殊工种的外来人员，如电工、焊工等，公司应要求其持有相关职业资格证书，并对其进行专项培训。
第十条对临时工，公司应与其签订劳动合同，明确双方的权利和义务。
第五章违规处理第十一条外来人员违反本制度，公司有权对其进行警告、罚款、取消进入资格等处理。
第十二条外来人员如给公司造成损失，应承担相应的法律责任。
第六章附则第十三条本制度由公司行政部门负责解释。
第十四条本制度自发布之日起实施。
第十五条本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和修改。
公司名称：发布日期：年月日。
【精品文档类】2019年某公司外事工作管理细则完整版
外事工作管理细则一、目的加强对外交流与合作，规范外事程序，强化外事管理，统一外事形象，提高外事效率。
二、适用对象和范围1、适用于公司全体员工；2、适用于公司及各部门参与、组织的各种外事活动及境外培训、参观考察；3、适用于公司员工因公、因私出境。
三、外事活动总则1、外事活动是指因公、因私出境进行参观、访问、考察,从事境外商务活动，参加境外培训，出境旅游等；2、因公出境是指受公司指派，前往境外国家（地区）进行一切与公司业务相关的活动；因私出境是指由个人计划，前往境外国家（地区）进行一切与公司业务不相关的学习、培训、私访、旅游等活动；3、无论何种性质出境，其护照办理有三种情况：●因公出境办理《因公护照》；●因公出境办理《因私护照》（此项为公司特例）；●因私出境办理《因私护照》。
4、无论何种性质出境，其护照办理有三种途径：●因公出境办理《因公护照》，通过政府外事办公室办理；●因公出境办理《因私护照》、因私出境办理《因私护照》可通过公安局或旅行社两种途径办理。
5、凡公司员工，离开中国本土前往其他任何国家或地区，参加公司及境内外机构组织的公务活动，或在非休假期间进行私人出访活动，必须先行办理出境申请手续，填写《湘财证券出境人员审批表》，按程序逐级报批；6、员工因公出境除填写《湘财证券出境人员审批表》外，还应附上级主管、监管部门、中介机构（如：中国证监会及各特派办、人总行、中国证券业协会或省级以上政府主管部门等）组团出访的正式文件、邀请函或公司组团出访的正式文件；7、公司对员工在非休假期间因私出境同样实行审批制度，并填写《湘财证券出境人员审批表》；8、公司只办理员工因公出境所需的《因公护照》或《因私护照》，并承担工本费；公司不办理员工因私出境所需的《因私护照》；9、除公司注册地行政总部、分支机构办公室外，其余分支机构办公室不承担出境证照办理任务；10、户口不在公司注册地的员工，原则上由本人到户口所在地外事部门自行办理出境证照，确有困难的，可提交公司注册地分支机构协助办理。
公司外来文处理管理办法
文档序号：XXGS-JJFA-001版本编号：JJFA -20XX-001XXX（单位）公司外来文处理管理办法编制部门：知丁日期：年月日外来文处理管理办法1. 目的为加强公司对外来文处理工作的管理，规范收文处理流程，及时、准确、安全、有效地处理外来函件，保证重要文件的及时传递，特制定本办法。
2. 范围本办法中所称外来文，是指收件人为公司或公司领导（公司领导私人信件除外）的传真件和邮件，以及总裁办办公室通过各种渠道收到的公司以外单位发往我公司的各类文件、资料。
收件人为公司部门或部门负责人或相关工作人员的外来文不在此制度规定范围内，但可以参照此制度办理。
3. 管理外来文由总裁办办公室负责管理。
4. 程序（见附件 1）4. 1 签收和传递办公室收文人员收到外来函件时，应加以核查签收，并应随时或当天交办公室相应人员启封。
4. 2 启封签收后的外来函件应立即启封。
公司名义接收的由办公室秘书主管启封，公司总裁或副总裁等领导接收的启封人为领导的秘书。
如果是机密函件，应送相关领导亲自收拆；“限时”函件（包括特快专递）启封后应立即处理。
拆封时，拆前先将函件在桌子上轻敲，使信内物件落在底部，以免拆时受损，拆封后应注意保留信封，内有附件的要注明，如果附件是重要的或有价物品，应在函件上注明后签名确认。
4. 3 登记办公室启封人员对外来文的内容进行识别，建立收文登记簿，对每日重要函件都须登记在收文登记簿内。
登记内容应包括收文日期、来文单位、文号、标题、内容摘要、附件、分办去向等（表单 1）。
4. 4 分办收文人员收件并经拆验登记后，应根据来文的内容及时间性、重要性，依照组织系统与业务职责进行分办。
分办意见由办公室提出并报相关公司领导或转相关部门处理。
4. 5 拟办凡上级政府机构、社会组织正式下发，并要求公司有关领导或单位传达、落实的文件，办公室应填写“收文处理单”（表单 2）“拟办”栏内提出拟办意见。
对来文内容确系急要的，应一并注明，提请承办部门或公司领导的注意。
最新2019年某上市公司文件管理规定
股份公司文件管理规定1 总则1.1 为了加强公司内部的文件控制和管理，使之既利于提高效率和质量、又利于安全和保密，根据中共中央办公厅、国务院办公厅和上级主管部门的有关规定，结合运行实际，特制定本制度。
1.2 公司文件是生产经营活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策、发布规章制度、实施企业标准、施行行政措施、请示和答复问题、指导布置和商洽工作、报告情况和交流经验的重要工具。
1.3 文件管理总的原则是：准确、及时、安全。
文件处理和文件控制力求做到规范化、制度化、科学化。
技术文件、管理文件的控制, 具体按TS “文件控制程序”执行。
1.4 公司总经理办公室文秘人员负责公文处理工作。
文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。
1.5 公司职能部门要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，逐步改善办公手段，努力提高公文处理工作效率和质量。
行文要少而精、注重效用。
1.6 在公文处理过程中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定,确保国家和企业的机密安全。
2 文件种类2.1 公司文件分为技术文件、管理文件、专用文件。
2.1.1 技术文件主要有产品图样及设计文件、工艺文件、工艺装(设)备文件、采购文件、检验文件等。
2.1.2 管理文件主要有职责职能、规章制度、质量体系文件等。
2.1.3 专用文件指在一定的业务范围内使用，具有特定文件版头和处理程序的公文。
2.2 文件一般分上行文、平行文、下行文三种。
2.2.1 上行文—指对上级机关的请示、报告等。
2.2.2 平行文—指同级单位之间联系的公函、通报等。
2.2.3 下行文—指对下级单位的规定、通知、通告、通报、标准、命令等。
2.3 文件使用范围2.3.1 凡股份公司职责范围内的事项，以股份公司行文。
2.3.2 分厂、部门、子(分)公司文件：凡各单位职责范围内的事项，以各分厂、部门、子(分)公司行文。
外来文件管理规定
外来文件管理规定外来文件管理规定1 目的为了外来文件识别并控制其分发，规范外来文件的管理，特制定此规定。
2 使用范围适用于公司外部提供的文件管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等；3 外来文件分类3.1 技术性文件：与本公司产品技术有关的的国家标准、行业标准、客户提供的技术图纸、技术要求等；3.2 质量文件：与本公司产品质量的检验、测量有关，与质量或环境管理体系相关的国家标准、国际标准、政策文件等；3.3 管理性文件：使用的法律法规，与管理、安全、卫生等相关的政策文件4 职责4.1 销售部负责客户资料的接收与更新；4.2 质量部负责识别、更新质量类文件；4.3 装备部负责识别与安全有关的文件；4.4 办公室负责识别更新管理性文件；4.5 相关部门负责人负责文件的审核，主管领导负责批准；4.6 各部门负责本部门外来文件的归档和资料的发放、回收、保存、销毁等管理工作。
5 工作内容5.1 外来文件的获取：公司各部门通过如下渠道收集相关的外来文件；a）国家、省、市、政府及各相关职能部门；b）各种会议、专业报刊、杂质、出版社；c）互联网、电话传真；d）客户；5.2 外来文件的识别5.2.1 技术性文件a）客户提供的产品图纸、技术要求等文件，销售部在两天内移交给技术部；b）技术部对客户文件进行确认，识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等，并考虑加入内部技术文件要求或工艺文件中；c）技术部对国家标准、行业标准进行识别，应识别文件的有效性和适宜性。
5.2.2 质量文件a）测试中对与本公司产品检验测试有关的标准进行识别，以确保所采纳的检验、测量方法正确或更优，并考虑加入内部检验规程中；b）质量部对质量环境体系相关的标准或政策文件进行识别，识别其有效性及使用本公司条款，并作为质量手册和程序文件更新的依据。
5.2.3 管理性文件a)凡是国家颁布的与安全有关的法律法规、政策文件、安保文件，装备部及时收集筛选，识别其有效性和适用性；b)国家颁布的与管理、卫生有关法律法规、政策文件，由办公室收集筛选，识别有效性和适宜性；5.3 外来文件审批经过相关部门识别后的外来文件，需部门负责人审核，主管副总批准。
公司外来文件管理办法
1.目的：确保质量体系有效运作，并规范外来文件的管理。
2.范围：适用于外来文件的管理。
3.职责：3.1各相关单位：负责对外来文件的接收和确认。
3.2文管中心：负责对外来文件进行编号、登记、存档等分发管制。
4.定义：4.1外来文件：不是本公司内部制定，而是根据需要从外部接收之文档，如环保法律、法规、国家或地方标准、行业标准、上级下发的管理文件、第二、三方审核的资料，客户的工程标准/规范（包括对其的更改）等。
5.流程：流程责任部门相关说明表单文管中心关相关部门接收到外来文件须交文管中心统一办理[外来文件收文登记表] 相关单位主管[外来文件管制一览表] 文管中心[文件发放与回收记录表] 文管中心[外来文件管制一览表]申请人文管中心依申请期限归还[文件资料借阅登记表] 文管中心[文件申请表] [文件销毁记录表]6.内容:6.1外来文件列入管理的类别：客户图纸,工程标准、规范、环保标准等。
外来文件确认、转交外来文件接收外来文件编号、分发借阅与归还外来文件更新或作废外来文件管理6.2外来文件的接收与转交:6.2.1相关部门在接收到客户所提供的规范及标准等文件资料经部门主管确认，须注明：客户、图纸或资料正确的品名规格名称，所需分发的部门，将原稿转交文管中心统一办理。
6.2.2各部门将搜集的有关技术参考、引用标准及质量标准(如ISO9000、TS16949等)，转交文管中心统一办理。
6.2.3客户对产品和工艺环保标准，如，ROHS和WEEE指令SS-00259标准等客户提供之产品限制物质标准或规范:由品保主管确认后加盖【外来文件】，开单列外来文件——客户环保资料清单。
6.2.4各部门在接受到 6.2.1，6.2.2的文件或资料时，应经部门主管确认其有效性和正确性后才能转交品保部。
6.2.5品保部接收到各相关部门转交的外来文件或资料时，须登记在[外来文件收文登记表],并将外来文件或资料编号管理。
6.3.外来文件编号:6.3.1有关顾客要求方面之外来文件：CUS-------------------------------------------顾客转来部门及客户代号公元年度流水号之文件后二码6.3.2有关法律、法规方面之外来文件LAW-----------------------------------代表法律部门代号公元年度流水号法规后二码6.3.3部门代号：氧一A，氧二B ，生产一部N，生产三部G，品保课Q，工程T，业务S，总务K，储运E，物料M，采购H，综合P。
外来文件管理办法
6流程圖：外來文件管制流程圖
7相關文件：
7.1《文件管制程序》2-01
7.2《法規鑑定管理程序》2-26
8使用表單：
項次
表單名稱
表單編號
所屬文件
保管部門
1
外來文件編號單
4-01-001-01
外來文件管理辦法
文管中心
2
外來文件作廢清單
4-01-001-02
外來文件管理辦法
文管中心
3
外來文件管制總覽表
4-01-001-03
外來文件管理辦法
文管中心
4
環境法規清單
4-26-000-02
法規鑑定管理程序
文管中心
5.2.2每月一次在客戶/安規認証機構/政府機構等的公開網站上查詢下載﹔
5.2.3主動向客戶/安規認証機構/政府機構等索取﹔
5.2.4每月確認一次外來文件是否為最新版本，若不是則向客戶或相關機構索取﹔
5.2.5HSF客戶技術標準:
5.2.5.1一種方式為由品質工程課每月一次上客戶網站查詢或向台北技術支援部詢問，若有更新版本，則下載或索要記錄，並轉DCC發行;另一種方式為台北技術支援部或業務部收到客戶最新HSF標準及相關資料時，轉工廠品質工程課或DCC;
5作業內容：
5.1外來文件來源的窗口：
5.1.1客戶所提供資料的窗口是品質工程課：
5.1.2安規資料的窗口是品質工程課﹔
5.1.3法律法規資料的窗口是環境管理者代表(含GP)/總務課/人力資源課/研發課﹔
5.1.4供應商提供資料的窗口是採購課/研發課。
5.2獲取外來文件的方式：
5.2.1供應商或客戶直接/被要求提供﹔
5.3.3客戶/供應商提供之產品資料(圖面、規格、工程注意事項、MOI、BOM、承認書…)等相關文件類。
公司外来单位及人员安全管理办法
公司外来单位及人员安全管理办法第一章总则第一条为了加强公司外来单位及人员安全管理，规范外来人员行为，防止各类安全事故的发生，特制定本办法。
第二条本办法中的外来单位及人员包括进入公司厂内的承包商，供应商，采购、销售环节物资运输人员，厂家，上级视察、检查、执法人员，外来参观、学习和业务办理人员，实习生，临时安装、维护、维修人员，外来参与各类活动的人员，职工家属等。
第三条本办法适用于公司所有外来单位及人员的安全管理工作。
第二章机构及职责第四条各科室按照“管业务必须管安全”“谁引入、谁负责”“谁使用、谁负责”的原则进行管理。
同时按属地管理原则，对本科室管辖区域内作业的外来人员进行监督管理。
第五条安全环保科对各外来单位及人员安全管理情况进行监督和考核。
第三章外来单位及人员安全管理要求第六条承包商管理要求1.归口管理科室组织与承包商签订安全协议，明确双方的安全责任，未与承包商签订安全协议的，不得进厂作业。
2.对同一作业区域内有两个及以上不同承包商同时进行作- 1 -业时，由业务主管科室组织并监督承包商之间签订安全协议。
明确各自安全生产职责和应当采取的安全措施，指定专职安全生产管理人员进行安全检查与协调。
3.归口管理科室对承包商进行严格的资格审查和准入管理，保证承包商各类资质、证件真实有效，以及机构设置、人员配备、人员素质、年龄、职业禁忌、管理制度、操作规程、应急预案等符合准入条件，具体程序按照公司《承包商管理办法》执行。
4.对承包商进行入厂安全教育和作业前安全技术交底，建立承包商管理信息档案和评价标准，每年进行合格性评价，并作为续用依据。
5.检查承包商是否严格按照国家有关办法对本单位接触职业危害的人员进行岗前、岗中和离岗职业病体检，建立完善的体检档案。
6.检查承包商主要负责人、安全生产管理人员、特种作业人员是否取得相应的资格、证件，持证上岗。
7.检查承包商安全生产责任制、安全生产管理制度、操作规程是否健全完善，并对承包商的安全作业规程、施工方案和应急预案进行审查。
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法律法规及外来文件管理办法
1 目的和范围
确保与本公司质量体系(产品) (如产品的安全、环保要求)在产品实现过程中得以贯彻实施，特制定本办法。
本办法适用于与质量体系(产品)有关的法律法规要求的情况。
2 职责
2.1 总经理负责向公司员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性。
2.2 综合办公室负责相关法律法规的贯彻和管理。
并对留用的与法律法规有关的文件资料实施控制。
2.3 技术部负责在产品设计开发、产品实现过程中采用相关的法律法规和强制性标准的要求。
2.4 供应部负责在采购和采购品贮存等过程中严格执行相关法律法规的要求，使其符合政府、安全和环保法规的要求。
2.5 生产部负责在产品实现、包装、运输、使用过程中执行法律法规的要求。
2.6 质量部负责法律法规实施情况的监督检查。
3 工作程序
3.1 综合办公室会同技术部、质量部，根据公司产品的特点，识别、确认和收集与本公司体系、产品有关的法律法规和强制性标准，由总经理适时向相关人员宣贯。
技术部标准化人员协助。
3.2 与本公司体系、产品相关的法律法规
a)与产品安全特性的符合性相关的有易燃、车内人员保护、转向控制、灯光和制动等；
b)与环境保护相关的有排放、噪声和无线电干扰等；
c)其他强制性标准(如汽车用安全玻璃)；
d)相关的法规如合同法、产品质量法、标准化法和环保法等。
3.3 法律法规贯彻要求
a)在产品设计开发过程中，技术部应将影响安全特性的符合性相关的因素，如易燃、易爆、车内人员保护、转向控制、制动等要求，以规定的符号标识在相应的技术文件上，以便在产品实现过程中实施，确保稳定地提供满足顾客和适用的法规要求的产品；
b)对强制性标准规定的监视测量要求，必须纳入相应的技术要求(或产品标准)中；
c)在质量管理体系的各个阶段(如与顾客有关的过程)，公司贯彻合同法、质量法、标准化法等法规；
d)采购品中若有毒性产品、危险品和其他限制产品时，供应部在签订采购合同时，要求供方出示产品和包装符合政府法规的说明；
e)对表面处理(如磷化、电镀)等过程的工艺介质、槽液，必须按法规(标准)处理，达到要求后，方可排放；
f)工作场所(如装焊车间、冲压车间)的噪声，必须加以控制，保持适宜的工作环境；
g)在确定质量记录的保存期限时，要按法律法规的要求实施(必要时)；
h)必要时，留用的失效(或作废)文件，要考虑相关的法律法规需求；
i)对限用物质，要按规定采购、贮存和发放，并加强监督检查；
j)在识别顾客要求和期望时，必须确认与产品有关的责任、义务及法律法规方面的要求；
k)最高管理者在建立、实施和改进质量管理体系中应向员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性，使他们在产品实现过程予以重视。
3.4 质量部对产品实现过程中法律法规的执行情况进行监督检查，并有权制止违反规定的行为。
4 相关文件
中华人民共和国合同法
中华人民共和国产品质量法
中华人民共和国标准化法
安全标志
标识和可追溯性管理程序。