邮寄管理制度

邮寄管理制度

为确保公司来往邮件及时准确的发送接收，保证各集团/部门工作顺利的进行，特制定本制度：

一、快递邮寄范围：

公司因公邮寄快递业务

二、快递寄发流程：

第一步：需要寄发快递时，请先到前台领取快递单。

第二步：填写快递单：请大家务必用正楷字体清晰填写以下信息，未填写清楚，将不予邮寄：发件人：姓名、联系电话（座机、手机）；

收件人：最详尽的地址（省/市，区，路，门牌号等）、邮政编码、收件人

姓名、联系电话、收件人公司全称；

邮寄内容：

1.普通文件的邮寄：各集团/部门行政人员按照快递单上各类明细登记《快

递申请单》，并请部门领导审批确认。

2.加急邮寄：若邮寄重要文件（含发票）及收款合同，需要使用顺丰快递公

司，需由集团总经理/部门负责人批准，同时知会总部行政部。

3. 非文件类/物品的邮寄：需填写《快递申请单》（见附表二十六），由集团

总经理/部门负责人批准，同时行政人员应在邮寄单条码上方签字确认。

4.需邮寄的文件、物品等由寄件人自行包装确认，并填写准确详细的运单，

交于公司前台。

第三步：填写好快递单后，持填写好的快递单到本部门行政人员处，行政人员必须检查快递单上是否按照上述第二步的说明详细填写。检查无误后，行政人员须在快递单上签

字确认及登记。行政签字完毕后，发件人将快递单及需要邮寄的物品一同送到前台

进行邮寄，邮寄的文件不要封口，待前台人员检查无误后再可封口，前台人员也要

将自己的名字填写在快递单上，并检查部门行政人员的签字，如没有行政人员签字

确认，一律不予寄发快递。

第四步：快递单上方条形码处有所填单子的编码，邮寄快递时请抄录该条码，随后可以在快递公司网站跟踪该邮件的状态，方便确认邮件是否已成功寄出、收取，保障业务顺

利进行。

第五步：快递公司在收货后，前台需将快递底单保存好，便于月底与快递公司对账请款。

二、快递邮寄要求：

1.快递申请流程完毕后，经办人要到前台登记，注明发放人联系方式、时间、快递单号、

内容及收件公司、收件人，并将所寄的文件放进快递信封内，由前台人员统一封口。2.若邮寄重要文件（含发票）、收款合同，均使用顺风快递公司。其它类文件、包裹请选

择公司签订的其它快递公司邮寄，前台人员要严格把控邮寄内容。

3.因快递公司取件时间不同，前台人员接到快递时要询问寄件人的时间需求，以保证能够

正常达到。

4.快递费用按月结算，由各地方公司行政与快递公司进行对账、结账。

5.未经同意，严禁员工直接安排快递公司进行取件服务，否则，费用将由员工自行承担，

公司不予报销。

6.月底结账时，行政部需认真核对《快递申请单》、邮寄票据及账单，确认无误后方可结

账。

总部行政部

2012年10月16日