论文—浅谈秘书的职责

浅谈秘书的职责

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【摘要】——秘书工作在本质上是综合辅助管理，它是各级各类的企业、政府部门以及社会组织等这些管理系统中不可或缺的有机构成部分。总体来说，秘书工作主要作用就是为领导工作服务，为领导以及各下属部门之间起着中枢纽带的作用，为跟部门之间搭建起了一座沟通的桥梁，促进企业、政府以及社会组织在管理过程中发挥整体效益。具体来说，秘书在管理系统中的作用主要体现在参谋咨询、沟通协调、督促检查等方面，我将从这三个方面来阐述一下我对秘书工作职责的理解。

关键词：秘书工作；辅助管理；参谋咨询；沟通协调；督促检查

秘书工作概括起来，就是辅助管理，综合服务。辅助领导是秘书在工作生活中的显著特点，又是秘书在工作、活动中所要遵循的重要原则；同时，秘书的参谋咨询职责在很大程度上是对领导决策的有效辅助，这既是秘书的一项职责也是秘书的一项重要权利，秘书工作人员在使用这一项职责和权力的时候，必须谨慎，要做到不越位、不越权；秘书人员的全面辅助作用，不仅体现在协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中，还体现在对突发事件的处理上；秘书工作岗位是领导和其他部门工作人员以及下属之间的沟通桥梁，所以秘书人员的沟通协调作用显得格外重要；委婉合理的督促领导的工作也是秘书人员的一项重要服务工作。秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中为领导参谋、协调和检查决策工作过程，确保秘书工作的顺利开展。因此，秘书工作的综合辅助管理特点，要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、沟通协调和督促检查的重要作用。

一、参谋咨询

现代管理日趋复杂，各级组织的领导无论才干和精力，都无法独胜其劳，所以领导们就不得不依靠秘书人员为他们分担部分工作。秘书人员就此担任起助手的重要角色，同时还要充分发挥参谋助手作用。参谋咨询工作的开展，是秘书职能自我完善的需要，是促使领导努力工作提高科学化水平和效能的需要，是不断

发展变化的新形势的需要。所以秘书的参谋咨询功能在现代管理中具有不可替代的重要作用。

（一）参谋咨询工作的特点

在当今社会，领导的重大决策一般都离不开智囊团的智力支持。在西方发达国家，自20世纪上半叶起就出现了专门为各级各类领导提供智力服务的专门的商业性咨询公司，最著名的有美国的兰德公司、日本的野村研究所等。同样，为企业提供信息调查等智力服务的信息公司、点子公司更是比比皆是。

在我国，国家和省市社科研究机构也承担为领导机关重大决策提供智力服务的职责，市场经济体制建立以后，商业性咨询公司开始大量涌现。然而，秘书职责中的参谋咨询作用却比他们更具有优势。

与那些自发的社科研究机构、商业性点子公司相比，秘书的参谋咨询具有主动性、综合性、从属性、直接性、随机性等特点。

所谓主动性，是指秘书部门不能等领导提出研究任务后才开始收集信息、分析情况，而是应该积极主动地为领导工作提供各方面的支持，包括体力、智力服务。

所谓综合性，是指秘书部门参谋咨询是全方位的，不是仅限于某一专门领域。秘书在工作、活动中的上传与下达对领导与各职能部门之间的沟通起到重要作用。

所谓从属性，是指秘书部门必须根据领导工作的需要进行研究，不能自作主张，偏离领导工作的重心，不能越位、越权，要做好秘书的本职工作。不能像专业研究机关或咨询公司那样完全自主地进行独立的科学研究。

所谓直接性，是指秘书提供的建议、方案等是直接提供给领导的，不需要经过任何中介环节。这就为秘书的工作提供了一个很高的上升空间。

所谓随机性，是指秘书除了通过会议、文稿等正规形式外，还可以在出差途中、午餐桌上等非正式场合向领导提供参考意见。秘书人员必须随时随地地做好为领导全方位服务的准备，不能再领导最需要你的时候掉链子。

（二）参谋咨询工作的作用

秘书的参谋咨询工作，是秘书参谋职能的具体化，具有其他工作无法替代的作用。

首先，对领导思想具有充实完善的作用。秘书工作者的新鲜思想、观点、认识，通过参谋咨询工作与领导思想溶为一体，就会对领导者的思想有所帮助。

其次，对领导决策具有辅助取舍的作用。秘书工作者的参谋作用往往体现在工作建议、预案等若干方面。提出参谋意见，有利于领导决策的形成；就一个问题提出几个参谋意见，有助于领导在做决策时全方位的权衡利弊，作出一项最优的决策；及时有效的为领导提出决策方案的优选意见，有助于领导决策的确定。

再次，对领导工作具有提醒警策的作用。在完成领导者交办工作的同时，主动考虑并提出那些领导者暂时没想到但却需要提出的问题以及秘书部门每天经过精选的有用信息，这些工作都能够提醒领导者注意社会时事发展倾向，提醒领导在解决某一事件时要从全局考虑；或启发、警策领导者避免某些失误，促使领导者不断校正工作的运行轨迹。

参谋咨询工作的这三种作用，有时是独立发挥的，但更多的时候是同时发挥。参谋咨询工作的作用大小，取决于问题的难易程度、解决办法的优劣还有秘书人员提供解决方法的时机是否得当。

（三）注意参谋咨询工作的方法

1.重在调查研究。秘书人员在参谋咨询工作中，一定要做足充分的调查研究，争取掌握最接近问题本质的信息，这样，领导在利用秘书人员提供的信息做决策时的偏差才会减小，充分提高领导的工作效率。因此，事关谋略的调查研究应从宏观、政策、对策上考虑全局，努力寻求解决问题的上策，使自己的谋略进入领导的决策圈。

2.善于分析形势。秘书工作者学会分析客观形势，了解把握事物发展的趋势，增强对事态发展的预见性，是做好参谋咨询工作的重要一环。因此，秘书工作人员要学会分析事态的利弊，用马克思主义辩证唯物主义的立场和联系、发展的观点来分析问题、把握住对事态发展的有利动态。

3.加强组织领导。秘书直接为领导机关服务，要经常接触各级领导。所以秘书工作者在参谋咨询工作中，要形成良好的组织形式，广开言路，集思广益，发挥出参谋咨询工作的最高效能。为了完善参谋咨询活动，秘书工作者需要建立健全参谋咨询工作体系、组织全面合理的工作要求寻求体制、形成完整的成果评审系统以及合理的奖励制度等，促使参谋咨询工作逐步走向经常化、规范化、制度化的轨道，进而实现科学化。