会计档案管理细则

会计档案管理操作细则

第一章总则

为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本公司实际情况，制定本操作细则。

第二章会计档案管理部门

1.公司财务中心负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务中心档案管理专员负责，一年以内的会计资料放财务办公室资料专柜，一年以上移入档案室。

2.公司内部有关的分公司、子公司，按财务中心会计档案管理操作细则，定期将各项目、各机构的各项资料汇总至各职能中心，由各职能中心收集审核后传递给财务中心。保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第三章会计档案归档的范围

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移

交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值

的会计资料。

（五）增值税专用发票和普通发票。

(六）贷款合同及收据。

（七）项目成本预算书

（八）各项目合同复印件（包括甲方、供应商合同）

（九）每月收入确认的依据，包括产值确认表、设计确认函、管养扣款单、进度款申

请表等。

（十）所有项目的开工令

（十一）工程结算资料、验收资料。

第四章会计档案的整理

会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

1.会计凭证。

（1）按月装订并登记凭证清单：每月末将装订成册的凭证，统一登记凭证目录，每月

记录一份。

（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号

码、装订人签章等。

（4）需要单独装订成册的凭证附件，由相关凭证制作人，整理好对应的附件，加上封

面标示后，按月、年装订成册。

(5)时间规定:每月15日前由各相关人员将上月上述资料移交档案管理员。

2.会计账簿。

会计账务处理完成年度结账后，均需财务报表出具人员从金蝶帐套打印出总帐、明细帐整理后妥善保管。

（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不

填其它内容。

（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，

是否按顺序排列。

（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做

封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

（4）会计账簿的装订顺序：

会计账簿装订封面→金蝶打印各帐户明细数据按顺序装订→会计账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日

记账、各分户明细账、辅助账。

（9）时间规定：每年6月15日前将上年度所有帐本移交档案管理员。

3.会计报表。

（1）会计报表编制完成并按时报送后，连同报税申报表留存报表均应按月装订成册，

月度终了统一归档保管。

（2）时间规定：每月报税期完成后一个工作日内将本月报税资料移交档案管理员。

4.银行存款对帐单。

（1）每月由资金部同事打印完整的银行存款对帐单，给相关职责会计核对金蝶帐上银

行余额后按月装订成册，年度终了统一归档保管。

（2）时间规定：每月15日前将上月银行对帐单移交给档案管理员。

5.增值税专用发票和完税凭证。

（1）每月由申报增值税人员负责收集增值税专用发票，并做好进项登记，专用发票抵扣联需按月做好装订，并移交档案管理员。

(2) 每月由负责开发票人员收集完税证明，并做好预缴税金分项登记，完税凭证需按月归集，并移交档案管理员。

(3)每月由负责开具发票人员收集开出发票记帐联，做出开出发票登记明细，按月归集，并移交档案管理员。需于每月导出开出发票明细表给报税人员。

(4)时间规定:每月初5个工作日内移交上月上述相关资料给档案管理员.

6.贷款合同及收据

由融资主管负责收集各银行贷款及相关资料，并按银行分类保存。每年1月5日前将上年资料移交会计档案室。

7.票据

(1)收到票据或开出票据由出纳负责保留纸质存档。票据复印件或电子截图交给相

关会计登记票据备查登记簿。

(2)时间规定:收到票据第二天中午下班前给相关会计,会计每月5号前将上月票据

截图打印归档移交档案管理员。

8.项目成本预算书

（1）由经管部副经理收集各项目预算书，电子档及纸质资料各一份。电子档收到

后发财务中心群共享。纸质档需相关人员签名确认后按月移交给档案管理员。

（2）时间规定：每月初2个工作日内，由经管部专人负责移交上月所有成本预算

书签字版给档案管理员。

9.各项目合同复印件

(1)由报表部成本核算会计收集合同复印件，需从公司合同管理员处接收扫描档，

打印出纸质合同文件留底归档。按项目装订后按月移交档案管理员。

(2)时间规定：每月初2个工作日内，由会计移交上月所有打印纸质合同给档案管

理员。

10.每月收入确认的依据（产值确认表、进度款申请表）

（1) 由发票开具人员收集客户、监理签字的进度款申请表、设计合同确认函、管养扣款明细表，跟对应的《开出发票申请表》一同装订。按月移交档案管理员。

(2) 由成本核算会计收集工程中心打印签字后的产值确认表。附记帐凭证后面作收

入依据。

(3)时间规定：（1）项收集的资料，每周移交给收入会计作为确认收入依据。收入会

计每月15日前将上月收集资料移交给档案管理员。