企业建立资料库的技巧

金昌昱浅谈企业建立资料库的技巧

企业要想获得长远的发展，就必须建好组织知识库。在这里只是不是一般的理论知识，而是指能够解决企业技术、生产、营销、管理、融资等各类问题的专业方法和技能。知识有三种，一是物化知识如机器、软件。二是黏着性知识，如人头脑中的智慧、操作技能。三是档案化知识，如业务流程文本。组织的知识含量，包括后两种，谁拥有最大知识量的组织，谁就拥有控制供应链（各个业务流程）全程最强大的能力，拥有做好每个细节的能力，拥有时时保持领先的竞争力及满足每一位客户的能力。企业建立资料库应掌握以下技巧：

一、制定信息的质量标准和处理方法

企业资料库的建立包含五项工作内容：收集、加工、存储、传输和反馈。具体地说，就是设立信息管理系统，制定信息的质量标准。

规定各类信息的流程和处理方法，收集整理从企业内部和外部信息源获取的数据、资料等，并根据标准对其进行筛选、分类、编码、统计、计算、分析等各种处理。处理后将其记录起来以备提供给需要的部门或人员使用，从而提高管理的水平和运营效率。

二、激励员工创新、学习与运用知识

由企业控制与拥有知识。目前国内企业常碰到两种困境，一是人才流失带来客户流失与竞争力削弱。解决之道，就是建立知识档案化管理制度，随时随地将对企业有用的客户知识、各类业务知识，由员

工交给公司统一管理。第二个问题是由于地区环境或企业条件差，引不来“金凤凰”。企业可采取购买知识的方式，诸如顾客公司策划“业务流程”、“营销策划”、“技术方案”等，结合对员工的培训，同样能够做到三流员工使用一流知识，干出一流绩效。

三、留住人才留住知识

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留住人才所花的代价往往比重新获得某种重要知识的投入要小得多。由企业控制知识的另一条途径，是留知识留人。即发动员工、管理人员总结各自的先进工作经验与客户信息，以文字形式交给公司。这样一来，即使一些员工流失，也不会影响后继员工迅速接过工作。

四、完善企业的市场资产资料

市场资产。包括：服务尚标、产品商标、公司商标、拥护者、顾客的忠心、重复买卖、公司名誉、销售渠道、商业合作、特权协议、许可证协议、有利的合同。

五、完善企业的智力资产资料

智力资产。有专利、版权、设计权、商业秘密、商标、服务标志。

六、完善企业的基础资产资料

基础资产。包括：固定资产以及能够使机构运转的公司文化、各项管理和经营制度、财务信息库，公司信息总库、市场或顾客的信息数据库、通讯系统。

七、完善企业的业务资料

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包括：产品开发、技术改进、采购、生产、销售、损耗、物流、费用、利润等各个环节的数据。

八、完善企业人力资源的资料

以人为核心的资产。建立技术库：收集每一位员工教育、职业资格、与工作相关的知识、职业潜力、个性、与工作相关的能力的信息并建档。

九、由企业控制知识，需要建立一个“企业知识资产管理体系”

先按发展战略的要求设定理想的知识资产体系建设目标，然后找到现有知识资产的距离，再策划出增加知识资产的计划、措施，并设置专门的知识管理机构与人员并努力实现。

十、使组织知识含量最大化的结果，便是使企业变成知识型公司

知识型公司可分为创新知识组织（以创新为中心且不断创新）与经典型知识组织（以工作完善与持续完善为中心）。每个企业应根据本行业特点尽可能争取成为其中之一的形态。